Ajoutez des utilisateurs, modifiez leurs profils et vérifiez leur statut actuel.
La page Utilisateurs > Tous les utilisateurs permet d’afficher et de gérer les personnes accédant à Acrobat Sign. En tant qu’administrateur, vous pouvez ajouter des utilisateurs, mettre à jour leur profil et vérifier leur statut d’accès actuel de manière centralisée.
Ce que vous pouvez faire sur la page Utilisateurs
Vous disposez de plusieurs options pour gérer votre liste d’utilisateurs :
- Rechercher les utilisateurs par nom et adresse e-mail.
- Ajouter des utilisateurs à votre compte
- Exporter la liste des utilisateurs à des fins de génération de rapports ou de copies de sauvegarde
- Modifier les profils utilisateur et mettre à jour les autorisations
- Effectuer des modifications par lot pour plusieurs utilisateurs à la fois
- Gérer les règles d’affectation automatique qui permettent aux utilisateurs d’inviter leurs collègues
- Vérifier le statut des droits pour voir qui a accès et dans quel état :
- Utilisateurs actifs : tous les utilisateurs qui ont un droit d’utilisation actif et peuvent envoyer librement des accords.
- Utilisateurs en attente : utilisateurs qui ont reçu un droit d’utilisation et une invitation, mais qui n’ont pas encore accepté l’invitation ni activé leur compte.
- Utilisateurs avec des erreurs : utilisateurs qui ont été ajoutés à l’organisation Acrobat Sign mais qui ne peuvent pas terminer la configuration en raison d’un problème nécessitant une action supplémentaire, comme des conflits de licence avec des comptes existants dans d’autres organisations Adobe.
Configuration
Disponibilité :
- Acrobat Standard et Acrobat Pro : non pris en charge
- Acrobat Sign Solutions : pris en charge. Comptes sous licence VIP gérant les utilisateurs via Adobe Admin Console uniquement.
- Acrobat Sign pour le gouvernement : non pris en charge
Portée de la configuration :
- Les comptes Acrobat Sign Solutions sont activés par défaut et ne peuvent pas désactiver ou rétablir l’expérience sur la page classique.
- Les comptes Acrobat Standard et Acrobat Pro n’ont pas accès à la gestion de plusieurs utilisateurs dans l’application Acrobat Sign.
- Les comptes Acrobat Sign pour le gouvernement gèrent la configuration de leurs utilisateurs via le système Okta.
La page Utilisateurs moderne n’est actuellement disponible que pour les comptes disposant d’une licence VIP.
Les comptes disposant d’une licence ETLA continuent d’utiliser l’expérience de gestion des utilisateurs classique. La version moderne sera disponible pour les comptes ETLA à l’avenir.
À propos de la configuration des utilisateurs
La configuration et les droits des utilisateurs sont gérés par Admin Console. Toute action qui doit être effectuée dans Admin Console ouvrira la page correspondante d’Admin Console dans un nouvel onglet.
Vous pouvez accéder rapidement à l’Admin Console de votre compte à partir du lien situé en haut de la page Tous les utilisateurs. Vous accédez ainsi à la Présentation de l’Admin Console correspondant à votre organisation.
Les administrateurs peuvent se connecter à l’Adobe Admin Console pour ajouter des utilisateurs. Une fois la connexion établie, accédez à la page produit Acrobat Sign > Document Cloud > Acrobat Sign > Profil de produit > Ajouter un utilisateur.
Comprendre les vues utilisateur
Vous pouvez passer d’une vue utilisateur à l’autre en cliquant sur les trois boutons situés en haut de la page Utilisateurs. Chaque vue affiche un ensemble différent d’utilisateurs et propose des actions spécifiques aux administrateurs.
Utilisateurs actifs
Cette vue affiche tous les utilisateurs actifs, y compris ceux actuellement inactifs.
Actions disponibles dans la vue Utilisateurs actifs :
- Ajouter des utilisateurs (possible à partir de n’importe quelle vue)
- Gérer les règles de provisionnement automatique
- Exporter la liste complète des utilisateurs
- Modifier les profils et autorisations d’utilisateurs
- Configurer la portée de création de rapports
- Effectuer des modifications par lot pour plusieurs utilisateurs
Utilisateurs en attente
Cette vue montre les utilisateurs qui n’ont pas encore terminé la configuration de leur compte. Les ID d’utilisateur sont créés, mais les comptes restent inactifs jusqu’à ce que l’utilisateur confirme son adresse e-mail.
Actions disponibles dans la vue Utilisateurs en attente :
- Voir quels utilisateurs n’ont pas activé leur compte
- Ouvrir un modèle d’e-mail de rappel et l’envoyer à tous les utilisateurs en attente (en Cci)
Utilisateurs avec des erreurs
Cette vue répertorie les utilisateurs qui ont rencontré un problème au cours du processus relatif aux droits. Ces erreurs empêchent le système d’effectuer la configuration du compte.
Actions disponibles dans la vue Utilisateurs avec des erreurs :
- Résoudre les conflits de licence
- Examiner les utilisateurs avec des erreurs relatives aux droits
- Télécharger un rapport comprenant tous les utilisateurs avec des erreurs et les détails de celles-ci
Recherche d’utilisateurs par nom, adresse e-mail ou groupe
Utilisez le champ Rechercher pour trouver des utilisateurs dans la liste active par nom, adresse e-mail ou nom de groupe. La recherche correspond à n’importe quelle partie du texte, par conséquent la recherche de lio renvoie des résultats tels que Callio.
Lors d’une recherche par nom de groupe, la recherche ne porte que sur le groupe principal de chaque utilisateur.
Adobe permet à une organisation qui gère ses utilisateurs dans l’Adobe Admin Console de configurer l’affectation automatique de droits pour un utilisateur par le biais d’un mécanisme, tel qu’un lien personnalisé ou un processus d’invitation par d’autres utilisateurs. Les options permettent à l’utilisateur d’être :
- automatiquement autorisé et ajouté au produit ; Idéal si vous avez une licence de site et souhaitez inviter de grandes équipes.
- mis en file d’attente pour qu’un administrateur les approuve ou les refuse ; Préférable si vous avez un nombre limité de licences.
Exportation de la liste des utilisateurs
Pour télécharger la liste de tous les utilisateurs :
- Sélectionnez les trois points à droite du bouton Filtrer pour développer le menu d’options.
- Choisissez Exporter la liste des utilisateurs.
Le gestionnaire de fichiers de votre navigateur vous avertit dès que le fichier CSV est téléchargé. Ce fichier contient les informations de profil et le statut de tous les utilisateurs au sein du système.
Le fichier CSV téléchargé contient les enregistrements des utilisateurs, y compris tous les éléments du profil de l’utilisateur (à l’exception de l’incrément de mesure) :
Mise à jour les utilisateurs par lot
Vous pouvez mettre à jour plusieurs utilisateurs à la fois en téléchargeant un fichier CSV. Les mêmes champs disponibles pour les mises à jour individuelles peuvent être modifiés en masse.
Pour mettre à jour les utilisateurs :
- Téléchargez l’exemple de fichier CSV et remplacez les valeurs de l’exemple par vos données d’utilisateur.
- Sélectionnez les trois points à côté du bouton Filtrer pour ouvrir le menu d’options.
- Choisissez Mettre à jour les utilisateurs par lot.
- Chargez votre fichier CSV terminé.
- Sélectionnez Enregistrer pour appliquer vos modifications.
Telechargement
Les propriétés de l’utilisateur qui peuvent être mises à jour à l’aide du fichier CSV sont les suivantes :
L’adresse e-mail de l’utilisateur que vous souhaitez mettre à jour est obligatoire.
L’adresse e-mail est un identifiant unique dans le système Acrobat Sign. Cette valeur identifie l’ID d’utilisateur réel à mettre à jour.
Définit les valeurs des champs Prénom et Nom de l’utilisateur dans le profil d’utilisateur.
La valeur du prénom est concaténée avec la valeur du nom pour former le nom complet qui, à son tour, détermine la valeur de la signature :
Cette valeur définit le champ Initiales dans le profil de l’utilisateur.
Il est recommandé de ne pas saisir plus de quatre caractères.
- Seuls quatre caractères sont autorisés dans un champ Paraphe lors de la signature.
- Le champ peut contenir jusqu’à 20 caractères (alphanumériques/spéciaux).
Les Initiales sont automatiquement suggérées lorsque l’utilisateur accède à un champ d’initiales en tant que destinataire :
Cette valeur définit le champ Entreprise dans le profil de l’utilisateur.
Jusqu’à 255 caractères sont autorisés.
La valeur est automatiquement insérée dans tout champ Entreprise affecté à l’utilisateur pendant un processus de signature :
Définit la valeur Poste dans le profil utilisateur.
Jusqu’à 255 caractères sont autorisés.
La valeur est automatiquement insérée dans tout champ Poste affecté à l’utilisateur pendant un processus de signature :
Un numéro de téléphone, idéalement celui de l’utilisateur.
Entre 7 et 255 caractères peuvent être insérés.
- Le seul caractère spécial autorisé est le tiret.
- Aucun caractère alphanumérique n’est autorisé.
Cela n’apparaît à aucun autre emplacement significatif que le profil de l’utilisateur :
Cette valeur détermine le code régional associé à l’utilisateur afin de suggérer des codes régionaux pour les télécopie de retour.
Trois chiffres suffisent.
Cela n’est plus vraiment utile maintenant que les signatures par fax ont été abandonnées.
Cette valeur définit le fuseau horaire de l’utilisateur.
Le fuseau horaire détermine le décalage horaire appliqué lorsque le destinataire consulte l’activité de l’accord sur la page Gérer.
Vous trouverez ci-dessous les valeurs acceptables pour le champ Fuseau horaire.
Saisissez uniquement le texte en GRAS des options ci-dessous. La valeur de décalage GMT est fournie uniquement à titre de référence.
Les options valides sont les suivantes :
| US_SAMOA (GMT-11:00) | AMERICA_MONTEVIDEO_DST (GMT-02:00) | ASIA_CALCUTTA (GMT+05:30) |
| PACIFIC_HONOLULU (GMT-10:00) | ATLANTIC_AZORES (GMT-01:00) | ASIA_KATMANDU (GMT+05:45) |
| US_ALASKA (GMT-09:00) | ATLANTIC_CAPE_VERDE (GMT-01:00) | ASIA_DACCA (GMT+06:00) |
| US_PACIFIC (GMT-08:00) | EUROPE_LONDON (GMT) | ASIA_RANGOON (GMT+06:30) |
| US_ARIZONA (GMT-07:00) | GMT (GMT) | ASIA_JAKARTA (GMT+07:00) |
| US_MOUNTAIN (GMT-07:00) | AFRICA_LAGOS (GMT+01:00) | ASIA_BRUNEI (GMT+08:00) |
| AMERICA_MAZATLAN (GMT-07:00) | CET (GMT+01:00) | ASIA_SHANGHAI (GMT+08:00) |
| US_CENTRAL (GMT-06:00) | EET (GMT+02:00) | AUSTRALIA_WEST (GMT+08:00) |
| CANADA_SASKATCHEWAN (GMT-06:00) | ASIA_ISTANBUL (GMT+02:00) | ASIA_JAYAPURA (GMT+09:00) |
| AMERICA_BELIZE (GMT-06:00) | CAT (GMT+02:00) | ASIA_SEOUL (GMT+09:00 |
| US_EASTERN (GMT-05:00) | AFRICA_DJIBOUTI (GMT+03:00) | ASIA_TOKYO (GMT+09:00) |
| AMERICA_BOGOTA (GMT-05:00) | EUROPE_MOSCOW (GMT+03:00) | ACT (GMT+09:30) |
| AMERICA_CARACAS (GMT-04:30) | MIDEAST_RIYADH89 (GMT+03:07) | AET_QUEENSLAND (GMT+10:00) |
| AMERICA_HALIFAX (GMT-04:00) | ASIA_TEHRAN (GMT+03:30) | AET (GMT+10:00) |
| AMERICA_LA_PAZ (GMT-04:00) | ASIA_DUBAI (GMT+04:00) | PACIFIC_GUADALCANAL (GMT+11:00) |
| AMERICA_MANAUS (GMT-04:00) | ASIA_YEREVAN (GMT+04:00) | PACIFIC_NORFOLK (GMT+11:30) |
| AMERICA_SCORESBYSUND (GMT-03:00) | ASIA_KABUL (GMT+04:30) | PACIFIC_AUCKLAND (GMT+12:00) |
| AMERICA_MONTEVIDEO (GMT-03:00) | ASIA_KARACHI (GMT+05:00) |
Cette valeur définit les paramètres régionaux (langue) utilisés dans l’affichage de l’environnement de l’utilisateur lorsqu’il s’authentifie auprès du service Acrobat Sign, ainsi que tout e-mail entrant provenant du service.
Lorsque vous entrez une valeur de paramètres régionaux, entrez uniquement la chaîne des paramètres régionaux (par exemple en_US pour Anglais - États-Unis)
Les options valides sont les suivantes :
| Basque : eu_ES | Allemand : de_DE | Portugais : pt_PT |
| Catalan : ca_ES | Hongrois : hu_HU | Portugais - brésilien : pt_BR |
| Chinois (simplifié) : zh_CN | Islandais : is_IS | Roumain : ro_RO |
| Chinois (traditionnel) : zh_TW | Indonésien : in_ID | Russe : ru_RU |
| Croate : hr_HR | Italien : it_IT | Slovaque : sk_SK |
| Tchèque : cs_CZ | Japonais : ja_JP | Slovène : sl_SI |
| Danois : da_DK | Coréen : ko_KR | Espagnol : es_ES |
| Néerlandais : nl_NL | Malais : ms_MY | Suédois : sv_SE |
| Anglais - Royaume-Uni : en_GB | Norvégien : no_NO | Thaï : th_TH |
| Anglais - États-Unis : en_US | Norvégien - Bokmål : nb_NO | Turc : tr_TR |
| Finnois : fi_FI | Norvégien - Nynorsk : nn_NO | Ukrainien : uk_UA |
| Français : fr_FR | Polonais : pl_PL | Vietnamien : vi_VN |
- Définit si l’utilisateur est autorisé à signer des accords.
- Deux valeurs sont valides : True ou False.
- Si la valeur est False, l’utilisateur ne pourra pas signer les accords Acrobat Sign.
- Cependant, il lui est toujours possible d’envoyer des accords, à condition que l’option « Peut envoyer » soit définie sur True.
- Si la valeur est False, l’utilisateur ne pourra pas signer les accords Acrobat Sign.
- Les utilisateurs signent toujours en fonction des paramètres de leur groupe principal.
- Deux valeurs sont valides : True ou False.
- Définit le statut de l’utilisateur.
- Deux valeurs sont valides : Actif ou Inactif.
- Les utilisateurs Inactifs ne peuvent utiliser le service d’aucune manière (ils ne peuvent pas non plus signer).
Ce champ détermine le ou les groupes dont l’utilisateur est membre et l’autorité (par groupe) dont il dispose au sein de chaque groupe :
Les administrateurs de groupe ne peuvent pas manipuler les utilisateurs avec la colonne Groupes.
- Seuls les administrateurs de compte peuvent tirer profit des propriétés des groupes croisés et de leur accès via la fonction Créer/télécharger des utilisateurs par lot.
Lorsqu’un administrateur de groupe crée de nouveaux utilisateurs par le biais d’un chargement par lot :
- Chaque utilisateur est créé dans le groupe à partir duquel l’administrateur a initié le processus
- Le groupe principal de l’utilisateur est par défaut le groupe dans lequel il est créé
- Chaque utilisateur est autorisé à signer, quels que soient les paramètres au niveau du groupe pour la valeur par défaut.
La colonne Groupes contient une ou plusieurs Définitions de groupe. Chaque définition de groupe contient le nom d’un groupe, suivi d’une ou plusieurs valeurs d’état entre crochets. Exemple : Nom du groupe[Statut]
- Le nom du groupe est une correspondance littérale à un nom de groupe réel, y compris les espaces. Exemple : Groupe par défaut.
- Plusieurs valeurs de statut peuvent être incluses dans une définition de groupe. Exemple : Nom du groupe[Statut1 Statut2].
- Les valeurs de statut sont entre crochets.
- Il n’y a pas d’espace entre le nom du groupe et le crochet ouvrant.
- Les valeurs de statut sont délimitées par un espace unique entre les valeurs.
- Les valeurs de statut sont entre crochets.
- Plusieurs définitions de groupe peuvent être incluses, avec un point-virgule comme délimiteur (sans espace).
- Exemple : Nom du groupe[Statut];Autres groupes[Statut1 Statut2 Statut3];Dernier groupe[StatutA StatutB].
- Les valeurs d’état disponibles pour une définition de groupe sont les suivantes :
- Principal : définit le groupe en tant que groupe principal de l’utilisateur.
- Envoyer : permet à l’utilisateur d’envoyer des accords à partir du groupe.
- Ne pas envoyer : empêche l’utilisateur d’envoyer des accords à partir du groupe.
- Administrateur : définit l’utilisateur en tant qu’administrateur du groupe.
- Supprimer : supprime l’utilisateur du groupe.
- Si un utilisateur est supprimé de tous les groupes, il réside dans le groupe Par défaut
.
- Si un utilisateur est supprimé de tous les groupes, il réside dans le groupe Par défaut
Dans l’exemple ci-dessus :
- JohnDoe@emaildomain.com est configuré avec deux définitions de groupe :
- Le groupe par défaut est son groupe principal. Il est administrateur de groupe et est autorisé à envoyer des accords
. - Le groupe Engineering le définit comme administrateur de groupe. Il peut envoyer des accords.
- Le groupe par défaut est son groupe principal. Il est administrateur de groupe et est autorisé à envoyer des accords
- FredDoe@emaildomain.com est également configuré avec deux définitions de groupe :
- Le groupe Procurement le définit comme administrateur de groupe, mais il ne peut pas envoyer d’accords
- Fred est également retiré du groupe Sales
Modification des détails d’utilisateur
Vous pouvez mettre à jour les détails d’un utilisateur dans Acrobat Sign, mais ces modifications ne s’appliquent qu’au service Acrobat Sign. Les mises à jour effectuées ici n’affecteront pas l’accès de l’utilisateur à d’autres produits ou services Adobe.
Pour modifier des détails d’utilisateur :
- Sélectionnez un utilisateur dans la liste pour afficher les icônes d’action disponibles.
- Sélectionnez l’icône en forme de crayon pour ouvrir le profil de l’utilisateur.
À partir du profil, vous pouvez :
- Mettre à jour les informations personnelles de l’utilisateur :
- Paraphe par défaut
- Nom de l’entreprise
- Titre
- Fuseau horaire
- Unité de mesure préférée (pouces ou centimètres)
Remarque : vous ne pouvez pas modifier le prénom ou le nom de l’utilisateur. Ces valeurs sont gérées via Admin Console.
- Activer ou désactiver la capacité de l’utilisateur à :
- Signer des accords
- Envoyer des accords
- Créer des accords avec des cachets électroniques
- Créer des workflows à l’aide de Power Automate
- Définir la valeur Délégation automatique de l’utilisateur pour rediriger les demandes de signature. Cela est utile lorsqu’un utilisateur modifie des rôles et que les accords doivent être réaffectés.
- Modifier les affectations de groupe et les autorisations d’administrateur de groupe de l’utilisateur (disponibles uniquement pour les comptes pour lesquels l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes est activée).
Vous pouvez uniquement attribuer des autorisations d’administrateur de niveau groupe à partir du profil d’utilisateur dans l’application Acrobat Sign.
Options de rapport
Vous pouvez mettre à jour l’accès aux données d’un utilisateur pour l’exécution de rapports et d’exportations. Par défaut, les utilisateurs ne peuvent produire des rapports que sur leurs propres données et sur tout groupe dont ils sont administrateurs.
Pour modifier des détails d’utilisateur :
- Sélectionnez un utilisateur dans la liste pour afficher les icônes d’action disponibles.
- Choisissez l’icône de bulle pour ouvrir les options de rapport de l’utilisateur.
À partir du profil, vous pouvez sélectionner la portée des données auxquelles l’utilisateur peut accéder :
Utilisateurs en attente
La vue Utilisateurs en attente affiche les utilisateurs qui n’ont pas activé leur ID utilisateur à l’aide du lien par e-mail ou qui ne se sont pas encore connectés au service. Du point de vue d’Adobe, le compte utilisateur existe, mais l’utilisateur n’utilise pas le service.
Les administrateurs doivent examiner cette liste pour décider si l’utilisateur a toujours besoin d’accéder à Acrobat Sign :
- Si ce n’est pas le cas, supprimez les droits de l’utilisateur dans Admin Console.
- Si c’est le cas, pensez à envoyer un rappel pour leur demander d’activer leur compte.
Envoi d’un rappel aux invitations en attente
- Cochez la case en regard de chaque utilisateur auquel envoyer un rappel.
- Sélectionnez le bouton Envoyer un rappel.
Chaque utilisateur recevra un e-mail avec un lien pour activer son droit d’utilisation ou se connecter au système.
Une fois que l’utilisateur accède au service, l’ID d’utilisateur est converti en Actif et l’utilisateur est déplacé dans la liste Utilisateurs actifs.
Utilisateurs avec des erreurs
Cette page affiche deux onglets, chacun avec une liste des utilisateurs pour lesquels les droits ont été activés, mais qui ont rencontré une erreur lors de la génération de l’ID utilisateur. Les onglets sont :
- Conflit de licence : les utilisateurs disposent d’une licence existante dans une autre organisation Adobe, et la tentative de les ajouter a créé un conflit de licence.
- Autres erreurs : la cause première de tout problème répertorié sur cette page nécessite l’intervention de l’Assistance Adobe.
Les conflits de licence se produisent lorsqu’un utilisateur sous licence existant est ajouté à partir d’une organisation différente en utilisant les mêmes informations utilisateur.
Si l’administrateur client est un administrateur système (dans l’Admin Console) pour les deux organisations, il peut alors résoudre ces conflits de licence en sélectionnant le bouton Résoudre le problème et en liant les organisations. Aucune autre action ne devrait être nécessaire car l’administrateur système des deux organisations a l’autorité pour effectuer cette liaison.
Lors de la résolution du problème, vous serez invité à vérifier que vous consentez à lier les organisations.
Si l’administrateur n’est pas un administrateur système dans l’Adobe Admin Console pour l’organisation source, un message d’erreur expliquant pourquoi la liaison a échoué s’affiche, et l’adresse e-mail de l’administrateur de l’organisation source est fournie.
Si l’administrateur n’est pas un administrateur système pour l’organisation cible, le bouton Résoudre le problème est verrouillé et un message invitant à contacter l’administrateur système s’affiche :
Les Autres erreurs sont généralement internes et ne peuvent pas être résolues du côté client de l’application. Dans ce cas, il convient d’ouvrir un dossier d’assistance auprès de l’Assistance Adobe.
Pour fournir les éléments requis des identifiants utilisateur qui rencontrent des problèmes, sélectionnez le bouton Télécharger les erreurs. Vous serez invité à enregistrer un fichier CSV contenant les informations de tous les utilisateurs répertoriés. Cela inclut les détails suivants sur l’utilisateur :
- Adresse e-mail
- Statut
- Résolution
- Date d’attribution
Joignez ce fichier au dossier d’assistance lorsque vous le soumettez.
Contacter l’assistance
La liste du menu de gauche inclut un bouton Contacter l’assistance intégré tout en bas. Sa sélection permet d’ouvrir un nouvel onglet dans le navigateur à la page Assistance > Résumé du support dans Admin Console.
Pour créer un dossier d’assistance :
- Sélectionnez Créer un dossier.
- Dans les détails du dossier, incluez une copie du rapport d’erreur téléchargeable et tout contexte supplémentaire pouvant vous aider (par exemple, si l’utilisateur existe dans une autre organisation).
L’assistance recherche l’utilisateur, généralement par son adresse e-mail, et s’efforce de résoudre le problème. Dans certains cas, elle peut contacter l’administrateur de votre organisation pour terminer le processus. Toutes les communications sont effectuées via le dossier d’assistance afin d’en assurer le suivi.
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