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Flux de travaux de Correspondence Management

Le flux d’envoi de Correspondance Management se divise en quatre phases :

  1. Création d’un modèle
  2. Création de fragments de document
  3. Création de lettre
  4. Post-traitement

Création d’un modèle

Le graphique suivant illustre un flux de travaux type pour la création d’un modèle de correspondance.

Procédure de création d’un modèle de correspondance

Dans ce flux de travaux :

  1. Les concepteurs de formulaire créent des mises en page et des mises en page de fragments à l’aide d’Adobe Forms Designer et les téléchargent vers un référentiel CRX. Les mises en page contiennent des champs de formulaire classiques, des fonctions de mise en page (en-têtes et pieds de page, par exemple) et des « zones cibles » vides où placer du contenu. Les spécialistes d’applications interviennent ensuite pour mapper le contenu requis vers ces zones cible. En savoir plus sur la conception de la mise en page.
  2. Des experts spécialisés dans les services juridique, financier ou marketing créent et téléchargent du contenu tel que des clauses de protection légale ou des conditions générales, ainsi que des images, comme des logos, réutilisés dans divers modèles de correspondance. 
  3. Les spécialistes d’applications créent des modèles de correspondance. Le spécialiste d’application
    • Mappe des clauses et des images vers les zones cible des modèles de mise en page ;
    • définit les conditions et règles de l’inclusion de contenu ;
    • relie les champs et variables de la mise en page aux modèles de données sous-jacents.
  4. Auteur : prévisualise la lettre et l’envoie en post-traitement. En savoir plus sur le post-traitement.

Utilisation de modèles de lettre fournis avec Correspondence Management

Au lieu de créer un modèle de mise en forme entièrement nouveau, vous pouvez choisir de modifier et réutiliser des modèles fournis par Correspondence Management. Vous pouvez utiliser Designer pour modifier rapidement l’identité graphique et les données et les champs de contenu des modèles en fonction des besoins de votre entreprise. Pour plus d’informations sur les modèles Correspondence Management, voir Modèles de lettre de référence.

Création de fragments de document

Dans une correspondance, les fragments de document sont des parties ou composants réutilisables avec lesquels vous pouvez composer des lettres ou correspondances. 

Les fragments de document sont des types suivants :

Texte

Un actif de texte est un élément de contenu comprenant un ou plusieurs paragraphes de texte. Un paragraphe peut être statique ou dynamique. Un paragraphe dynamique contient des références à des éléments de données dont les valeurs sont fournies au moment de l’exécution.

Liste

Une liste est une série de fragments de document comprenant du texte, des listes (une même liste ne peut pas être ajoutée à elle-même), des conditions et des images. L’ordre des éléments de la liste peut être fixe ou modifiable. Lors de la création d’une lettre, vous pouvez utiliser certains ou la totalité des éléments de liste pour reproduire un modèle d’éléments réutilisable.

Condition

Les conditions vous permettent de définir le contenu à inclure lors de la création d’une correspondance, en fonction des données fournies. La condition est décrite en termes de variables de contrôle. Les variables peuvent être soit un élément de dictionnaire de données, soit un espace réservé. Lorsque vous ajoutez une condition, vous pouvez choisir d’inclure un actif en fonction de la valeur de la variable de contrôle. Les conditions produisent une seule sortie, basée sur une expression. La première expression utilisée est vraie selon la variable de condition actuellement utilisée. Sa valeur devient la sortie produite par la condition.

Fragment de mise en page

Un fragment de mise en page est une mise en page pouvant être utilisée dans une ou plusieurs lettres. Un fragment de mise en page est utilisé pour créer des schémas reproductibles, en particulier des tableaux dynamiques. La mise en page peut contenir des champs de formulaire types tels qu’« Adresse » et « Numéro de référence ». Elle contient également des sous-formulaires vides indiquant les zones cible. Les mises en page (XDP) sont créées dans Designer, puis sont téléchargées sur Formulaires et documents.

Création de lettre

Il existe deux manières de générer la correspondance à envoyer à vos clients : création par l’utilisateur et création par le système.

Création par l’utilisateur

Les employés en contact avec la clientèle comme les experts en assurances ou les chargés d’assistance peuvent créer de la correspondance personnalisée. Dans une interface simple et intuitive présentant une mise en page simple de courrier, les utilisateurs peuvent ajouter du texte facultatif, personnaliser le contenu modifiable tout en prévisualisant la correspondance en temps réel. Ils peuvent ensuite envoyer la correspondance personnalisée à un processus d’arrière-plan.

Correspondance créée par l’utilisateur et personnalisée

Création par le système

 

La génération des correspondances est automatisée, basée sur des déclencheurs d’événement. Par exemple, un rappel envoyé à un contribuable l’invitant à remplir sa feuille d’impôts sera généré par la fusion du modèle prédéfini avec les données du citoyen. La lettre finale peut être envoyée par courrier électronique, imprimée, télécopiée ou archivée.

Correspondence créée par le système

Post-traitement

La correspondance finalisée pourra être envoyée à un processus d’arrière-plan à des fins de post-traitement. La correspondance pourra être :

  1. traitée pour être envoyée par courrier électronique ou par fax, ou pour être imprimée par lots, ou encore pour être placée dans un dossier à des fins d’impression ou d’envoi par courrier électronique ;.
  2. Soumise à révision et approbation.
  3. Sécurisée par l’application de signatures numériques, de certification, de chiffrement ou de gestion des droits numériques.
  4. Convertie en PDF où il est possible d’effectuer une recherche et qui contient toutes les métadonnées nécessaires à l’archivage et l’audit.
  5. Incluse dans un portfolio PDF qui comprend d’autres documents tels que des supports marketing. Le portfolio PDF peut ensuite être envoyé comme correspondance finale.

Architecture de la solution Correspondence Management

Le graphique suivant présente un aperçu d’un exemple d’architecture de la solution de lettres.

Architecture de la solution de lettre

Découpage d’une lettre

Ce document d’avis d’annulation est un exemple type de correspondance : 

Un modèle de lettre d’annulation
Eléments de lettre Description Formée avec
Des données des systèmes d’arrière-plan de l’entreprise Des données provenant de systèmes d’arrière-plan de l’entreprise. Les données sont fusionnées dynamiquement avec le modèle de correspondance. Le
fichier de données est créé à partir d’un dictionnaire de données
Données
entrées par un employé du front office
Données pouvant être fournies par un employé du front office, qui personnalise la lettre avant de l’envoyer.

Eléments DD non protégés
Paragraphes modifiables
Variables/espaces réservés

Paragraphes de texte
prévalidés.
Contenu du texte prévalidé. Le contenu du texte est en général rédigé par des experts dans les domaines financier, légal ou commercial qui comprennent le contexte commercial de la lettre. Le contenu comme l’en-tête, le pied de page, les clauses de non-responsabilité et les formules de politesse sont communes à la plupart des lettres. Toutefois, certains contenus, tels que la « cause de cessation », sont spécifiques à la lettre particulière.

Textes\Listes
Conditions\Mise en page

 

Données
basées sur une logique personnalisée ?
Dans le cas de certaines lettres, comme une lettre demandant des précisions concernant une réclamation, certains utilisateurs de l’entreprise, comme l’expert en assurance, peuvent ajouter du contenu de texte personnalisé. Fragment de
document de type Condition 
Images stockées
du référentiel central
Images (logos et signatures). Les images comme les logos de l’entreprise sont présentes dans la majorité des correspondances. Les images de signatures sont quant à elles spécifiques à la lettre et à la personne au nom de laquelle est envoyé le courrier.

Images stockées dans les ressources AEM (DAM)

 

Analyse d’une lettre avant sa construction

Analysez chaque lettre pour déceler ses différentes composantes. C’est au spécialiste de l’application qu’il revient d’analyser les correspondances qui sont générées.

  • Les parties de la correspondance qui sont statiques et celles qui sont dynamiques ; Les variables qui sont remplies à partir des sources de données d’arrière-plan ou par les utilisateurs finaux ;
  • l’ordre dans lequel apparaissent les différents paragraphes de texte dans la correspondance, par exemple si les paragraphes peuvent être modifiés par un utilisateur de l’entreprise lors de la création de la correspondance ;
  • si la correspondance est générée par le système ou s’il faut qu’un utilisateur final la modifie ; le nombre de correspondances générées par le système et le nombre de celles nécessitant l’intervention d’un utilisateur ;
  • la fréquence de changement de la correspondance modèle. Sera-t-elle mise à jour tous les ans, tous les trimestres, ou uniquement en cas de modification de la législation ? Quel type de changements est-il attendu ? Les changements consistent-ils à corriger des erreurs typographiques, à modifier une mise en page, à ajouter des champs supplémentaires ou d’autres paragraphes, etc. ?
  • Lorsque vous planifiez les besoins de votre correspondance, constituez la liste des nouveaux modèles de correspondance. Pour chaque modèle de correspondance, vous avez besoin des éléments suivants :
    • des clauses de texte, des images et des tableaux ;
    • des valeurs de données provenant des systèmes d’arrière-plan ;
    • la mise en page et les mises en page fragmentées de la correspondance ;
    • l’ordre dans lequel le contenu apparaît dans la lettre et les règles d’inclusion et d’exclusion de contenu ;
  • les conditions dans lesquelles des utilisateurs professionnels, comme les experts en sinistres ou les chargés d’assistance, sont amenés à modifier tout ou partie du contenu de la lettre.
  • Les scénarios décrivent l’expérience des utilisateurs, les conditions requises et les avantages de l’utilisation de la solution Lettres. 
  • Ils fournissent également : les compétences et les outils requis pour le projet ;
  • les recommandations relatives à la planification de l’implémentation ; un bon aperçu général de l’implémentation.

Avantages de l’analyse

Réutilisation du contenu Vous disposez d’une liste consolidée de nouveau contenu dont vous avez besoin pour générer de la correspondance. Une grande partie des contenus (en-têtes, pieds de page, clauses de protection légale et introductions) est commune à de nombreux courriers et peut être réutilisée entre différents courriers. Il suffit alors que ces contenus communs soient créés et approuvés une seule fois par des experts pour pouvoir être réutilisés par la suite dans un grand nombre de courriers.

Création du dictionnaire de données Certaines valeurs de données telles que « ID client » et « Nom du client » sont communes à de nombreuses lettres. Vous pouvez établir une liste consolidée de toutes ces valeurs de données. En règle générale, l’on consulte une personne de l’équipe middleware de l’entreprise lors de la planification de la structure. Ces valeurs de données constituent la base à partir de laquelle est créé le dictionnaire de données.

Obtenir des données des systèmes d’arrière-plan de l’entrepriseVous connaîtrez également toutes les valeurs de données nécessaires et saurez où obtenir les données du système d’entreprise. Vous pouvez ensuite architecturer l’implémentation permettant d’extraire les données du système d’entreprise pour alimenter la solution Lettres.

Estimer la complexité des lettres Il est important de définir la complexité que représente la création d’une correspondance particulière. Cette analyse permet de déterminer le temps et les ensembles de compétences nécessaires pour créer les modèles de lettre. Cela vous permettra ensuite d’estimer les ressources et les coûts nécessaires à l’implémentation de la solution Lettres.

Complexité de la correspondance

La complexité de la correspondance peut être déterminée grâce à l’analyse des paramètres suivants :

Complexité de la mise en page  Quel est le niveau de complexité de la mise en page ? La mise en page de lettres comme l’avis d’annulation est simple, tandis que des courriers comme les demandes de confirmation de couverture ont une mise en page complexe avec plusieurs tableaux et plus de soixante champs de formulaire. La création de mises en page complexes requiert plus de temps et nécessite des compétences avancées de maquettiste.

Nombre de paragraphes et de conditions  Un contrat de prêt peut contenir dix pages et plus de quarante clauses de texte. Beaucoup de ces clauses dépendront des  paramètres de prêt. Selon les termes et conditions exacts, les clauses seront incluses dans le contrat ou au contraire en seront exclues. La création de ce type de courrier nécessite une planification rigoureuse et une définition méticuleuse des conditions complexes.

Le tableau qui suit expose quelques règles utiles pour la classification de vos lettres :

Niveau de complexité

Complexité de la mise en page (subjective)

Nombre de paragraphes de texte

Nombre de textes conditionnels ou d’images

Compétences requises

Faible complexité

Faible. La mise en page comporte peu de champs de formulaire (moins de quinze).

Généralement une page.

8

1

Compétences Designer moyennes.

Complexité moyenne

Mise en page à complexité moyenne. Comprend des structures comme des tableaux. Généralement plus d’une page.

16

2

Compétences Designer moyennes.

 

Possibilité de créer des expressions complexes à l’aide d’interfaces utilisateur.

Complexité élevée

Mise en page complexe. Peut dépasser les trois pages. Contient des tableaux et plus de soixante champs de formulaire.

40

8

Compétences Designer de niveau expert.

 

Possibilité de créer des expressions complexes à l’aide d’interfaces utilisateur.

Présentation de la création d’une lettre

  1. Sélectionnez la mise en page appropriée qui sert de base à la lettre et créez une lettre.
  2. Ajoutez à la lettre des modules de données ou des fragments de mise en page et configurez-les.
  3. Sélectionnez l’aperçu de la correspondance.
  4. Modifiez et configurez les champs, les variables, le contenu et les pièces jointes.
     

Conditions préalables

Vous devez d’abord avoir les éléments suivants correctement configurés pour créer une correspondance :

Création d’un modèle de lettre

Choisissez une mise en page et entrez les propriétés de lettre

  1. Sélectionnez Formulaires > Lettres.

  2. Sélectionnez Créer > Lettre. Correspondence Management affiche les mises en page disponibles (en XDP). Ces mises en page proviennent de Designer. Les mises en forme incluent également les modèles de lettre prêts à l’emploi de Correspondence Management. Pour plus d’informations sur les modèles Correspondence Management, voir Modèles de lettre de référence. Pour ajouter vos propres mises en page, créez des fichiers XDP (mise en page) dans Designer, puis téléchargez-les dans AEM Forms.

    create-letter
  3. Choisissez une mise en page en appuyant dessus, puis appuyez sur Suivant.

    Sélection de la mise en page pour créer une lettre
  4. Entrez les propriétés de la correspondance, puis appuyez sur Save :

    • Titre (facultatif) :Saisissez le titre de la lettre. Le titre ne doit pas nécessairement être unique et peut contenir des caractères spéciaux et des caractères dans une autre langue que l’anglais.  
    • Nom : Nom unique de la lettre. Deux lettres ne peuvent en aucun cas porter le même nom.Dans le champ Nom, vous pouvez saisir uniquement des caractères en langue anglaise, des chiffres et des tirets. Le champ Nom est automatiquement renseigné en fonction du champ Titre. Les caractères spéciaux, les espaces, les chiffres et les caractères non anglais saisis dans le champ Titre sont remplacés par des tirets dans le champ Nom. Bien que la valeur du champ Titre est automatiquement copiée dans Nom, vous pouvez la modifier.
    • Description (facultatif) :Décrivez la lettre à titre de référence.
    • Dictionnaire de données (facultatif) : Le dictionnaire de données peut être associé à la correspondance. Les actifs que vous insérerez ultérieurement dans cette correspondance doivent avoir le même dictionnaire de données que celui choisi pour cette même correspondance ou ne pas avoir de dictionnaire de données. 
    • Balises (facultatif) : Sélectionnez les balises à appliquer àla correspondance. Vous pouvez également taper un nom de balise nouveau ou personnalisé et appuyez sur Entrée pour créer la balise.
    • Post-processus (facultatif) : Sélectionnez le post-processus à appliquer au modèle de lettre. Il existe des post-processus prêts à l’emploi ainsi que ceux que vous avez créés grâce à AEM, comme l’envoi par courrier électronique et l’impression.
    Propriétés de correspondance
  5. Le système affiche le message suivant : « Lettre créée avec succès » (dans le message d’avertissement) Appuyez sur Ouvrir pour configurer les modules de données et les fragments de mise en page à l’intérieur de celui-ci. Vous pouvez également appuyer sur Terminé pour revenir à la page précédente. 

     

    Message d’avertissement : lettre créée avec succès

    Suivant : lorsque vous appuyez sur Ouvrir, Correspondence Management affiche une représentation de la mise en page répertoriant tous les composants présents dans la mise en page (XDP). Passez ensuite à l’insertion des modules de données et des fragments de mise en page et à leur configuration.

Insérez des modules de données et des fragments de mise en page dans une lettre puis configurez-les.

Après la création d’une correspondance, lorsque vous appuyez sur Ouvrir, Correspondence Management affiche une représentation de la mise en page répertoriant tous les sous-formulaires/zones cible de la mise en page (XDP). Dans chaque zone cible, vous pouvez choisir d’insérer un module de données ou un fragment de mise en page (puis des modules de données dans le fragment de mise en page).

Remarque :

Vous pouvez également appuyer sur l’icône Modifier d’une lettre dans la page Lettres pour insérer des modules de données et des fragments de mise en page dans une lettre avant de les configurer.

  1. Appuyez sur Insérer pour chacun des sous-formulaires et sélectionnez des modules de données ou un fragment de mise en page à insérer dans chaque sous-formulaire.

    Insertion de modules de données et de fragments de mise en page
  2. Sélectionnez le module de données ou le fragment de mise en page de ces options pour chacun des sous-formulaires puis sélectionnez les modules de données ou les fragments de mise en page à insérer. Un fragment de mise en page vous permet d’insérer d’autres modules de données ou fragments de mise en page dans le formulaire selon sa conception (jusqu’à quatre niveaux). 

    NestedLF
  3. Si vous insérez un fragment de mise en page, le nom du fragment de mise en page s’affiche dans le sous-formulaire. Et selon le fragment sélectionné, les sous-formulaires imbriqués s’affichent dans le sous-formulaire.

  4. Après avoir inséré les modules de données sélectionnés dans la mise en page, vous pouvez appuyer sur Configurer le mode et définir les éléments suivants pour chaque module après avoir appuyé sur l’icône Modifier :

    1. Modifiable : lorsque cette option est sélectionnée, le contenu peut être modifié dans l’interface utilisateur de création de correspondance. Marquez le contenu comme modifiable uniquement s’il doit obligatoirement être modifié par un utilisateur de l’entreprise (un expert en assurance, par exemple).
    2. Obligatoire : lorsque cette option est sélectionnée, le contenu est obligatoire dans l’interface utilisateur de création de correspondance.
    3. Sélectionné : lorsque cette option est sélectionnée, le contenu est sélectionné par défaut dans l’interface utilisateur de création de correspondance.
    4. Retrait : permet d’augmenter ou diminuer le retrait du module et du contenu de la lettre. La mise en retrait est spécifiée par niveaux, en commençant par 0. Chaque niveau correspond à un retrait de 36 points. Pour en savoir plus sur la personnalisation des formulaires, voir Configurations de Correspondence Management dans Flux de travaux des formulaires.
    5. Saut de page avant : si vous activez le Saut de page avant, le contenu de CE module s’affichera toujours sur une nouvelle page.
    6. Saut de page après : si vous activez le Saut de page après pour un module spécifique, le contenu du module SUIVANT s’affichera toujours sur une nouvelle page.
    Modules de données et fragments de mise en page insérés
  5. Pour modifier un module, appuyez sur l’icône Modifier située en regard de celui-ci. Après modification des modules, appuyez sur Enregistrer.

    Dans cette page, vous pouvez également procéder comme suit pour les sous-formulaires :

    1. Activation du texte libre : quand le texte libre est activé, un utilisateur peut ajouter du texte en ligne dans la lettre grâce à la vue CCR. Dans la vue CCR, une action « T » est activée pour ces zones cible. Le texte libre est activé dans cette action et lorsque l’utilisateur appuie dessus, le nom et la description du texte lui seront demandés. En appuyant sur OK, ce texte s’ouvre en mode de modification où l’utilisateur peut ajouter du texte. Il s’agit donc du même fonctionnement que pour d’autres modules de texte
    2. Verrouillage de l’ordre : verrouille l’ordre des sous-formulaires dans la lettre. L’auteur n’est pas autorisé à réorganiser les sous-formulaires et composants lors de la création de la lettre.

    Dans cette page, vous pouvez également procéder comme suit pour chaque actif des sous-formulaires :

    1. Modifier l’ordre des actifs : faites glisser un actif contenant l’icône de réorganisation d’un actif ().
    2. Suppression d’actifs : appuyez sur l’icône de suppression en regard d’un actif pour le supprimer.
    3. Aperçu des actifs : appuyez sur l’icône d’aperçu () en regard d’un actif.
  6. Appuyez sur Suivant

  7. La page de données détaille la façon dont les champs de données et les variables sont utilisés dans le modèle. Les données peuvent être associées à des sources de données comme un dictionnaire de données ou des entrées utilisateur. Chaque champ définit des propriétés que le dictionnaire de données associe aux données ou aux légendes affichées pour les champs d’entrée utilisateur. 

    Liaison :

    • Les éléments de champ peuvent être associés à un élément littéral ou de dictionnaire de données, à un actif ou encore à une valeur spécifiée par l’utilisateur. Vous pouvez également ignorer un élément de champ en l’associant à l’option Ignorer.
    • Les éléments de variable peuvent être associés à un élément littéral ou de dictionnaire de données, un champ, une variable, un actif ou encore à une valeur spécifiée par l’utilisateur.

    Voici quelques champs de liaison importants :

    • Multiligne : vous pouvez spécifier si l’entrée de données d’un champ ou d’une variable est multiligne. Si vous sélectionnez cette option, la zone de saisie du champ ou de la variable s’affiche en tant que zone d’entrée multiligne dans la vue Edition de données. Le champ ou la variable est également multiligne dans les vues Données et Contenu de l’interface utilisateur de création de correspondance. Le champ d’entrée multiligne est identique au champ de saisie de commentaire dans un TextModule. L’option multiligne est disponible uniquement pour les champs et variables avec un type de liaison Utilisateur ou Eléments du dictionnaire de données non protégés.
    • Facultatif : vous pouvez préciser si la valeur du champ ou de la variable est facultative ou obligatoire.L’option de champ Facultatif est disponible pour les champs et variables avec un type de liaison Utilisateur ou Eléments du dictionnaire de données non protégés. 
    • Validation de champ/variable : pour une validation améliorée de la valeur d’un champ ou d’une variable, vous pouvez affecter une validation au champ ou à la variable.Cette option est disponible uniquement pour les champs et variables avec un type de liaison Utilisateur ou Eléments du dictionnaire de données non protégés.
    • Légende et Info-bulle : la légende est le libellé du champ qui s’affiche avant le champ dans l’interface utilisateur CCR.Cette option est disponible pour les champs et variables avec un type de liaison Utilisateur ou Eléments du dictionnaire de données non protégés.

    Voici les types de validation que vous pouvez utiliser pour les champs :

    • Validation des chaînes : utilisez la validation des chaînes pour spécifier la longueur minimale et maximale de la chaîne saisie dans le champ ou la variable. Lorsque vous créez une validation des chaînes, veillez à spécifier des paramètres de validation valides. Saisissez une longueur valide pour les valeurs minimales et maximales. Dans la validation des chaînes, vous pouvez spécifier la longueur minimale et maximale de la valeur qui peut être saisie. Si la valeur saisie ne correspond pas à la longueur minimale et maximale spécifiées, le champ correspondant de l’interface utilisateur CCR apparaît en rouge.

    • Validation des nombres : utilisez la validation des nombres pour spécifier les valeurs numériques minimales et maximales saisies dans un champ ou une variable. Lorsque vous créez une validation des nombres, veillez à spécifier des paramètres de validation valides. Entrez des valeurs numériques pour les valeurs minimales et maximales.

    • Validation des expressions régulières : utilisez la validation des expressions régulières pour définir une expression régulière permettant de valider la valeur d’un champ ou d’une variable. Vous pouvez également personnaliser le message d’erreur. Lorsque vous créez une validation des expressions régulières, veillez à spécifier une expression régulière valide.

    Remarque :

    La validation des champs et des variables est disponible uniquement pour les champs ou variables avec un type de liaison Utilisateur ou Eléments du dictionnaire de données non protégés.

    Linkages
  8. Après avoir spécifié la liaison, appuyez sur Suivant. Correspondence Management affiche l’écran de pièces jointes.

Configurez les pièces jointes

  1. Sélectionnez Ajouter un actif

  2. Dans l’écran de sélection des actifs, appuyez sur les actifs à joindre à la lettre et appuyez sur Terminer. Les actifs doivent d’abord être chargés dans Actifs. Il est conseillé de joindre uniquement des documents PDF et Microsoft Office, mais vous pouvez également joindre des images. Pour en savoir plus sur le téléchargement des fichiers dans la gestion des actifs numériques, voir Téléchargement des actifs.

  3. Pour verrouiller l’ordre des actifs dans la liste et empêcher l’expert en sinistre de modifier cet ordre, appuyez sur Verrouiller l’ordre. Si vous ne sélectionnez pas cette option, l’expert en sinistre pourra modifier l’ordre des éléments de la liste.

  4. Pour modifier l’ordre des actifs, faites glisser un actif contenant l’icône de réorganisation d’un actif ().

  5. Appuyez sur Modifier en regard d’une pièce jointe et indiquez que celle-ci est obligatoire si vous souhaitez que l’auteur ne puisse pas la supprimer. Indiquez qu’une pièce jointe est sélectionnée si vous souhaitez qu’elle soit présélectionnée dans l’interface CCR. 

  6. Sélectionnez Accès à la bibliothèque pour donner accès à la bibliothèque. Si Accès à la bibliothèque est activé, l’expert en sinistre peut accéder à la bibliothèque de contenu lors de la création d’une lettre et insérer des pièces jointes.

  7. Sélectionnez Configuration de pièces jointes et spécifiez le nombre maximal de pièces jointes.

  8. Appuyez sur Enregistrer. Votre correspondance est créée et répertoriée dans la page Lettres.

Après la création d’un modèle de lettre dans Correspondence Management, l’utilisateur final/agent/expert en sinistre peut ouvrir la lettre dans l’interface utilisateur CCR et créer une correspondance en saisissant des données, en configurant le contenu et en gérant les pièces jointes. Pour en savoir plus, consultez Création de correspondance.

Types de liaison disponibles pour chaque champ

Le tableau suivant décrit les types de liaison disponibles pour les différents types de champs.

Les valeurs suivantes du tableau 

  • Oui : le type de champ de la colonne située le plus à gauche prend en charge ce type de mappage
  • Non : le type de champ de la colonne située le plus à gauche ne prend pas en charge ce type de mappage
  • N/A : le type de champ de la colonne située le plus à gauche n’est pas applicable
  Littéral Actif Dictionnaire de données Ignorer Utilisateur Champ Variable
date Oui Non Oui Oui Oui N/A N/A
time Oui Non Oui Oui Oui N/A N/A
datetime Oui Non Oui Oui Oui N/A N/A
integer Oui Non Oui Oui Oui
N/A N/A
float Oui Non Oui Oui Oui
N/A N/A
richtext Oui Texte seul Oui Oui Oui N/A N/A
plain text Oui Texte seul Oui Oui Oui N/A N/A
image Non image seule Non Oui Non N/A N/A
signature Non Non Non
Oui Non N/A N/A

Création d’une copie d’un modèle de lettre

Vous pouvez utiliser un modèle de lettre existant pour créer rapidement un modèle de lettre avec des propriétés, un contenu et des actifs hérités similaires, tels que des fragments de document et un dictionnaire de données. Pour ce faire, copiez et collez une lettre. 

  1. Dans la page Lettres, sélectionnez une ou plusieurs lettres. L’interface utilisateur affiche l’icône Copier. 

  2. Appuyez sur Copier. L’interface utilisateur affiche l’icône Coller. Vous pouvez également accéder au contenu d’un dossier avant de coller. Des dossiers différents peuvent contenir des actifs portant les mêmes noms. Pour plus d’informations sur les dossiers, voir Dossiers et organisation des actifs

  3. Appuyez sur Coller. La boîte de dialogue Coller s’affiche. Si vous copiez et collez des lettres au même endroit, le système attribue automatiquement des noms et des titres aux nouvelles copies des lettres, mais vous pouvez modifier les titres et les noms des lettres. 

  4. Si nécessaire, modifiez le titre et le nom sous lesquels vous souhaitez enregistrer la copie de la lettre.

  5. Appuyez sur Coller. La copie de la lettre est créée. À présent, vous pouvez effectuer les modifications nécessaires dans la lettre que vous venez de créer. 

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