Workday – Guide de démarrage rapide

Ce document fournit aux administrateurs Workday la procédure de personnalisation des processus métier Workday permettant d’associer Adobe Sign lorsque l’obtention d’une signature est nécessaire. Ce document est un guide de configuration. Il ne doit pas être considéré comme étant un manuel de formation exhaustif pour l’utilisation de Workday.

Pour utiliser Adobe Sign dans Workday, vous devez savoir comment créer et modifier des éléments Workday tels que : environnement des processus métier, installation et configuration du client, création de rapports et intégration de Workday. 

Accès à Adobe Sign dans Workday

La fonction de signature électronique Adobe Sign apparaît en tant qu’étape de Review Document (Révision de document) dans l’environnement des processus métier (BPF), ainsi qu’en tant que tâche de distribution des documents.

Étape de Review Document (Révision de document)

Adobe Sign pour Workday est disponible pour l’étape Review Document (Révision de document), que vous pouvez ajouter à chacun des 400 processus métier disponibles dans Workday. Ils comprennent notamment les processus Offer (Offre), Distribute Documents and Tasks (Partager des documents ou affecter des tâches), et Propose Compensation (Proposer une rémunération).

Consultez la documentation complète de la communauté Workday concernant l’étape (Révision de document) à l’adresse suivante : https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Définition d’une étape de Review Document (Révision de document) fonctionnelle

1. Ajoutez l’étape Review Document (Révision de document)
2. Spécifiez les groupes (rôles) qui peuvent effectuer une action lors de l’étape de Review Document (Révision de document).
   
   

Configuration de l’étape de Document Review (révision de document) :

1. Sélectionnez eSign by Adobe pour le eSignature Integration type Type d’intégration de signature électronique.
2. Ajoutez des lignes à la grille de signatures
   • La grille de signatures spécifie l’ordre séquentiel dans lequel le document est envoyé pour signature. Chaque ligne peut contenir un ou plusieurs rôles et chaque ligne représente une étape du processus de signature.
   • Pour chaque étape spécifique, chaque personne associée au rôle est informée de l’évènement de signature en attente.
   • Une fois qu’une seule personne associée au rôle signe, l’étape est terminée et le document passe à l’étape suivante.
   • Lorsque toutes les lignes ont été signées, l’étape de Review Document (Révision de document) est terminée.
3. Spécifiez le document à signer. S’il s’agit d’un PM Offer (d’offre), vous pouvez utiliser le document à partir d’une étape de Generate Document (Création de document). Sinon, sélectionnez un document ou un rapport existant.
   • Répétez l’étape 3 en fonction du nombre de documents nécessaire.

4. (Facultatif) Ajoutez une action de redirect user (redirection de l’utilisateur) afin de capturer les actions de decline to sign (refus de signature). Lorsque les utilisateurs refusent de signer les documents, Workday réachemine ces derniers vers un groupe de sécurité configuré à des fins de révision. 

Dans le menu d’actions connexes d’une étape de Review Documents (Révision des documents), sélectionnez Business Process > Maintain Redirect (Processus métier > Maintenir la redirection). Sélectionnez ensuite :

• Send Back (Reculer) : permet aux membres du groupe de sécurité de revenir à une étape antérieure du processus métier. Le processus métier redémarre à partir de cette étape.
• Move to Next Step (Passer à l’étape suivante) : permet aux membres du groupe de sécurité de passer à l’étape suivante du processus métier.
• Security Groups (Groupes de sécurité) : sélectionnez des groupes de sécurité à qui rediriger les étapes du flux de processus métier. Les groupes de sécurité répertoriés sur cette invite sont sélectionnés dans la stratégie de sécurité du processus métier, dans la section de Redirect (Redirection).

Remarques concernant l’étape des processus métier

L’environnement des processus métier est très complet. C’est pourquoi nous ne pouvons fournir une explication concise dans ce document. Toutefois, il convient de souligner ces quelques informations :

• Chaque processus métier doit comprendre une étape de fin.
  • Cette étape doit de préférence se trouver à la fin du processus métier.
• La configuration d’une étape de fin n’est pas accessible dans le menu des actions de l’icône de recherche associé.
  • Cette action est uniquement possible lors de la visualisation du PM et ne l’est pas pendant la modification.
• Chaque étape du processus métier est exécutée de manière séquentielle.
  • Vous pouvez modifier l’ordre d’une étape en modifiant sa valeur.
  • Pour insérer une étape entre les éléments « c » et « d », ajoutez-la en lui attribuant la valeur « ca ».

Exemple : offre

Le PM Offer (d’offre) est un processus secondaire du PM Job Application Dynamic (dynamique de recrutement). Ce dernier doit être configuré pour permettre l’exécution du PM Offer (d’offre). Le déclenchement s’effectue lorsque « Offer » (Offre) ou « Make Offer » (Offre une Faire) est sélectionné pour une candidature.

Dans cet exemple, l’étape de Review Document (Révision de document) est associée à l’étape Dynamic Document (Document Dynamique) pour l’Amérique du Nord et le Japon.

Ce PM permet d’effectuer les opérations suivantes :

• L’initiateur du PM sera invité à faire une proposition de rémunération pour le candidat (étape b).
• Utilisation d’une condition d’étape pour déterminer si le pays n’est PAS le Japon
  • Si le résultat est vrai, l’étape « ba » est exécutée, et la langue du document utilisée est l’anglais.
  • Si le résultat est faux, l’étape « bb » est exécutée, et la langue du document utilisée est le japonais.
• L’étape « bc » correspond à l’étape de Document Review (Révision de document).
  • C’est à ce moment précis que le processus de signature est défini.
• L’étape « d » correspond au moment de prise de décision concernant l’offre.
  • Cette étape est requise et correspond à l’étape de fin.

Le document dynamique créé lors de l’étape « ba » est appelé Offer Letter (Lettre d’offre), et contient un seul bloc de texte appelé Rapid Offer (Offre rapide). En fonction de vos besoins, vous pouvez ajouter plusieurs blocs de texte tels que l’en-tête, les salutations, la rémunération, les actions, la conclusion, les conditions, etc.

La lettre d’offre dynamique ci-dessous a été créée dans l’éditeur de texte enrichi Workday.

Les éléments surlignés en gris sont les éléments fournis par Workday et qui font référence à des données contextuelles.

Les éléments entre {{accolades}} sont des balises de texte Adobe.

Dans l’étape Review Document (Révision de document), le document dynamique est référencé à partir de l’étape précédente et définit le processus séquentiel de signature via deux groupes de signature.

Dans l’exemple illustré ci-dessous, le document généré de façon dynamique est d’abord envoyé au responsable du recrutement, puis au candidat.

Exemple : distribution de documents

Introduite dans Workday 30, la tâche de distribution en masse de documents ou de tâches (Mass Distribute Documents or Tasks) peut être utilisée pour envoyer un document à un grand groupe (<20 000) de signataires. Elle consiste en une seule signature par document. Pour créer une distribution, il suffit de sélectionner l’action de Create Distribute Documents or Tasks (création d’une distribution de documents ou de tâches) dans la barre de recherche.

Exemple : envoi d’un formulaire de choix d’actions des employés à tous les responsables des Services modernes internationaux. Si nécessaire, il est possible de filtrer davantage la tâche en fonction de chaque responsable.

Vous pouvez également accéder au rapport View Distribute Documents or Tasks (Afficher la distribution de documents ou de tâches) afin de suivre l’avancement de la distribution.

Exemple : création de rapports

Workday propose une puissante infrastructure de création de rapports. Pour obtenir un aperçu détaillé du processus d’Adobe Sign, consultez les informations concernant le processus Review Document Event (Révision l’évènement du document).

Vous trouverez ci-dessous un rapport simple et personnalisé pouvant être exécuté dans tous les PM pour rechercher les transactions ainsi que les états associés Adobe Sign.

Le rapport suivant a été généré grâce à la recherche des PM suivants : Offer (Offre), Onboarding (Accueil et Intégration), et Propose Compensation (Proposer une rémunération) dans le client d’implémentation.

Vous pouvez consulter :

• Les documents envoyés en vue de leur signature
• L’étape PM associée
• La prochaine personne devant signer

Documents signés

Le cycle de signature Workday supprime toutes les notifications électroniques d’Adobe Sign. Grâce à leur boîte de réception Workday, les utilisateurs sont informés des actions en attente.

Une fois que le document a été signé par tous les groupes de signature, une copie du document signé est envoyée par e-mail à tous les membres du groupe de signature.

Si vous le souhaitez, vous pouvez supprimer ce comportement (pour ce faire, contactez votre responsable du succès client Adobe Sign ou l’équipe du service clientèle Adobe Sign).

Pour accéder aux documents signés dans Workday, consultez le rapport complet des processus.

• Les documents des employés sont consultables dans les profils des employés.
• Les documents des candidats (lettres d’offre) se trouvent dans les profils des candidats.

Voici un exemple de lettre d’offre signée pour le candidat Chris Foxx. 

Assistance technique

Assistance Workday

Propriétaire de l’intégration, Workday devra être votre premier point de contact pour toute question concernant l’intégration, les demandes relatives aux fonctionnalités ou les problèmes de fonctionnement général de l’intégration.

La communauté Workday propose de nombreux articles de qualité concernant le dépannage de l’intégration et la création de documents :

Dépannage des intégrations de signature électronique

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Étape de Review Document (Révision de documents)
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Création de documents dynamiques

https://community.workday.com/node/176443

Conseils pour la configuration de la création de documents d’offre

https://community.workday.com/node/183242

Assistance Adobe Sign

En tant que partenaire de l’intégration, Adobe Sign doit être contacté lorsque l’intégration ne peut obtenir des signatures ou lorsque la notification de signatures en attente fait défaut.

Pour obtenir une assistance, les utilisateurs Adobe Sign doivent contacter leur responsable du succès client. Vous pouvez également contacter le support technique au 1-866-318-4100. Patientez jusqu’à l’annonce de la liste des produits, puis saisissez 4, puis 2 (lorsque vous y êtes invité).

Ajout de balises de texte Adobe sur des documents

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf