Willkommen bei der Schnellanleitung für das Setup von Adobe Sign!

In diesem Handbuch wird Ihnen gezeigt, wie Sie Ihr Adobe Sign-Konto konfigurieren, damit Sie Transaktionen senden können.

Nachfolgend sehen Sie zwei Registerkarten, die eine für Systembenutzer, die andere für Kontoadministratoren. Auf jeder Registerkarte finden Sie eine Reihe von Funktionen, die konfiguriert werden können, mit einer Angabe der Dienstebene, für die sie gelten.

Es empfiehlt sich immer, zuerst die eigene Benutzer-ID zu konfigurieren und danach, sofern Sie Kontoadministrator sind, zur Registerkarte „Admin“ zu gehen, um die Kontoeinstellungen vorzunehmen.

Hinweis:

Individuelle Konten sind Einzellizenzkonten. Im Falle dieser Konten ist der Benutzer standardmäßig also auch der Kontoadministrator.

Benutzer

Profilinformationen prüfen – alle Benutzer

Sie haben eine neue Benutzer-ID und aller Wahrscheinlichkeit nach ist damit alles in Ordnung. Gelegentlich passiert es jedoch auch, dass die Details, mit denen ein Benutzerprofil erstellt wird, nicht genau dem entsprechen, was angezeigt werden soll.

Adobe Sign verwendet in einigen E-Mail-Vorlagen (beispielsweise in Signaturanfragen) Profilinformationen. Sie sollten sich also die Zeit nehmen, sicherzustellen, dass die Informationen, die Ihr Profil enthält, Sie und Ihr Unternehmen korrekt darstellen.

Persönliche Profilinformationen prüfen und bearbeiten:

  1. Melden Sie sich bei Adobe Sign an.
  2. Navigieren Sie zu Konto > Persönliche Vorgaben.
  3. Überprüfen Sie Ihre Angaben. Falls Sie aktualisieren möchten, klicken Sie auf Bearbeiten.
  4. Ändern Sie die Informationen bei Bedarf und klicken Sie dann auf Speichern.

Hinweis:

Falls oben im Fenster die Option „Konto“ nicht zu sehen ist, bewegen Sie rechts oben im Bildschirm den Mauszeiger über Ihren Namen und wählen Sie aus dem Popup-Menü Mein Profil aus.

Eigene Signatur definieren – alle Benutzer

In Adobe Sign können Sie Ihre Signaturen entsprechend Ihren persönlichen oder geschäftlichen Anforderungen in drei Signaturstilen erstellen:

  • Schreibschrift: der Standardwert und derzeit auch das bevorzugte Format. Auf Ihren Namen wird eine Schreibschrift angewendet, sodass Ihr Name wie eine handschriftliche Signatur wirkt.
    Bei dieser Auswahl müssen Sie keine weiteren Schritte unternehmen!

  • Biometrisch: Mit dieser Option können Sie Ihre Signatur mit der Maus, einem Eingabestift oder mit Ihrem Finger eingeben! Das beste Ergebnis erhalten Sie, wenn Sie Ihre Signatur mit dem Finger auf einem Tablet eingeben.

    Bei dieser Auswahl signieren Sie eine Transaktion durch Zeichnen und Speichern Ihrer Signatur. Biometrische Signaturen können nur während eines Signaturevents gespeichert werden. Zugriff auf ein solches Event erhalten Sie über die Funktion Ich bin der einzige Unterzeichner auf der Startseite.

Hinweis:

Vergessen Sie bei der Erstellung einer biometrischen Signatur nicht, rechts unten auf die Option Als meine Signatur speichern zu klicken, wenn Sie eine perfekte Signatur eingegeben haben.

  • Signaturbild: Wenn Sie ein Bild mit Ihrer Signatur haben, können Sie dieses in das System hochladen. Adobe Sign wendet dieses Bild dann beim Signieren als Ihre Signatur an. Um ein Bild mit Ihrer Signatur hochzuladen, melden Sie sich bei Adobe Sign an und navigieren Sie zu Konto > Persönliche Vorgaben > Meine Signatur.

Hinweis:

Wenn Sie sich für die biometrische Signatur oder für ein Signaturbild entscheiden, vergessen Sie nicht, auch Ihre Initialen einzurichten.

Persönliche Events und Benachrichtigungen konfigurieren – Enterprise Premium

Benutzer der Team-Version, die wirklich in Kontakt mit ihren Transaktionen bleiben möchten, können sich Events melden lassen und Benutzer der Enterprise-Version sogar Events und Benachrichtigungen. 

Um zur Seite „Events/Benachrichtigungen“ zu gelangen, wählen Sie Konto > Persönliche Vorgaben > Meine Events/Benachrichtigungen.

Nachfolgend werden einige Begrifflichkeiten kurz erläutert:

Events: Aktionen innerhalb einer Transaktion (Senden, Anzeigen, Signieren usw.).

Benachrichtigungen: werden ausgegeben, wenn erwartete Aktionen nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausgeführt werden (innerhalb von acht Stunden nicht angezeigt, innerhalb von drei Stunden angezeigt, aber nicht signiert, und so weiter).

Events und Benachrichtigungen können auch beide konfiguriert sein, um auf zwei Arten zu informieren. Durch Auswahl der betreffenden Konfigurationsoptionen können Sie keine, nur eine oder beide dieser Benachrichtigungsmethoden auswählen. Die Optionen lauten wie folgt:

E-Mail: Bei Auswahl dieser Option erhalten Sie bei jedem Auftreten des Events oder der Benachrichtigung eine E-Mail. Je nach Arbeitsvolumen können diese Nachrichten sehr schnell lästig werden, sodass Sie diese Option nur unter Berücksichtigung Ihres ohnehin schon vorhandenen E-Mail-Volumens auswählen sollten.

Event: Events sind so gekennzeichnet, dass sie auf der Startseite (im Bereich „Events/Benachrichtigungen“) angezeigt werden. Außerdem erscheinen sie in allen Berichten, die Sie auf der Seite „Events/Benachrichtigungen“ erstellen.

Beachten Sie außerdem, dass es für Events und Benachrichtigungen zwei Registerkarten gibt.

Meine Events/Benachr. legt die Optionen für alle Transaktionen fest, deren Absender Sie sind.

Gem. Events/Benachr. zeigt die Einstellungen anderer Benutzer-IDs, die ihr Konto für Sie freigegeben haben.

Die Berichterstellung kann auch so konfiguriert werden kann, dass Ihnen am unteren Rand der Seite ganz nach Ihrem Belieben wöchentlich, an jedem Werktag oder täglich eine Übersicht über die von Ihnen ausgewählten Events angezeigt wird. 

Gem. Events/Benachr. zeigt die Einstellungen anderer Benutzer-IDs, die ihr Konto für Sie freigegeben haben. Um gemeinsame Events/Benachrichtigungen zu konfigurieren, navigieren Sie zu Konto > Persönliche Vorgaben > Gemeinsame Events/Benachrichtigungen.

Personalisierte Fußzeile definieren – Enterprise Premium

In Konten auf Enterprise-Ebene können Benutzer eine personalisierte Fußzeile (wie eine an eine E-Mail angehängte Signaturdatei) definieren.

Wenn Ihnen diese Option zur Verfügung steht, können Sie sie hier einstellen: Konto > Persönliche Vorgaben > Eigene E-Mail-Fußzeile.

Wenn Ihnen diese Option nicht zur Verfügung steht, kann sie Ihr Kontoadministrator auf Kontoebene aktivieren.

Die Fußzeile wird am Ende Ihrer Transaktions-E-Mails, jedoch noch vor Fußzeilenbildern, eingefügt.

Team-Administratoren

Willkommen Administratoren!

Wir hoffen, dass Sie Ihre persönliche Benutzer-ID erfolgreich konfigurieren konnten und nun bereit für die weitreichenderen, Ihr Konto betreffenden Entscheidungen sind.

Die nachfolgenden Erläuterungen sind teilweise sehr ausführlich. Durch die ordnungsgemäße Einrichtung Ihres Kontos stellen Sie aber sicher, dass Ihre Absender und Unterzeichner reibungslos mit dem Signaturprozess zurechtkommen und ihn so bereitwillig annehmen. Wenn alles gut funktioniert, reduzieren Sie auch die Fragen, mit denen Ihre Benutzer unweigerlich nach einem Umstellungsprozess auf Sie zukommen.

Hinweis:

Nicht alle Ihnen zur Verfügung stehenden Optionen werden hier beschrieben. Wenden Sie sich bei Fragen an den Support.

Externes Archiv einrichten

Adobe Sign stellt eine Methode bereit, mit der Sie jede signierte Transaktion in Kopie an eine oder auch mehrere E-Mail-Adressen senden können.

Adobe Sign speichert alle Ihre Transaktionen auf seinen Servern. Es kann aber niemals schaden, sich auch eine lokale Kopie aller abgeschlossenen Dokumente aufzubewahren, die zum Beispiel bei einer überraschenden internen Prüfung recht praktisch sein kann!

Zur Eingabe der E-Mail-Adressen, denen Ihre signierten Dokumente zugestellt werden sollen, gehen Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Externes Archiv.

Kleineren Unternehmen, denen keine großen Posteingänge zur Verfügung stehen, oder Unternehmen, die es bevorzugen, ihre Dokumente in der Cloud zu archivieren, stellen sowohl Box.com als auch Evernote E-Mail-Adressen bereit, über die Sie diese Funktion nutzen können. (Einen Link zu den entsprechenden Installationsanweisungen finden Sie auf der Seite „Externes Archiv“.)

Das Feld „Externes Archiv“ ist auf 255 Zeichen begrenzt. Wenn Ihnen die Größe dieses Felds nicht für die gewünschte Anzahl an Empfängern ausreicht, verwenden Sie eine Verteilerliste.

Signaturvorgaben konfigurieren

Signaturvorgaben!

Signaturvorgaben beinhalten viele Optionen, lassen Sie uns also beginnen!

Navigieren Sie zu Konto > Signaturvorgaben.

Nach der Auswahl des Signaturstils gilt es für den Signaturprozess nur noch Folgendes zu überlegen:

Sollen Ihre Unterzeichner ihre biometrische Signatur speichern oder ein Bild hochladen können? Im Allgemeinen ist dies empfehlenswert, da die Signaturen dann schneller abgerufen und angebracht werden können. Dies gilt natürlich besonders, wenn die Unterzeichner sehr viele Dokumente signieren müssen.

  • Gut formatierte Signaturen – hiermit ist die Zeile unter der eigentlichen Signatur gemeint, die den Namen und das Datum in Maschinenschrift enthält. Wenn Sie diese Option deaktivieren, wird lediglich die Signatur angebracht. Hinweise darauf, dass es sich um eine elektronische Signatur handelt, fehlen dann ganz.

  • Dynamische Signaturschrift wählen – Adobe Sign bietet für Signaturen drei Schriftarten. Wenn diese Option aktiviert ist, wählt Adobe Sign die Schriftart bei jeder Signatur nach dem Zufallsprinzip aus. Andernfalls erhält der erste Unterzeichner immer Schriftart 1, der zweite Schriftart 2 usw.

Firmen- und Hostnamen einrichten

Vielleicht haben Sie dies bereits bei der ersten Anmeldung eingerichtet. Wenn nicht, dann ist nun der richtige Zeitpunkt!

Navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Kontoeinrichtung.

Hier stehen drei Schritte an, wobei der erste darin besteht, Ihren Firmen- und Hostnamen festzulegen.

Der Eintrag im Feld „Firmenname“ bestimmt den Wert im Feld „Firmenname“ jedes Benutzers, den Sie erstellen. Es empfiehlt sich daher, hier den vollständigen, von der Marketing-Abteilung genehmigten Firmennamen einzugeben, damit dieser einheitlich angewendet wird, auch wenn Sie neue Benutzer hinzufügen und diese ihre persönlichen Profile überprüfen.

Der Hostname ist eine Art Branding. Dieser Wert wird in der URL der Domäne .echosign.com vorangestellt.

Außerdem finden Sie auf dieser Seite einen Link zum Hochladen Ihres Logos. Dieser Schritt wird aber erst im nächsten Abschnitt beschrieben.

Den Link zum Erstellen von Benutzern, der sich ebenfalls auf dieser Seite befindet, sollten Sie vorerst ignorieren, solange die Seite noch nicht vollständig konfiguriert ist (zumindest so lange, bis die Sicherheitseinstellungen abgeschlossen sind).

Ihr Logo hochladen

Das Branding ist wichtig! Ihre Kunden erwarten Ihr Logo auf den von Ihnen versendeten Transaktionen. Durch das Hochladen Ihres Logos sorgen Sie dafür, dass es in allen E-Mails enthalten ist, die Adobe Sign im Zuge Ihrer Transaktionen versendet.

JPEG-, GIF- und PNG-Bilder werden unterstützt, wobei Sie mit PNG im Allgemeinen das beste Ergebnis erzielen.

Um eine Anpassung der Größe zu vermeiden, sollte das Bild 60 Pixel hoch und maximal 200 Pixel breit sein. Wenn Sie die Option haben, sieht ein eher breit geschnittenes Bild besser aus.

Navigieren Sie, um Ihr Logo hochzuladen, zu Konto > Kontoeinrichtung.

Im Bereich Logo hochladen befindet sich die Schaltfläche Hochladen, über die Sie auf Ihrem lokalen System nach einem Bild suchen können. Klicken Sie auf Speichern, nachdem Sie das Logo ausgewählt haben.

Wenn das Originalbild für eine Höhe von maximal 60 Pixeln und eine Breite von maximal 200 Pixeln ausgelegt ist, sollten Sie beim Posten des Logos eine ausgezeichnete Qualität erhalten.

Globale Einstellungen konfigurieren

Der Bereich „Globale Einstellungen“ der Registerkarte „Konto“ ist einer der optionsreichsten der Kontoeinstellungen, wobei alle Einstellungen dem jeweiligen Anwendungsfall angepasst werden sollten.

Nachfolgend werden die einzelnen Optionen mit unseren Empfehlungen kurz beschrieben, wobei es durchaus wahrscheinlich ist, dass Sie in Ihrem spezifischen Anwendungsfall von den gängigen Einstellungen abweichen müssen.

Navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen.


  • Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
    Mit dieser Funktion können Sie steuern, welche Transaktionsdateien den einzelnen Unterzeichnern angezeigt werden. Eine optimale Nutzung dieser Funktion setzt genaue Kenntnisse des Signaturablaufs hinsichtlich der gesendeten Dokumente voraus und Sie sollten genau wissen, wie diese angefügt werden.

    Wenn Sie eine große, aus mehreren Dateien bestehende Transaktion an mehrere Unterzeichner senden möchten und Teile dieses Dokuments einzelnen Unterzeichnern verborgen bleiben sollen, dann ist dies die richtige Einstellung für Sie! Wenn Sie noch nicht genau wissen, was Sie von dieser Option halten sollen, sehen Sie sich dieses Video an.

  • Kopie der Dokumente zertifizieren
    Mit dieser Option stellen Sie sicher, dass alle PDF-Dokumente, die über Adobe Sign zugestellt oder heruntergeladen werden, ein Adobe-CDS-Zertifikat enthalten. Für Dokumente mit CDS-Zertifikat wird garantiert, dass sie während der Übermittlung nicht manipuliert wurden.
    Sie können wählen, ob die CDS den Kopien für Ihre internen Mitarbeiter, für Ihre externen Unterzeichner, für alle Beteiligten oder für niemanden hinzugefügt werden.

    Hinweis: Bei Dokumenten, die mit CDS versehen wurden, können Sie diesen Schutz aus der endgültigen PDF-Datei nicht mehr entfernen. Müssen Sie die Kopien Ihres endgültigen Dokuments abschließend bearbeiten (z. B. das Dokument auf mehrere Dateien aufteilen, einen Verarbeitungsstempel aufbringen usw.), so sollten Sie für interne Empfänger keine CDS anbringen.

  • PDF-Kopie des signierten Dokuments anhängen bei E-Mails an
    Nach Abschluss der Transaktion erhält jeder Beteiligte standardmäßig eine Kopie. Mit dieser Einstellung können Sie die Standardeinstellung ändern. In diesem Fall gehen die Kopien nur an interne, externe, alle oder keine Beteiligten.

    Welche Einstellung Sie hier wählen, richtet sich nach der Art Ihrer Dokumente. Enthalten diese vertrauliche Informationen, so empfiehlt es sich, keine signierten Kopien per E-Mail zu versenden. Dies ist die sicherste Option, bringt es aber mit sich, dass der eine oder andere Kunde nach einer Kopie des Dokuments fragen wird. In diesem Fall empfiehlt es sich, dass sich der Unterzeichner bei Adobe Sign registriert und dort ein kostenloses Konto eröffnet, über das er eine Kopie direkt aus Adobe Sign abrufen kann.

  • Audit-Bericht an fertige Dokumente anhängen
    Wenn Sie mit der Kopie des signierten Dokuments, das wir Ihnen per E-Mail zurücksenden, Prüfberichte wünschen, dann sollten Sie diese Option zumindest für den Absender aktivieren.

  • Eine zusätzliche Kopie von jedem signierten Vertrag an diese E-Mail-Adressen senden
    Hier handelt es sich wiederum um das externe Archiv. Diese Einstellung lässt sich aber für Enterprise-Kunden auf Gruppenebene konfigurieren, sodass zum Beispiel fertige Kaufverträge direkt an die Buchhaltung bzw. abgeschlossene Vertraulichkeitsvereinbarungen direkt an die Rechtsabteilung weitergeleitet werden können.

  • Signiertes Dokument hochladen
    Wenn Sie den Unterzeichnern erlauben, das Dokument zu drucken und erst dann zu signieren und an Sie zurückzufaxen, sollten Sie diese Einstellung aktivieren. Eines Tages wird tatsächlich jemand diese Möglichkeit wahrnehmen, und wenn diese Einstellung dann nicht aktiviert ist, können Sie die Transaktion in Adobe Sign nicht mehr schließen.

  • Twitter-Integration
    Lassen Sie Ihre Leute ihren Erfolg weitertragen! Diese Option versendet bei jedem Transaktionsabschluss eine Twitter-Benachrichtigung.
 
  • Zeitzone wählen, die für die von Benutzern in diesem Konto erstellten Verträge verwendet werden soll
    Damit legen Sie die Zeitzone für die Zeitdatumsstempel Ihrer Transaktionen fest.

Sicherheitseinstellungen konfigurieren

Die Sicherheitseinstellungen von Adobe Sign entsprechen dem allgemein üblichen Kennwortschutz gängiger Anwendungen – mit zusätzlich einigen nicht ganz so üblichen Dokumenteinstellungen.

Zur Einrichtung Ihrer Sicherheitseinstellungen navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Sicherheitseinstellungen.

  • Einstellungen für einmaliges Anmelden
    Authentifizieren sich Ihre Benutzer über eine Adobe- oder Google-Benutzerdatenbank? In diesem Fall sollten Sie die entsprechende Einstellung aktivieren und diejenigen deaktivieren, deren Verwendung Sie nicht erwarten.

  • Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
    Hierüber können Sie das Speichern der Anmeldedaten des Benutzers für einen bestimmten Zeitraum festlegen. Wählen Sie den Zeitraum in der Dropdownliste aus.

  • Richtlinien für Anmeldekennwort
    Diese Einstellung legt fest, wie oft das Kennwort zurückgesetzt werden muss und wie viele ältere Kennwörter sich Adobe Sign merkt, um die erneute Einrichtung bereits früher verwendeter Kennwörter zu vermeiden.

  • Stärke für Anmeldekennwort
    Die Stärke Ihrer Anmeldekennwörter ist ausschlaggebend für die Sicherheit Ihres Kontos. Wir empfehlen Ihnen hier mit Ihrer Einstellung bis an die Grenzen der Toleranz Ihrer Benutzer zu gehen.

  • Art der PDF-Verschlüsselung
    Bei der Einstellung der Verschlüsselungsebene für PDF-Dokumente müssen Sie die von Ihren Unterzeichnern voraussichtlich verwendete Reader-Version berücksichtigen. Je höher die Verschlüsselungsebene, desto aktueller sollte die Reader-Version sein.

    Wenn Ihre Zielpersonen auch nur marginal technisch interessiert sind, stehen Sie mit „128-Bit AES“ schon sehr gut da. Acrobat 7 wurde Anfang 2005 veröffentlicht und die meisten Benutzer haben Acrobat seither aktualisiert.
 
  • Zulässige IP-Bereiche
    Wenn Sie Bedenken haben, dass externe Personen versuchen könnten, auf Ihre Benutzer zuzugreifen, ist die Einschränkung des IP-Bereichs eine herausragende Abwehrmaßnahme. In diesem Fall darf allerdings keiner Ihrer internen Mitarbeiter vom Home Office aus oder an einem Mobilgerät außerhalb Ihrer Unternehmensnetzwerke arbeiten.

  • Kontofreigabe
    Die Kontofreigabe eignet sich herausragend zur Verwaltung der Ihnen unterstellten Mitarbeiter. Es ist aber durchaus sinnvoll, zu kontrollieren, mit wem sie ihre Konten teilen. Viele Administratoren erstellen Kontofreigaben nur bei der Erstellung neuer Benutzer. Die kontoweite Einstellung ist in diesem Fall deaktiviert.

  • Bestätigung der Unterzeichneridentität
    Hier legen Sie fest, ob sich Ihre Benutzer vor dem Signieren eines Dokuments anmelden müssen. Je nach Anwendungsfall kann dies eine gute Sicherheitsvorkehrung sein.

  • Kennwort für das Signieren eines Vertrags
    Darüber können Sie eine Kennwortrichtlinie anwenden, wenn das Signieren oder die Anzeige von Dokumenten geschützt ist.

  • Kennwortstärke für das Signieren eines Vertrags
    Legen Sie eine Kennwortstärke fest.

  • Wissensbasierte Authentifizierung
    Sie können festlegen, wie oft Unterzeichner versuchen können, ihre Identität zu bestätigen, bevor der Vertrag abgebrochen wird.

Benutzer hinzufügen

Jetzt ist es an der Zeit, Benutzer hinzuzufügen.

Wenn Sie Ihr Adobe Sign-Produkt im Januar 2017 oder später erworben haben, müssen Sie die Benutzerverwaltung über die Team Admin Console durchführen. Weitere Informationen zur Verwaltung Ihres Teams.

Wenn Sie Ihr Adobe Sign-Produkt vor Januar 2017 erworben haben, befolgen Sie bitte die unten stehenden Anweisungen.

Hierzu stellt Adobe Sign zwei Methoden bereit:

Einen nach dem anderen

oder

Massenerstellung aus einer CSV-Datei

Ein einzelner Benutzer ist schnell und einfach erstellt. Navigieren Sie einfach zu
Konto > Benutzer und klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „+“, die neben dem Suchfeld angezeigt wird. Das Dialogfeld „Erstellen“ wird angezeigt.

Geben Sie die E-Mail-Adresse sowie den Vor- und den Nachnamen ein und wählen Sie dann die Gruppe aus, der Sie den Benutzer zuordnen möchten (sofern erforderlich).

Auf dieser Seite sehen Sie auch das Kontrollkästchen „Ihre Verträge anzeigen“. Mit dieser Option erstellen Sie eine Kontofreigabe des neuen Benutzers für den Administrator. Dieses Kontrollkästchen sollten Sie aktivieren, wenn die Transaktionen des neuen Mitarbeiters überwacht werden müssen.

Auch wenn dies nicht erforderlich ist, können Sie eine Freigabe erstellen. In diesem Fall empfiehlt sich aber die Funktion „Kontofreigabe“.

Nach der Erstellung des Benutzers erhält er über die E-Mail-Adresse, die Sie bereitgestellt haben, eine Aufforderung zur Einrichtung seines Kennworts und sobald dies erledigt ist, wird der Benutzer aktiviert, sodass er sein erstes Dokument senden kann.

Für die Massenerstellung navigieren Sie zu Konto > Benutzer und klicken dann in der Symbolleiste auf die Schaltfläche +, die neben dem Suchfeld angezeigt wird. Klicken Sie im Dialogfeld „Erstellen“ auf Benutzer massenweise erstellen.

Als Grundlage verwenden Sie eine CSV-Datei, die mindestens eine Spalte mit der E-Mail-Adresse sowie eine Spalte mit dem Vornamen und eine mit dem Nachnamen enthält. Das genaue Format sehen Sie in der CSV-Beispieldatei. Klicken Sie hierzu auf den Link CSV-Musterdatei herunterladen. Bereiten Sie Ihre Datei im angegebenen Format vor. Wenn die Datei fertig ist, klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die Datei aus.

Der einzige Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass Sie keine Freigabe der neuen Benutzer für den Administrator erstellen können.

Business-/Enterprise-Admins

Willkommen Administratoren!

Wir hoffen, dass Sie Ihre persönliche Benutzer-ID erfolgreich konfigurieren konnten und nun bereit für die weitreichenderen, Ihr Konto betreffenden Entscheidungen sind.

Die nachfolgenden Erläuterungen sind teilweise sehr ausführlich. Durch die ordnungsgemäße Einrichtung Ihres Kontos stellen Sie aber sicher, dass Ihre Absender und Unterzeichner reibungslos mit dem Signaturprozess zurechtkommen und ihn so bereitwillig annehmen. Wenn alles gut funktioniert, reduzieren Sie auch die Fragen, mit denen Ihre Benutzer unweigerlich nach einem Umstellungsprozess auf Sie zukommen.

Hinweis:

Nicht alle Ihnen zur Verfügung stehenden Optionen werden hier beschrieben. Wenden Sie sich bei Fragen an den Support.

Externes Archiv einrichten – alle Abo-Varianten

Adobe Sign stellt eine Methode bereit, mit der Sie jede signierte Transaktion in Kopie an eine oder auch mehrere E-Mail-Adressen senden können.

Adobe Sign speichert alle Ihre Transaktionen auf seinen Servern. Es kann aber niemals schaden, sich auch eine lokale Kopie aller abgeschlossenen Dokumente aufzubewahren, die zum Beispiel bei einer überraschenden internen Prüfung recht praktisch sein kann!

Zur Eingabe der E-Mail-Adressen, denen Ihre signierten Dokumente zugestellt werden sollen, gehen Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Externes Archiv.

Kleineren Unternehmen, denen keine großen Posteingänge zur Verfügung stehen, oder Unternehmen, die es bevorzugen, ihre Dokumente in der Cloud zu archivieren, stellen sowohl Box.com als auch Evernote E-Mail-Adressen bereit, über die Sie diese Funktion nutzen können. (Einen Link zu den entsprechenden Installationsanweisungen finden Sie auf der Seite „Externes Archiv“.)

Das Feld „Externes Archiv“ ist auf 255 Zeichen begrenzt. Wenn Ihnen die Größe dieses Felds nicht für die gewünschte Anzahl an Empfängern ausreicht, verwenden Sie eine Verteilerliste.

Signaturvorgaben konfigurieren – alle Abo-Varianten

Signaturvorgaben!

Signaturvorgaben beinhalten viele Optionen, lassen Sie uns also beginnen!

Navigieren Sie zu Konto > Signaturvorgaben.

Nach der Auswahl des Signaturstils gilt es für den Signaturprozess nur noch Folgendes zu überlegen:

Sollen Ihre Unterzeichner ihre biometrische Signatur speichern oder ein Bild hochladen können? Im Allgemeinen ist dies empfehlenswert, da die Signaturen dann schneller abgerufen und angebracht werden können. Dies gilt natürlich besonders, wenn die Unterzeichner sehr viele Dokumente signieren müssen.

  • Gut formatierte Signaturen – hiermit ist die Zeile unter der eigentlichen Signatur gemeint, die den Namen und das Datum in Maschinenschrift enthält. Wenn Sie diese Option deaktivieren, wird lediglich die Signatur angebracht. Hinweise darauf, dass es sich um eine elektronische Signatur handelt, fehlen dann ganz.

  • Dynamische Signaturschrift wählen – Adobe Sign bietet für Signaturen drei Schriftarten. Wenn diese Option aktiviert ist, wählt Adobe Sign die Schriftart bei jeder Signatur nach dem Zufallsprinzip aus. Andernfalls erhält der erste Unterzeichner immer Schriftart 1, der zweite Schriftart 2 usw.

Firmen- und Hostnamen einrichten – Enterprise Premium

Vielleicht haben Sie dies bereits bei der ersten Anmeldung eingerichtet. Wenn nicht, dann ist nun der richtige Zeitpunkt!

Navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Kontoeinrichtung.

Hier stehen drei Schritte an, wobei der erste darin besteht, Ihren Firmen- und Hostnamen festzulegen.

Der Eintrag im Feld „Firmenname“ bestimmt den Wert im Feld „Firmenname“ jedes Benutzers, den Sie erstellen. Es empfiehlt sich daher, hier den vollständigen, von der Marketing-Abteilung genehmigten Firmennamen einzugeben, damit dieser einheitlich angewendet wird, auch wenn Sie neue Benutzer hinzufügen und diese ihre persönlichen Profile überprüfen.

Der Hostname ist eine Art Branding. Dieser Wert wird in der URL der Domäne .echosign.com vorangestellt.

Außerdem finden Sie auf dieser Seite einen Link zum Hochladen Ihres Logos. Dieser Schritt wird aber erst im nächsten Abschnitt beschrieben.

Den Link zum Erstellen von Benutzern, der sich ebenfalls auf dieser Seite befindet, sollten Sie vorerst ignorieren, solange die Seite noch nicht vollständig konfiguriert ist (zumindest so lange, bis die Sicherheitseinstellungen abgeschlossen sind).

Firmenlogo hochladen – Enterprise Premium

Das Branding ist wichtig! Ihre Kunden erwarten Ihr Logo auf den von Ihnen versendeten Transaktionen. Durch das Hochladen Ihres Logos sorgen Sie dafür, dass es in allen E-Mails enthalten ist, die Adobe Sign im Zuge Ihrer Transaktionen versendet.

JPEG-, GIF- und PNG-Bilder werden unterstützt, wobei Sie mit PNG im Allgemeinen das beste Ergebnis erzielen.

Um eine Anpassung der Größe zu vermeiden, sollte das Bild 60 Pixel hoch und maximal 200 Pixel breit sein. Wenn Sie die Option haben, sieht ein eher breit geschnittenes Bild besser aus.

Navigieren Sie, um Ihr Logo hochzuladen, zu Konto > Kontoeinrichtung.

Im Bereich Logo hochladen befindet sich die Schaltfläche Hochladen, über die Sie auf Ihrem lokalen System nach einem Bild suchen können. Klicken Sie auf Speichern, nachdem Sie das Logo ausgewählt haben.

Wenn das Originalbild für eine Höhe von maximal 60 Pixeln und eine Breite von maximal 200 Pixeln ausgelegt ist, sollten Sie beim Posten des Logos eine ausgezeichnete Qualität erhalten.

Globale Einstellungen konfigurieren – Enterprise Premium

Der Bereich „Globale Einstellungen“ der Registerkarte „Konto“ ist einer der optionsreichsten der Kontoeinstellungen, wobei alle Einstellungen dem jeweiligen Anwendungsfall angepasst werden sollten.

Nachfolgend werden die einzelnen Optionen mit unseren Empfehlungen kurz beschrieben, wobei es durchaus wahrscheinlich ist, dass Sie in Ihrem spezifischen Anwendungsfall von den gängigen Einstellungen abweichen müssen.

Navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Globale Einstellungen.

  • Eine CSV mit Formulardaten den E-Mails mit signiertem Vertrag anhängen
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie Formulare verwenden und für jedes signierte Dokument eine CSV-Datei mit den Felddaten exportieren möchten. Eine gesonderte CSV-Datei für jede Transaktion kann aber verwalterisch schwer zu handhaben sein.

    Wenn Sie die Daten aufzeichnen oder zurück in Ihr CRM-System speisen müssen, empfiehlt es sich, sich die Zeit für die Entwicklung einer API-Lösung zu nehmen.

  • Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
    Mit dieser Funktion können Sie steuern, welche Transaktionsdateien den einzelnen Unterzeichnern angezeigt werden. Eine optimale Nutzung dieser Funktion setzt genaue Kenntnisse des Signaturablaufs hinsichtlich der gesendeten Dokumente voraus und Sie sollten genau wissen, wie diese angefügt werden.

    Wenn Sie eine große, aus mehreren Dateien bestehende Transaktion an mehrere Unterzeichner senden möchten und Teile dieses Dokuments einzelnen Unterzeichnern verborgen bleiben sollen, dann ist dies die richtige Einstellung für Sie! Wenn Sie noch nicht genau wissen, was Sie von dieser Option halten sollen, sehen Sie sich dieses Video an.

  • Kopie der Dokumente zertifizieren
    Mit dieser Option stellen Sie sicher, dass alle PDF-Dokumente, die über Adobe Sign zugestellt oder heruntergeladen werden, ein Adobe-CDS-Zertifikat enthalten. Für Dokumente mit CDS-Zertifikat wird garantiert, dass sie während der Übermittlung nicht manipuliert wurden.
    Sie können wählen, ob die CDS den Kopien für Ihre internen Mitarbeiter, für Ihre externen Unterzeichner, für alle Beteiligten oder für niemanden hinzugefügt werden.

    Hinweis: Bei Dokumenten, die mit CDS versehen wurden, können Sie diesen Schutz aus der endgültigen PDF-Datei nicht mehr entfernen. Müssen Sie die Kopien Ihres endgültigen Dokuments abschließend bearbeiten (z. B. das Dokument auf mehrere Dateien aufteilen, einen Verarbeitungsstempel aufbringen usw.), so sollten Sie für interne Empfänger keine CDS anbringen.

  • PDF-Kopie des signierten Dokuments anhängen bei E-Mails an
    Nach Abschluss der Transaktion erhält jeder Beteiligte standardmäßig eine Kopie. Mit dieser Einstellung können Sie die Standardeinstellung ändern. In diesem Fall gehen die Kopien nur an interne, externe, alle oder keine Beteiligten.

    Welche Einstellung Sie hier wählen, richtet sich nach der Art Ihrer Dokumente. Enthalten diese vertrauliche Informationen, so empfiehlt es sich, keine signierten Kopien per E-Mail zu versenden. Dies ist die sicherste Option, bringt es aber mit sich, dass der eine oder andere Kunde nach einer Kopie des Dokuments fragen wird. In diesem Fall empfiehlt es sich, dass sich der Unterzeichner bei Adobe Sign registriert und dort ein kostenloses Konto eröffnet, über das er eine Kopie direkt aus Adobe Sign abrufen kann.

  • Audit-Bericht an fertige Dokumente anhängen
    Wenn Sie mit der Kopie des signierten Dokuments, das wir Ihnen per E-Mail zurücksenden, Prüfberichte wünschen, dann sollten Sie diese Option zumindest für den Absender aktivieren.

  • Mehrere Dokumente nach dem Signieren in ein Dokument zusammenführen
    Wenn Sie innerhalb einer Transaktion mehrere Dateien hochladen, verkettet Adobe Sign diese Dateien zu einem PDF-Dokument, bevor es zur Signatur weitergeleitet wird.

    Diese Einstellung legt fest, ob signierte und archivierte E-Mails eine einzige große PDF-Datei enthalten oder ob dieses Dokument in mehrere Einzeldateien zerlegt wird.

    Hinweis: Diese Einstellung betrifft nur die Kopie des Dokuments, die an die E-Mail mit dem signierten und archivierten Dokument angehängt wird. Kopien, die später direkt aus Adobe Sign heruntergeladen werden, enthalten die Dateien immer in einem zusammenhängenden PDF-Dokument.

  • Eine zusätzliche Kopie von jedem signierten Vertrag an diese E-Mail-Adressen senden
    Hier handelt es sich wiederum um das externe Archiv. Diese Einstellung lässt sich aber für Enterprise-Kunden auf Gruppenebene konfigurieren, sodass zum Beispiel fertige Kaufverträge direkt an die Buchhaltung bzw. abgeschlossene Vertraulichkeitsvereinbarungen direkt an die Rechtsabteilung weitergeleitet werden können.

  • Signiertes Dokument hochladen
    Wenn Sie den Unterzeichnern erlauben, das Dokument zu drucken und erst dann zu signieren und an Sie zurückzufaxen, sollten Sie diese Einstellung aktivieren. Eines Tages wird tatsächlich jemand diese Möglichkeit wahrnehmen, und wenn diese Einstellung dann nicht aktiviert ist, können Sie die Transaktion in Adobe Sign nicht mehr schließen.

  • Twitter-Integration
    Lassen Sie Ihre Leute ihren Erfolg weitertragen! Diese Option versendet bei jedem Transaktionsabschluss eine Twitter-Benachrichtigung.

  • Delegation für Benutzer in meinem Konto
    Delegation bedeutet in diesem Fall, dass ein anderer Unterzeichner (E-Mail-Adresse) das Dokument an Ihrer Stelle signieren kann. Der ursprünglich Beteiligte kann nach wie vor auf das Dokument zugreifen. Durch die Delegation wird lediglich einem anderen Benutzer das Recht zur Signatur eingeräumt.

    Im Allgemeinen raten wir, den Signaturprozess so einfach wie möglich zu gestalten, und dies schließt die Möglichkeit der Delegierung ein. In einigen Anwendungsfällen wird es aber notwendig sein, dass nur eine bestimmte Person ein Dokument signiert.

    Hinweis: Beachten Sie, dass diese Einstellung nur für Benutzer Ihres Adobe Sign-Kontos gilt (nicht für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens). Es ist durchaus möglich, dass Ihre Unterzeichner über keine Adobe Sign-Benutzer-ID in Ihrem Konto verfügen. In diesem Fall gilt diese Einstellung für diese Benutzer nicht.

  • Signatur-Berechtigung
    Diese Einstellung gibt für die Benutzer Ihres Adobe Sign-Kontos den Standardzugriff für die Signatur von Dokumenten vor.

    Im Allgemeinen empfehlen wir, jedem die Signatur standardmäßig zu erlauben. Wenn Sie Adobe Sign für Personalzwecke einsetzen, müssen Sie jedem sogar die Möglichkeit der Signatur einräumen.
    Andernfalls, wenn Sie allen standardmäßig die Berechtigung zum Signieren verweigern, müssen Sie die Personen, die tatsächlich signieren müssen, explizit aktivieren.

    Tipp: Als Administrator gehören Sie offiziell nicht zu den Unterzeichnern. Wenn Sie also selbst Dokumente signieren müssen und Sie die Möglichkeit der Signatur standardmäßig deaktivieren, sollten Sie als Nächstes „Benutzer und Gruppen“ aufrufen, dort auf Ihre E-Mail-Adresse klicken und sich selbst die Berechtigung zur Signatur erteilen.

  • Delegation für Benutzer außerhalb meines Kontos
    Diese Einstellung entspricht der eben beschriebenen Funktion, gilt aber für Benutzer außerhalb Ihres Adobe Sign-Kontos.

  • Zeitzone wählen, die für die von Benutzern in diesem Konto erstellten Verträge verwendet werden soll
    Damit legen Sie die Zeitzone für die Zeitdatumsstempel Ihrer Transaktionen fest.

  • Einstellungen für Gruppenadministratoren
    Enterprise-Kunden können Gruppen einrichten und wenn bei Ihnen Gruppen eingerichtet sind, möchten Sie vermutlich auch Administratoren für Ihre Gruppen einrichten.

    Mit diesen beiden Einstellungen können Sie Ihren Gruppenadministratoren das Hinzufügen neuer Benutzer oder die Änderung der Einstellungen auf Ebene der betreffenden Gruppe erlauben (oder verweigern). Es handelt sich hier im Wesentlichen um die gleichen Einstellungen, die auch im Bereich „Globale Einstellungen“ enthalten sind.

    Hinweis: Adobe Sign arbeitet auf Basis eines Parent-Child-Modells und Gruppen sind die untergeordneten Objekte von Konten. Dies bedeutet, dass eine neue Gruppe automatisch die Eigenschaften des übergeordneten Kontos übernimmt. Es bedeutet aber auch, dass Änderungen auf Gruppenebene die Einstellungen auf Kontoebene überschreiben.

Einstellungen auf der Seite „Senden“ konfigurieren – Enterprise Premium

Sendeeinstellungen sind die Einstellungen, die Ihren sendenden Mitarbeitern über die Registerkarte „Senden“ bereitgestellt werden. In diesem Abschnitt werden alle auf dieser Seite verfügbaren Konfigurationen beschrieben.

Wie auch die globalen Einstellungen sind diese je nach Anwendungsfall spezifisch einzustellen.

Auch dieser Abschnitt ist ein wenig lang geraten, also holen Sie sich am besten noch etwas zu trinken und navigieren Sie dann zu Konto > Kontoeinstellungen > Sendeeinstellungen.

  • Neues Sendeerlebnis
    Diese Einstellung aktiviert das neue Sendeerlebnis. Sie können Benutzern auch die Möglichkeit geben, zwischen dem neuen und dem klassischen Sendeerlebnis umzuschalten.

  • Senden-Seite nach dem Anmelden anzeigen 
    Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden Ihre Benutzer nach der Anmeldung bei Adobe Sign statt auf die Startseite auf die „Senden“-Seite geleitet.

    Falls das Laden der Seite nach der erstmaligen Anmeldung ein wenig länger dauert, liegt das vermutlich an den Skripts, die auf der Startseite ausgeführt werden, damit diese coolen Berichtsdiagramme auch die richtigen Daten anzeigen. Möchten Ihre Benutzer lieber gleich mit dem Senden beginnen, statt sich zuerst die Daten auf der Startseite anzusehen, dann ist dies genau die richtige Funktion für Sie!

  • Dokumente zur Genehmigung senden
    Müssen in Ihrem Arbeitsablauf Dokumente von einer oder mehreren Personen genehmigt, nicht aber signiert werden? Wenn dies der Fall ist, aktivieren Sie diese Funktion.

    Hinweis: Manche Formulare müssen zwar von einem Genehmiger ausgefüllt, nicht aber signiert werden.

  • Anhängen von Dokumenten
    Diese Einstellung ermöglicht dem Benutzer das Anhängen von Dokumenten über sämtliche der hierfür zur Verfügung stehenden Kanäle. Wenn bei Ihnen die Versionskontrolle Ihrer Dokumente sehr wichtig ist, empfiehlt es sich für Sie vermutlich, alles außer der Bibliothek mit den aktuellen Versionen Ihrer Formulare zu deaktivieren.

  • Dokumentname automatisch ausfüllen
    Das automatische Ausfüllen des Dokumentnamens ist eine nette kleine Zeitersparnis. Denken Sie aber daran, dass das Dokument den Namen der ersten angehängten Datei annimmt. Wenn Sie diese Option aktivieren, sollten Sie ernsthaft überlegen, ob Sie dem Absender die Bearbeitung des Dokumentnamens erlauben. Nur für alle Fälle.
  • Sprachen
    Diese Einstellung erlaubt es Benutzern, die Signiersprache des externen Unterzeichners auf der Senden-Seite zu bestimmen.
  • Nachrichtvorlagen
    Eine großartige Zeitersparnis für Mitarbeiter mit großem Arbeitsvolumen. Über Nachrichtvorlagen können Sie eine neue Standardnachricht festlegen sowie zahlreiche weitere benutzerdefinierte Nachrichtvorlagen definieren. Die Einrichtung von Vorlagen empfiehlt sich allemal, wenn Sie die gleichen Dokumente mehrmals am Tag mit der gleichen Nachricht versenden.

  • Private Nachricht an Empfänger senden
    Erlaubt das Senden einer privaten Nachricht an die einzelnen Empfänger.

  • Erlaubte Signaturarten
    Standardmäßig ist nur die elektronische Signatur (e-Signatur) erlaubt. Es gibt aber immer noch recht viele Menschen, die ihre Dokumente ausdrucken und per Fax zurücksenden möchten. Wenn dies auch auf einige Ihrer Kunden zutrifft, aktivieren Sie die Faxsignatur.

  • Einstellungen der Absender-Signatur
    Diese Einstellungen sind für Fälle vorgesehen, in denen der Absender auch Gegenzeichner des Dokuments ist. Wenn Sie Ihren Absendern erlauben, die von ihnen versendeten Dokumente gegenzuzeichnen, empfiehlt es sich, für Ihren Arbeitsablauf Standardeinstellungen festzulegen, um die für Ihre Absender für jede Transaktion anfallenden Anpassungen zu reduzieren.

  • Erinnerungen
    Wenn Ihr Arbeitsablauf Erinnerungen erfordert, können Sie hier das Intervall und den Text der Erinnerung einrichten. Dadurch erleichtern Sie Ihren Absendern ihre Arbeit ein weiteres Stück.

  • Kennwortschutz für signierte Dokumente
    Wenn aktiviert, muss der Benutzer zum Öffnen bzw. Online-Anzeigen der signierten PDF-Datei ein Kennwort eingeben.

    Dies entschleunigt den Prozess zwar etwas, ist aber eine sinnvolle Sicherheitsvorkehrung.

  • Bestätigung der Unterzeichneridentität für die Unterzeichner in meinem Konto
    Adobe Sign stellt für Unterzeichner verschiedene Zweit-Faktor-Authentifizierungsmethoden zur Verfügung. Je nach Anwendungsfall empfiehlt es sich, eine oder mehrere dieser Optionen zuzulassen, wobei Sie die Auswahl der Methode auch Ihren Absendern überlassen können.

    Hinweis: Sie können nur eine oder auch alle diese Optionen auswählen. Wenn Sie aber die Telefonauthentifizierung aktivieren möchten, müssen Sie zuvor die Option Den Absendern erlauben, die Optionen für die Bestätigung der Unterzeichneridentität pro Empfänger einzustellen aktivieren.

  • Dokumentablauf
    Wenn Ihr Arbeitsablauf Zeitfenster für Sonderkonditionen zulassen soll, beispielsweise einen Rabatt, der nur innerhalb der nächsten XX Tage gilt, können Sie dieses Zeitfenster festlegen und den Ablauf des Dokuments erzwingen, wenn es nicht innerhalb dieser Zeit signiert wird.

    Wenn Sie diese Option aktivieren, empfiehlt sich eventuell auch die Aktivierung der Option Modifizierung der Ablaufeinstellungen nach Versand des Dokuments zulassen. Sie müssen die Frist nicht verlängern, aber sich Optionen offenzuhalten, ist niemals schlecht.

  • Neue Funktionen für Vorschau und Verfassen
    Aktiviert das neue Authoring-Erlebnis. Ermöglicht Benutzern auch den Wechsel zwischen dem neuen und dem klassischen Authoring-Erlebnis.

  • Vorschau anz., Signatur platzieren od. Formularfelder hinzufüg.
    Wenn Ihren Dokumenten öfter auf die Schnelle Felder hinzugefügt werden müssen, sollten Sie das Drag & Drop-Werkzeug zum Hinzufügen von Feldern standardmäßig aktivieren. Bestehen in Ihrem Unternehmen hingegen strenge Anforderungen bezüglich der Versionskontrolle von Dokumenten, sollten Sie Ihren Benutzern keinesfalls die Möglichkeit der Feldanpassung geben.

  • Signierreihenfolge
    Die meisten Dokumente (zumindest die, die uns unterkommen) werden der Reihe nach signiert und dies ist auch die Standardeinstellung. Wenn in Ihrem Arbeitsablauf aber eher die parallele Signatur von Dokumenten üblich ist, jeder also zur selben Zeit zur Signatur aufgefordert wird, können Sie dies hier konfigurieren.

    Wenn der Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen nicht eindeutig festzulegen ist, können Sie Ihren Absendern auch erlauben, den für die jeweilige Transaktion geeigneteren Ablauf selbst auszuwählen.

E-Mail-Kopf-/Fußzeile hochladen – Enterprise Premium

Noch mehr Branding!

Navigieren Sie zu Konto > E-Mail-Einstellungen, um folgende Optionen einzustellen:

E-Mail-Fußzeile – Dies ist eine kontoweite Einstellung, durch die am Ende Ihrer E-Mails eine Textnachricht eingefügt wird. Diese Stelle ist ideal für Marketinginformationen oder rechtliche Hinweise.

Benutzern erlauben, ihre eigene E-Mail-Fußzeile zu haben – Diese Einstellung ermöglicht Benutzern, eigene Signaturinhalte einzurichten.

Kopf- und Fußzeilenbilder – Diese in E-Mail-Kopf- und -Fußzeilen eingefügten Bilder sind vergleichbar mit Logos, allerdings größer. Dadurch sticht Ihr Firmenbranding in Ihren E-Mails richtig hervor, sodass Ihre Kunden sofort sehen, von wem die E-Mail stammt.

Wie bei Logos werden JPEG-, GIF- und PNG-Bilder unterstützt. 

Das Bild sollte eine Höhe von 200 Pixeln und eine Breite von maximal 600 Pixeln haben.

Bei beiden Optionen gibt es einen Link, über den Sie ein neues Bild Hochladen können. Über diesen Link können Sie das gewünschte Bild auf Ihrem lokalen System suchen und auswählen. Klicken Sie auf Speichern.

Sicherheitseinstellungen konfigurieren – Enterprise Premium

Die Sicherheitseinstellungen von Adobe Sign entsprechen dem allgemein üblichen Kennwortschutz gängiger Anwendungen – mit zusätzlich einigen nicht ganz so üblichen Dokumenteinstellungen.

Zur Einrichtung Ihrer Sicherheitseinstellungen navigieren Sie zu Konto > Kontoeinstellungen > Sicherheitseinstellungen.

  • Einstellungen für einmaliges Anmelden
    Authentifizieren sich Ihre Benutzer über eine Adobe- oder Google-Benutzerdatenbank? In diesem Fall sollten Sie die entsprechende Einstellung aktivieren und diejenigen deaktivieren, deren Verwendung Sie nicht erwarten.

  • Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
    Hierüber können Sie das Speichern der Anmeldedaten des Benutzers für einen bestimmten Zeitraum festlegen. Wählen Sie den Zeitraum in der Dropdownliste aus.

  • Richtlinien für Anmeldekennwort
    Diese Einstellung legt fest, wie oft das Kennwort zurückgesetzt werden muss und wie viele ältere Kennwörter sich Adobe Sign merkt, um die erneute Einrichtung bereits früher verwendeter Kennwörter zu vermeiden.

  • Stärke für Anmeldekennwort
    Die Stärke Ihrer Anmeldekennwörter ist ausschlaggebend für die Sicherheit Ihres Kontos. Wir empfehlen Ihnen hier mit Ihrer Einstellung bis an die Grenzen der Toleranz Ihrer Benutzer zu gehen.

  • Art der PDF-Verschlüsselung
    Bei der Einstellung der Verschlüsselungsebene für PDF-Dokumente müssen Sie die von Ihren Unterzeichnern voraussichtlich verwendete Reader-Version berücksichtigen. Je höher die Verschlüsselungsebene, desto aktueller sollte die Reader-Version sein.

    Wenn Ihre Zielpersonen auch nur marginal technisch interessiert sind, stehen Sie mit „128-Bit AES“ schon sehr gut da. Acrobat 7 wurde Anfang 2005 veröffentlicht und die meisten Benutzer haben Acrobat seither aktualisiert.

  • API
    Hierüber können Sie erlauben, dass nicht zertifizierte Partneranwendungen auf Daten von diesem Konto zugreifen. Sie können auch Benutzern, die keine Kontoadministratoren sind, die Entwicklung von Anwendungen erlauben, die die Adobe Sign-API nutzen.

  • Zulässige IP-Bereiche
    Wenn Sie Bedenken haben, dass externe Personen versuchen könnten, auf Ihre Benutzer zuzugreifen, ist die Einschränkung des IP-Bereichs eine herausragende Abwehrmaßnahme. In diesem Fall darf allerdings keiner Ihrer internen Mitarbeiter vom Home Office aus oder an einem Mobilgerät außerhalb Ihrer Unternehmensnetzwerke arbeiten.

  • Kontofreigabe
    Die Kontofreigabe eignet sich herausragend zur Verwaltung der Ihnen unterstellten Mitarbeiter. Es ist aber durchaus sinnvoll, zu kontrollieren, mit wem sie ihre Konten teilen. Viele Administratoren erstellen Kontofreigaben nur bei der Erstellung neuer Benutzer. Die kontoweite Einstellung ist in diesem Fall deaktiviert.

  • Bestätigung der Unterzeichneridentität
    Hier legen Sie fest, ob sich Ihre Benutzer vor dem Signieren eines Dokuments anmelden müssen. Je nach Anwendungsfall kann dies eine gute Sicherheitsvorkehrung sein.

  • Kennwort für das Signieren eines Vertrags
    Darüber können Sie eine Kennwortrichtlinie anwenden, wenn das Signieren oder die Anzeige von Dokumenten geschützt ist.

  • Kennwortstärke für das Signieren eines Vertrags
    Legen Sie eine Kennwortstärke fest.

  • Wissensbasierte Authentifizierung
    Sie können festlegen, wie oft Unterzeichner versuchen können, ihre Identität zu bestätigen, bevor der Vertrag abgebrochen wird.

API bei Bedarf aktivieren – Enterprise Premium

Wollen Sie die API verwenden? Diese Option sollten Sie in Erwägung ziehen, wenn Sie Entwickler sind oder in Ihrem Unternehmen eigene Programme entwickelt werden und Sie Adobe Sign in Ihr bestehendes CRM-System (oder ein anderes API-fähiges System) integrieren möchten.

Adobe Sign unterstützt zwei API-Typen: SOAP und REST.

Navigieren Sie zu Konto > Adobe Sign-API.

Die Verwendung von Adobe Document Cloud-APIs für den Zugriff auf Benutzerdaten erfordert OAuth-Tokens.

Sie können einen Integrationsschlüssel erstellen, wenn Sie eine Legacy-Anwendung haben, die OAuth nicht unterstützt.

Wenn der Link für die Erstellung des Integrationsschlüssels nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an den Support.

Auf dieser Seite finden Sie außerdem folgende Links:

Darüber hinaus wird nach der Aktivierung der API links ein weiterer Link zum API-Anfrageprotokoll angezeigt. Dieses Protokoll zeichnet die eingehenden XML-Dateien Ihrer API-Aufrufe auf und kann bei der Fehlerbehebung codebasierter Probleme von unschätzbarem Wert sein.

Die REST API ist über die API-Anwendungsoption verfügbar.

Klicken Sie auf dieser Seite auf den Link Neue Anwendung erstellen, geben Sie Ihrer Anwendung einen Namen und klicken Sie auf die Schaltfläche Anwendung erstellen.

Sie erhalten sofort eine neu generierte Anwendungs-ID sowie die Geheimfrage zu Ihrer neuen Anwendung.

Gruppen konfigurieren – Enterprise Premium

Die Aufteilung Ihrer Benutzer in Funktionsgruppen kann enorm hilfreich sein, insbesondere wenn für die Gruppen unterschiedliche Signaturanforderungen oder Berichtsstrukturen gelten.

Glücklicherweise ist die Erstellung von Gruppen in Adobe Sign erstaunlich einfach. Navigieren Sie einfach zu
Konto > Benutzer oder Konto > Gruppen.

Klicken Sie rechts oben auf der Seite „Gruppen“ auf die Schaltfläche + und geben Sie den neuen Gruppennamen in das Feld ein.

Es gibt außerdem einen Link zum Konfigurieren der Einstellungen für die Gruppe. Klicken Sie auf die Zeile, damit der Link zu den Gruppeneinstellungen angezeigt wird. Diese Einstellungen sind nahezu identisch mit den globalen Einstellungen, die Sie auf Kontoebene konfiguriert haben. Da Gruppen aber dem Konto untergeordnet sind, setzen die Gruppeneinstellungen die Kontoeinstellungen für die jeweilige Gruppe außer Kraft.

Beachten Sie auch, dass der Gruppenname geändert werden kann. Falls Sie die Namen Ihrer Gruppen ändern müssen, ist dies also überhaupt kein Problem.

Benutzer hinzufügen – Enterprise Premium

Jetzt ist es an der Zeit, Benutzer hinzuzufügen.

Hierzu stellt Adobe Sign zwei Methoden bereit:

Einen nach dem anderen

oder

Massenerstellung aus einer CSV-Datei

Ein einzelner Benutzer ist schnell und einfach erstellt. Navigieren Sie einfach zu
Konto > Benutzer und klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „+“, die neben dem Suchfeld angezeigt wird. Das Dialogfeld „Erstellen“ wird angezeigt.

Geben Sie die E-Mail-Adresse sowie den Vor- und den Nachnamen ein und wählen Sie dann die Gruppe aus, der Sie den Benutzer zuordnen möchten (sofern erforderlich).

Auf dieser Seite sehen Sie auch das Kontrollkästchen „Ihre Verträge anzeigen“. Mit dieser Option erstellen Sie eine Kontofreigabe des neuen Benutzers für den Administrator. Dieses Kontrollkästchen sollten Sie aktivieren, wenn die Transaktionen des neuen Mitarbeiters überwacht werden müssen.

Auch wenn dies nicht erforderlich ist, können Sie eine Freigabe erstellen. In diesem Fall empfiehlt sich aber die Funktion „Kontofreigabe“.

Nach der Erstellung des Benutzers erhält er über die E-Mail-Adresse, die Sie bereitgestellt haben, eine Aufforderung zur Einrichtung seines Kennworts und sobald dies erledigt ist, wird der Benutzer aktiviert, sodass er sein erstes Dokument senden kann.

Für die Massenerstellung navigieren Sie zu Konto > Benutzer und klicken dann in der Symbolleiste auf die Schaltfläche +, die neben dem Suchfeld angezeigt wird. Klicken Sie im Dialogfeld „Erstellen“ auf Benutzer massenweise erstellen.

Als Grundlage verwenden Sie eine CSV-Datei, die mindestens eine Spalte mit der E-Mail-Adresse sowie eine Spalte mit dem Vornamen und eine mit dem Nachnamen enthält. Das genaue Format sehen Sie in der CSV-Beispieldatei. Klicken Sie hierzu auf den Link CSV-Musterdatei herunterladen. Bereiten Sie Ihre Datei im angegebenen Format vor. Wenn die Datei fertig ist, klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die Datei aus.

Der einzige Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass Sie keine Freigabe der neuen Benutzer für den Administrator erstellen können.

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