Création d’un formulaire à partir d’un document existant

Vous pouvez convertir un document électronique existant (un document Word, Excel ou PDF, par exemple) ou numériser un document papier au format PDF. Acrobat ajoute automatiquement des champs interactifs au formulaire. Vous pouvez ensuite modifier le formulaire pour ajouter des champs spécialisés comme une liste déroulante, une zone de liste ou des boutons.

Types de champs de formulaire pouvant être ajoutés à un fichier PDF
Types de champs de formulaire pouvant être ajoutés à un fichier PDF

A. Champ de signature basé sur un certificat B. Zone de liste déroulante C. Champs de texte D. Barre de message automatique E. Cases à cocher F. Boutons radio G. Zone de liste H. Boutons 
  1. Dans le menu Créer de la barre d’outils, choisissez Créer le formulaire.

  2. Sélectionnez À partir du document existant et cliquez sur Suivant.

  3. Sélectionnez l’une des options suivantes :

    Utiliser le document actif

    Convertit le fichier PDF actuellement ouvert en formulaire interactif.

    Sélectionner un autre fichier

    Convertit un document électronique existant (Word, Excel ou PDF, par exemple) en formulaire PDF interactif. Cliquez sur Parcourir pour localiser le fichier.

    Numériser un formulaire papier

    Numérise un formulaire papier et le convertit en formulaire PDF interactif.

  4. Cliquez sur Continuer et suivez les instructions à l’écran.

    Acrobat crée le formulaire et l’ouvre en mode d’édition de formulaire. Le panneau Formulaires affiche les options de modification du formulaire. La barre d’outils contient des outils de champ de formulaire permettant l’ajout de champs supplémentaires.

  5. Passez en revue les champs de formulaire créés par Acrobat. Ajoutez des champs à l’aide des outils de champ de formulaire de la barre des tâches. Supprimez, redimensionnez ou organisez les champs selon vos besoins. Vous pouvez ajouter l’un des types de champs de formulaire suivants :

    Codes à barres

    Codez les données de champs sélectionnés et affichez-les sous forme de motif visuel pouvant être interprété par un logiciel ou un matériel de décodage (disponible séparément).

    Boutons

    Ils permettent d’apporter des modifications depuis l’ordinateur de l’utilisateur : ouverture d’un fichier, lecture d’un fichier son ou envoi de données à un serveur web. Ils peuvent être personnalisés avec des images, du texte et des modifications visuelles déclenchées par des actions de souris.

    Cases à cocher

    Elles proposent de sélectionner ou de désélectionner des éléments individuels. Si le formulaire contient plusieurs cases à cocher, l’utilisateur peut en général en sélectionner autant qu’il le souhaite.

    Champ de signature numérique

    Il permet d’apposer une signature électronique numérique sur un document PDF.

    Liste déroulante

    Elles permettent à l’utilisateur de choisir un élément dans un menu déroulant ou de saisir une valeur. vous pouvez définir une propriété de champ de formulaire permettant à l’utilisateur de saisir une valeur personnalisée.

    Zones de liste

    Elles affichent une liste d’options que l’utilisateur peut sélectionner. vous pouvez définir une propriété de champ de formulaire permettant à l’utilisateur de sélectionner plusieurs éléments dans la liste en maintenant la touche Maj enfoncée.

    Boutons radio

    Ils présentent un groupe de choix parmi lesquels l’utilisateur peut sélectionner un seul élément. Tous les boutons radio portant le même nom fonctionnent comme un groupe.

    Champs de texte

    Ils permettent de saisir du texte (nom, adresse, numéro de téléphone, etc.).

    Pour plus d’informations, voir Notions de base sur les champs de formulaire.

  6. Lorsque le formulaire vous convient, cliquez sur Fermer la fenêtre de modification.

Pour consulter un didacticiel vidéo sur la création de formulaires, regardez How to create PDF forms from existing documents (Comment créer des formulaires PDF à partir de documents existants, en anglais) : http://tv.adobe.com/watch/acrobat-xi-tips-tricks/how-to-create-new-pdf-forms-from-existing-documents/

Création de formulaires Adobe Sign

Vous pouvez convertir un formulaire existant en formulaire Adobe Sign ou effectuer facilement un glisser-déplacer de champs Adobe Sign sur un formulaire PDF. Vous pouvez envoyer le formulaire pour qu’il soit rempli et signé à l’aide du service Adobe Sign. Tous les champs ne peuvent pas être convertis en champs Adobe Sign (notamment les champs Zone de liste, Liste déroulante ou Bouton). Vous pouvez ajouter d’autres champs Adobe Sign à partir de la barre d’outils.

  1. Ouvrez le fichier PDF à convertir en formulaire Adobe Sign.

  2. Choisissez Outils > Formulaires > Modifier

  3. Si le système vous demande si vous voulez qu’Acrobat détecte automatiquement les champs de formulaire, cliquez sur Oui.

  4. Lorsque vous êtes averti que vous passez en mode de modification du formulaire, cliquez sur OK.

  5. Dans le panneau Formulaires qui s’ouvre, choisissez Tâches > Convertir en formulaire Adobe Sign.

  6. Lorsque vous êtes averti qu’Acrobat supprime les champs de formulaire qui ne sont pas pris en charge par Adobe Sign, cliquez sur Suivant, puis, dans l’alerte suivante, cliquez sur OK.

  7. Pour ajouter un champ au formulaire, sélectionnez son icône dans la barre des tâches. Placez le pointeur à l’endroit où vous voulez insérer le champ, puis cliquez pour l’insérer.

  8. Attribuez un nom au champ et indiquez qui doit le renseigner ou le signer. Pour définir ses propriétés, comme la couleur de la bordure, le remplissage, la police et la taille des caractères, cliquez deux fois sur le champ.

    Propriétés des champs de formulaire
    Lorsque vous placez d’abord un champ Adobe Sign, vous pouvez lui attribuer un nom et spécifier qui doit le signer ou le renseigner.

  9. Lorsque le formulaire est terminé, cliquez sur Fermer la fenêtre de modification dans la barre des tâches.

  10. Pour transférer le formulaire vers Adobe Sign, choisissez Signer > Demander à des tiers de signer > Envoyer pour signature.

  11. Lorsque le message « Le document a été transféré vers Adobe Sign » s’affiche, cliquez sur Accéder à Adobe Sign pour continuer. Lorsque le site Web d’Adobe Sign s’ouvre, suivez les instructions qui s’affichent à l’écran.

Ajout de champs spécialisés Adobe Sign

Vous pouvez créer des champs Adobe Sign spécialisés, comme des listes déroulantes ou des champs qui valident les données ou les limitent à des valeurs spécifiques. Vous atribuez u nom au champ à l’aide d’une balise de texte spéciale. La syntaxe de la balise comprend toutes les informations requises pour créer le champ. Les fonctions du champ ne sont pas affichées dans Acrobat. Adobe Sign utilise la balise de texte pour créer le champ après le transfert du formulaire sur le site Web Adobe Sign.

Vous pouvez entrer la balise de texte dans le champ Nom lorsque vous placez le champ. Vous pouvez éventuellement modifier son nom sous l’onglet Général de la boîte de dialogue Propriétés (cliquez deux fois sur le champ pour ouvrir ses propriétés). Pour obtenir la liste des balises de texte Adobe Sign, voir Utiliser des balises de texte pour créer des champs de formulaire. Lorsque vous insérez une balise de texte dans Acrobat, omettez les accolades qui entourent la balise : {{tag}}.

Autorisation d’enregistrer les données de formulaire pour les utilisateurs de Reader

En règle générale, les utilisateurs de Reader X et des versions antérieures ne peuvent pas enregistrer les copies des formulaires remplis. Vous pouvez toutefois étendre les droits d’un fichier PDF pour permettre à ces utilisateurs d’enregistrer les données de formulaire. Si vous disposez d’Acrobat Pro, vous pouvez inclure des fonctions supplémentaires pour les utilisateurs de Reader, comme l’ajout de texte à des formulaires non interactifs.

Remarque :

Contrairement aux versions antérieures de Reader, Reader XI comprend l’outil Ajouter du texte et la possibilité d’enregistrer les données d’un formulaire. dans Acrobat, les utilisateurs peuvent saisir des données dans des formulaires non remplissables, ajouter des commentaires et signer numériquement un fichier PDF sans avoir de droits spéciaux.

  1. Ouvrez un document PDF simple ou prévisualisez un composant PDF d’un porte-documents PDF.

  2. Si vous modifiez le formulaire, cliquez sur Fermer la fenêtre de modification des formulaires dans le panneau de tâches Formulaires.

  3. Choisissez Fichier > Enregistrer sous un autre > Fichier PDF étendu Reader, puis sélectionnez l’une des options suivantes :

    Activer l’ajout de texte dans les fichiers PDF (qui ne sont pas des formulaires PDF)

    (Acrobat Pro) Permet aux utilisateurs d’ajouter du texte dans un fichier PDF ou un formulaire plat non remplissable (pour les versions antérieures de Reader).

    Commentaires et mesure

    (Acrobat Pro) Permet aux utilisateurs d’ajouter des commentaires ou d’accéder aux outils Données d’objet, Mesures et Géomatique.

    Activer les fonctions supplémentaires (comprend le remplissage et l’enregistrement des formulaires)

    Permet aux utilisateurs d’enregistrer les données qu’ils ont saisies dans des formulaires interactifs ou à remplir.

Restrictions relatives à l’enregistrement local de formulaires remplis

Les applications Acrobat Standard et Acrobat Pro permettent aux utilisateurs d’Adobe Reader 8 ou version ultérieure de remplir et d’enregistrer des formulaires PDF localement. L’utilisation de la fonctionnalité des extensions Reader pour l’enregistrement local de formulaires PDF (appelés documents étendus) est limitée de deux façons :

Nombre de documents étendus déployés

Un utilisateur d’Acrobat Standard ou d’Acrobat Pro peut envoyer un document étendu à remplir à un nombre illimité de destinataires. Par exemple, un utilisateur d’Acrobat peut publier un modèle de formulaire vide sur une page Web qui autorise les utilisateurs à remplir et à enregistrer des formulaires PDF localement. Un nombre restreint de personnes peut accéder au modèle. Cependant, l’utilisateur d’Acrobat ne peut collecter plus de 500 formulaires réponse remplis. Cette restriction comprend à la fois les copies papier (envoi de formulaire papier) et les copies électroniques du formulaire rempli.

Nombre de destinataires du document étendu

Un utilisateur d’Acrobat Standard ou d’Acrobat Pro peut envoyer un document étendu à un maximum de 500 destinataires distincts. Par exemple, un utilisateur d’Acrobat fait partie d’une organisation comptant un maximum de 500 personnes. L’utilisateur d’Acrobat peut envoyer un nombre restreint de copies du document étendu à ces 500 destinataires et collecter un nombre illimité de formulaires réponse remplis.

Ces deux restrictions s’appliquent par entité/société et plusieurs utilisateurs au sein d’une entité ne peuvent pas abuser de cette fonction. L’obtention de licences supplémentaires d’Acrobat ne diminue pas les restrictions susmentionnées. Par exemple, cinq utilisateurs d’Acrobat Standard 9 au sein d’une même société ne peuvent pas envoyer le même document étendu afin de recevoir et d’extraire des données conjointement plus de 500 fois.

Les applications Acrobat Standard et Acrobat Pro comprennent une technologie permettant d’activer des documents PDF avec certaines fonctions à l’aide d’informations d’identification numériques. Ces informations d’identification numériques se trouvent dans le logiciel ("Clé"). Vous consentez à n’accéder en aucun cas, ni tenter d’accéder à la Clé ou à l’activer, la contrôler ou la supprimer.

Ajout de scripts JavaScript à des formulaires

Le langage JavaScript permet de créer des pages web interactives. Adobe a amélioré les fonctionnalités JavaScript de sorte que vous puissiez intégrer plus facilement des fonctions interactives dans les formulaires PDF. Parmi les utilisations répandues des scripts JavaScript dans les formulaires Acrobat, citons le formatage, le calcul et la validation de données, ainsi que l’attribution d’une action. Vous pouvez également configurer des formulaires Adobe PDF de sorte qu’ils se connectent directement à des bases de données via ODBC (sous Windows uniquement).

Remarque :

Lors de la création de formulaires dynamiques, gardez à l’esprit qu’Adobe Reader ne prend pas en charge les scripts JavaScript personnalisé. Pour que le formulaire fonctionne correctement dans Reader, il faut ajouter au document PDF des droits d’utilisation supplémentaires.

Ressources supplémentaires

Pour plus d’informations sur Acrobat JavaScript, reportez-vous aux ressources suivantes :

Diffusion (envoi) de formulaires à des destinataires

Diffusion de formulaires web ou PDF

Une fois que vous avez créé un formulaire, vous pouvez choisir comment l’envoyer aux destinataires.

  1. Choisissez Outils > Formulaires > Diffuser.

  2. Une série de messages peut s’afficher, en fonction des conditions détectées dans le formulaire par Acrobat. Suivez les instructions affichées à l’écran et enregistrez le formulaire.
  3. Choisissez une méthode de recueil et de diffusion :

    Adresse de messagerie

    Recueillez les réponses dans votre boîte de réception de messagerie électronique.

    Serveur interne

    Distribuez et recueillez les réponses sur un serveur interne tel qu’un dossier SharePoint ou réseau. Pour plus d’informations, voir Désignation d’un serveur.

    Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Choix d’une option de diffusion pour les révisions et formulaires.

  4. Cliquez sur Continuer et suivez les instructions à l’écran pour diffuser le formulaire.

  5. Si vous choisissez de recueillir les réponses dans votre boîte de réception de messagerie électronique, effectuez l’une des opérations suivantes :

Remarque :

si vous ne connaissez pas l’adresse électronique des destinataires, entrez la vôtre. Le système vous envoie un lien menant au formulaire, lien que vous pouvez transmettre aux destinataires voulus.

Distribution de formulaires Adobe Sign

Une fois un formulaire Adobe Sign créé, vous pouvez utiliser le service Adobe Sign pour l’envoyer aux destinataires en vue de son remplissage et de sa signature.

  1. Si le formulaire est en mode de modification, cliquez sur Fermer la fenêtre de modification dans la barre des tâches.

  2. Enregistrez le formulaire si nécessaire.

  3. Pour transférer le formulaire vers Adobe Sign, choisissez Signer > Demander à des tiers de signer > Envoyer pour signature.

  4. Lorsque le message « Le document a été transféré vers Adobe Sign » s’affiche, cliquez sur Accéder à Adobe Sign pour continuer.

  5. Lorsque le site Web d’Adobe Sign s’ouvre, suivez les instructions qui s’affichent à l’écran.

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