Bienvenue dans le tout nouvel environnement Document Cloud – le nouvel accueil pour Adobe Sign, Envoyer pour signature et les outils PDF

En tant qu’utilisateur d’Adobe Acrobat ou de PDF Pack utilisant l’outil Envoyer poursignatureou d’Adobe Sign pour envoyer et gérer les accords, vous avez très probablement constaté que l’environnement avait été mis à jour. Ce nouvel environnement a été conçu en vue d’unifier l’intérêt que représente Adobe Document Cloud en ce qui a trait à vos besoins de documents, y compris les signatures électroniques, un tout nouveau service pour réviser en collaboration des documents et le partage de documents avec suivi.

La toute nouvelle interface utilisateur de Document Cloud a été repensée afin d’offrir une destination web unique pour la gestion de l’ensemble des activités liées à ces documents. D’ailleurs, la même interface et les mêmes conditions d’utilisation sont accessibles depuis Adobe Acrobat DC et Acrobat Reader Mobile afin que vous puissiez accéder à vos documents et activités depuis n’importe quel écran.

 

Nouveautés d’Adobe Sign

Même s’il peut sembler que les fonctions Adobe Sign ou Envoyer pour signature avec lesquelles vous êtes familier ne sont plus disponibles, nous tenons à vous rassurer sur le fait qu’elles existent toujours. Toutefois, l’emplacement d’outils tels que le suivi et la gestion des accords a changé.

Nous avons créé un guide afin de vous aider à vous familiariser avec ce tout nouvel environnement de Document Cloud.

Qu’est-il advenu de ma page Tableau de bord dans Adobe Sign ?

Dans l’environnement d’Adobe Document Cloud, les outils de fusion de documents et de gestion des PDF, de même que les activités de signature électronique, sont accessibles depuis une seule et même interface. Ceci signifie qu’il n’existe pas de tableau de bord dédié simplement aux signatures électroniques. Au lieu de cela, nous avons incorporé les mêmes outils et informations de signature électronique dans l’interface de Document Cloud.

Les fonctions suivantes, qui étaient précédemment disponibles dans le tableau de bord d’Adobe Sign, se trouvent désormais dans la nouvelle interface d’Adobe Document Cloud :

A. Envoyer de la bibliothèque

B. En attente de mon intervention

C. Événements récents

D. Remplir et signer

Tableau de bord d’Adobe Sign

A. Envoyer de la bibliothèque

Auparavant, les documents qui étaient enregistrés comme modèles dans Adobe Sign pouvaient être envoyés pour signature à l’aide du menu déroulant Envoyer de la bibliothèque sous Obtenir une signature.

Dans le nouvel environnement, vos modèles enregistrés peuvent être envoyés depuis deux emplacements différents.

  1. Choisissez un modèle enregistré depuis l’outil Envoyer pour signature.

    Dans l’écran d’accueil de Document Cloud, sélectionnez l’outil Envoyer pour signature parmi les icônes du démarrage rapide. Ceci déclenche le même processus d’envoi pour signature que celui avec lequel vous êtes familier.

    Outil Envoyer pour signature

    Pour utiliser un modèle, cliquez sur Ajouter des fichiers, puis sélectionnez Documents de bibliothèque pour afficher une liste de tous les modèles enregistrés. Après avoir sélectionné le modèle, continuez le processus d’envoi pour signature comme vous l’avez toujours fait.

    Choix d’un modèle dans la liste des documents de bibliothèque
  2. Choisissez un modèle enregistré depuis la page Partagés pour signature.

    Filtrage en fonction des accords ou des modèles
    1. Dans l’écran d’accueil de Document Cloud, cliquez sur Pour signature dans le panneau de gauche.
    2. Cliquez sur la flèche en regard de Signer les accords.
    3. Sélectionnez Signer les modèles.

    Vous disposez maintenant d’une liste des modèles enregistrés, que vous pouvez utiliser pour commencer un nouveau processus de signature.

B. En attente de mon intervention

Quand vous recevez un document exigeant une intervention de votre part (signature électronique, par exemple), il apparaît désormais aux emplacements suivants, plutôt que dans la zone En attente de mon intervention dans le tableau de bord précédent (section B dans l’image du tableau de bord) :

  1. Cartes Tâches à effectuer : dans Document Cloud, nous avons introduit un tout nouveau concept appelé « cartes Tâches à effectuer ». Ces cartes apparaissent dans l’écran d’accueil de Document Cloud et mettent immédiatement en évidence tous les points qui exigent votre attention. De là, vous pouvez facilement prévisualiser le document ou accomplir une action spécifique.

    Cartes Tâches à effectuer
  2. Menu Notifications : il s’agit d’un autre nouveau concept. Ce menu présente un flux de toutes les activités survenant sur vos documents, ainsi qu’une liste des documents qui ont été partagés avec vous. Quand vous êtes invité à signer un document, une nouvelle entrée apparaît automatiquement dans le menu Notifications.

    Menu Notifications
  3. Page Partagés pour signature : une liste de tous les accords partagés pour signature est également disponible dans la section Pour signature sous la liste Partagés. Vous pouvez facilement filtrer et trier cette liste par état, et savoir facilement sur quels documents partagés avec vous vous devez intervenir.

    Partagés pour signature

C. Événements récents

Les informations sur les documents envoyés pour signature qui apparaissaient dans la liste des événements récents dans le tableau de bord sont maintenant accessibles aux emplacements suivants :

  1. Menu Notifications : quand une activité a lieu sur les documents que vous avez envoyés pour signature électronique, le menu Notifications est mis à jour et il vous suffit de cliquer sur la notification pour afficher des informations supplémentaires.

    Panneau Notifications affichant des informations sur les événements récents
  2. Liste Récents dans l’écran d’accueil de Document Cloud : l’écran d’accueil de Document Cloud contient une liste de vos documents les plus récents, y compris des documents que vous avez envoyés à d’autres pour signature électronique. Pour consulter l’activité d’un événement, sélectionnez un élément en cochant la case à gauche du nom du document. La barre latérale à droite présente un affichage en contexte du document sélectionné. Vous pouvez alors cliquer sur le menu Activité pour afficher tous les événements liés à ce document.

    Liste des fichiers récents
  3. Page Partagés pour signature : cette page contient une liste de tous les documents que vous avez partagés avec d’autres pour signature ou des documents qui ont été partagés avec vous sur lesquels vous devez intervenir. À l’instar de la sélection d’un élément dans la liste des fichiers récents de l’écran d’accueil et de son affichage en contexte, vous pouvez, dans la page Partagés pour signature, sélectionner un élément et cliquer dans le menu Activité du panorama de contenu affiché dans la colonne à droite de l’écran.

    Panneau Activité

D. Remplir et signer

Autre outil d’Adobe Sign, l’outil Remplir et signer était lui aussi accessible dans le tableau de bord. Dans le tout nouvel environnement d’Adobe Document Cloud, cet outil reste disponible, mais vous le sélectionnez depuis le menu de démarrage rapide, en haut de l’écran d’accueil. De là, rien n’a vraiment changé, à l’exception d’un léger changement une fois que vous avez terminé de remplir le formulaire et y avez éventuellement ajouté une signature électronique.

Outil Remplir et signer

Avec l’outil Remplir et signer précédent, vous entriez l’adresse électronique du destinataire, à qui Adobe Sign envoyait par courrier électronique le PDF certifié rempli et signé. Dans le nouvel environnement, Document Cloud fournit un lien vers le PDF certifié, que vous pouvez partager avec n’importe quel destinataire.

Qu’est-il advenu de la page Gérer l’accord ?

La gestion des accords est un aspect important de l’utilisation d’Adobe Sign. Maintenant qu’il a été entièrement intégré à Adobe Document Cloud, nous avons simplifié la manière d’afficher les documents que vous avez envoyés pour signature ou que vous devez vous-même signer.

Les composants ci-après, qui étaient précédemment disponibles dans la page de gestion d’Adobe Sign, sont désormais accessibles sur la page Partagés pour signature.

A. Filtrage des accords

B. Utilisation des accords existants

C. Affichage des détails supplémentaires sur l’accord

Page Gérer les accords

A. Filtrage des accords

Auparavant, un menu déroulant en haut de la page de gestion d’Adobe Sign, permettait de filtrer les accords par état (En attente de ma signature, Brouillon, Émis pour signature, Signés, Terminés) et de rechercher des accords par nom de document ou par nom ou adresse électronique du destinataire.

La page Pour signature comprend des options de filtrage simplifiées qui permettent d’afficher uniquement les accords correspondant au filtre que vous avez choisi. En outre, la barre de recherche comprend les mêmes fonctions de recherche que celles qui étaient disponibles dans la précédente page de gestion, et permet de rechercher des accords par nom de document ou par nom ou adresse électronique du destinataire.

Filtrage par état

Par ailleurs, vous constaterez que plutôt que de segmenter tous les accords dans des lignes désignées par état de l’accord, tous les accords s’affichent maintenant dans une seule liste, avec des colonnes qui fournissent certaines informations telles que le nom, le nom du document, la date de sa dernière modification et son état. Cliquez sur les en-têtes de colonnes pour trier la liste des accords.

B. Utilisation des accords existants

Vous pouvez toujours sélectionner des accords individuels qui ont été envoyés pour signature afin d’accomplir ce qui suit :

  • Afficher l’activité de l’accord
  • Définir un rappel pour les destinataires ou vous-même
  • Annuler l’accord
  • Ajouter une note personnelle
  • Télécharger le journal d’audit

Pour ce faire, cliquez sur un accord dans la page Pour signature et sélectionnez une activité dans l’affichage en contexte à droite de l’écran.

Remarque : Vous pouvez également accéder aux activités relatives à un accord de l’affichage en contexte en sélectionnant cet accord dans la liste des documents récents de l’écran d’accueil.

Utilisation des accords existants

C. Affichage des détails supplémentaires sur l’accord

La précédente page de gestion présentait le nom du destinataire ainsi que le nom et l’état du document. Le nouvel environnement de Document Cloud contient toujours ces informations, mais vous devez tout d’abord sélectionner un accord sur la page Pour signature ou dans la liste des documents récents de l’écran d’accueil, puis afficher ses informations supplémentaires dans l’affichage en contexte à droite de l’écran.

Une miniature de l’accord apparaît en haut de l’écran et les noms des destinataires sont répertoriés dans la liste des participants. Vous pouvez également développer le menu Activité pour afficher tous les événements qui ont eu lieu sur l’accord.

Affichage des détails supplémentaires sur l’accord

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