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Zu den vielen Möglichkeiten, einen formularzentrierten Workflow zu starten oder auszulösen, gehören Anwendungen im AEM-Posteingang. Sie müssen eine Workflow-Anwendung erstellen, um einen Forms-Workflow als Anwendung im Posteingang verfügbar zu machen. Weitere Informationen zu Workflow-Anwendungen und anderen Möglichkeiten zum Starten von Forms-Workflows finden Sie unter Starten eines formularzentrierten Workflow auf OSGi.

Darüber hinaus führt der AEM-Posteingang Benachrichtigungen und Aufgaben aus verschiedenen AEM-Komponenten einschließlich Forms-Workflows zusammen. Wenn ein Forms-Workflow ausgelöst wird, der einen Schritt zur Zuweisung einer Aufgabe enthält, wird die dazugehörige Anwendung als Aufgabe im Posteingang der zugewiesenen Person angezeigt. Wenn der Empfänger eine Gruppe ist, wird die Aufgabe im Posteingang aller Gruppenmitglieder angezeigt, bis eine Person die Aufgabe beansprucht oder delegiert.

In der Benutzeroberfläche des Posteingangs können die Aufgaben in einer Listen- oder einer Kalenderansicht angezeigt werden. Sie können außerdem die Einstellungen für die Anzeige konfigurieren. Sie können die Aufgaben nach verschiedenen Parametern filtern. Weitere Informationen zum Anzeigen und Filtern finden Sie unter Ihr Posteingang

Kurz zusammengefasst: Mit dem Posteingang können Sie neue Anwendungen erstellen und zugewiesene Aufgaben verwalten.

Hinweis:

Damit Sie den AEM-Posteingang verwenden können, müssen Sie der Gruppe „workflow-users“ angehören.

Anwendung erstellen

  1. Wechseln Sie zum AEM-Posteingang unter http://[Server]:[Port]/aem/inbox.

  2. Tippen Sie in der Benutzeroberfläche des Posteingangs auf Erstellen > Anwendung. Die Seite „Anwendung auswählen“ wird angezeigt.

  3. Wählen Sie eine Anwendung und klicken Sie auf Erstellen. Das zu der Anwendung gehörige adaptive Formular wird geöffnet. Füllen Sie die Formulare aus und tippen Sie auf Senden. Der dazugehörige Workflow wird gestartet und erstellt eine Aufgabe im Posteingang des Empfängers.

Aufgaben verwalten

Wenn ein Forms-Workflow ausgelöst wird und Sie der Empfänger sind oder einer Empfängergruppe angehören, wird eine Aufgabe in Ihrem Posteingang angezeigt. Sie können im Posteingang Aufgabendetails anzeigen und verfügbare Aktionen für die Aufgabe ausführen.

Aufgaben annehmen oder delegieren

Aufgaben, die einer Gruppe zugewiesen sind, werden im Posteingang aller Gruppenmitglieder angezeigt. Jedes Gruppenmitglied kann diese Aufgabe annehmen oder an ein anderes Gruppenmitglied delegieren. Gehen Sie hierzu folgendermaßen vor:

  1. Tippen Sie auf die Miniaturansicht der Aufgabe, um sie auszuwählen. Optionen zum Öffnen oder Delegieren der Aufgabe werden oben angezeigt. 

    select-task
  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Um die Aufgabe delegieren, tippen Sie auf Delegieren. Das Dialogfeld „Element delegieren“ wird geöffnet. Wählen Sie einen Benutzer aus, fügen Sie optional einen Kommentar ein und tippen Sie auf OK
    delegate
    • Um die Aufgabe anzunehmen, tippen Sie auf Öffnen. Das Dialogfeld „Selbst zuweisen“ wird geöffnet. Tippen Sie auf Fortfahren, um die Aufgabe anzunehmen. Die angenommene Aufgabe wird mit Ihnen als Empfänger in Ihrem Posteingang angezeigt.
    claim

Aufgabendetails anzeigen und Aktionen für Aufgaben durchführen

Wenn Sie eine Aufgabe öffnen, können Sie Aufgabendetails anzeigen und verfügbare Aktionen durchführen. Die für eine Aufgabe verfügbaren Aktionen werden im Schritt „Aufgabe zuweisen“ des dazugehörigen Forms-Workflows definiert.

  1. Tippen Sie auf die Miniaturansicht der Aufgabe, um sie auszuwählen. Optionen zum Öffnen oder Delegieren der ausgewählten Aufgabe werden oben angezeigt. 

  2. Tippen Sie auf Öffnen, um die Aufgabendetails anzuzeigen und Aktionen auszuführen. Die detaillierte Aufgabenansicht wird geöffnet. In dieser Ansicht können Sie Aufgabendetails anzeigen und verfügbare Aktionen für die Aufgabe ausführen.

    Hinweis:

    Wenn eine Aufgabe einer Gruppe zugewiesen ist, müssen Sie sie annehmen, damit Sie sie in der detaillierten Ansicht anzeigen können.

task-details

Die detaillierte Aufgabenansicht umfasst die folgenden Abschnitte:

  • Aufgabendetails
  • Formular
  • Workflow-Details
  • Aktionssymbolleiste

Aufgabendetails

Der Abschnitt „Aufgabendetails“ zeigt Informationen zur Aufgabe an. Die angezeigten Informationen hängen von den Konfigurationseinstellungen aus dem Schritt Aufgabe zuweisen im Workflow ab. Das Beispiel oben zeigt die Beschreibung, den Status, das Startdatum und den verwendeten Workflow für die Aufgabe an. Es ist außerdem möglich, Dateien an Aufgaben anzuhängen.

Formular

Auf der Registerkarte „Formular“ im Hauptinhaltsbereich werden das übermittelte Formular und gegebenenfalls Anhänge für einzelne Felder angezeigt. 

Workflow-Details

Die Registerkarte „Workflow-Details“ oben zeigt den Fortschritt der Aufgabe in verschiedenen Phasen des Workflows an. Sie zeigt abgeschlossene, aktuelle und ausstehende Phasen der Aufgabe. Die Phasen für einen Workflow werden im Schritt Aufgabe zuweisen des dazugehörigen Workflows definiert.

Darüber hinaus wird auf der Registerkarte der Aufgabenverlauf für jede abgeschlossene Phase im Workflow angezeigt. Sie können auf Details anzeigen für eine abgeschlossene Phase tippen, um Details zu dieser Phase anzuzeigen. Dies zeigt Kommentare, Formular- und Aufgabenanhänge, Status, Start- und Enddatum usw. für die Aufgabe an.

workflow-details

Aktionssymbolleiste

Die Aktionssymbolleiste zeigt alle verfügbaren Optionen für die Aufgabe. Speichern, Zurücksetzen und Delegieren sind Standardaktionen, andere verfügbare Aktionen werden dagegen im Schritt Aufgabe zuweisen konfiguriert. Im obigen Beispiel sind „Genehmigen“ und „Ablehnen“ im Workflow konfiguriert.

Wenn Sie eine Aktion für die Aufgabe ausführen, wird diese im Workflow weitergeleitet.

Abgeschlossene Aufgaben anzeigen

Im AEM-Posteingang werden nur aktive Aufgaben angezeigt. Abgeschlossene Aufgaben werden nicht in der Liste aufgeführt. Sie können jedoch mithilfe von Posteingangsfiltern Aufgaben basierend auf verschiedenen Parametern filtern, z. B. Aufgabentyp, Status, Start- und Enddatum usw. Abgeschlossene Aufgaben anzeigen: 

  1. Tippen Sie im AEM-Posteingang auf , um die Filterauswahl zu öffnen.

  2. Tippen Sie auf das Akkordion Aufgabenstatus und wählen Sie Abgeschlossen. Alle Ihre abgeschlossenen Aufgaben werden angezeigt.

    filter
  3. Wählen Sie eine Aufgabe und klicken Sie auf Öffnen

Die Aufgabe wird geöffnet und das dazugehörige Dokument oder adaptive Formular wird angezeigt. Bei einem adaptiven Formular wird das schreibgeschützte adaptive Formular oder das PDF-Dokument des Datensatzes angezeigt, das auf der Registerkarte Formular/Dokument des Workflow-Schritts Aufgabe zuweisen konfiguriert wurde.

Im Abschnitt mit den Aufgabendetails werden Informationen wie die durchgeführte Aktion, der Aufgabenstatus, das Startdatum und das Enddatum angezeigt.

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Die Registerkarte Workflow-Details zeigt jeden Schritt des Workflows. Tippen Sie auf Details anzeigen für einen Schritt, um detaillierte Informationen zu erhalten.

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