Calcul de la date d'envoi

Vous pouvez également définir une formule pour envoyer le message à chaque destinataire à une date et à une heure précises.

Personnalisation de la formule de date

Par exemple, vous pouvez utiliser l'optimisation de l'heure d'envoi lors de l'installation d'une nouvelle plate-forme.

Lorsque d'importants volumes d'emails sont envoyés de façon soudaine, les Fournisseurs d'accès Internet (FAI) se méfient des adresses IP non reconnues et classent souvent ces messages dans le courrier indésirable. Si d'importants volumes d'emails sont envoyés de façon soudaine, les FAI les classent souvent en indésirables.

Pour éviter d'être bloqué par les FAI, vous pouvez augmenter progressivement les volumes envoyés en les répartissant sur plusieurs périodes. Cela devrait vous assurer une phase de démarrage en douceur tout en réduisant le taux d'adresses invalides.

Par exemple, vous pouvez segmenter aléatoirement la cible de votre message pour envoyer votre diffusion à cinq lots de destinataires. Vous enverrez ainsi un premier lot à 10 % de vos destinataires le 1er juin à 10 heures, puis un deuxième lot 24 heures plus tard à 15 % de vos destinataires, et ainsi de suite.

Ce processus peut être planifié à l'aide d'un workflow.

send-time_opt_workflow1
  1. Accédez à la liste des activités marketing et créez un workflow. Voir à ce propos la section Créer un workflow.

  2. Placez une activité Requête dans votre workflow, puis ouvrez-la. Consultez la section Requête.

  3. Choisissez une audience, par exemple tous vos clients Gold et cliquez sur Confirmer pour enregistrer la requête.

  4. Placez une activité Segmentation dans votre workflow, puis ouvrez-la. Consultez la section Segmentation.

  5. Définissez cinq segments. Pour chaque segment :

    • Remplissez le champ Code segment : saisissez manuellement la date et l'heure d'envoi du message.

      Par exemple, si vous voulez envoyer le premier groupe le 1er juin à 10 heures GMT+1, le format doit être le suivant : AAAA-MM-JJ hh:mm:ss+tz.

      send-time_opt_segment_configuration

      Pour envoyer le deuxième lot le jour suivant, saisissez 2017-06-02 10:00:00+01 pour le deuxième segment.

      Pour les segments restants, définissez les lots comme ceci :

      • 03/06/2017 10:00:00+01

      • 04/06/2017 10:00:00+01

      • 05/06/2017 10:00:00+01

    • Veillez à sélectionner l'option Limiter la population de ce segment.

      Dans l'onglet Limitation, sélectionnez Tirage aléatoire et saisissez le pourcentage souhaité pour chaque segment : 10 pour le premier groupe, 15 pour le deuxième, etc.

      send-time_opt_segment_limitation
  6. Une fois que tous les segments ont été définis, sélectionnez Générer tous les segments dans une même transition et cliquez sur Confirmer.

    send-time_opt_segment_dates
  7. Placez une activité Diffusion Email dans votre workflow, puis ouvrez-la. Consultez la section Diffusion Email.

  8. Cliquez sur la section Planning d'envoi dans le tableau de bord de l'email et sélectionnez Envoi automatique à la date définie ci-dessous.

  9. Dans le champ Démarrer l'envoi le, définissez une date de contact.

  10. Dans le menu déroulant d'optimisation de l'heure d'envoi, sélectionnez Envoyer à une date personnalisée définie par une formule.

  11. Cliquez sur le bouton Editer une expression du champ Formule de date personnalisée.

    send-time_opt_formula_define
  12. Créez l'expression ci-après à l'aide de la fonction ToDateTime et du champ Code segment. Vous pouvez également saisir directement l'expression. Veillez toutefois à utiliser la syntaxe et l'orthographe corrects.

    ToDateTime([targetData/@segmentCode])

    La fonction ToDateTime transforme le code segment d'une chaîne de texte en valeur de date et heure.

    Validez l'expression pour revenir à l'écran précédent.

    send-time_opt_formula_define_segment

    Dans la fenêtre Planning d'envoi, la formule de la date personnalisée est affichée comme suit :

    ToDateTime([targetData/@segmentCode])
    send-time_opt_custom_formula
  13. Confirmez le planning, sauvegardez votre diffusion et exécutez le workflow.

La diffusion sera envoyée progressivement à tous les destinataires ciblés sur une période de cinq jours.

Remarque :

Lors de la confirmation de l'envoi, assurez-vous que toutes les dates sont dans le futur. Sinon, les messages seront envoyés dès que l'envoi aura été confirmé.

A partir d'une expression

L'optimisation de l'heure d'envoi est également utile pour les campagnes impliquant un centre d'appel. Elle permet de garantir que tous les messages ne seront pas reçus en même temps. Votre entreprise peut ainsi traiter le nombre d'appels en fonction de sa capacité.

Par exemple, vous voulez envoyer un email invitant vos clients à contacter un centre d'appel afin de bénéficier d'une offre promotionnelle. Pour éviter de surcharger le centre d'appel, vous décidez de segmenter aléatoirement la cible de votre message pour envoyer vos emails en quatre lots.

Ce processus peut être planifié à l'aide d'un workflow.

send-time_opt_workflow2
  1. Accédez à la liste des activités marketing et créez un workflow. Voir à ce propos la section Créer un workflow.

  2. Placez une activité Requête dans votre workflow, puis ouvrez-la. Consultez la section Requête.

  3. Choisissez une audience, par exemple les profils âgés de plus de 35 ans, et cliquez sur Confirmer pour enregistrer la requête.

  4. Placez une activité Segmentation dans votre workflow, puis ouvrez-la. Consultez la section Segmentation.

  5. Définissez quatre segments. Pour chaque segment :

    • Définissez les codes segment comme suit :

      • 8 heures - 10 heures : 0. Le message sera envoyé au premier quart de la population cible à 8 heures (date de contact).

      • 10 heures - 12 heures : 2. Le message sera envoyé au deuxième quart de la population cible à 10 heures (date de contact + 2 heures).

      • 14 heures - 16 heures : 6. Le centre d'appel étant fermé entre 12 heures et 14 heures, le message sera envoyé au troisième quart de la population cible à 14 heures (date de contact + 6 heures).

      • 16 heures - 18 heures : 8. Le message sera envoyé au dernier quart de la population cible à 16 heures (date de contact + 8 heures).

      Remarque :

      La date de contact sera définie dans l'activité de Diffusion Email ultérieurement dans le workflow.

    • Veillez à sélectionner l'option Limiter la population de ce segment.

    • Dans l'onglet Limitation, sélectionnez Tirage aléatoire et saisissez le pourcentage souhaité pour chaque segment : 25.

  6. Une fois que tous les segments ont été définis, sélectionnez Générer tous les segments dans une même transition et cliquez sur Confirmer.

    send-time_opt_segment
  7. Placez une activité Diffusion Email dans votre workflow, puis ouvrez-la. Consultez la section Diffusion Email.

  8. Cliquez sur la section Planning dans le tableau de bord de l'email.

  9. Sélectionnez Envoi automatique à la date définie ci-dessous.

  10. Dans le champ Démarrer l'envoi le, définissez une date de contact.

    Dans cet exemple, sélectionnez le 25 mai à 8 heures.

  11. Dans le menu déroulant d'optimisation de l'heure d'envoi, sélectionnez Envoyer à une date personnalisée définie par une formule et cliquez sur le bouton Editer une expression.

    send-time_opt_formula_expression
  12. Dans l'Editeur d'expression, paramétrez la date et les codes segment permettant de calculer les données pour chaque client.

    Dans la liste des fonctions, sélectionnez AddHours.

    send-time_opt_formula_expression_addhours

    Dans les champs disponibles, sélectionnez Diffusion actuelle > Déclenchement de la diffusion > Date de contact.

    send-time_opt_formula_expression_contact_date

    Vous pourrez ainsi récupérer la date et l'heure spécifiées dans le champ Démarrer l'envoi le.

    Dans la liste des fonctions, sélectionnez ToInteger. Dans les champs disponibles, sélectionnez Données additionnelles > Code segment.

    send-time_opt_formula_expression_segment_code

    Vous pourrez ainsi récupérer les chiffres indiqués dans les codes segment.

    Vous devriez obtenir la formule suivante :

    AddHours([currentDelivery/scheduling/@contactDate], ToInteger([targetData/@segmentCode]))
  13. Confirmez pour sauvegarder votre expression. Confirmez le planning, sauvegardez votre diffusion et exécutez le workflow.

  • Le premier segment recevra le message à la date de contact (le 25 mai à 8 heures).

  • Le deuxième segment recevra le message deux heures plus tard (le 25 mai à 10 heures).

  • Le troisième segment recevra le message six heures plus tard (le 25 mai à 14 heures).

  • Le quatrième segment recevra le message huit heures plus tard (le 25 mai à 16 heures).

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