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In AEM Forms Workspace werden Prozesse aufgrund der vom Administrator oder Prozessentwickler festgelegten Kategorien organisiert. Sie können häufig verwendete Prozesse auch in der Kategorie „Favoriten“ platzieren, um den Zugriff zu erleichtern.
Beim Starten eines Prozesses müssen Sie eventuell ein Formular ausfüllen, um einen von AEM Forms gesteuerten Geschäftsprozess zu starten. Wenn ein Formular den vorbereitenden Datenprozess verwendet, können einige Informationen in einem leeren Formular zuvor ausgefüllt werden, wenn ein neuer Prozess initiiert wird.
Beispiel: Sie möchten einen neuen Computermonitor kaufen und starten deshalb einen Prozess namens Bestellung. Beim Starten des Prozesses wird ein Formular geöffnet, das Sie zur Eingabe von Details über den zu bestellenden Artikel auffordert. Eventuell sind Ihr Name, Ihre Mitarbeiternummer sowie der Name Ihres Vorgesetzten bereits vorab in das Formular eingetragen. Wenn Sie die Anforderung senden, wird ein Geschäftsprozess initiiert. Der Server leitet die Anforderung anhand der Prozessdefinition automatisch an Ihren Manager weiter. Die Aufgabe wird nun in der Aufgabenliste Ihres Managers angezeigt. Wenn Ihr Manager die Anforderung genehmigt, leitet der Formular-Workflow die Anforderung an die Einkaufsabteilung weiter und sendet Ihnen eine E-Mail-Benachrichtigung.
Sie können einen Prozess auswählen, um ihn zu starten oder weitere Informationen dazu anzuzeigen.
Bei der Auswahl eines zu startenden Prozesses müssen Sie eventuell ein Formular ausfüllen, das dem Prozess zugeordnet ist. Durch Senden des Formulars wird der Prozess gestartet.
Formulare in verschiedenen Arten von Dateiformaten werden unterstützt, einschließlich Adobe PDF-, HTML- und SWF-Dateien. Bei einem Formular kann es sich um ein herkömmliches druckbares oder webbasiertes Formular oder um einen Formular-Guide handeln, der Sie durch eine Reihe assistentenähnlicher Felder führt, um Angaben zu erfassen.
Sie können das Formular auch offline speichern, ausfüllen und dann zum Abschließen der Aufgabe senden, sofern dies für das Formular und den Prozess zulässig ist. Wenn das Formular gesendet wird, wird Ihr E-Mail-Client mit der entsprechenden Server-E-Mail-Adresse gestartet, falls ein E-Mail-Endpunkt konfiguriert ist. Sie können das ausgefüllte Formular dann per E-Mail an den Server senden.
Wenn Sie einen Prozess auswählen, werden die Registerkarten „Formular“ und „Details“ eingeblendet. Falls der Prozess das Hinzufügen von Notizen oder Anlagen zulässt, werden auch die Registerkarten „Anlagen“ und „Notizen“ angezeigt. Wenn Sie die Zusammenfassungs-URL mit dem Prozess konfiguriert haben, wird die Registerkarte „Zusammenfassung ebenfalls angezeigt. Auf der Registerkarte „Formulare“ wird das zugeordnete Formular angezeigt. Auf der Registerkarte „Details“ werden Informationen über die aktuelle Aufgabe und den Prozess angezeigt, zu dem sie gehört.
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Wählen Sie auf der Seite „Startprozess“ in der Liste auf der linken Seite eine Kategorie aus. Alle Prozesse, auf die Sie in dieser Kategorie Zugriff haben, werden rechts angezeigt.
Hinweis:
Wenn der Kategorienbereich ausgeblendet ist, klicken Sie auf „Kategorien öffnen" im linken oberen Bereich von AEM Forms Workspace, um den Bereich zu öffnen.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“ im Formular, wenn das Formular eine Schaltfläche „Senden“ hat.
Klicken Sie auf „Vervollständigen" unterhalb des Formulars, wenn das Formular keine Schaltfläche „Senden“ hat.
Process Management startet den Prozess und leitet das Formular in die Aufgabenlisten der entsprechenden Personen weiter, die die nächste Aufgabe im Prozess ausführen müssen.
Wenn Sie ein Formular vor dem Senden schließen müssen und die eingegebenen Daten nicht verlieren möchten, speichern Sie es als Entwurf und stellen Sie es später fertig, wenn es der Prozess gestattet. Sofern dies für das Formular und den Prozess zulässig ist, können Sie auch auf Offline klicken und es dann später von Adobe® Reader® oder Adobe® Acrobat® Professional oder Acrobat Standard aus senden.
Hinweis:
Die Offline-Option ist nur für PDF-Formulare verfügbar.
Sie können einem Prozess Notizen und Dateianlagen hinzufügen, wenn dies für den Prozess zulässig ist. Sie können Berechtigungen für andere Benutzer bereitstellen, die am Prozess teilnehmen, um die Notizen oder Anlagen anzuzeigen, zu aktualisieren und zu löschen.
Sie können mehrere Notizen hinzufügen, die schriftlichen Notizen bearbeiten und diese löschen. Jeder Notiz ist ein Titel, eine Beschreibung und eine Zugriffsberechtigung zugeordnet. Sie können eine der folgenden Zugriffsberechtigungen für eine Notiz festlegen:
Schreibgeschützt (die Standardberechtigung)
Lesen/Bearbeiten/Löschen
Lesen/Bearbeiten
Lesen/Löschen
Kein Zugriff
neben der Notiz.Sie können auch eigene Kommentare über die Anlage hinzufügen. Sie können eine der folgenden Zugriffsberechtigungen für eine Anlage festlegen:
Schreibgeschützt (die Standardberechtigung)
Lesen/Bearbeiten/Löschen
Lesen/Bearbeiten
Lesen/Löschen
Kein Zugriff
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Wählen Sie für andere am Prozess teilnehmende Benutzer die Ebene Berechtigungen für die Anlage aus. Wenn Sie die Leseberechtigung aktivieren, können andere Benutzer die Datei lokal speichern. Wenn Sie eine der Bearbeitungsberechtigungen auswählen, können andere Benutzer auch eine neue Datei hochladen, um Ihre Anlage durch sie zu ersetzen.
Wenn Sie ein Formular zu einem späteren Zeitpunkt abschließen und senden müssen, können Sie es als Entwurf speichern, damit Sie die eingegebenen Daten nicht verlieren. Entwürfe werden zur Kategorie „Entwürfe“ auf der Seite „Aufgaben“ hinzugefügt.
Nachdem die Entwurfskopie eines Formulars erneut geöffnet und gesendet wurde, wird der Entwurf aus der Kategorie „Entwürfe“ entfernt.
Außerdem können Sie Workspace so konfigurieren, dass Informationen, die von einem Benutzer als Entwurf eingegeben wurden, automatisch gespeichert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Voreinstellungen verwalten.
Hinweis:
Abhängig vom zugeordneten Prozess ist in einigen Formularen die Schaltfläche „Speichern“ nicht verfügbar.
Sie können Prozesse zu Ihrer Kategorie „Favoriten“ hinzufügen. Durch das Festlegen von Favoriten können Sie alle Prozesse, die Sie häufig starten, in einer Kategorie gruppieren und sich so den Zugriff erleichtern.
Hinweis:
Wenn Sie Prozesse meist beim Arbeiten mit AEM Forms Workspace starten, können Sie die Voreinstellung „Startposition“ so einstellen, dass beim Starten von AEM Forms Workspace automatisch die Kategorie „Favoriten“ angezeigt wird. Weitere Informationen finden Sie unter „Voreinstellungen verwalten“ in Erste Schritte mit AEM Forms Workspace.