Guide d'utilisation Annuler

Création d’un modèle de bibliothèque

 

Guide Adobe Acrobat Sign

Nouveautés

Commencer

Administration

Envoi, signature et gestion des accords

Fonctionnalités et workflows d’accord avancés

Intégration à d’autres produits

Développeur Acrobat Sign

Assistance et dépannage

Présentation

Les modèles de bibliothèque permettent aux utilisateurs de créer des documents interactifs réutilisables. Ces documents peuvent se présenter sous la forme d’un champ de signature unique (comme pour un accord de non-divulgation) ou de formulaires très complexes (tels que les documents d’imposition/d’intégration).

Lorsque vous utilisez le même fichier pour définir un accord, vous pouvez créer un modèle qui accélère la livraison du document au signataire, garantit la cohérence du contrat signé final et garantit passivement que votre équipe utilise toujours la version actuelle du document.

Les modèles peuvent être définis de deux façons : calques de champs de formulaire et documents.

  • Les calques de champ de formulaire correspondent uniquement aux champs appliqués au fichier téléchargé. Ils sont idéaux pour les entreprises qui élaborent dynamiquement des contrats avec du contenu personnalisé, mais dans un format standardisé. Il vous suffit de charger le fichier et d’appliquer le calque de champ pour placer tous les champs en quelques clics.
  • Les documents incluent le fichier de base en plus des champs. Les documents standard qui n’ont pas de contenu dynamique fonctionnent mieux ici, comme les formulaires fiscaux, les demandes et les accords de non-divulgation.
Remarque :

l’utilisateur qui crée le modèle est le propriétaire de l’objet.

Seul le propriétaire peut modifier le modèle ou ajuster le niveau d’autorisation, sauf si le modèle est partagé avec son groupe ou son organisation.

  • Si le modèle est partagé avec l’organisation, les administrateurs du compte peuvent modifier le modèle dans la section Bibliothèques partagées de leur menu d’administration.
  • Si le modèle est partagé avec le groupe, les administrateurs du groupe peuvent modifier le modèle dans la section Bibliothèques partagées de leur menu d’administration.
    • Les administrateurs de compte ont également accès à tous les documents partagés avec des groupes.

La propriété d’un modèle peut être transférée à un autre utilisateur par les administrateurs de compte ou l’administrateur de groupe au lieu du créateur d’origine.

Création d’un modèle de bibliothèque

  1. Pour créer un modèle de bibliothèque, accédez à l’onglet Accueil, puis sélectionnez Créer un modèle réutilisable.

    Page d’accueil avec la vignette Créer un modèle réutilisable mise en évidence.

  2. La page de configuration Créer un modèle de bibliothèque se charge.

    Saisissez le nom de votre modèle dans le champ Nom du modèle.

    Si vous ne nommez pas le modèle de manière explicite, le nom du premier document ajouté s’affiche dans ce champ.

  3. Faites glisser et déposez les fichiers dans la section Fichiers ou sélectionnez le lien Ajouter des fichiers en haut à droite du champ Fichiers pour parcourir votre système.

    Si vous le souhaitez, vous pouvez joindre plusieurs fichiers pour créer un modèle plus grand.

  4. Configurez le type de modèle :

    • Document réutilisable : cette option enregistre le document complet, avec son contenu et ses champs de formulaire.
    • Calque de champs de formulaire réutilisable : cette option enregistre uniquement le calque de champs de formulaire à appliquer à un autre document (contenu différent avec la même mise en forme).
    • Les deux : les deux types de modèles sont proposés.
    Remarque :

    vous pouvez à tout moment changer le type d’un modèle en modifiant ses propriétés.

  5. Configurez l’option Qui peut utiliser ce modèle.

    Ce paramètre rend le modèle accessible en fonction de l’utilisateur qui l’a chargé :

    • Seulement moi : seul l’utilisateur qui a chargé le modèle peut y accéder.
    • Groupes sélectionnés (Grands comptes uniquement) : les Grands comptes ont la possibilité d’associer un modèle à plusieurs groupes. Si vous n’avez pas accès à l’option, contactez votre administrateur pour demander son activation.
    • Tous les utilisateurs de mon groupe : si cette option est activée au niveau du groupe, une association logique est établie entre le modèle et le groupe auquel appartient l’utilisateur qui l’a chargé. Tous les membres du groupe ont accès au modèle.
      • Si l’utilisateur qui a chargé le modèle est transféré dans un autre groupe, cette association modèle-groupe n’est pas rompue.
      • Le modèle est disponible pour modification par l’administrateur de compte et l’administrateur du groupe de l’utilisateur dans le menu Bibliothèques partagées.
      • Si vous modifiez la relation de groupe du modèle, vous supprimez son accès pour le groupe précédent sans affecter les accords qui ont déjà été envoyés à l’aide du modèle.
      • Les comptes pour lesquels l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes est activée disposent d’un champ de liste déroulante permettant de sélectionner le groupe auquel le modèle doit être associé lors de l’envoi.
    • Tous les utilisateurs de mon entreprise : chaque utilisateur du compte aura accès au modèle.
    Remarque :

    l’utilisateur propriétaire d’un modèle peut toujours supprimer le modèle.

    L’utilisateur propriétaire et les administrateurs de groupe/compte peuvent modifier le modèle.

    Les autres utilisateurs pourront manipuler le modèle une fois qu’il aura été appliqué à un accord, en sélectionnant l’option Aperçu et ajout de champs durant le processus d’envoi. Les propriétés du modèle sont alors modifiées pour cet accord particulier, mais le modèle racine reste inchangé.

  6. Sélectionnez Aperçu et ajout de champs pour envoyer le modèle vers l’environnement de création.

    Page Créer un modèle de bibliothèque affichant les propriétés du modèle développées.

  7. L’environnement de création par glisser-déposer s’ouvre. Faites glisser les champs du rail de droite jusqu’aux emplacements de votre choix dans le document.

    Remarque :

    par défaut, tous les champs importés sont attribués au premier destinataire. Vous pouvez modifier l’attribution des champs en changeant le destinataire sélectionné dans la liste déroulante Destinataires.

    Environnement de création de modèle avec le champ Signature mis en évidence et positionné sur le formulaire.

  8. Enregistrez le modèle lorsque vous avez terminé.

Recevez de l’aide plus rapidement et plus facilement

Nouvel utilisateur ?