Unterstützte Browser

Adobe Sign für Dropbox ist eine webbasierte Integration, die für die folgenden Browser/Versionen zertifiziert wurde:

  • IE 11 – Update 11.0.9600.19180 Version: 11.0.95
  • Edge – 42.17134.1.0
  • Firefox – 63.0.3
  • Safari – 12.0.2
  • Chrome – 69
     

Verbinden von Dropbox mit Adobe Sign

Das Verbinden Ihres Dropbox-Kontos mit Adobe Sign ist ein schneller „einmaliger“ Authentifizierungsvorgang, der eine Beziehung zwischen den beiden Diensten herstellt.

Sobald die Beziehung hergestellt ist, können Sie Ihre Dokumente mithilfe des Adobe Sign-Services zur Signatur senden, ohne sich jedes Mal authentifizieren zu müssen.

Wenn Sie kein Konto bei Adobe haben, können Sie ein kostenloses Konto erstellen. In diesem Fall können Sie Ihre vorhandene Adobe ID verwenden.

Für neue Benutzer des Adobe Sign-Services wird ein kostenloses Konto erstellt, und vorhandene Benutzer werden mit ihrem vorhandenen Konto verbunden.

 

Das Einrichten der Beziehung erfolgt erst, wenn Sie die Integration zum ersten Mal verwenden:

 

  • Melden Sie sich bei Dropbox an.
  • Fahren Sie mit der Maus über ein Dokument und klicken Sie auf das Menü Öffnen mit.
  • Wählen Sie im Menü unter ZUR SIGNATUR SENDEN die Option Adobe Sign.
Mit Menü öffnen.

Die Seite„ „Erste Schritte“ wird geladen und bietet Ihnen vier Möglichkeiten zur Authentifizierung:

Sobald Sie auf die Schaltfläche Kostenlos registrieren klicken, wird die Seite auf das Formular Adobe ID-Registrierung aktualisiert. 

Ihre Dropbox-Profilinformationen werden automatisch eingefügt.

Überprüfen/bearbeiten Sie die erforderlichen Informationen:

  • Vor-und Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Passwort
  • Geburtsdatum

Klicken Sie anschließend auf Registrieren.

new_user_-_sign_up

Die Seite wird erneut aktualisiert und zeigt das Dialogfeld E-Mail bestätigen an.

Öffnen Sie Ihr E-Mail-Konto, suchen Sie die kürzlich von Adobe zugestellte E-Mail und klicken Sie auf den Link, um Ihre E-Mail-Inhaberschaft zu bestätigen.

new_user_-_verifyyouremail

 

Wenn Sie Ihre E-Mail-Inhaberschaft bestätigen, wird eine neue Registerkarte mit der Meldung geöffnet, dass die E-Mail bestätigt wurde:

new_user_-_emailverified

 

Kehren Sie zur Seite E-Mail bestätigen zurück und klicken Sie auf die Schaltfläche Erneut prüfen und fortfahren:

new_user_-_checkagain

 

Erfolgreich!

Die Seite „Senden“ sollte mit Ihrem Dokument im Abschnitt Dateien geladen werden.

Wenn Sie zum jetzigen Zeitpunkt nur eine Verbindung herstellen und keine Vereinbarung senden möchten, können Sie die Registerkarte schließen und zu Dropbox zurückkehren.

Seite ohne Transaktionszähler senden

Hinweis:

Benutzer mit einem kostenlosen Konto sehen ein blaues Banner in der oberen rechten Ecke des Fensters, das die Anzahl der Transaktionen protokolliert, die für ihr Konto verfügbar sind.

Transaktionen werden gezählt, sobald die Schaltfläche „Senden“ gedrückt wird, wodurch die Transaktion bestätigt wird. Wenn Sie den Vorgang auf der Seite „Senden“ abbrechen, wird keine Transaktion verbraucht.

Sobald Sie auf den Link Anmelden klicken, wird die Seite auf die Seite Adobe ID anmelden aktualisiert.

  • Geben Sie Ihren Adobe ID-Benutzernamen und Ihr Passwort ein.
  • Klicken Sie auf Anmelden.
adobe_id_sign_in

 

Erfolgreich!

Die Seite „Senden“ sollte mit Ihrem Dokument im Abschnitt Dateien geladen werden.

Wenn Sie zum jetzigen Zeitpunkt nur eine Verbindung herstellen und keine Vereinbarung senden möchten, können Sie die Registerkarte schließen und zu Dropbox zurückkehren.

Seite mit Transaktionszähler senden – Adobe

Hinweis:

Benutzer mit einem kostenlosen Konto sehen ein blaues Banner in der oberen rechten Ecke des Fensters, das die Anzahl der Transaktionen protokolliert, die für ihr Konto verfügbar sind.

Transaktionen werden gezählt, sobald die Schaltfläche „Senden“ gedrückt wird, wodurch die Transaktion bestätigt wird. Wenn Sie den Vorgang auf der Seite „Senden“ abbrechen, wird keine Transaktion verbraucht.

Oder fahren Sie fort mit:

Sobald Sie auf die Facebook-Schaltfläche klicken, wird die Seite zu einer Facebook-Authentifizierungsseite aktualisiert.

  • Geben Sie Ihre Facebook-E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
  • Klicken Sie auf Anmelden.
facebook_authentication

 

Facebook zeigt dann eine Abfrage an.

Hiermit möchten wir Sie darüber informieren, dass Ihr öffentliches Profil und Ihre E-Mail-Adresse an Adobe gesendet werden, um Ihre Adobe ID zu erstellen.

  • Klicken Sie auf Fortfahren als ...
facebook_verification

 

Die Anmeldeseite Willkommen bei Adobe wird für die Adobe ID angezeigt.

  • Ihre E-Mail-Adresse wird aus Ihrem Facebook-Profil importiert.
  • Geben Sie Ihr Geburtsdatum ein.
  • Klicken Sie auf Fertig.
welcome_to_adobe

 

Erfolgreich!

Die Seite „Senden“ sollte mit Ihrem Dokument im Abschnitt Dateien geladen werden.

Wenn Sie zum jetzigen Zeitpunkt nur eine Verbindung herstellen und keine Vereinbarung senden möchten, können Sie die Registerkarte schließen und zu Dropbox zurückkehren.

Seite mit Transaktionszähler senden – Facebook

Hinweis:

Benutzer mit einem kostenlosen Konto sehen ein blaues Banner in der oberen rechten Ecke des Fensters, das die Anzahl der Transaktionen protokolliert, die für ihr Konto verfügbar sind.

Transaktionen werden gezählt, sobald die Schaltfläche „Senden“ gedrückt wird, wodurch die Transaktion bestätigt wird. Wenn Sie den Vorgang auf der Seite „Senden“ abbrechen, wird keine Transaktion verbraucht.

Sobald Sie auf die Google-Schaltfläche klicken, wird die Seite zu einer Google-Authentifizierungsseite aktualisiert.

  • Geben Sie Ihre Google-E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein.
  • Klicken Sie auf Weiter.
sign_in_with_google

 

Die Anmeldeseite Willkommen bei Adobe wird für die Adobe ID angezeigt.

  • Ihre E-Mail-Adresse wird aus Ihrem Google-Profil importiert.
  • Geben Sie Ihr Geburtsdatum ein.
  • Klicken Sie auf Fertig.
welcome_to_adobe-gmail

 

Erfolgreich!

Die Seite „Senden“ sollte mit Ihrem Dokument im Abschnitt Dateien geladen werden.

Wenn Sie zum jetzigen Zeitpunkt nur eine Verbindung herstellen und keine Vereinbarung senden möchten, können Sie die Registerkarte schließen und zu Dropbox zurückkehren.

Seite mit Transaktionszähler senden – Google

Hinweis:

Benutzer mit einem kostenlosen Konto sehen ein blaues Banner in der oberen rechten Ecke des Fensters, das die Anzahl der Transaktionen protokolliert, die für ihr Konto verfügbar sind.

Transaktionen werden gezählt, sobald die Schaltfläche „Senden“ gedrückt wird, wodurch die Transaktion bestätigt wird. Wenn Sie den Vorgang auf der Seite „Senden“ abbrechen, wird keine Transaktion verbraucht.

Erstellen Sie ein Konto oder melden Sie sich an.


Trennen Ihres Dropbox- und Adobe Sign-Kontos

Sie können die Beziehung zwischen Dropbox und Adobe jederzeit trennen, indem Sie sich auf dem Adobe Sign-Bildschirm von der Anwendung abmelden.

So trennen Sie die Dienste:

  • Fahren Sie mit der Maus über das Symbol ganz links in der rechten oberen Ecke.
  • Klicken Sie auf die Option Abmelden.
Melden Sie sich ab.

Durch das Abmelden wird nur die Beziehung zwischen den beiden Diensten gelöscht. Das bedeutet:

  • Wenn Sie Adobe Sign das nächste Mal verwenden möchten, müssen Sie die Beziehung erneut authentifizieren.
  • Da die Beziehung vergessen wurde, wird jedes signierte Dokument, das nach dem Löschen der Beziehung fertiggestellt wurde, nicht automatisch an Dropbox zurückgeschickt.

Das bedeutet nicht, dass

  • Ihre bestehenden Transaktionen verloren gehen oder gelöscht werden. Alle Transaktionen, die über Adobe Sign gesendet wurden, stehen dem Konto weiterhin zur Verfügung.
    • Transaktionen, die sich noch in Bearbeitung befinden, werden im Adobe Sign-System normal weiter verarbeitet. Nichts wird automatisch abgebrochen.
    • E-Mails werden normal weiter gesendet, da sie vom Adobe Sign-Dienst gesendet werden und nicht von der eingerichteten Verbindung zu Dropbox abhängig sind.


Die Kontoauthentifizierung wird nach 30 Tagen Nichtnutzung „inaktiv“

Die Beziehung zwischen Dropbox und Adobe wird aktualisiert, solange Sie die Integration weiterhin verwenden.

30 Tage Inaktivität führen dazu, dass die Beziehung als inaktiv und „vergessen“ eingestuft wird. 

Das bedeutet:

  • Sie müssten die Beziehung bei der nächsten Verwendung erneut authentifizieren.
  • Da die Beziehung vergessen wurde, werden Dokumente, die nach 30 Tagen Inaktivität fertiggestellt wurden, nicht automatisch an Dropbox zurückgesendet.

Das bedeutet nicht, dass Ihre vorhandenen Transaktionen verloren gehen oder gelöscht werden. Alle Transaktionen, die über Adobe Sign gesendet wurden, stehen dem Konto weiterhin zur Verfügung.

  • Transaktionen, die sich noch in Bearbeitung befinden, werden im Adobe Sign-System normal weiter verarbeitet. Nichts wird automatisch abgebrochen.
  • E-Mails werden normal weiter gesendet, da sie vom Adobe Sign-Dienst gesendet werden und nicht von der eingerichteten Verbindung zu Dropbox abhängig sind.

Wenn die Beziehung inaktiviert und vergessen wurde und Sie Adobe Sign das nächste Mal verwenden möchten, muss die Beziehung mithilfe des oben beschriebenen Vorgangs erneut authentifiziert werden.


Senden von Dokumenten zur Unterschrift

Durch die Integration von Dropbox in Adobe Sign wird der Prozess zum Abrufen einer oder mehrerer Signaturen für Ihre Dokumente mit einem Minimum an Schritten optimiert.

Der Absender muss nur die E-Mail-Adresse jedes Unterzeichners in der Reihenfolge angeben, in der das Dokument unterzeichnet werden soll. Signaturen gehen in einem sequentiellen Prozess ein, wenn mehrere Unterzeichner beteiligt sind.

  • Wenn mehrere Unterzeichner von derselben E-Mail-Adresse signieren, können Sie die E-Mail-Adresse mehrmals hinzufügen (einmal für jeden Unterzeichner).

Optionale Funktionen existieren für die Zweitfaktor-Benutzerauthentifizierung, die Sicherheit signierter Dokumente und Erinnerungen an ausstehende Transaktionen.

Sobald das Dokument vollständig signiert ist, wird eine Kopie der signierten PDF-Datei automatisch an Ihr Dropbox-Konto zurückgesendet.

Die grundlegenden Schritte zum Senden eines Dokuments sind:

  1. Fahren Sie mit der Maus über ein Dokument in Dropbox.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen mit.
  3. Wählen Sie Adobe Sign.
Wählen Sie die Adobe Sign-Signaturoption aus.

Die Seite Adobe Sign Senden wird geöffnet.

  • Das Dokument wird automatisch hinzugefügt.
  • Der Name der Vereinbarung übernimmt den Namen der Datei. Bearbeiten Sie diesen nach Bedarf.
  • In der Zustimmungsnachricht wird der Name des angehängten Dokuments eingefügt. Dieser kann ebenfalls bearbeitet werden.

4. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Unterzeichner ein.

  • Wenn es mehrere Unterzeichner für die Vereinbarung gibt, geben Sie diese in der Reihenfolge ein, in der sie unterschreiben sollen.
    • Alle Unterzeichner unterzeichnen dasselbe Dokument.
  • Klicken Sie auf den Link Mich hinzufügen (über der Empfängerliste), wenn Sie sich zum Signaturprozess hinzufügen möchten.
  • Klicken und ziehen Sie die Empfänger, um die Reihenfolge der Empfängerliste zu ändern.
dropbox_send_page

5. Bearbeiten Sie die Nachricht nach Bedarf.

  • Der Name der Vereinbarung ist das oberste Feld und wird in der Betreffzeile der E-Mails angezeigt (unten in Gelb hervorgehoben).   
  • Die Nachricht der Vereinbarung ist ein mehrzeiliges Textfeld und wird im E-Mail-Textkörper angezeigt (grün unterlegt).
„Überprüfen und signieren“-E-Mail

6. Fügen Sie nach Bedarf weitere Dokumentdateien hinzu.

add_files_from_yourcomputer

 

7. Klicken Sie auf Senden.

 

Das Dokument wird zur Unterschrift an den ersten Empfänger gesendet und die Anschlussseite wird angezeigt. Es stehen drei Optionen zur Verfügung:

  • Gehe zu Dropbox – Kehrt zu Ihrer Dropbox-Seite zurück
  • Vereinbarung nachverfolgen –- Öffnet die Registerkarte„ „Verwalten“ von Adobe Sign.
  • Zielordner ändern – Ermöglicht das Weiterleiten des Rücksendepfads für das signierte Dokument dieser Transaktion.

 

Seite nach dem Senden

Die Dropbox-Integration unterstützt ein Passwort als Zweitfaktor-Authentifizierungsmethode für Unterzeichner.

Legen Sie die Passwortoption fest, indem Sie auf das Symbol E-Mail rechts neben der E-Mail-Adresse des Empfängers klicken und im Dropdown-Menü Passwort auswählen.

Sie werden aufgefordert, einen alphanumerischen Wert zwischen 3 und 32 Zeichen einzugeben.

Hinweis:

Unterzeichner können das Dokument erst anzeigen, wenn das Passwort ordnungsgemäß eingegeben wurde

authentication_method

Bei der Verwendung der Passwortauthentifizierung sind einige Punkte zu beachten:

  • Passwörter werden dem Empfänger nicht über Adobe Sign mitgeteilt. Sie müssen das Passwort außerhalb des Bandes bereitstellen, um die Sicherheit zu gewährleisten.
  • Verwenden Sie beim Erstellen eines Passwort ein Schema, das Sie in Zukunft nachbilden können (falls der Unterzeichner es vergisst).
  • Passwörter werden nicht im Adobe Sign-Vereinbarungsdatensatz gespeichert. Wenn das Passwort vergessen wird, kann es nicht wiederhergestellt werden.
  • Wenn eine Passwortauthentifizierung fünfmal fehlschlägt, wird die Vereinbarung automatisch abgebrochen und der Absender benachrichtigt.

Signierte PDFs sind standardmäßig versiegelt, um Manipulationen am PDF-Inhalt zu verhindern.

Darüber hinaus kann ein Absender ein Passwort festlegen, mit dem verhindert wird, dass die PDF-Datei beim Öffnen angezeigt wird.

Dieses Passwort ist ein alphanumerischer Wert mit 3 bis 32 Zeichen, der bei der Erstellung der Vereinbarung festgelegt wurde:

set_pdf_password

Ähnlich wie bei Authentifizierungspasswörtern wird das Passwort nicht in den Vereinbarungsunterlagen gespeichert und kann nicht wiederhergestellt werden, wenn es verloren geht.

Das Passwort erzwingt eine Authentifizierung, wenn die PDF geöffnet wird. Der PDF-Inhalt kann erst angezeigt werden, wenn das Passwort erfolgreich eingegeben wurde.

pdf_secured

Nachdem das Passwort erfolgreich angewendet wurde, kann der PDF-Inhalt gelesen werden.

Die grundlegende Sicherheitsfunktion zum Schutz vor PDF-Manipulationen bleibt erhalten und verhindert, dass der Inhalt geändert wird.

Beim Versenden einer Vereinbarung kann für die gesamte Vereinbarung eine Erinnerung festgelegt werden. 

Dies bedeutet, dass jedem Empfänger eine Erinnerung zugewiesen wird, wenn er an der Reihe ist, das Dokument zu unterzeichnen. Nur der aktuelle Empfänger erhält eine Erinnerung zu der Vereinbarung.

Wenn eine Vereinbarung mit einer Erinnerung erstmals gesendet wird, erhält der erste Empfänger eine E-Mail mit der Aufforderung Bitte signieren. Durch dieses Ereignis wird der Timer für die erste Erinnerung gestartet.

Wenn die Erinnerung so konfiguriert ist, dass sie (beispielsweise) alle drei Tage gesendet wird, wird die erste Erinnerung genau 72 Stunden nach der Entsendung der Bitte signieren-E-Mail gesendet.

Wenn der Empfänger seine Aktion mit der Vereinbarung abschließt, wird die Erinnerungsuhr für diesen Empfänger beendet.

Wenn mehrere Empfänger vorhanden sind, erhält der nächste Empfänger in der Abfolge unmittelbar nachdem der vorherige Empfänger seine Aktion abgeschlossen hat eine Bitte signieren-E-Mail. Die Erinnerungsuhr wird für den neuen Empfänger abhängig vom Versanddatum seiner persönlichen Bitte signieren-E-Mail gestartet (nicht basierend auf dem ursprünglichen Zeitstempel).

Dieser Prozess wird für alle Empfänger der Vereinbarung durchgeführt, bis die Vereinbarung fertiggestellt ist.

set_reminder

Einrichten einer Erinnerung auf der Seite „Verwalten“

Die Erinnerungen, die nach dem Sendevorgang erstellt werden, werden auf der Verwaltungsseite konfiguriert.

Die Oberfläche der Verwaltungsseite weist einige weitere Optionen auf, die nicht auf der Seite „Senden“ vorhanden sind:

  • Sie können auswählen, welche Empfänger Sie der Erinnerung hinzufügen möchten. Erstellen Sie die Erinnerung für einen, einige oder alle Ihre Empfänger.
  • Sie können einen zyklischen Erinnerungsvorgang wie auf der Seite „Senden“ auswählen.
    • Wenn ein Empfänger zu einer zyklischen Erinnerung hinzugefügt wird, nachdem er seine Aktion im Vertrag abgeschlossen hat, erhält dieser keine Erinnerungen.
  • Sie können eine einmalige (Ad-hoc-)Erinnerung erstellen, die entweder „Sofort“ gesendet wird oder für ein „Spezifisches Datum“ vorgesehen ist.
    • Ad-hoc-Erinnerungen können für Teilnehmer konfiguriert werden, die ihre Aktion für den Vertrag abgeschlossen haben.
    • Ad-hoc-Erinnerungen können konfiguriert werden, nachdem der Vertrag geschlossen und signiert oder archiviert wurde.
  • Sie können eine optionale Nachricht hinzufügen. 
Seite „Verwalten“ – Erinnerung

Weitere Informationen zu Erinnerungen finden Sie in diesem Artikel.

Standardmäßig wird die signierte PDF-Datei in den ursprünglichen Ordner verschoben, in dem das Originaldokument den Vorgang gestartet hat.

Beim Senden der Vereinbarung hat der Absender die Möglichkeit, diese Standardweiterleitung in einen anderen Ordner in Dropbox zu ändern.

Hinweis: Das Weiterleiten eines Dokuments gilt nur für die eine Vereinbarung. Dies ist keine Änderung des festgelegten Verhaltens für zukünftige oder frühere Dokumente.

So leiten Sie die signierte PDF um:

  • Klicken Sie auf der Abschlussseite des Sendevorgangs auf die Schaltfläche Zielordner ändern.
Seite nach dem Senden – Umleitung

 

  • Wählen Sie den neuen Ordner in Dropbox aus, in dem das signierte Dokument abgelegt werden soll.
select_signed_documentfolder

 

Die Abschlussseite des Sendevorgangs wird aktualisiert, um den neuen Pfad wiederzugeben.

Sie können den Pfad bei Bedarf erneut ändern.

Ausgewählter neuer Zielordner

Hinweis:

Sobald Sie die Abschlussseite des Sendevorgangs geschlossen haben, können Sie den Rücksendepfad für die signierte PDF-Datei nicht mehr weiter bearbeiten.


Authoring von Dokumenten

„Authoring“ bezieht sich auf den Vorgang des Platzierens von Feldern in den hochgeladenen Dokumenten.

Am häufigsten wird es zum Platzieren von Signaturfeldern verwendet.

  • Das explizite Platzieren von Signaturfeldern ist nicht erforderlich, kann jedoch das Erscheinungsbild des endgültigen Dokuments verbessern.
  • Wenn Signaturfelder nicht explizit im Dokument platziert sind, werden sie automatisch am unteren Rand des Dokumentinhalts platziert.
    • Signaturfelder belegen einen bestimmten „Platz".  Wenn Adobe Sign feststellt, dass nicht genügend Platz für die Signatur am Ende der letzten Seite vorhanden ist, wird dem Dokument eine zusätzliche Seite hinzugefügt, auf der die Signatur platziert werden kann.

Zusätzliche Feldtypen stehen für die Erstellung von Grundformularen zur Verfügung, wenn Sie den Unterzeichnern die Eingabe von Informationen erlauben müssen.

Authoring

Hinweis:

Kunden, die wiederverwendbare Formulare erstellen möchten, sollten den Text-Tag-Leitfaden lesen, der Anweisungen zum Platzieren textbasierter Feldindikatoren im Dokument enthält, die nach dem Hochladen in Adobe Sign in Felder konvertiert werden.

Im folgenden Beispiel senden wir eine Vereinbarung an vier Unterzeichner.

Auf der Seite Senden beschreiben wir die vier Empfänger in der Reihenfolge, in der sie signieren sollen:

  • Die beiden Kunden Io und Calliope unterschreiben zuerst und dann
  • Casey und Jeanie, die beiden internen Gegenzeichner, also der dritte und vierte Unterzeichner.

Aktivieren Sie nach der Konfiguration der Vereinbarung das Kontrollkästchen Vorschau & Signaturfelder hinzufügen.

  • Der Schaltflächentext ändert sich von Senden zu Weiter, wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist.
  • Klicken Sie auf Weiter.
send_to_authoring

Das Dokument wird für kurze Zeit verarbeitet und rendert anschließend die Seite in der Authoring-Umgebung.

Oben finden Sie die Standardtools für die Feldausrichtung.

Auf der rechten Seite befindet sich die Liste der Empfänger und Feldabschnitte (mit einzelnen Feldtypen, die Sie auf das Dokument ziehen können).

Hier finden Sie eine detaillierte Beschreibung der Feldtypen.

Authoring-Übersicht.

In diesem Beispiel konzentrieren wir uns nur auf die Signaturfelder.

Am Ende des Beispielformulars werden Abschnitte zum Erfassen der Signaturinformationen beschrieben.

Das Schlüsselelement zum Platzieren von Feldern besteht darin, sicherzustellen, dass Sie die Felder dem richtigen Empfänger zuweisen. Klicken Sie dazu auf die Empfänger-Dropdown-Liste.

Alle Empfänger werden aufgelistet (in ihrer Signaturreihenfolge). Wählen Sie den ersten Empfänger aus.

  • Beachten Sie, dass sich neben jedem Empfänger ein eindeutiges farbiges Quadrat befindet. Diese Farbe ist in den Feldern enthalten, die diesem Empfänger zugewiesen wurden, sodass Sie leichter erkennen können, wie die Felder zugewiesen wurden.
  • Durch Auswahl eines Empfängers aus der Liste werden diese als Ziel für alle Felder markiert, die Sie anschließend platzieren.
  • Sobald ein Empfänger ausgewählt ist, wird die Liste auf die rechte Schiene reduziert.
  • Der „aktive“ Empfänger wird im Empfängerbereich angezeigt.
first_recipient

 

Klicken Sie auf den Abschnitt Signaturfelder, um die einzelnen Feldtypen anzuzeigen.

Klicken Sie auf den Signaturtyp, den Sie verwenden möchten, und ziehen Sie ihn auf das Dokument, in dem er platziert werden soll.

Ziehen Sie die untere rechte Ecke, um die Feldbreite und -höhe anzupassen.

drag_the_feild_intoplace

 

Entsprechend der Dokumentvorlage sollten wir auch den Namen (in Druckbuchstaben), den Titel und das Unterschriftsdatum erfassen. All diese Felder befinden sich im Abschnitt Unterzeichnerinfofelder.

Klicken Sie auf den Abschnitt Unterzeichnerinfofelder, um die einzelnen Felder anzuzeigen.

Ziehen Sie die entsprechenden Felder in die richtigen Zeilen und passen Sie die Größe an.

place_the_other_fields

 

Klicken Sie für alle Felder, die für den ersten Empfänger platziert werden, auf die Empfängerliste und wählen Sie den zweiten aus.

Beachten Sie beim Minimieren des Feldes, dass der zweite Empfänger im Empfängerbereich eindeutig als aktiv gekennzeichnet ist.

recipeint_2

 

Platzieren Sie bei aktivem zweiten Empfänger alle erforderlichen Felder wie zuvor.

Bei den Feldern sind zwei Dinge zu beachten:

  • Der Farbblock neben dem Empfänger wird in der oberen rechten Ecke aller Felder angezeigt.
  • Die Felder selbst sind hellgelb, während die dem vorherigen Empfänger zugewiesenen Felder hellgrau sind.
    • Die dem aktiven Empfänger zugewiesenen Felder werden immer auf diese Weise hervorgehoben. Alle anderen Felder sind deaktiviert.
recipient_2_fields

 

Wiederholen Sie diesen Vorgang für die beiden anderen Empfänger. Das endgültige Dokument sollte alle Felder mit ordnungsgemäßer Platzierung anzeigen.

authoring_four_signatures

 

Wenn Sie die Feldzuordnung eines Feldes manuell ändern müssen:

  • Doppelklicken Sie auf das Feld, um die Feldeigenschaften zu öffnen.
  • Ändern Sie den Wert im Feld Zugewiesen an auf den richtigen Empfänger.
  • Klicken Sie auf OK.
manually_change_fieldassignment

 

Wenn alle Felder korrekt platziert sind, klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche Senden. Die Vereinbarung wird an den ersten Empfänger gesendet.


Verwalten von Vereinbarungen

Die Seite Verwalten ist der Hub für alle Vereinbarungen, die auf Adobe Sign hochgeladen werden.

Der Einfachheit halber kann die Seite in drei Funktionsbereiche aufgeteilt werden:

A. Inhalt und Filter

B. Vereinbarungsliste

C. Vereinbarungswerkzeuge

Aufgeschlüsselte Darstellung der Seite „Verwalten“

Inhaltsfilter

Die Seite Verwalten verfügt über vier Inhalts-/Filteroptionen:

Ihre Vereinbarungen ist der Standarddatensatz für den Inhalt auf Ihrer Seite Verwalten:

  • Wenn Ihre Vereinbarungen ausgewählt ist, enthält der Seiteninhalt nur die Vereinbarungen, an denen Sie explizit beteiligt sind (als Absender, Unterzeichner, CC-Partei oder durch eine explizite Vereinbarungsfreigabe).
  • Bei Konten, die die Inhaltsfreigabe zwischen Benutzern konfigurieren, wird ein Dropdown-Pfeil neben Ihre Vereinbarungen angezeigt. Über diesen Pfeil können Sie ein Menü öffnen, in dem alle Benutzer und Gruppen angezeigt werden, die für das Benutzerkonto freigegeben wurden.
    • Wenn Sie einen Benutzer oder eine Gruppe auswählen, wird auf der Seite Verwalten der Datensatz angezeigt, an dem der Benutzer oder die Gruppe explizit beteiligt ist.

Es kann immer nur ein Benutzer-/Gruppendatensatz auf die Seite Verwalten geladen werden.

Inhaltsfilter auf der Seite „Verwalten“

Neben der linken Leiste finden Sie eine Liste der Vereinbarungsstatus sowie drei Vorlagentypen. 

Alle Inhalte in Ihrem Konto können in eine der folgenden Kategorien sortiert werden:

  • In Bearbeitung: Vereinbarungen, mit denen Sie verbunden sind und die noch den Signaturzyklus durchlaufen
  • Warten auf Sie: Vereinbarungen, bei denen Ihre Aufmerksamkeit gefragt ist
  • Abgeschlossen: Vereinbarungen, die den Signaturzyklus erfolgreich abgeschlossen haben
  • Abgebrochen: Vereinbarungen, die aufgegeben wurden Vereinbarungen können aus vier Gründen aufgegeben werden:
    • Der Absender storniert die Vereinbarung.
    • Der Empfänger lehnt seine Aktion ab.
    • Die Authentifizierung des Empfängers schlägt fehl.
    • Das System kann die Vereinbarung aus irgendeinem Grund nicht verarbeiten.
  • Abgelaufen: Vereinbarungen, die nicht bis zum Ende des Ablauftimers abgeschlossen werden
  • Entwurf: Teilweise konfigurierte Vereinbarungen – wurden noch nicht gesendet

Es gibt folgende Vorlagentypen:

  • Vorlagen: Dies sind die Vorlagen in der Dokumentbibliothek.
  • Webformulare: Webformulare sind Online-Formulare, die als URL-Links gesendet oder in Webseiten eingebettet werden können. Wenn Unterzeichner auf das Formular zugreifen, wird eine untergeordnete Vereinbarung aktiviert, um nur ihre Unterschrift auf ihrer eigenen eindeutigen Vereinbarung zu erfassen. (Beispiel: ein Registrierungsformular auf einer Webseite)
  • Mega Sign: Mit Mega Sign-Vorlagen kann der Absender ein Dokument mit einer Empfängerliste koppeln. Jeder Empfänger erhält seine eigene eindeutige Kopie der Vereinbarung, die er (und nur er) unterzeichnen muss. (Beispiel: Jährliche Schulung zur Spesenabrechnung)

Hinweis:

Wenn eine Suche durchgeführt wird, wird oben in der Spalte Status eine neue Option angezeigt: Alle.

Wenn Sie Alle auswählen, wird der gesamte Inhalt in einer Tabelle ohne Berücksichtigung des Status der Vereinbarung angezeigt.

Statusfilter auf der Seite „Verwalten“

Grenzen Sie den Datensatz auf der Seite „Verwalten“ mithilfe von Text oder durch Angabe eines Zeitrahmens ein. 

Bei der Textsuche werden Vereinbarungen herausgefiltert, die nicht mit der Zeichenfolge übereinstimmen, nach der Sie die meisten Metadatenfelder durchsuchen. Die folgenden Felder werden in die Suchparameter einbezogen:

  • Teilnehmername
  • E-Mail-Adresse
  • Teilnehmertitel
  • Unternehmen des Teilnehmers
  • Vereinbarungsname
  • Anmerkungen zur Vereinbarung
  • Nachricht der Vereinbarung
  • Persönliche Nachricht des Empfängers

Das Filtersymbol öffnet die Option zum Filtern des Datensatzes durch Auswahl eines Datumsbereichs:

  • Alle Daten
  • Letzte 24 Stunden
  • Letzte 7 Tage
  • Letzte 30 Tage
  • Die letzten 12 Monate
  • Benutzerdefinierter Datumsbereich

Hinweis:

Wenn ein Filter ausgewählt ist, wird neben dem Filtersymbol ein Tag angezeigt.  Nachdem der Datensatz zurückgegeben wurde, können Sie auf einen beliebigen Filter klicken, um das Tag zu entfernen.

Suchfilter auf der Seite „Verwalten“

Ein kurzer Hinweis zur Funktionsweise der Textsuche:

Wenn Sie zum Beispiel nach der Zeichenfolge: „Ein einfacher Fisch“ suchen,

  • wird durch die Anführungszeichen kein wortwörtlicher Zeichenfolgenwert angegeben.
  • Adobe Sign tokenisiert die Zeichenfolge, wobei Leerzeichen als Trennzeichen verwendet werden. Die Beispielzeichenfolge wird in drei Token unterteilt: Ein, einfach und Fisch.
  • Die Fallunterscheidung wird aus den Token entfernt.
  • Die Suche versucht dann, eine Volltext-Übereinstimmung für ein beliebiges Token in einem der abfragbaren Felder zu finden.
  • Der zurückgegebene Datensatz wird nach dem Datum der letzten Änderung sortiert, wobei der letzte Datensatz oben steht.

Wenn Sie als zusätzliche Option ausgeblendete Inhalte durchsuchen möchten, können Sie auf das Filtersymbol klicken.

  • Wenn die Option Ausgeblendete Inhalte durchsuchen ausgewählt ist, werden nur ausgeblendete Inhalte in den zurückgegebenen Datensatz aufgenommen.
Seite „Verwalten“ – Filter für ausgeblendete Inhalte


Vereinbarungsliste

In der Vertragsliste werden die einzelnen Vereinbarungen angezeigt, die den ausgewählten Inhalten entsprechen, und durch die bestehenden Filter eingegrenzt.

Jede Vereinbarung zeigt Folgendes an:

Empfänger: Der aktuelle Empfänger (wenn die Vereinbarung in Bearbeitung ist) oder der erste Empfänger (wenn die Vereinbarung abgeschlossen oder abgebrochen wurde oder abgelaufen ist).

  • Wenn der Name des Empfängers bekannt ist, wird er angezeigt. Wenn der Name des Empfängers unbekannt ist, wird die E-Mail des Empfängers angezeigt.

Absender: Der Absender der Vereinbarung.

Titel: Der Name der Vereinbarung.

Status: Der aktuelle Status der Vereinbarung in Bezug auf den Signaturzyklus. (Im folgenden Beispiel wird die Option Alle verwendet, sodass mehrere Status angezeigt werden.)

Geändert: Das Datum der letzten Änderung der Vereinbarung.

Vereinbarungsliste

Die Standardsortierreihenfolge für den Inhalt ist das Datum der letzten Änderung der Vereinbarungen.

Sie können jedoch auf jede Spaltenüberschrift klicken, um den Datensatz nach dem jeweiligen Wert zu sortieren.


Vereinbarungswerkzeuge

Die Vereinbarungswerkzeuge werden durch einmaliges Klicken auf eine Vereinbarung oder Vorlage angezeigt:

Vereinbarungswerkzeuge

Die rechte Leiste wird geöffnet und zeigt die Werkzeuge an, mit denen Sie auf die Vereinbarung (oder das Bibliotheksdokument/Webformular/Mega Sign) zugreifen oder das jeweilige Objekt bearbeiten können:

Anzeigen und signieren: Ist nur für Vereinbarungen verfügbar, die den Status Warten auf Sie aufweisen.

Vereinbarung/Vorlage/Webformular/Mega Sign öffnen: Öffnet das Objekt und zeigt eine vollständige Ansicht des Dokuments an.

  • Bei Vereinbarungen wird der aktuelle Status der Vereinbarung angezeigt, wo immer sie sich im Signaturzyklus befinden.
  • Bei Vorlagen werden die Basisdokumente angezeigt, die zum Erstellen der Vorlage verwendet wurden.

Vorlage verwenden: Nur Vorlagen (Bibliotheksdokumente).  Mit dieser Option wird eine neue Vereinbarung mit der bereits angehängten Vorlage gestartet.

Code abrufen: Nur Webformulare. Mit dieser Option wird eine Seite geöffnet, auf der der Benutzer den HTML- oder Skriptcode für das Webformular kopieren kann.

Vorlage/Webformular bearbeiten: Ermöglicht dem Benutzer die Bearbeitung der Vorlage.

Erinnerung: Ermöglicht dem Benutzer, eine Erinnerung für den aktuellen Empfänger festzulegen.

Abbrechen: Die Vereinbarung wird storniert.

PDF herunterladen: Lädt eine PDF-Kopie der Vereinbarung in ihrem aktuellen Status herunter.

  • Übergeordnete Vorlagen laden eine PDF-Kopie der Originaldokumente herunter, die zum Erstellen der Vorlage verwendet wurden.

Audit-Bericht herunterladen: Lädt den Audit-Bericht für die Vereinbarung herunter.

Formularfelddaten herunterladen: Lädt eine CSV-Datei des Feldinhalts für eine abgeschlossene Vereinbarung herunter.

  • Übergeordnete Vorlagenobjekte laden eine CSV-Datei mit dem Inhalt auf Feldebene für alle untergeordneten Vereinbarungen herunter, die abgeschlossen wurden.

Vereinbarung ändern: Ermöglicht dem Benutzer, die Dokumente einer Vereinbarung und/oder die Felder im Dokument zu bearbeiten.

  • Diese Option ist nur verfügbar, bis der erste Empfänger seine Aktion ausgeführt hat.

Löschen: Nur Vorlagen (Bibliotheksdokumente). Löscht die Vorlage aus dem System. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Vereinbarung/Webformular/Mega Sign ausblenden: Zeigt das Objekt nicht mehr in der Benutzeransicht an.  Bei dieser Aktion wird das Objekt nur aus der Ansicht entfernt; es werden keine anderen Aktionen ausgeführt.

Freigeben: Ermöglicht dem Benutzer, das Objekt explizit für einen anderen Benutzer freizugeben.  Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Notizen: Ermöglicht dem Benutzer, persönliche Notizen zum Objekt hinzuzufügen.

Einzelne Dateien herunterladen: Ermöglicht dem Benutzer, einzelne Dateien herunterzuladen, falls mehrere Dateien zum Erstellen der Vereinbarung/Vorlage verwendet wurden.

Aktivitätsbericht anzeigen: Nur Mega Sign. Diese Option erstellt eine Zusammenfassung des Mega Sign-Fortschritts und unterteilt die Empfängerliste in Kategorien, die dem Signaturstatus der Vereinbarung entsprechen.

Aktuellen Empfänger ersetzen: Nur verfügbar für Vereinbarungen, die der Benutzer gesendet hat. Ermöglicht dem Benutzer, den aktuellen Empfänger für eine Vereinbarung zu ersetzen.

Aktivität: Eine laufende Liste der Ereignisse, die in Bezug auf die Vereinbarung stattgefunden haben, von der Erstellung über die Protokollierung der Aktivitäten jedes Empfängers bis hin zum Abschluss mit dem Status „Abgeschlossen“, „Abgebrochen“ oder „Abgelaufen“.


Unterschreiben des Dokuments

Das Unterschreiben des Dokuments ist für den Empfänger ein schneller Vorgang.

Er benötigt kein Konto und muss sich für nichts anmelden. 

Die Anfrage zur Unterzeichnung einer Vereinbarung wird an die E-Mail-Box mit einem Link zum Dokument gesendet.

Der Signaturprozess ist einfach:

  • Klicken Sie auf den Link in der E-Mail.
  • Klicken Sie auf das Signaturfeld.
  • Geben Sie Ihren Namen ein.
  • Klicken Sie auf Anwenden.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Hier signieren.

Hier ist ein kurzes Video zum Signaturprozess

Signatur anwenden.


Transaktionslimits/Aktualisierung

Die Integration von Adobe Sign für Dropbox steht allen Ebenen des Adobe Sign-Services offen.

Wenn Sie sich mit einem registrierten Benutzer in einem kostenpflichtigen Konto verbinden, sind Ihre Transaktionslimits dieselben wie bei direkter Anmeldung über die Website.

Neue Benutzer, die ein kostenloses Konto einrichten, sollten in der Zeile „Kostenlos“ der Tabelle Transaktionslimits nachsehen.

Kostenlose Benutzer unterliegen auch einer „harten Obergrenze“ für die Anzahl der Transaktionen, die sie senden können. Dies ist derzeit auf fünf Transaktionen in einem 30-Tage-Fenster beschränkt.

Im Laufe der Zeit liegen die Vereinbarungen außerhalb des 30-Tage-Zeitfensters, sodass Sie zusätzliche Vereinbarungen senden können.

  • Ein blaues Banner oben rechts auf der Seite Senden zeigt an, wie viele Transaktionen verfügbar sind.

Transaktionen werden verbraucht, wenn Sie eine Vereinbarung Senden.

  • Vereinbarungsentwürfe wurden noch nicht gesendet und zählen daher nicht
  • Stornierte Vereinbarungen wurden gesendet und zählen somit.
  • Alle gesendeten Transaktionen zählen, unabhängig davon, ob die Vereinbarung über DropBox oder die Adobe-Website gesendet wurde.
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