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Les workflows incluent généralement les étapes qu’une personne doit suivre pour réaliser une activité sur une page ou sur une ressource. Le workflow sélectionne un utilisateur ou un groupe pour qu’il mette en œuvre l’activité en question et attribue un élément de travail à cette personne ou à ce groupe. L’utilisateur reçoit la notification et peut alors réaliser l’action appropriée :

Notifications d’actions de workflow disponibles

Lorsqu’un élément de travail vous est attribué (par exemple, Approuver le contenu), différentes alertes et/ou notifications s’affichent :

  • Votre indicateur de notification (barre d’outils) sera incrémenté :

    WF-57
  • L’élément est répertorié dans votre boîte de réception de notifications :

    WF-58
  • Lorsque vous utilisez l’éditeur de page, la barre d’état affiche :

    • Le nom du ou des workflows appliqués à la page ; par exemple, Demander l’activation.
    • Les actions auxquelles l’utilisateur actuel a accès pour l’étape actuelle du workflow ; par exemple, Compléter, Déléguer et Afficher les détails.
    • Le nombre de workflows auxquels la page est soumise. Vous pouvez :
      • utiliser les flèches gauche/droite pour parcourir les informations d’état des différents workflows.
      • cliquer/appuyer sur le nombre pour ouvrir la liste déroulante de tous les workflows applicables, puis sélectionner le worfklow que vous souhaitez afficher dans la barre d’état.
    WF-59

    Remarque :

    La barre d’état est uniquement visible pour les utilisateurs disposant de droits de workflow ; par exemple, les membres du groupe workflow-users.

    Les actions s’affichent lorsque l’utilisateur actuel est directement impliqué dans l’étape actuelle du workflow.

  • Lorsque la chronologie est ouverte pour la ressource, l’étape du workflow s’affiche. Lorsque vous cliquez/appuyez sur la bannière d’avertissement, les actions disponibles sont également affichées :

    WF-64

Réalisation d’une étape de participant

Vous pouvez terminer un élément pour permettre au workflow de passer à l’étape suivante.

Pour cette action, vous pouvez indiquer :

  • Étape suivante : la prochaine étape à suivre ; vous pouvez la sélectionner dans la liste fournie.
  • Commentaire : si nécessaire

Réalisation d’une étape de participant - Boîte de réception

Utilisez la procédure suivante pour terminer l’élément de tâche :

  1. Sélectionnez l’élément de workflow sur lequel que vous souhaitez agir (appuyez/cliquez sur la miniature).

  2. Sélectionnez Terminer dans la barre d’outils.

  3. La boîte de dialogue Terminer l’élément de travail s’ouvre. Choisissez Étape suivante dans la liste déroulante et ajoutez un commentaire s’il y a lieu. 

  4. Cliquez sur OK pour terminer l’étape (ou Annuler pour annuler l’action).

Réalisation d’une étape de participant - Éditeur de page

Utilisez la procédure suivante pour terminer l’élément de tâche :

  1. Ouvrez la page à modifier.

  2. Sélectionnez Terminer dans la barre d’état en haut.

  3. La boîte de dialogue Terminer l’élément de travail s’ouvre. Choisissez Étape suivante dans la liste déroulante et ajoutez un commentaire s’il y a lieu. 

  4. Cliquez sur OK pour terminer l’étape (ou Annuler pour annuler l’action).

Réalisation d’une étape de participant - Chronologie

Vous pouvez également utiliser la chronologie pour terminer et avancer d’une étape :

  1. Sélectionnez la page requise et ouvrez la chronologie (ou ouvrez le montage et sélectionnez la page) :

    WF-65
  2. Cliquez/appuyez sur la bannière d’alerte pour afficher les actions disponibles. Sélectionnez l’option Avancer :

    WF-66
  3. Selon le workflow, vous pouvez choisir l’étape suivante :

    WF-67
  4. Sélectionnez l’option Avancer pour confirmer l’action.

Délégation d’une étape de participant

Si une étape vous a été affectée, mais que pour une raison quelconque, vous ne pouvez pas vous en charger, vous pouvez la déléguer à un autre utilisateur ou groupe.

Les utilisateurs à qui vous pouvez déléguer une étape dépendent de la personne à qui l’élément de travail a été attribué :

  • Si l’élément de travail a été attribué à un groupe, les membres du groupe sont disponibles. 
  • Si l’élément de travail a été attribué à un groupe puis délégué à un utilisateur, les membres du groupe et le groupe sont disponibles. 
  • Si l’élément de travail a été attribué à un utilisateur unique, l’élément de travail ne peut pas être délégué.

Pour cette action, vous pouvez indiquer :

  • Utilisateur : l’utilisateur auquel déléguer ; vous pouvez le sélectionner dans la liste fournie.
  • Commentaire : si nécessaire

Délégation d’une étape de participant - Boîte de réception

Utilisez la procédure suivante pour déléguer un élément de tâche :

  1. Sélectionnez l’élément de workflow sur lequel que vous souhaitez agir (appuyez/cliquez sur la miniature).

  2. Sélectionnez Déléguer dans la barre d’outils.

  3. Une boîte de dialogue s’ouvre. Définissez l’utilisateur dans le sélecteur déroulant (il peut également s’agir d’un groupe) et ajoutez un commentaire si nécessaire. 

  4. Cliquez sur OK pour terminer l’étape (ou Annuler pour annuler l’action).

Délégation d’une étape de participant - Éditeur de page

Utilisez la procédure suivante pour déléguer un élément de tâche :

  1. Ouvrez la page à modifier.

  2. Sélectionnez Déléguer dans la barre d’état en haut.

  3. Une boîte de dialogue s’ouvre. Définissez l’utilisateur dans le sélecteur déroulant (il peut également s’agir d’un groupe) et ajoutez un commentaire si nécessaire. 

  4. Cliquez sur OK pour terminer l’étape (ou Annuler pour annuler l’action).

Délégation d’une étape de participant - Chronologie

Vous pouvez également utiliser la chronologie pour déléguer et/ou attribuer une étape :

  1. Sélectionnez la page requise et ouvrez la chronologie (ou ouvrez le montage et sélectionnez la page).

  2. Cliquez/appuyez sur la bannière d’alerte pour afficher les actions disponibles. Sélectionnez Changer le cessionnaire :

    WF-69
  3. Spécifiez un nouveau cessionnaire :

    WF-68
  4. Sélectionnez Attribuer pour confirmer l’action.

Revenir d’une étape de participant en arrière

Si vous vous rendez compte qu’une étape ou qu’une série d’étapes doit être répétée, vous pouvez revenir en arrière. Cela vous permet de sélectionner une étape qui s’est produite plus tôt dans le workflow pour la traiter à nouveau. Le workflow retourne à l’étape spécifiée et poursuit à partir de là.

Pour cette action, vous pouvez indiquer :

  • Étape précédente : l’étape vers laquelle revenir ; vous pouvez la sélectionner dans la liste fournie.
  • Commentaire : si nécessaire

Vous pouvez revenir d’une étape de participant en arrière à partir de :

Revenir d’une étape de participant en arrière - Boîte de réception

Utilisez la procédure suivante pour revenir en arrière :

  1. Sélectionnez l’élément de workflow sur lequel que vous souhaitez agir (appuyez/cliquez sur la miniature).

  2. Sélectionnez Revenir en arrière pour ouvrir la boîte de dialogue.

  3. Définissez l’étape précédente et ajoutez un commentaire si nécessaire. 

  4. Cliquez sur OK pour terminer l’étape (ou Annuler pour annuler l’action).

Revenir d’une étape de participant en arrière - Éditeur de page

Utilisez la procédure suivante pour revenir en arrière :

  1. Ouvrez la page à modifier.

  2. Sélectionnez Revenir en arrière dans la barre d’état en haut.

  3. Définissez l’étape précédente et ajoutez un commentaire si nécessaire. 

  4. Cliquez sur OK pour terminer l’étape (ou Annuler pour annuler l’action).

Revenir d’une étape de participant en arrière - Chronologie

Vous pouvez également utiliser la chronologie pour revenir à une étape précédente et la restaurer :

  1. Sélectionnez la page requise et ouvrez la chronologie (ou ouvrez le montage et sélectionnez la page).

  2. Cliquez/appuyez sur la bannière d’alerte pour afficher les actions disponibles. Sélectionnez Restaurer :

    WF-69
  3. Spécifiez l’étape à laquelle le workflow doit revenir :

    WF-70
  4. Sélectionnez Restaurer pour confirmer l’action.

Ouverture d’un élément de workflow pour afficher les détails (et réaliser des actions)

Affichez les détails de l’élément de travail du workflow et réalisez les actions appropriées.

Les détails de workflow s’affichent dans des onglets, et les actions appropriées sont disponibles dans la barre d’outils :

  • Onglet ÉLÉMENT DE TRAVAIL : 

    WF-72
  • INFORMATIONS DU WORFKLOW

    WF-73

    Si des étapes de workflow ont été configurées pour le modèle, vous pouvez afficher la progression en fonction de ces éléments :

    WF-107
  • COMMENTAIRES

    WF-75

Vous pouvez ouvrir les détails de l’élément de travail à partir de :

Ouverture des détails de workflow - Boîte de réception

Pour ouvrir un élément de workflow et en afficher les détails :

  1. Sélectionnez l’élément de workflow sur lequel que vous souhaitez agir (appuyez/cliquez sur la miniature).

  2. Sélectionnez Ouvrir pour ouvrir les onglets d’informations.

  3. Si nécessaire, choisissez l’action appropriée, saisissez les informations et confirmez avec OK (ou Annuler).

  4. Utilisez Enregistrer ou Annuler pour quitter.

Ouverture des détails de workflow - Éditeur de page

Pour ouvrir un élément de workflow et en afficher les détails :

  1. Ouvrez la page à modifier.

  2. Sélectionnez Afficher les détails de la barre d’état pour ouvrir les onglets d’informations.

  3. Si nécessaire, choisissez l’action appropriée, saisissez les informations et confirmez avec OK (ou Annuler).

  4. Utilisez Enregistrer ou Annuler pour quitter.

Affichage de la charge utile de workflow (plusieurs ressources)

Vous pouvez afficher les détails de la charge utile associée à l’instance de workflow. Au départ, les ressources du module sont affichées, puis vous pouvez faire un zoom avant pour afficher les pages individuelles.

Pour afficher la charge utile et les ressources de l’instance de workflow :

  1. Sélectionnez l’élément de workflow sur lequel que vous souhaitez agir (appuyez/cliquez sur la miniature).

  2. Sélectionnez Afficher la charge utile dans la barre d’outils pour ouvrir la boîte de dialogue.

    Un module de workflow étant simplement un ensemble de pointeurs vers les chemins d’accès au sein du référentiel, vous pouvez y ajouter, supprimer ou modifier les entrées pour définir ce qu’il référence. Utilisez le composant Définition de la ressource pour ajouter de nouvelles entrées.

    WF-78
  3. Les liens peuvent être utilisés pour ouvrir les pages individuelles.

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