Planification d’un rapport ou d’une exportation de données

Rechercher

Dernière mise à jour le 14 nov. 2022

Présentation

Les clients qui utilisent le nouvel environnement de création de rapports peuvent configurer leurs rapports/exportations pour effectuer une mise à jour régulière, puis envoyer par e-mail le contenu mis à jour à eux-mêmes et à une liste facultative d’autres utilisateurs.

La planification peut être configurée pour s’exécuter quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. En outre, l’option Envoyer maintenant déclenche une mise à jour immédiate et la remise du rapport/de l’exportation vers une liste ad hoc de destinataires.

L’utilisateur qui définit la planification peut inclure n’importe qui dans son compte Acrobat Sign. Les utilisateurs inclus reçoivent un e-mail d’Acrobat Sign avec un lien vers l’un des éléments suivants : Ouvrir un rapport ou Télécharger une exportation de données. Le destinataire doit s’authentifier sur son compte Acrobat Sign avant de recevoir les données.

Options Planifier un rapport et Envoyer maintenant

Attention :

Les planifications de rapport sont générées avec l’autorisation du propriétaire, ce qui signifie que les utilisateurs du compte peuvent créer un rapport qui inclut toutes les données du compte, puis partager ce rapport avec des utilisateurs non-administrateurs.

Tous les utilisateurs peuvent créer des planifications pour leurs rapports et exportations avec les restrictions suivantes :

Une seule planification peut être définie pour un rapport/une exportation.
Les rapports d’accord prennent uniquement en charge les données des 60 derniers mois.

Pour créer une nouvelle planification :

Sélectionnez les points de suspension pour ouvrir le menu d’action ou placez le pointeur de la souris sur l’enregistrement de l’accord et sélectionnez l’icône Planification pour ouvrir l’interface planification.
Configurez la planification :
- Fréquence de planification : selon l’itération de fréquence que vous sélectionnez, des options supplémentaires peuvent être disponibles :
  
  Quotidien : le rapport/l’exportation s’exécute au moment où le rapport a été créé. Chaque jour.
  
  Hebdomadaire - Lorsque cette option est sélectionnée, l’option pour le jour de la semaine est présentée. Le rapport s’exécute le jour sélectionné au moment où il a été créé.
  
  Mensuel - Lorsqu’elle est sélectionnée, l’option permettant de sélectionner le jour du mois est présentée. Le rapport s’exécute en même temps que la planification a été créée le jour civil sélectionné.
- À qui voulez-vous l’envoyer ? - Liste des destinataires du rapport/de l’exportation.
  
  Sélectionnez +M’ajouter pour vous ajouter à la liste.
  
  Saisissez l’adresse e-mail de tous les autres utilisateurs de votre compte Acrobat Sign.
  
  Si vous tentez d’ajouter une adresse e-mail qui ne figure pas dans le compte, une erreur s’affiche.
- Inclure un message - Indiquez un message facultatif inclus dans l’e-mail à tous les destinataires.
Enregistrez lorsque vous avez terminé.
Lorsque la planification est en place, l’icône Planification adopte une couleur bleue et est constamment visible dans la liste des rapports/exportations.

Lors de l’exécution de la planification, un modèle d’e-mail simple est envoyé à tous les destinataires avec un lien permettant de Télécharger les données exportées ou Ouvrir un graphique de rapport.

Le destinataire doit s’authentifier sur son compte Acrobat Sign pour recevoir le contenu.

Seul le créateur d’origine d’une planification peut la modifier. Cela inclut l’ajout et la suppression d’utilisateurs.

Pour modifier une planification existante, cliquez sur l’icône bleue du rapport/de l’exportation ou sélectionnez les points de suspension pour ouvrir le menu Actions et sélectionnez Modifier la planification.

Modification d’une planification de rapport

L’interface Planification s’ouvre et permet de modifier tous les éléments.

Enregistrez la configuration lorsque vous avez terminé.

Modification de la planification et enregistrement

Seul le créateur d’origine d’une planification peut le supprimer.

Pour supprimer une planification, sélectionnez l’icône bleue du rapport/de l’exportation ou cliquez sur les points de suspension pour ouvrir le menu Actions et sélectionnez Modifier la planification.

L’interface Planification s’ouvre. Le bouton Supprimer se trouve dans le coin inférieur gauche du panneau.

Si vous sélectionnez Supprimer, vous êtes invité à vérifier que vous souhaitez réellement supprimer la planification.

Sélectionnez Supprimer pour terminer la suppression.

Envoyer maintenant est une demande ad hoc pour actualiser le rapport/l’exporter et le remettre à une liste de destinataires définis qui peuvent ou non faire partie du rapport planifié (s’il existe un rapport planifié).

L’option Envoyer maintenant est accessible en sélectionnant les points de suspension pour ouvrir le menu Actions et sélectionner Envoyer maintenant.

Sélection de l’option Envoyer maintenant dans le menu

Lors de la sélection Envoyer maintenant, la fenêtre de configuration s’ouvre.

Configurez les options Envoyer maintenant :

À qui voulez-vous l’envoyer ? - Liste des destinataires du rapport/de l’exportation.
- Sélectionnez +M’ajouter pour vous ajouter à la liste.
- Saisissez l’adresse e-mail de tous les autres utilisateurs de votre compte Acrobat Sign.
  - Si vous tentez d’ajouter une adresse e-mail qui ne figure pas dans le compte, une erreur s’affiche.
Inclure un message - Indiquez un message facultatif inclus dans l’e-mail à tous les destinataires.

Sélectionnez Envoyer lorsque vous avez terminé.

Points à prendre en compte...

Une seule planification peut être configurée par rapport/exportation.
Les planifications de rapport/exportation peuvent être créées, modifiées et annulées par l’expéditeur uniquement.
Les rapports/exportations sont générés avec l’autorisation de l’utilisateur qui crée le rapport/l’exportation. Les administrateurs de compte qui partagent un rapport avec des utilisateurs non-administrateurs affichent les données d’administration au niveau du compte.
Les rapports/exportations peuvent être planifiés quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. Le temps d’exécution s’exécute au moment où la planification a été enregistrée.
Les rapports/exportations planifiés sont limités à 100 e-mails de notification par jour pour un utilisateur.
Seuls les utilisateurs du même compte Acrobat Sign peuvent être inclus dans la diffusion par e-mail de la planification.
Seuls les utilisateurs figurant dans la liste de notifications par e-mail seront autorisés à afficher le contenu du rapport/de l’exportation.
Lors de l’accès au lien envoyé par e-mail, l’utilisateur doit s’authentifier sur le système Acrobat Sign.
Les liens envoyés par e-mail sont désactivés au bout de sept jours à compter de la livraison de l’e-mail.