Demande de signatures en masse avec l’option Envoyer en masse

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Dernière mise à jour le 9 août 2022 | S’applique également à Adobe Acrobat Sign

Envoyer en masse vous permet de charger un formulaire et de l’utiliser comme modèle pour créer et envoyer de nombreux formulaires (des centaines !) d’accords uniques, chacun étant dédié à un signataire externe.

Chaque accord est isolé des autres et contient son propre rapport d’audit. Chaque destinataire ne connaît pas tous les autres destinataires.

L’expéditeur a accès aux accords via l’onglet Documents ou via le modèle Envoyer en masse, qui contient un rapport Accords qui suit le statut global des accords enfants créés à partir du modèle. En outre, l’expéditeur peut exporter les données de niveau champ de tous les accords terminés au format CSV en utilisant l’action Télécharger les données du champ de formulaire.

Pour trouver Envoyer en masse :

Sélectionnez le menu Signer électroniquement dans la barre de navigation supérieure, puis sélectionnez Envoyer en masse dans la liste déroulante des fonctionnalités.
Sélectionnez Outils et choisissez Envoyer en masse dans le menu des outils.

Procédure à suivre pour envoyer en masse :

Sélectionnez l’outil Envoyer en masse comme expliqué précédemment. La page Envoyer en masse est affichée.
Ajouter un fichier :

Chargez (par recherche ou glisser-déposer) le fichier de base que vous utilisez pour créer votre modèle d’accord.

Le sélecteur situé à droite du bouton Sélectionner un fichier vous permet de choisir la source où se trouve le fichier. La valeur par défaut est votre système local.

Une fois un fichier sélectionné, la page de configuration se charge.
Ajoutez des participants :

1. Répertoriez les participants requis.
- L’action Signer est affectée par défaut.
- L’action Signer permet au participant de saisir les données de champs et de signer l’accord.
- Jusqu’à 50 participants sont pris en charge.
- Chaque participant répertorié reçoit son propre accord.
2. Saisissez les adresses électroniques des destinataires suivies de virgules, ou copiez et collez une liste d’adresses électroniques dans le champ Adresse électronique.

3. Configurez l’authentification des participants en cliquant sur l’icône en forme de clé située à droite du participant.
- L’e-mail est la méthode d’authentification par défaut pour confirmer l’identité de chaque participant. Il est suffisant pour obtenir une signature légale dans la plupart des cas.
- L’authentification par mot de passe peut être ajoutée pour renforcer la sécurité. Lorsqu’elle est configurée, le participant doit saisir le mot de passe avant de pouvoir interagir avec l’accord.
- Vous devez partager ce mot de passe avec les participants séparément.
3. (Facultatif) Ajoutez-vous et/ou les parties en Cc.
- Cliquez sur M’ajouter pour vous ajouter en tant que contre-signataire.
- Cliquez sur Ajouter Cc pour ajouter les personnes à copier lorsque l’accord est envoyé et terminé.
(Facultatif) Ajoutez des fichiers supplémentaires si nécessaire.

Le fichier initial sélectionné pour démarrer le modèle d’accord est déjà joint.

Chargez le ou les fichiers supplémentaires dont vous avez besoin.
- Il est possible de charger plusieurs fichiers.
- Tous les fichiers chargés sont concaténés dans un seul fichier pour l’accord final.
- L’ordre dans lequel les fichiers sont répertoriés détermine la manière dont l’accord final s’affiche.
  
  Vous pouvez cliquer sur les fichiers et les faire glisser pour les trier.
Ajouter les détails de l’accord :
- Nommez votre accord. Tous les accords générés à partir du modèle Envoyer en masse auront le même nom d’accord.
- Modifiez le texte par défaut dans le champ Message selon vos besoins.
Modifiez les paramètres d’accord (facultatif) :

Par défaut, les accords n’ont pas besoin d’un mot de passe pour afficher l’accord finalisé, et aucun rappel n’est défini pour les participants.
- Sélectionnez Ajouter un mot de passe d’accès si vous exigez que les destinataires entrent un mot de passe pour ouvrir et afficher le fichier PDF signé.
- Sélectionnez Définir un rappel pour définir la fréquence des rappels à envoyer jusqu’à ce que l’accord soit complété.
Cliquez sur Suivant dans le coin supérieur droit de la fenêtre.

Le document est maintenant prêt pour ajouter les champs que vous souhaitez que les signataires remplissent ou signent.

Remarque :

Si vous avez ajouté plusieurs fichiers, les fichiers sont convertis au format PDF et sont regroupés dans un seul document. Le document associé est ouvert pour que vous puissiez ajouter des champs.
Préparez l’accord et ajoutez des champs :

Vous pouvez maintenant ajouter les champs nécessaires à l’accord. N’oubliez pas qu’un champ de signature doit être placé pour chaque signataire (y compris les contre-signataires internes).

Il existe deux méthodes pour appliquer des champs :

1. La création simple est chargée par défaut dans la plupart des cas. La création simple :
- Se limite aux types de champs les plus courants :
- Saisie de texte (tous les champs de texte sont marqués comme obligatoires)
- Signature
- Nom du signataire (imprimé)
- Adresse électronique du signataire
- Date de signature (en lecture seule, fournie par le système)
- Case à cocher
- Place les champs là où vous cliquez sur le document
- Permet de redimensionner les champs en cliquant sur le coin inférieur droit du champ (triangle bleu) et en faisant glisser le champ pour le redimensionner
2. La création avancée peut être activée en sélectionnant la bascule dans le coin supérieur droit. La création avancée :
- Permet d’accéder à tous les types de champs (mis en surbrillance en jaune)
- Prend en charge la détection des champs de formulaire (mis en surbrillance en vert)
- Prend en charge les champs préremplis (mis en surbrillance en rose)
- Prend en charge l’affectation de champ (mis en surbrillance en violet et en rose)
- Prend en charge la validation des champs
- Prend en charge les champs calculés
- Prend en charge les champs conditionnels
- Permet de contrôler la police/l’apparence du texte du champ
- Place les champs en les faisant glisser depuis le menu situé à droite du document
- Permet de redimensionner les champs en cliquant sur le coin inférieur droit du champ (triangle bleu) et en faisant glisser le champ pour le redimensionner
Remarque :

Vous pouvez basculer entre les modes simple et avancé en sélectionnant l’option Modif. avancée (activé||désactivé) dans le coin supérieur droit.
Sélectionnez Suivant (dans le coin supérieur droit) après avoir placé tous les champs.
Révisez et envoyez l’accord.

Vérifiez les informations de l’accord et cliquez sur Envoyer si tout est correct.
Confirmation

Un message de confirmation s’affiche pour confirmer que l’accord a bien été envoyé.

Il existe trois options pour progresser à partir de la page après envoi :
- Gérer les accords : ouvre la page Envois en masse avec tous vos accords : suivi du statut, accès aux pistes d’audit, envoi de rappels.
- Envoyer un autre document en masse : préparez un autre document à envoyer à plusieurs personnes.
- Cliquez sur Fermer pour revenir à la page d’accueil d’Acrobat en ligne.

Gérer vos envois en masse

Les envois en masse peuvent être gérés à partir de l’onglet Documents.

Accédez à l’onglet Documents.
Sélectionnez Envois en masse dans la liste de Vos documents à gauche de la fenêtre.
Cliquez sur l’envoi en masse auquel vous souhaitez accéder, en ouvrant le menu contextuel à droite de la fenêtre. Le menu contextuel à droite contient cinq sections distinctes :

Métadonnées (carré rouge) : en haut du menu se trouvent les métadonnées du modèle d’envoi en masse :
Image de la première page de l’envoi en masse
Titre de l’envoi en masse
Date de l’envoi en masse aux participants
E-mail de l’ID utilisateur qui a créé l’envoi en masse
Statut actuel de l’ensemble de l’envoi en masse
Message fourni dans l’e-mail initial
Parties en copie (répertoriées par adresse e-mail)

Menu Actions (carré bleu) : cette section contient toutes les actions que vous pouvez effectuer concernant l’envoi en masse (modèle parent). Cliquez sur le lien Voir plus en bas à droite de la section pour afficher toutes les valeurs :
Ouvrir l’envoi en masse : ouvre le document de modèle d’envoi en masse pour consultation uniquement. Aucun champ n’est disponible
Rappels : ajoutez un rappel pour vous-même ou pour tous ceux qui doivent encore signer
Annuler : annulez l’envoi en masse
Télécharger le PDF : télécharge l’ensemble du PDF (vierge)
Télécharger les données du champ de formulaire : télécharge un fichier CSV du contenu de niveau champ pour tous les accords enfants provenant de cet envoi en masse parent qui ont été remplis
Télécharger des fichiers individuels : permet de télécharger les fichiers PDF individuels si plusieurs fichiers ont été utilisés pour créer le formulaire web
Masquer l’envoi en masse/Afficher l’envoi en masse : supprime ou ajoute simplement l’envoi en masse à la vue normale de la page Gérer
Partager : partage l’envoi en masse avec son statut avec l’adresse e-mail de l’utilisateur que vous fournissez. Les formulaires web partagés peuvent être affichés sur la page Gérer, mais ne peuvent pas être modifiés
Une copie PDF de l’envoi en masse (sans champs ajoutés) est envoyée par e-mail aux utilisateurs du partage
Afficher le rapport d’activité
Affichez le statut actuel de tous les accords enfants créés par le modèle parent de l’envoi en masse
Ajouter des notes : permet à l’utilisateur de créer des notes personnelles pour l’envoi en masse
Filtres/Résumé de la section Accords (carré vert) : la section Accords affiche jusqu’à cinq valeurs qui reflètent le nombre d’accords enfants par statut. Si aucun accord enfant n’est dans un statut donné, le statut n’est pas affiché, de sorte que vous pouvez voir moins de cinq éléments de ligne. Cliquer sur un statut générera une liste de filtres de ces accords enfants :
Tout : affiche tous les accords (enfants) qui ont été générés à partir de l’envoi en masse (modèle parent)
En cours : indique que l’accord enfant attend que le participant appose sa signature
Annulé : indique que l’expéditeur a explicitement annulé l’accord enfant ou que le participant a refusé de signer
Terminé : les accords terminés ont obtenu toutes les signatures de tous les participants à l’accord
En attente de votre intervention : indique que l’accord attend que l’expéditeur contresigne l’accord
Activité pour le modèle parent d’envoi en masse (carré orange) - Le lien > Activité au bas du panneau contextuel ouvre une liste chronologique des actions d’activation prises pour le modèle d’envoi en masse (parent) (ex : événements de création, terminés).