Adobe Sign pour ServiceNow est une intégration personnalisée développée en vue d’offrir un accès aisé aux puissants outils d’Adobe Sign dans votre instance de ServiceNow. Nous vous fournissons les outils nécessaires pour créer des flux de tâches et des éléments de catalogue robustes qui vous permettront de migrer vos processus de signature et de stockage de documents vers le cloud.

Création d’un flux de tâches

Qu’est-ce qu’un flux de tâches

Les flux de tâches constituent la colonne vertébrale de vos éléments de catalogue Adobe Sign. Si l’ajout de variables et la création d’éléments permettent l’affichage des champs appropriés dans le formulaire, il est également nécessaire de créer un flux de tâches pour capturer ces informations et permettre à Adobe Sign d’envoyer l’accord.

Vous trouverez ci-dessous la procédure de création d’un exemple de flux de tâches pour une note de frais.


Accès au menu Flux de tâches

Une fois connecté en tant qu’administrateur, saisissez Flux de tâches dans la barre de filtrage pour accéder à l’option Éditeur de flux de tâches sous Orchestration.

1Workflow Menu

 

Cliquez sur Éditeur de flux de tâches pour ouvrir la page Flux de tâches ci-dessous :

2Workflow page-new

 

Dans le panneau de droite, cliquez sur le signe + à droite du champ de recherche de flux de tâches.

Le processus de création d’un nouveau flux de tâches démarre en ouvrant la page de modèle Nouveau flux de tâches.

  • Saisissez le nom du flux de tâches.
  • Associez le flux de tâches à une table.
3New Workflow

 

Pour notre note de frais, nous nommons le flux de tâches « Note de frais de test » et sélectionnons la table « Élément demandé » avant de cliquer sur le bouton Envoyer.

5Workflow name

 

Un flux de tâches de base comportant les étapes Début et Fin s’affiche.

Nous ajoutons ensuite des éléments à ce flux de tâches pour définir le flux de tâches souhaité.

6Workflow Designer

 

Les flux de tâches connectent les éléments par des flèches et dans la disposition de base, notre flux de tâches s’écoule simplement du début à la fin. Nous souhaitons ajouter des éléments dans l’intervalle. Pour ce faire, nous devons modifier le flux de tâches en supprimant la flèche reliant « Début » à « Fin ». Il suffit pour cela de cliquer sur la flèche et d’appuyer sur la touche Suppr.

7Workflow Designer

 

Puisque nous créons un élément de note de frais, nous souhaitons que l’utilisateur ajoute une note de frais en pièce jointe. Pour ce faire, ajoutez le module Adobe Sign permettant d’obtenir les informations sur la pièce jointe.

Pour y accéder, sélectionnez l’onglet Packs dans le panneau de droite.

7Select Packs

 

Faites glisser le module Adobe Sign – Obtenir les données de la pièce jointe dans l’écran. La fenêtre contextuelle de configuration suivante s’affiche :

9Get Attachment Pack

 

Renseignez les champs suivants :

  • Nom : il s’agit du nom que vous choisissez pour ce pack.
  • Étape : nous pouvons définir une étape afin de savoir à quelle étape l’élément se trouve lorsque nous examinons le flux de tâches.
    • En l’occurrence, nous savons que la demande est approuvée si nous acceptons les données de pièce jointe.
  • Nom de l’accord Adobe : cette option insère le nom de l’accord à partir de l’interface du formulaire.
  • Adresse électronique Adobe : Adobe Sign peut rechercher automatiquement l’adresse e-mail du demandeur, du responsable du demandeur et du centre de coûts à l’aide des comptes utilisateur ServiceNow, et leur envoyer l’accord grâce à la syntaxe indiquée.
  • Message Adobe : il s’agit d’un message prédéfini pouvant être créé dans ServiceNow.
10 Get Attachment PAck

 

Cliquez sur Envoyer pour enregistrer la configuration du pack.

Ensuite, cliquez sur la case Toujours située sur l’objet Début, et faites-la glisser vers l’objet du nouveau pack.

11 Workflow Designer

Remarque :

Vous pouvez cliquer sur les objets individuels et les faire glisser dans le flux de tâches afin que celui-ci reste organisé visuellement.

 

L’étape suivante de ce flux de tâches consiste à envoyer la pièce jointe au destinataire, sans aperçu.

À partir de l’onglet Pack du menu de droite, faites glisser le module Adobe Sign – Envoyer la pièce jointe, Pas d’aperçu pour l’ajouter au flux de tâches.

La fenêtre de configuration du module s’ouvre :

12 Activity Properties

 

Il existe deux façons de renseigner les champs :

  • Vous pouvez saisir les valeurs des champs manuellement.
  • Vous pouvez renseigner les champs en faisant glisser le libellé approprié à partir de l’onglet Données du menu de droite.
    • Par exemple, à partir de l’onglet Données, faites glisser l’élément encodedBody vers n’importe quel champ exigeant un élément codé en dur.
12Data Objexcts

Procédez de la même façon pour tous les packs supplémentaires que vous ajoutez au flux de processus : faites-les glisser vers l’écran, puis renseignez les champs.

Dans cet exemple de note de frais, les packs suivants sont configurés comme suit :

Pack : Définir les valeurs

14 Set Values

Pack : Attendre une condition

15 Wait for Connection

Pack : Joindre l’accord signé

16 Attach Signed Agreemen t

Pack : Définir les valeurs

17 Set Values

 

Une fois tous les éléments dans la fenêtre de l’éditeur, connectez-les à l’aide de flèches de sorte que les étapes passent de l’une à l’autre jusqu’à ce que le flux de tâches atteigne la fin.

Faites glisser les branches Échec vers l’objet Fin pour que le flux de tâches se termine en cas d’échec de l’une des étapes critiques.

18 Workflow Designer

 

Maintenant que tous les éléments ont été reliés de façon logique, publiez le flux de tâches en cliquant sur Publier.

19 MEnu Options

 

Après avoir publié votre flux de tâches, vous pouvez l’associer à un élément de catalogue.

  • Si vous souhaitez modifier le flux de tâches, revenez à cette page et cliquez sur Valider.


Ajout d’activités de flux de tâches d’approbation

Lorsque vous ajoutez une approbation ou toute autre pause à un flux de tâches contenant une activité de flux de tâches personnalisée Adobe Sign, il est possible que vous deviez changer la méthode avec laquelle les variables du catalogue frontal sont récupérées.  Si vous rencontrez des erreurs de champs vides dans les accords ou des erreurs indiquant qu’une variable est introuvable (par exemple : « Impossible de lire la propriété « objectname » de l’élément non défini »), vous devrez peut-être remplacer « workflow » par « current » dans les activités qui récupèrent des variables. 

Par exemple :

Si l’activité utilise 

${workflow.variables.adobe_email_address}

Pour récupérer l’adresse électronique de l’utilisateur, vous devrez peut-être remplacer cette méthode par

${current.variables.adobe_email_address}

afin de corriger l’erreur.

Cela est dû à un problème de timing qui se produit lorsque le flux de tâches est interrompu afin d’attendre la fin de l’activité.  

workflow_variables

Remarque :

Cette modification n’est nécessaire que si vous utilisez une activité qui entraîne une pause, telle qu’un minuteur ou une approbation. 

Il est vivement recommandé d’effectuer des tests complets avant d’activer le flux de tâches dans votre environnement de production.

Rappels/pièges courants

Diagnostic des problèmes

Si vous rencontrez des problèmes lors de l’envoi de votre élément de catalogue, la meilleure façon de localiser l’erreur consiste à déterminer la nature du problème dans le flux de tâches. Pour ce faire, exécutez votre élément de catalogue, puis saisissez Éléments demandés dans la barre de filtrage.

20 Self-service Menu

 

Vous y trouverez une liste des éléments demandés.

Utilisez les en-têtes de colonne pour trier les enregistrements, puis recherchez un État ou État du document indiquant un problème.

Cliquez sur l’enregistrement de l’élément pour ouvrir une instance du flux de tâches.

20Recent Items Error

 

Une fois la page du flux de tâches ouverte, recherchez le module qui affiche l’erreur (en-tête d’objet rouge). Cliquez dessus pour afficher l’activité du flux de tâches dans laquelle se trouve l’élément de catalogue.

En règle générale, l’erreur proprement dite se situe dans le module précédant immédiatement le module qui affiche l’en-tête rouge, lequel indique qu’une valeur incorrecte a été envoyée.

21Error in Workflow

 

Pointez la souris sur la case appropriée pour déterminer le message d’erreur :

Erreur d’ID d’accord : ce type d’erreur concerne généralement le module Adobe Sign – Obtenir les données de la pièce jointe et l’erreur se présente dans le module Envoyer la pièce jointe. Elle se produit généralement lorsque les valeurs du champ Adresse électronique Adobe ont été saisies de façon incorrecte ou que les adresses électroniques des utilisateurs définis dans ce champ ne sont pas valides.

  • Assurez-vous que les adresses électroniques de l’utilisateur actuel, du responsable de l’utilisateur actuel et du centre de coûts sont renseignées.
  • Assurez-vous que l’utilisateur actuel a un responsable associé.

Erreur de connexion : vérifiez la connexion à Adobe Sign dans le volet Administration d’Adobe Sign en saisissant Adobe Sign dans la barre de filtrage. Cliquez ensuite sur Se connecter à Adobe.

Création d’un élément de catalogue

Un élément de catalogue ServiceNow est essentiellement un objet créé par un administrateur pour réaliser une action pouvant être encapsulée dans un élément interactif.

L’exemple suivant s’appuie sur le flux de tâches de note de frais créé dans la section précédente.

 

Création d’un élément de catalogue

Une fois connecté en tant qu’administrateur, saisissez Éléments de catalogue dans la barre de filtrage du menu.

23 Catalog Menu

Cliquez sur Éléments de catalogue sous Administration d’Adobe Sign.

Une liste de tous les éléments de catalogue créés dans Adobe Sign s’affiche :

23Catalog Items short

 

Cliquez sur Nouveau pour créer un nouvel élément de catalogue.

NEw Button

Une nouvelle page de modèle d’élément de catalogue s’affiche.

25Catalog Template Originaledit-Rebrand

Renseignez les champs de façon à représenter au mieux votre élément de catalogue :

1. Nom : nom de votre élément de catalogue. Faites précéder le nom de votre élément par « Adobe Sign - » pour faciliter l’identification.

2. Flux de tâches : cliquez sur la loupe pour sélectionner le flux de tâches à associer à cet élément.

3. Icône : téléchargez une image pouvant représenter l’élément sous forme d’icône.

4.  Description succincte : saisissez une brève description d’une phrase.

5. Description : la description longue de votre élément de catalogue doit exprimer la fonction complète de l’élément.

6. Envoyer : après avoir défini l’élément de catalogue, cliquez sur Envoyer pour l’enregistrer.

 

Une fois l’élément de catalogue enregistré, la liste de tous les éléments de catalogue s’affiche.

Cliquez sur l’élément que vous venez de créer et faites défiler jusqu’en bas pour afficher les champs de variable. 

33 Catalog Variables

Vous pouvez y saisir des variables pour votre élément de catalogue.

Dans l’exemple de la note de frais, nous voyons trois variables :

  • Adobe_agreement_name : cette variable récupère le nom de l’accord.
  • Cost_center : cette variable identifie le centre de coûts approprié pour la note de frais.
  • Adobe_attach_macro : cette variable localise la pièce jointe qui doit être chargée par un utilisateur.

 

Création d’un exemple de variable – Adobe_agreement_name :

34 Catalog questions

 

Dans le champ Type, l’option Texte sur une seule ligne est sélectionnée car le nom de l’accord doit être une valeur courte.

35 Catalog Type

 

Saisissez ce que vous souhaitez que l’utilisateur voie dans le champ Question, puis cliquez sur Mettre à jour.

36 Catalog Question

 

Faites de même pour les autres variables qui incluent un centre de coûts et une macro de pièce jointe.

Les exemples sont répertoriés ci-dessous :

Variable : Centre de coûts

37 Catalog page


Variable : Macro de pièce jointe

38 Catalog Type

 

Après avoir créé l’interface du formulaire, cliquez sur Tester dans l’angle supérieur droit pour le tester.

Saisissez quelques éléments de test dans le champ pour vérifier si votre élément fonctionne.

39 Try It

Envoi d’accords avec l’élément de catalogue

Une fois l’élément de catalogue créé, les utilisateurs peuvent accéder à l’élément (via l’icône) à partir du catalogue de services ou du portail de services pour envoyer des documents à signer (accords).

 

Catalogue de services :

Saisissez Catalogue de services dans la barre de filtrage et cliquez sur Catalogue de services dans le menu qui s’affiche. 

33 Service Catalog

Vous pouvez trouver l’élément dans le menu Demandes fréquentes ou via les éléments Adobe Sign dans la page du catalogue de services :

35Adobe Sign Item-rebrand

État des éléments d’accord envoyés

Lorsqu’un élément d’accord est envoyé, vous pouvez consulter le statut de l’élément en saisissant éléments demandés dans la barre de filtrage, puis en cliquant sur le lien Éléments demandés dans le menu qui s’affiche.

36RequestedItem

 

La vue Éléments demandés affiche une page répertoriant tous les éléments de catalogue demandés qui ont été appelés jusqu’à présent.

44 Request Catalog Items

 

Cliquez sur n’importe quel enregistrement d’élément dans la liste pour ouvrir une nouvelle fenêtre contenant les informations spécifiques relatives à cet élément.

45 More Details

Accès aux éléments « Mon accord »

Les utilisateurs individuels qui souhaitent afficher uniquement les éléments d’accord qu’ils ont envoyés peuvent le faire en saisissant mes documents dans la barre de filtrage, puis en cliquant sur le lien Mes documents dans le menu qui s’affiche.

39 Accessing MyDocs

En cliquant sur l’élément Mes documents, l’utilisateur voit s’afficher la liste de tous les documents associés à son compte, tant les accords qu’ils ont envoyés à des tiers que les accords qu’ils ont signés.

47 My Documents

Un clic sur n’importe quel élément ouvre une page indiquant l’état de la demande et des documents en pièce jointe. Cet élément sert d’entrepôt des enregistrements, offrant ainsi une vue en temps réel de toutes les actions demandées par les destinataires de l’accord, ainsi que de tous les documents signés (téléchargeables). 

48 Specific Items


Portail de services

Si nous pouvons accéder à nos éléments dans le catalogue de services, nous pouvons également y accéder via le portail de services.

 

Création d’une page du portail de services :

Saisissez Portail de services dans la barre de filtrage, puis cliquez sur le lien Pages dans le menu qui s’affiche :

42Service Portal Menu

Renseignez les champs Titre et ID.

Cliquez sur Envoyer pour créer la page.

50 page title and id

Une fois que vous avez créé la page, cliquez sur l’élément pour l’ouvrir.

Faites défiler vers le bas et cliquez sur Ouvrir dans le concepteur.

51 Related Links

Faites glisser un conteneur 4-4-4 dans la page.

52 4-4-4 Container

Placez un lien d’icône (dans le menu Widgets) à l’intérieur du conteneur.

53 Icon link

Cliquez sur le crayon pour modifier le lien d’icône.

54 Pencil

Renseignez l’élément à votre convenance. Vous trouverez un exemple ci-dessous :

Remarque :

L’option Macro de pièce jointe n’est pas compatible avec le portail de services. Lorsque vous modifiez un élément de catalogue dans le portail, assurez-vous que le lien que vous fournissez pointe vers un élément de catalogue qui utilise uniquement des documents prétéléchargés.

55 Expense Report-small

Une fois que vous avez créé la page, vous pouvez revenir à ServiceNow et cliquer sur Tester pour tester votre nouvelle page de portail.


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