Überblick

Dieses Dokument enthält die Schritte, die Workday-Kunden zur Integration von Adobe Sign in den Workday-Mandanten durchführen müssen. Bei dem Dokument handelt es sich um ein Installationshandbuch. Es ist nicht als umfassendes Schulungshandbuch für Workday gedacht.

Wenn Sie Adobe Sign innerhalb von Workday verwenden möchten, müssen Sie über Kenntnisse über das Erstellen und Ändern folgender Workday-Elemente verfügen oder sich diese aneignen: Geschäftsprozess-Framework, Einrichtung und Konfiguration eines Mandanten, Berichte und Workday-Studio-Integration.

Die Schritte auf oberster Ebene zur Integration sind folgende:

  • Aktivieren Sie Ihr Administratorkonto in Adobe Sign (nur neue Kunden).
  • Konfigurieren Sie eine Gruppe in Adobe Sign, in der sich der Integrationsbenutzer bzw. -schlüssel für Workday befindet.
  • Bitten Sie den Adobe Sign-Support, die Integrationseinstellungen zu aktivieren bzw. zu überprüfen.
  • Erstellen eines Integrationsschlüssels in Adobe Sign
  • Installieren des Integrationsschlüssels im Workday-Mandanten

Aktivieren des Adobe Sign-Kontos

Kunden mit bestehenden Konten können direkt zum Schritt Adobe Sign für Workday konfigurieren übergehen.

Für Kunden, die neu bei Adobe Sign sind und noch nicht über Anmeldeinformationen verfügen, übernimmt ein Einarbeitungsspezialist von Adobe die Bereitstellung Ihres Kontos (in Adobe Sign) für Workday. Sobald dies abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail:

Bild der Begrüßungs-E-Mail von Adobe Sign

Wenn Sie die Anweisungen in der E-Mail befolgen, wird Ihr Konto initialisiert und Sie gelangen zu Ihrem Adobe Sign-Dashboard.

Die Adobe Sign-Dashboard-Seite

Adobe Sign für Workday konfigurieren

Zur Konfiguration von Adobe Sign für Workday müssen im Adobe Sign-System zwei bestimmte Objekte generiert werden:

  • eine „Workday-Gruppe“
    Workday benötigt eine besondere „Gruppe“ innerhalb Ihres Adobe Sign-Kontos, um die Integrationsfunktion zu aktivieren. Die Adobe Sign-Gruppe steuert nur die Verwendung von Adobe Sign in Workday. Andere mögliche Verwendungen (Salesforce.com, Arriba usw.) sind hierdurch nicht betroffen.
    Beispiel: E-Mail-Benachrichtigungen werden für die Workday-Gruppe unterdrückt, sodass Workday-Benutzer nur Benachrichtigungen in ihren Workday-Postfächern erhalten.

  • einn authentifizierenden Benutzer, der über den Integrationsschlüssel verfügt
    Innerhalb der Gruppe muss es genau einen Administrator auf Gruppenebene geben.  Dieser ist der maßgebliche Benutzer, der über den Integrationsschlüssel verfügt. Es wird empfohlen, eine (vorhandene) Funktions-E-Mail-Adresse zu verwenden, z. B. HR@MyDomain.com. Wenn Sie eine Funktions-E-Mail-Adresse anstelle einer persönlichen verwenden, verringern Sie das Risiko, dass der Benutzer und damit die Integration eines Tages deaktiviert wird.

Einen Benutzer und eine Gruppe in Adobe Sign erstellen

So erstellen Sie in Adobe Sign einen Benutzer:

  • Melden Sie sich bei Adobe Sign als Konto-Administrator an.
  • Navigieren Sie zu Konto > Benutzer.
  • Klicken Sie auf das eingekreiste Pluszeichen, um einen neuen Benutzer zu erstellen.
Bild des Navigationspfads zum Erstellen eines neuen Benutzers

Es wird ein Popup-Fenster angezeigt, das zur Eingabe von Details zum neuen Benutzer auffordert:

  • Geben Sie eine Funktions-E-Mail-Adresse an, auf die Sie Zugriff haben.
    • Dieser Benutzer verfügt über den Integrationsschlüssel.
    • Die E-Mail-Adresse muss als vorhandene Adresse bestätigt werden können.
  • Geben Sie einen geeigneten Vor- und Nachnamen ein.
  • Wählen Sie in der Auswahlliste Benutzergruppe [Neue Gruppe für diesen Benutzer erstellen] aus.
  • Wählen Sie für Neuer Gruppenname einen selbsterklärenden Namen wie „Workday“ aus.
  • Klicken Sie auf Speichern.
Das Feld „Benutzer erstellen“

Das Popup-Feld wird ausgeblendet und Sie kehren zur Seite Benutzer zurück.  Sie finden den neuen Benutzer mit dem Status ERSTELLT in der Liste.

Eine Ansicht des neuen erstellten Benutzers

Der Status „Erstellt“ gibt an, dass die E-Mail-Adresse des Benutzers noch nicht überprüft wurde.

  • Melden Sie sich beim E-Mail-Postfach des neuen Benutzers an.
  • Suchen Sie die E-Mail „Willkommen bei Adobe Sign“.
  • Klicken Sie auf den Text Hier klicken, um Ihr Kennwort festzulegen.
  • Legen Sie das Kennwort fest.
    • Mit dieser Aktion wird der Status des Benutzers im System in AKTIV geändert.
Bild des neuen aktivierten Benutzers

Den authentifizierenden Benutzer festlegen

So stufen Sie den neuen Benutzer in der Workday-Gruppe hoch:

  • Navigieren Sie ggf. zur Seite Benutzer.
  • Doppelklicken Sie auf den Benutzer in der Workday-Gruppe.
    • Hierdurch wird die Seite Bearbeiten für die Berechtigungen des Benutzers geöffnet.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer ist ein Gruppenadministrator.
  • Klicken Sie auf Speichern.
Bild des Eigenschaftsfelds, in dem die Definition eines Gruppenadministrators veranschaulicht wird

Lassen Sie die Einstellungen vom Adobe Sign-Support überprüfen.

Der Adobe Sign-Support muss die Gruppe und den Benutzer mit Administratorrechten in der Adobe Sign-Umgebung konfigurieren, damit die Integrationsfunktionen aktiviert werden. Wenn Sie ein Kunde mit einem bestehenden Konto sind, können Sie sich an Ihren Success Manager wenden, um sicherzustellen, dass der Vorgang abgeschlossen ist.

 

Neue Kunden, denen noch kein Success Manager zugewiesen wurde, können sich direkt an den Support wenden, um überprüfen zu lassen, ob das Konto vollständig konfiguriert ist:

  • Öffnen Sie ein Ticket mit Adobe Sign-Elementunterstützung.
  • Geben Sie Folgendes an:
    • den Namen der Gruppe, die Sie erstellt haben
    • die E-Mail-Adresse des Workday-Gruppenadministrators
  • Fordern Sie Folgendes an:
    • Bestätigung, dass die Gruppe und der Benutzer für den Zugriff auf Workday konfiguriert sind

Erstellen eines Integrationsschlüssels

Nach erfolgter Bestätigung, dass die Gruppe und der Benutzer korrekt aktiviert sind, hat der Administrator auf Gruppenebene Berechtigungen zum Generieren von Zugriffstoken (Integrationsschlüssel).

Für neue Installationen muss ein Integrationsschlüssel in Adobe Sign generiert und dann in Workday eingegeben werden. Dieser Schlüssel authentifiziert die Adobe Sign- und Workday-Umgebungen, sodass diese einander vertrauen und Daten austauschen können. 

So erstellen Sie in Adobe Sign einen Integrationsschlüssel:

  • Melden Sie sich in Adobe Sign als Administrator auf Gruppenebene an.
  • Navigieren Sie zu Konto > Persönliche Voreinstellungen > Zugriffstoken.
  • Klicken Sie auf das eingekreiste Pluszeichen auf der rechten Seite des Fensters.
Der Navigationspfad zur Seite „Zugriffstoken“

Die Benutzeroberfläche Integrationsschlüssel erstellen wird geladen:

Geben Sie einen passenden Namen für den Schlüssel ein (z. B. Workday).

Für den Integrationsschlüssel müssen folgende Elemente aktiviert sein:

  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • widget_read
  • library_read
Das Feld „Integrationsschlüssel erstellen“
  • Klicken Sie auf Speichern, wenn der Schlüssel konfiguriert ist.

 

Die Seite Zugriffstoken mit den in Ihrem Konto erstellten Schlüsseln wird angezeigt.

  • Klicken Sie auf die für Workday erstellten Schlüsseldefinitionen.
    • Der Link Integrationsschlüssel wird am oberen Rand der Definition angezeigt.
  • Klicken Sie auf den Link Integrationsschlüssel.
Der Link „Integrationsschlüssel“

Der Integrationsschlüssel wird angezeigt.

  • Kopieren Sie diesen Schlüssel und speichern Sie ihn für den nächsten Schritt an einem sicheren Ort.
  • Klicken Sie auf OK.
Der Integrationsschlüssel

Konfigurieren des Workday-Mandanten

Installieren des Integrationsschlüssels

Durch das Installieren des Integrationsschlüssels im Workday-Mandanten wird ein Vertrauensverhältnis mit Adobe Sign aufgebaut. Sobald diese Beziehung in Kraft ist, kann für jeden Geschäftsvorgang der Schritt Dokument prüfen eingefügt werden, der den Signaturvorgang ermöglicht.

 

Hinweis: Adobe Sign wird innerhalb der Workday-Umgebung als „Adobe Document Cloud“ bezeichnet.

 

So installieren Sie den Integrationsschlüssel:

  • Melden Sie sich bei Workday als Konto-Administrator an.
  • Suchen Sie nach Einrichtung der Mandanten bearbeiten – Geschäftsvorgänge.

 

Die Seite „Einrichtung der Mandanten bearbeiten – Geschäftsvorgänge“ wird geladen.Vier Felder davon gehören zur Integration von Adobe Sign:

Adobe Document Cloud – Bestätigung – Ein feststehender Bestätigungstext für die Integration

Adobe Document Cloud – API-Schlüssel – Die Stelle, an der der Integrationsschlüssel installiert ist

Adobe Document Cloud – Absender-E-Mail-Adresse – Die E-Mail-Adresse des Gruppenebenen-Administrators in Adobe Sign

Dokumente entfernen, die auf eSignature warten, wenn das Dokument storniert wird – eine optionale Konfiguration, bei der Dokumente aus dem Signaturzyklus entfernt werden, wenn ein Dokument in Workday storniert wird

Die Seite „Einrichtung der Mandanten bearbeiten – Geschäftsvorgänge“

Schließen Sie die Installation ab:

  • Fügen Sie Ihren Integrationsschlüssel in das Feld Adobe Sign-API-Integrationsschlüssel ein.
  • Geben Sie die E-Mail-Adresse des Administrators auf Gruppenebene (in Adobe Sign erstellt) in das Feld Adobe Document Cloud – Absender-E-Mail-Adresse ein.
  • Klicken Sie auf OK.
Die Eingabefelder für den Integrationsschlüssel und die E-Mail-Adresse des Schlüsselbesitzers

Die Adobe Sign-Funktionalität kann nun für jeden Geschäftsvorgang hinzugefügt werden, indem ein Schritt Dokument prüfen hinzugefügt und „eSign by Adobe“ als eSignature-Typ konfiguriert wird.

Den Schritt „Dokument prüfen“ konfigurieren

Das Dokument für den Schritt „Dokument prüfen“ kann ein statisches Dokument, ein über den Schritt „Dokument generieren“ innerhalb desselben Geschäftsvorgangs generiertes Dokument oder ein vom Workday Report Designer erstellter formatierter Bericht sein. Alle diese Dokumente können mit Adobe-Text-Tags versehen werden, um das Aussehen und die Position der spezifischen Komponenten von Adobe Sign zu steuern. Die Quelle des Dokuments muss innerhalb der Definition des Geschäftsvorgangs angegeben werden. Es ist nicht möglich, während der Durchführung des Geschäftsvorgangs ein Ad-hoc-Dokument hochzuladen.

Einzigartig bei der Verwendung von Adobe Sign mit einem Schritt „Dokument prüfen“ sind aufeinander folgende Unterzeichnergruppen. Auf diese Weise können Sie rollenbasierte Gruppen angeben, die nacheinander signieren. Parallel signierende Gruppen werden nicht unterstützt.

Hilfe zum Schritt „Dokument prüfen“ finden Sie in der folgenden Kurzanleitung:
https://helpx.adobe.com/de/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Support

Workday-Support

Workday ist der Integrationsverantwortliche, der Ihre erste Anlaufstelle bei Fragen zum Umfang der Integration, bei Funktionsanfragen oder Problemen bei der täglichen Arbeit mit der Integration sein sollte.

Die Workday-Community verfügt über einige gute Artikel zur Fehlersuche bei der Integration und beim Erstellen von Dokumenten:

Fehlersuche bei der eSignature-Integration

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Dokumentüberprüfungsschritt
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Dynamische Generierung von Dokumenten

https://community.workday.com/node/176443

Konfigurationstipps für die Generierung von Angebotsunterlagen

https://community.workday.com/node/183242

Adobe Sign-Support

Adobe Sign ist der Integrationspartner und sollte nur dann kontaktiert werden, wenn über die Integration keine Signaturen geliefert werden oder wenn die Benachrichtigung über ausstehende Signaturen fehlschlägt.

Adobe Sign-Kunden wenden sich bezüglich Support bitte an ihren Customer Success Manager (CSM). Alternativ kann der technische Support von Adobe telefonisch erreicht werden: 1-866-318-4100, auf die Produktliste warten und dann 4 und 2 eintippen (nach Aufforderung).

Hinzufügen von Adobe-Text-Tags zu Dokumenten
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Konfiguration und Beispiele für „Dokument prüfen“
https://helpx.adobe.com/de/sign/help/Workday_Quick_Start.html

Dieses Werk unterliegt den Bedingungen der Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License.  Twitter™- und Facebook-Beiträge fallen nicht unter die Bedingungen der Creative Commons-Lizenz.

Rechtliche Hinweise   |   Online-Datenschutzrichtlinie