Flux de production de création de formulaires PDF accessibles

A un niveau supérieur, la procédure de création de fichiers PDF accessibles se divise en quelques étapes simples :

  1. Envisagez d’intégrer des fonctions d’accessibilité dans un document avant de le convertir au format PDF.
  2. Le cas échéant, ajoutez des descriptions et des champs de formulaire à remplir, et pensez à définir l’ordre de tabulation.
  3. Intégrez d’autres fonctions d’accessibilité dans le document PDF.
  4. Balisez le document PDF.
  5. Procédez à une évaluation du PDF et réparez les problèmes de balisage.

L’ordre des étapes de cette procédure convient à la plupart des besoins. Vous pouvez toutefois effectuer les tâches dans un ordre différent ou répéter certaines étapes. Dans tous les cas, commencez par examiner le document, déterminez l’objectif qu’il sert et utilisez cette analyse pour identifier le flux de production à appliquer.

Ressources supplémentaires

Pour plus d’informations sur la création de fichiers PDF accessibles, reportez-vous aux ressources suivantes :

Envisagez d’intégrer des fonctions d’accessibilité dans un document avant de le convertir au format PDF

Dans la mesure du possible, pensez à intégrer des fonctions d’accessibilité dès la phase de création des fichiers source dans l’application d’origine (application de traitement de texte ou de mise en page, par exemple).

Parmi les tâches standard à effectuer dans l’application de création, citons l’ajout d’un texte de remplacement pour les images, l’optimisation des tableaux et l’application de styles de paragraphe ou d’autres fonctions de structure de document pouvant être converties en balises. Pour plus d’informations, voir la section Création d’un document PDF balisé à partir d’une application source.

Ajoutez des descriptions et des champs de formulaire à remplir, et définissez l’ordre de tabulation

Si le document PDF comprend des champs de formulaire, choisissez Outils > Accessibilité > Exécuter la reconnaissance des champs de formulaire afin de détecter les champs et de les rendre interactifs (disponibles pour le remplissage).

Utilisez les outils de formulaire pour créer des champs à remplir, tels que des boutons, des cases à cocher, des menus déroulants et des zones de texte. Lors de la création d’un champ, tapez une description dans la zone Info-bulle de la boîte de dialogue des propriétés de ce champ. Les lecteurs d’écran lisent ce texte à haute voix à l’utilisateur. Pour plus d’informations, voir la section Création de champs de formulaire.

Remarque :

Vous pouvez également utiliser l’outil Retouche de l’ordre de lecture dans Acrobat Professional pour ajouter des descriptions aux champs de formulaire.

Pour plus de détails sur la configuration de l’ordre de tabulation sur la structure du document, voir la section Définition du mode de navigation dans les champs de formulaire.

Intégrez d’autres fonctions d’accessibilité dans le document PDF

Dans Acrobat Pro, cette étape comprend plusieurs tâches : définir la langue du document, vérifier que les paramètres de protection n’ont pas d’incidence sur les lecteurs d’écran, créer des liens accessibles et ajouter des signets. Pour plus d’informations, voir Définition de la langue du document, Éviter que les paramètres de protection n’interfèrent avec les lecteurs d’écran, Ajout de liens accessibles et Signets.

Dans Acrobat Standard, cette étape comprend plusieurs tâches : définir la langue du document, vérifier que les paramètres de protection n’ont pas d’incidence sur les lecteurs d’écran et ajouter des signets. Pour plus d’informations, voir Définition de la langue du document, Éviter que les paramètres de protection n’interfèrent avec les lecteurs d’écran et Signets.

Balisez le document PDF

Vous pouvez améliorer l’accessibilité d’un fichier PDF en lui ajoutant des balises dans Acrobat. Si le document PDF ne contient pas de balises, Acrobat tente de le baliser automatiquement lorsque l’utilisateur lit ou redistribue son contenu, mais les résultats peuvent se révéler décevants. Dans le cas d’un document PDF balisé, l’arborescence logique envoie le contenu à un lecteur d’écran ou à un logiciel ou matériel d’assistance dans l’ordre approprié.

Afin d’optimiser les résultats, balisez les documents au moment de leur conversion au format PDF à partir de l’application de création. Il s’agit par exemple des applications Adobe FrameMaker®, Adobe InDesign®, Microsoft Word ou encore OpenOffice Writer. Si vous n’avez pas accès à l’application de création qui permettrait de générer un fichier PDF balisé, vous pouvez baliser le fichier à tout moment dans Acrobat.

Le balisage d’un document lors de sa conversion au format PDF nécessite une application de création prenant en charge cette fonction. A partir des styles de paragraphe et autres informations structurelles contenues dans le document source, l’application de création peut alors produire une arborescence logique. L’arborescence logique détermine un ordre de lecture précis et les niveaux de balises appropriés. Ce balisage est capable de mieux interpréter la structure de mises en page complexes (barres latérales incorporées, colonnes rapprochées, alignement de texte irrégulier, tableaux, etc.). Cette méthode de balisage permet également de baliser correctement les liens, les références croisées, les signets et le texte de remplacement (si disponible) inclus dans le fichier.

Pour baliser un document PDF dans Acrobat, choisissez Outils > Accessibilité > Ajouter des balises au document. Cette commande fonctionne avec n’importe quel document PDF non balisé (un document créé à l’aide de l’imprimante Adobe PDF, par exemple). Acrobat analyse le contenu du fichier PDF afin d’interpréter, pour chaque page, ses éléments, leur organisation hiérarchique et l’ordre de lecture souhaité. Il construit ensuite une arborescence de balises reflétant ces informations. Enfin, le logiciel crée des balises pour tous les liens, références croisées et signets ajoutés au document dans Acrobat.

La commande Ajouter des balises au document permet de baliser de manière appropriée la plupart des mises en page standard. Elle n’est toutefois pas toujours en mesure d’interpréter correctement la structure et l’ordre de lecture des éléments de page complexes. Ces éléments incluent les colonnes rapprochées, les textes alignés de manière irrégulière, les champs de formulaire à ne pas remplir et les tableaux sans bordure. L’utilisation de la commande Ajouter des balises au document pour baliser ce type de page peut entraîner une mauvaise combinaison des éléments ou la désorganisation des balises. De telles irrégularités provoquent des problèmes d’ordre de lecture dans le fichier PDF.

A propos des filigranes et des lecteurs d’écran

Vous avez la possibilité d’ajouter un filigrane à un document PDF balisé sans l’inclure dans l’arborescence des balises. Cela peut s’avérer pratique pour les personnes se servant de lecteurs d’écran, car elles n’entendront pas la lecture du texte du filigrane en tant que contenu du document.

La méthode la plus pratique pour ajouter un filigrane qui ne gêne pas les lecteurs d’écran consiste à insérer un document PDF non balisé contenant le filigrane dans un PDF balisé.

Procédez à une évaluation du PDF et réparez les problèmes de balisage (Acrobat Pro)

Une fois le document PDF balisé créé, évaluez-le afin de détecter les éventuels problèmes d’ordre de lecture et erreurs de balisage ou d’accessibilité, que vous devez ensuite réparer.

Quelle que soit la méthode choisie pour baliser le fichier PDF, utilisez Acrobat pour retoucher le balisage et l’ordre de lecture des mises en page complexes ou des éléments de page inhabituels. Par exemple, la commande Ajouter des balises au document ne permet pas toujours de différencier les diagrammes d’instructions des éléments de page décoratifs tels que les bordures, les lignes ou les éléments d’arrière-plan. Elle peut, dans certains cas, baliser de manière erronée ces types d’éléments comme des illustrations. Elle est, en outre, susceptible de baliser par erreur les caractères graphiques insérés dans le texte (tels que les lettrines) comme des illustrations, au lieu de les inclure dans la balise représentant le reste du bloc de texte. De telles erreurs peuvent encombrer l’arborescence et compliquer l’ordre de lecture dont dépend la technologie d’assistance.

Si vous balisez un document à partir d’Acrobat, l’application génère un rapport d’erreurs une fois l’opération de balisage terminée. Ce rapport vous servira de guide dans la résolution des problèmes de balisage. Les outils Vérification complète ou Retouche de l’ordre de lecture vous permettent de détecter d’autres problèmes de balisage, d’ordre de lecture et d’accessibilité dans tout fichier PDF. Pour plus d’informations, voir Vérification de l’accessibilité avec l’outil Vérification complète et Vérification et correction de l’ordre de lecture.

Création d’un document PDF balisé à partir d’une page Web

L’accessibilité d’un document PDF que vous créez à partir d’une page Web dépend de celle de la source HTML sur laquelle il repose. Si, par exemple, la mise en page de la page Web repose sur des tableaux, le code HTML du tableau risque de ne pas être distribué selon l’ordre logique exigé par un document PDF balisé, même si le code HTML est suffisamment structuré pour afficher correctement tous les éléments dans un navigateur.

Selon la complexité de la page Web, vous pouvez apporter de nombreuses corrections dans Acrobat Pro à l’aide de l’outil Retouche de l’ordre de lecture ou en modifiant l’arborescence dans.

Pour obtenir les fichiers PDF les plus accessibles possibles à partir des pages Web que vous créez, commencez par définir un ordre de lecture logique dans leur code HTML. Pour optimiser les résultats, servez-vous des Directives d’accessibilité des contenus Web publiées par le consortium W3C (World Wide Web Consortium). Pour plus de détails, consultez les recommandations du site Web du W3C.

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Dans Acrobat, choisissez Fichier > Créer > PDF à partir d’une page Web, saisissez l’adresse de la page Web, puis cliquez sur Paramètres.

    • Dans Microsoft Internet Explorer, sur la barre d’outils Adobe PDF, cliquez sur la flèche pointant vers le bas du bouton Convertir et choisissez Préférences.

  2. Dans le panneau Générales, activez l’option Créer les balises PDF et cliquez sur OK.
  3. Le cas échéant, configurez d’autres options, puis cliquez sur Créer.

Création d’un document PDF balisé à partir d’une application source

Dans la plupart des cas, vous créez des fichiers PDF balisés dans une application de création (Adobe FrameMaker ®, Adobe InDesign ou Microsoft Word, par exemple). La création de balises dans l’application source entraîne, en général, de meilleurs résultats que l’ajout de balises dans Acrobat.

PDFMaker propose des paramètres de conversion permettant de créer des documents PDF balisés dans Microsoft Excel, PowerPoint et Word.

Pour plus de détails sur la création de fichiers PDF accessibles, voir http://www.adobe.com/fr/accessibility.

Pour plus de détails, consultez la documentation relative à l’application de création.

A propos des balises utilisées dans les fichiers PDF combinés

Vous avez la possibilité de combiner plusieurs fichiers provenant de diverses applications en une opération afin de créer un seul fichier PDF. Par exemple, vous pouvez combiner des fichiers de traitement de texte avec des présentations de diapositives, des feuilles de calcul et des pages Web. Choisissez Fichier > Créer > Combiner les fichiers en un seul fichier PDF.

Lors de la conversion, Acrobat ouvre chaque application de création, crée un fichier PDF balisé et assemble ces PDF dans un PDF balisé.

La procédure de conversion n’interprète pas toujours correctement la structure du document pour le fichier PDF combiné, car les fichiers source utilisent généralement des formats différents. Utilisez Acrobat Pro pour créer un fichier PDF accessible à partir de plusieurs documents.

Lorsque vous combinez plusieurs fichiers PDF en un seul fichier PDF balisé, il est judicieux de baliser à nouveau le document combiné. La combinaison de fichiers PDF balisés et non balisés produit un fichier PDF partiellement balisé, inaccessible pour les personnes souffrant de handicap. Certains utilisateurs, notamment ceux utilisant un lecteur d’écran, ne peuvent pas détecter les pages non balisées. Si vous souhaitez combiner une série de fichiers PDF mixtes (balisés et non balisés), balisez les fichiers non balisés avant de continuer. Si les documents PDF sont tous non balisés, ajoutez des balises au fichier PDF combiné après avoir inséré, remplacé et supprimé des pages.

Lors de la combinaison de pages par insertion, remplacement et suppression de pages, Acrobat accepte les balises existantes dans l’arborescence du fichier PDF consolidé de la manière suivante :

  • Lorsque vous insérez des pages dans un fichier PDF, Acrobat ajoute des balises (s’il y a lieu) pour les nouvelles pages à la fin de l’arborescence. Cet ordre est respecté même si vous insérez les nouvelles pages au début ou au milieu du document.

  • Lors du remplacement de pages dans un fichier PDF, Acrobat ajoute les balises (le cas échéant) des nouvelles pages à la fin de l’arborescence. Cet ordre est respecté même si vous remplacez des pages au début ou au milieu du document. Acrobat conserve les balises (le cas échéant) des pages remplacées.

  • Lors de la suppression de pages d’un fichier PDF, Acrobat conserve les balises (le cas échéant) des pages supprimées.

Les pages dont les balises sont mal classées dans l’arborescence logique peuvent poser des problèmes aux lecteurs d’écran. En effet, ces dispositifs lisent les balises dans l’ordre descendant de l’arborescence et, de ce fait, risquent de ne pas atteindre les balises d’une page insérée avant la fin de l’arborescence. Pour corriger ce problème, réorganisez l’arborescence à l’aide d’Acrobat Pro. Placez les grands groupes de balises dans le même ordre de lecture que les pages elles-mêmes. Pour éviter cette étape, pensez à insérer les pages à la fin du fichier PDF, en constituant le document du début à la fin en séquence. Par exemple, si vous créez la page de titre au format PDF séparément du contenu, ajoutez le fichier PDF du contenu au fichier PDF de la page de titre, même si le fichier du contenu est plus volumineux. Cette méthode permet de placer les balises du contenu à la suite des balises de la page de titre. Il n’est pas nécessaire de réorganiser les balises ultérieurement dans Acrobat Pro.

Les balises d’une page supprimée ou remplacée ne sont connectées à aucun contenu dans le document. Pour l’essentiel, elles constituent de grandes sections de balises vides dans l’arborescence. Ces balises superflues augmentent la taille du document, ralentissent les lecteurs d’écran et peuvent entraîner l’affichage de résultats confus par ces derniers. Pour des résultats optimaux, réservez le balisage pour la fin du processus de conversion. Pour retirer de l’arborescence les balises correspondant aux pages supprimées, utilisez Acrobat Pro.

Pour plus d’informations, voir la section Création de fichiers PDF fusionnés.

A propos des outils de création de formulaires PDF accessibles

Adobe propose plusieurs outils de création de formulaires PDF accessibles :

Acrobat Professional, Acrobat Standard

Utilisez l’une de ces applications pour ouvrir (à l’exception des formulaires PDF créés à partir d’Adobe Designer) des formulaires PDF balisés ou non afin d’y insérer des champs, tels que des zones de texte, des cases à cocher et des boutons. Utilisez les autres outils de l’application pour rendre les formulaires accessibles. Ajoutez des descriptions pour les champs de formulaires, balisez les formulaires non balisés, manipulez les balises et effectuez d’autres tâches d’accessibilité PDF.

Applications de création

La plupart des applications de création permettant de concevoir des formulaires ne conservent pas les champs disponibles pour le remplissage après la conversion du fichier au format PDF. Utilisez les outils de formulaire d’Acrobat Pro pour ajouter les champs de formulaire à remplir. De plus, si vous balisez le formulaire lors de la conversion au format PDF, l’application de création peut générer des balises inappropriées pour les libellés des champs. Dans un formulaire complexe, par exemple, les libellés de tous les champs peuvent être réunis sur une seule ligne. Les lecteurs d’écran ne sont pas en mesure d’interpréter ces champs en tant que libellés individuels. Les problèmes d’ordre de lecture de ce type peuvent nécessiter un temps de correction considérable dans Acrobat Pro. Dans ce cas, il est parfois plus judicieux de générer un formulaire PDF non balisé à partir de l’application de création. Vous pouvez alors utiliser l’outil Formulaires d’Acrobat Pro pour insérer des champs à remplir avant de baliser le document complet. Certains formulaires sont suffisamment simples pour vous permettre de produire un fichier PDF balisé à partir de l’application de création. Dans ce cas, effectuez quelques retouches dans Acrobat Pro après avoir ajouté les champs de formulaire à remplir.

Flux de travail de création de formulaires PDF accessibles

Dans Acrobat, vous pouvez ouvrir des formulaires PDF balisés et non balisés, insérer des champs à remplir, ajouter des descriptions de champs et du texte de remplacement, définir l’ordre de tabulation et baliser les formulaires (si cela n’est pas encore fait). Vous avez par ailleurs la possibilité de modifier les balises d’un formulaire PDF balisé à l’aide de l’outil Retouche de l’ordre de lecture ou de l’arborescence des balises.

Concevez le formulaire pour l’accessibilité.

Les formulaires sont souvent dotés d’une mise en page relativement complexe par rapport aux documents conçus selon une structure simple, avec disposition du contenu sur une colonne. Le taux de réussite d’une application dans l’analyse et le balisage d’un formulaire dépend largement du formatage et de la disposition d’origine du document, ainsi que des types de champs utilisés.

Lors de la conception d’un formulaire, pensez à y inclure des en-têtes, des instructions et des champs dans lesquels les utilisateurs pourront saisir des données. Vous devez au moins attribuer un libellé à chaque champ. Prévoyez également de fournir des instructions pour les champs qui en ont besoin. Faites appel aux outils de dessin pour tracer des lignes et des zones. N’utilisez pas de caractères, tels que les traits de soulignement et les barres verticales, car ces caractères textuels peuvent être source de confusions pour les lecteurs d’écran.

L’ajout de descriptions aux champs de formulaire permet aux lecteurs d’écran d’identifier les champs pour les utilisateurs. Les utilisateurs entendent la description du champ lue à haute voix lorsqu’ils sélectionnent un champ par tabulation. Rédigez des descriptions courtes mais complètes. Par exemple, la description « Prénom » convient parfaitement pour un champ de prénom. N’utilisez pas d’instructions (telles que « Tapez votre prénom ») comme description.

Définissez et testez l’ordre de tabulation d’un formulaire.

L’ordre de tabulation des champs de formulaire permet aux personnes atteintes de déficiences de se servir d’un clavier pour passer d’un champ à l’autre selon un ordre logique. Dans les formulaires PDF, définissez l’ordre de tabulation sur Utiliser la structure du document. Vous pouvez tester l’ordre de tabulation d’un formulaire à l’aide des commandes clavier suivantes :

  • Tabulation pour activer le champ suivant

  • Maj+Tabulation pour activer le champ précédent

  • Barre d’espacement pour sélectionner des options

  • Touches fléchées pour sélectionner des options sous forme de boutons radio ou d’éléments dans une liste

Balisez le formulaire PDF et corrigez les problèmes afférents.

Si le formulaire PDF est déjà balisé, activez l’outil Retouche de l’ordre de lecture d’Acrobat pour baliser un champ. Cet outil vous permet également de corriger les problèmes d’ordre de lecture des libellés de texte des champs de formulaire. Par exemple, il se peut que vous deviez fractionner en champs individuels des lignes de champs fusionnées.

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