Cycles de signature - interface classique

Les signataires reçoivent le document et le signent dans l’ordre dans lequel leurs adresses électroniques ont été saisies dans le champ « À : ». Dès que le dernier signataire a terminé le processus de signature, toutes les parties concernées reçoivent un courrier électronique signé et déposé, avec les PDF signés en pièce jointe.

Flux de signature parallèle

Cliquez sur Remplir dans n’importe quel ordre pour démarrer un processus en parallèle.

Tous les destinataires reçoivent le document en même temps et peuvent le signer dans n’importe quel ordre. Dès que le dernier signataire a terminé le processus de signature, toutes les parties concernées reçoivent un courrier électronique signé et déposé, avec les PDF signés en pièce jointe.

Workflow hybride

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Un flux de travail « hybride » est une instance de l’ordre de participation séquentiel selon laquelle une ou plusieurs étapes impliquent que deux destinataires ou plus aient accès au document simultanément. Tous les signataires/approbateurs de l’étape « parallèle » doivent remplir leur partie avant que le processus séquentiel ne puisse passer à l’étape suivante.

Par exemple, l’image ci-dessus représente un cycle de signature en trois étapes :

• L’étape 1 concerne Poh@jupiter.dom. Lorsque l’accord est envoyé pour signature, seul fclarke en est informé. Une fois qu’il a signé le document, nous passons à l’étape suivante.
• L’étape 2 est l’étape hybride. Comme vous pouvez le constater, le même numéro (2) est attribué à trois destinataires. Cela signifie qu’Adobe Acrobat Sign les notifie tous les trois simultanément. Ils peuvent apposer leur signature dans n’importe quel ordre, mais tous doivent remplir leur partie avant que le cycle de signature ne puisse passer à l’étape suivante.
• L’étape 3 concerne un autre signataire individuel. Une fois que le destinataire de l’« étape 3 » a approuvé l’accord, ce dernier est terminé et pleinement exécuté. Toutes les parties sont averties et reçoivent un PDF de l’accord.

Pour créer un groupe hybride, saisissez les adresses électroniques de chaque partie comme s’il s’agissait de destinataires individuels, puis cliquez sur le champ de chaque destinataire et faites-le glisser sur un autre dans le groupe hybride. Un message indiquant que vous allez créer un groupe parallèle s’affiche. Vous pouvez également créer le groupe hybride en définissant manuellement les numéros d’index sur la même valeur.

Groupes de destinataires

Les groupes de destinataires sont utiles lorsque vous nécessitez la validation d’une équipe ou d’une organisation, mais pas d’un individu spécifique au sein de ce groupe. Tous les membres du groupe sont autorisés à signer ou à approuver l’accord au nom de l’ensemble du groupe. 

Par exemple, l’image ci-dessus représente un cycle de signature en trois étapes :

• L’étape 1 (dave@nope.dom) concerne un signataire, qui sera informé que sa signature est requise dès l’envoi de l’accord. Une fois que Dave a apposé sa signature, l’accord passe à l’étape 2.
• L’étape 2 correspond à un groupe d’approbateurs nommé « Contre-signataires légaux ». Quatre personnes ont été intégrées au groupe. Une fois que tous les destinataires identifiés ont approuvé l’accord, ce dernier passe à la troisième étape.
• L’étape 3 concerne un signataire individuel. Une fois cette dernière signature apposée, l’accord est pleinement exécuté. Toutes les parties en sont averties et reçoivent un fichier PDF de l’accord.

Pour créer un groupe de destinataires, sélectionnez le lien Ajouter un groupe de destinataires situé en haut à droite du champ des destinataires. Le conteneur permettant de saisir le nom du groupe et les destinataires potentiels apparaît. Deux types de groupes de destinataires peuvent être utilisés :

• Les groupes de destinataires ad hoc sont saisis manuellement par l’expéditeur et ne sont utilisés que pour l’accord dans lequel ils sont définis. Groupes de destinataires ad hoc :
  • doivent être activés par un administrateur avant d’être mis à la disposition de l’utilisateur ;
  • autorisent l’expéditeur à définir autant de destinataires que nécessaire dans le groupe ;
  • autorisent l’expéditeur à nommer le groupe ;
  • ne peuvent pas être enregistrés pour être réutilisés.
• Les groupes de destinataires réutilisables peuvent être créés par les utilisateurs et enregistrés en tant que groupes personnels ou partagés avec leur groupe ou compte. Groupes de destinataires réutilisables :
  • sont activés pour tous les utilisateurs du carnet d’adresses du profil utilisateur ;
  • doivent être définis avant de pouvoir être utilisés ;
  • doivent disposer d’une portée appropriée pour que l’utilisateur puisse y accéder ;
  • ne peuvent pas être modifiés en termes de nom ou d’e-mail.

Tous les membres du groupe de destinataires recevront une copie de l’accord signé au format PDF, même s’ils n’y ont pas spécifiquement participé.