Lexique Adobe Acrobat Sign (terminologie, jargon, questions)

Documents/fichiers/pièces jointes par rapport aux accords et aux transactions

  • Les documents/fichiers/pièces jointes sont tous des fichiers individuels chargés sur le système Adobe Sign. Les éléments de base de l’accord.
  • Les accords sont des objets orientés client créés par Adobe Sign à partir des fichiers chargés et que les destinataires remplissent ou signent. « Accord » est le terme utilisé pour définir l’objet pendant le processus d’obtention des signatures et la génération du PDF final.
  • Les transactions englobent l’accord et l’ensemble de la journalisation et de la documentation associées, générées pour/par l’accord (par exemple : rapports d’audit, résultats d’authentification, pages .csv de données de champs).

Préfixes de fonctionnalités

Au fur et à mesure que les fonctionnalités évoluent, des préfixes seront appliqués pour indiquer où se trouve la fonctionnalité dans le cycle de publication ou de fin de vie.

  • Nouveau : un élément totalement nouveau.
  • Moderne : un élément mis à jour qui peut avoir une option pour basculer entre les expériences modernes et classiques.
    • Les versions modernes peuvent avoir de nouvelles fonctionnalités. Par exemple, la version moderne du concepteur de workflow personnalisé comporte de nouvelles fonctionnalités.
  • Classique : l’ancienne version d’un élément en cours de mise à jour, généralement utilisée lorsqu’il existe une option permettant de basculer entre les versions actives.
  • Hérité : l’ancienne version d’un élément lorsque l’option permettant de basculer est supprimée pour les nouveaux comptes créés.

Interne et externe

Le terme « interne » décrit le groupe d’ID utilisateur au sein d’un ID de compte commun.  Ces ID utilisateur sont internes au compte et les paramètres qui s’appliquent aux utilisateurs internes ne s’appliquent qu’à ces ID utilisateur.

Toutes les autres adresses e-mail sont « externes ».

Remarque :

De nombreuses entreprises ont plusieurs comptes.

Les utilisateurs de la même entreprise (partageant le même domaine dans leur adresse e-mail), mais ne se trouvant pas dans le même ID de compte, sont externes les uns aux autres.

Les administrateurs de compte peuvent obtenir la liste complète des adresses e-mail internes en accédant à Compte > Utilisateurs et en cliquant sur l’icône Exporter la liste des utilisateurs.

Un fichier CSV est téléchargé sur votre système local. Ce fichier CSV énumère les utilisateurs du compte, notamment leur état actuel.

Exporter la liste des utilisateurs

Objets et ID d’objet

Objets

Dans le cadre d’Adobe Sign, un « objet » est un groupe d’attributs/de propriétés dont la compréhension est très discrète.

Les types d’objets sont :

  • Le compte dans son ensemble
  • Groupes
  • Utilisateurs
  • Accords
Lorsque tous les objets du même type ont la même liste de propriétés, les valeurs attribuées à ces propriétés sont souvent différentes et, dans certains cas, doivent l’être.
Par exemple, tous les utilisateurs disposent d’une propriété adresse e-mail et sa valeur doit être unique pour chaque utilisateur.
Lorsque des « objets » sont utilisés dans la documentation, il est entendu que tout le type d’objet est inclus. (Par exemple, les utilisateurs peuvent être créés avec un fichier CSV.)

Objet ID

Tous les objets ont des numéros d’identification uniques pour distinguer les objets du même type. Chaque utilisateur a un ID utilisateur unique. Chaque accord a un ID d’accord unique.

Les objets utilisent souvent les ID d’objet comme attribut clé pour établir des relations avec d’autres objets. De cette façon, les objets peuvent conserver des relations continues même si d’autres attributs changent.

Par exemple, un ID utilisateur peut créer plusieurs ID d’accord et cette relation persiste même si l’utilisateur modifie d’autres propriétés telles que son nom et son adresse e-mail.

Lorsqu’il est utilisé dans la documentation, un ID d’objet identifie une instance unique à partir d’un type d’objets. (Par exemple, la modification de l’adresse e-mail d’un ID utilisateur ne change pas la propriété des accords d’ID utilisateur.)

Relations parent-enfant (modèle)

L’idée d’une relation parent-enfant est mieux illustrée avec un modèle utilisé pour générer plusieurs copies de lui-même sans exploiter le modèle. Dans la mesure où le parent est directement lié à l’accord enfant qu’il génère, l’objet parent peut établir un rapport sur le statut relatif de tous les accords enfants.

Adobe Sign propose trois exemples de ce principe :

  • Modèles de bibliothèque : lorsque des modèles de bibliothèque sont joints à un accord, cette relation d’accord est suivie au titre d’enfant du document de modèle. (Remarque : cela n’est vrai que si un seul modèle est joint à l’accord.) Les modèles de bibliothèque peuvent générer des rapports sur les accords qui ont utilisé le modèle à partir de la page Gérer.
  • Formulaires web : les formulaires web créent un modèle parent qui est copié lorsqu’un utilisateur tente d’envoyer le formulaire pour signature. Le formulaire web parent est suivi sur la page Gérer et peut générer un rapport sur tous les accords en cours ou terminés.
  • Envoi en masse : l’outil Envoi en masse permet à l’utilisateur de télécharger et de configurer un ensemble de fichiers et une liste CSV d’adresses e-mail. Il crée un modèle parent qui se copie lui-même et envoie un accord distinct à chaque adresse e-mail comprise dans la liste CSV. L’objet parent est suivi sur la page Gérer et peut être utilisé pour générer un rapport sur le statut relatif des accords enfants générés.

 

Héritage de propriétés/paramètres

Adobe Sign repose sur un modèle orienté objet qui permet de créer des objets « enfants » à partir d’objets « parents ». Lorsqu’un objet enfant est créé, il hérite de toutes les propriétés (attributs et paramètres) de l’objet parent (modèle). 

L’héritage persistant détermine que si l’objet parent modifie une valeur de propriété, cette modification est répercutée sur tous les objets enfants, qui héritent de cette modification en conséquence.

En rompant le lien d’héritage, un objet enfant peut être personnalisé pour faciliter un résultat spécifique.

La relation Compte/Groupe en est un bon exemple dans Adobe Sign. Par défaut, tous les nouveaux groupes héritent des valeurs de paramétrage définies au niveau du compte. Toutefois, les groupes peuvent rompre le lien d’héritage au niveau du compte et personnaliser les paramètres de groupe pour un résultat spécifique (par exemple, des exigences de signature plus strictes ou des paramètres d’accord par défaut spécifiques).

Héritage de propriétés

Dans Adobe Sign, l’héritage passe de parent > enfant via les objets suivants : Application > Niveau de service > Compte > Groupe > Utilisateur.

  • L’objet Application est l’objet de base et contient toutes les options possibles pour le service.
  • L’objet Niveau de service désigne le niveau de service acheté par un client. À ce niveau, les différentes fonctionnalités sont activées pour différencier un compte d’entreprise d’un compte individuel (par exemple).
  • L’objet Compte hérite de tous les paramètres du niveau de service et permet aux administrateurs d’utilisateurs de personnaliser le compte pour leur utilisation spécifique. Il s’agit du niveau d’autorité le plus élevé que les administrateurs client peuvent configurer.
  • L’objet Groupe hérite de tous les paramètres au niveau du compte et permet une personnalisation plus poussée du groupe. La modification des valeurs de paramétrage au niveau du groupe remplace les paramètres au niveau du compte et propage les paramètres de groupe en aval vers tous les objets enfants associés au groupe.
  • Les objets Utilisateur et Accord héritent leurs propriétés du groupe dans lequel ils résident. Si un utilisateur modifie le groupe auquel il est associé, seules les valeurs héritées du nouveau groupe lui sont visibles, et tous les accords créés adoptent uniquement les valeurs disponibles au sein de ce nouveau groupe.

En raison de l’héritage des propriétés, il est généralement recommandé aux administrateurs de configurer leurs paramètres au niveau du compte pour qu’ils correspondent aux valeurs les plus strictes tolérées par leurs processus de travail, puis d’assouplir les restrictions au niveau du groupe, si nécessaire.

Signataire (rôles), destinataire et participant

Signataire (ou Approbateur, Accepteur, etc.) - Un rôle explicitement défini pour un destinataire

  • Tous les destinataires ont un rôle.

Destinataire : tout e-mail utilisé pour inclure une personne dans le « cycle de signature » de l’accord.  Les personnes qui peuvent interagir avec l’accord tant qu’il est en cours

  • Les Destinataires sont un sous-ensemble des Participants.

Participant : tout e-mail (individuel) inclus dans la transaction.  Il se compose de l’expéditeur, de tous les destinataires et de toutes les parties en copie.

Rôles, destinataires et participants

Utilisateurs en attente à usage unique

Lorsqu’un accord est créé dans Adobe Sign, l’application tente d’identifier si l’un des destinataires a déjà un ID utilisateur auquel l’accord peut être associé.

Si un ID utilisateur existe et qu’il se trouve dans un compte approuvé par le compte expéditeur, l’ID d’accord est directement associé à l’ID utilisateur et l’accord s’affiche sur la page Gérer de l’utilisateur.

Si l’e-mail n’existe pas dans le système ou si l’ID de compte expéditeur n’est pas approuvé par le compte de l’ID utilisateur, Adobe Sign crée un ID utilisateur à usage unique destiné spécifiquement au suivi des activités du destinataire pour cet ID d’accord. Les ID utilisateur à usage unique existent uniquement tant que l’accord est en cours. Une fois l’accord terminé, et tous les événements consignables capturés, l’ID utilisateur à usage unique n’est plus utile et se retrouve supprimé du système.

Statut final

L’état final est atteint lorsque les destinataires ne peuvent prendre aucune autre action pour terminer l’accord.  Il existe trois états finaux :

  • Terminé : lorsque l’accord termine avec succès tous les processus avec tous les destinataires.
  • Abandonné : un accord abandonné a été stoppé volontairement. Cette action peut provenir de l’une des sources suivantes :
    • Annulé par l’expéditeur
    • Refusé par le destinataire
    • Échec en raison d’une erreur d’authentification du destinataire
    • Échec en raison d’une erreur système
  • Expiré : accords qui atteignent leur date d’expiration en raison d’une inaction dans le délai défini.
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