Configuration des restrictions de destinataire internes dans Acrobat Sign - Nouveau

Limitez les accords aux destinataires de votre compte Adobe Acrobat Sign.

Contrôlez si les utilisateurs peuvent envoyer des accords uniquement aux destinataires de votre organisation. Ce paramètre applique une limite strictement interne en empêchant l’envoi d’accords si un participant est externe. Utilisez ce contrôle pour prendre en charge les workflows internes, réduire le risque de partage involontaire et permettre un déploiement plus large aux utilisateurs qui ne doivent pas envoyer d’accords en dehors du compte.

Configuration

Disponibilité

• Acrobat Sign Solutions : pris en charge.
• Acrobat Sign pour l’administration : pris en charge.
• Acrobat Standard et Acrobat Pro : non pris en charge.

Portée de la configuration

La fonctionnalité Envoyer uniquement aux destinataires internes peut être configurée au niveau des comptes et des groupes.

• Les paramètres au niveau du groupe remplacent les paramètres au niveau du compte.

Valeur par défaut : désactivée.

La modification de ce paramètre n’a pas d’impact sur les accords déjà en cours.

Pour accéder à ce paramètre, sélectionnez Paramètres d’envoi > Envoyer uniquement aux destinataires internes

Contrôles

Les utilisateurs de mon compte/groupe peuvent envoyer des accords uniquement aux destinataires internes et en copie.

• Lorsque ce contrôle est activé, les utilisateurs peuvent ajouter uniquement des destinataires et des destinataires en copie qui se trouvent dans le même compte Acrobat Sign que l’expéditeur.
• Lorsque ce contrôle est désactivé, les utilisateurs peuvent envoyer des accords à tout destinataire, y compris aux participants externes.

Impact

• Les destinataires externes sont bloqués lors de la création de l’accord.
• La validation en temps réel signale les destinataires externes au fur et à mesure qu’ils sont saisis.
• Les accords ne peuvent pas être envoyés si un participant externe est inclus.
• Les demandes d’API qui incluent des destinataires externes génèrent une erreur.
• Les utilisateurs ne peuvent pas remplacer les destinataires internes par des destinataires externes.
• La délégation est limitée aux destinataires internes uniquement.

Expérience client lorsque ce paramètre est activé

Ce paramètre ne modifie pas la façon dont les utilisateurs envoient les accords.Il empêche l’envoi d’accords si un destinataire est externe.

Lorsque ce paramètre est activé, Acrobat Sign valide tous les participants par rapport au compte de l’expéditeur lors de l’exécution.

Les destinataires internes sont définis comme des utilisateurs du même compte Acrobat Sign (même AccountID), et non par domaine de messagerie.

Comportement d’application

• Les destinataires sont validés au fur et à mesure qu’ils sont saisis, puis à nouveau avant la création de l’accord.
• Les destinataires externes sont immédiatement signalés et empêchent l’envoi de l’accord.
• Les utilisateurs doivent supprimer les destinataires externes avant de pouvoir terminer le processus d’envoi.
• Les demandes API qui incluent des destinataires externes sont refusées avec une erreur.
• Les actions de remplacement de destinataire et de délégation sont limitées aux utilisateurs internes.

Les utilisateurs voient un message d’erreur indiquant que les destinataires externes ne sont pas autorisés.

Ce qui ne change pas

• Les accords existants avec des destinataires externes restent en vigueur.
• Les modèles de workflow ne sont pas soumis à des restrictions, mais la validation a lieu lors de l’envoi.
• Les participants témoins ne sont pas restreints.
• La signature en personne n’est pas restreinte.

Bonnes pratiques

• Activez ce paramètre uniquement pour les groupes qui fonctionnent entièrement dans des processus internes.
• Évitez d’activer ce paramètre pour les groupes qui envoient des accords aux clients, fournisseurs ou partenaires externes.
• Confirmez que tous les destinataires requis existent en tant qu’utilisateurs dans votre compte Acrobat Sign avant d’activer le paramètre.
• Communiquez ce changement aux utilisateurs avant de l’activer, car il bloque immédiatement les scénarios de destinataires externes.

Ce qu’il faut savoir

• Les destinataires internes sont déterminés par l’appartenance au compte, pas par le domaine de l’e-mail.
• Ce paramètre s’applique uniquement aux nouveaux accords et modifications.
• Les destinataires externes ne peuvent pas être ajoutés via l’interface utilisateur ou l’API lorsque le paramètre est activé.
• Les intégrations API doivent gérer les erreurs lorsque des destinataires externes sont inclus.
• La délégation et le remplacement de destinataire ne peuvent pas être utilisés pour contourner cette restriction.