Guide de démarrage rapide à l’intention des utilisateurs qui souhaitent utiliser Adobe Sign dans leur environnement Workday.
Ce document fournit aux administrateurs Workday la procédure de personnalisation des processus métier Workday permettant d’associer Adobe Sign lorsque l’obtention d’une signature est nécessaire. Ce document est un guide de configuration. Il ne doit pas être considéré comme étant un manuel de formation exhaustif pour l’utilisation de Workday.
Pour utiliser Adobe Sign dans Workday, vous devez savoir comment créer et modifier des éléments Workday tels que : environnement des processus métier, installation et configuration du client, création de rapports et intégration de Workday.
La fonction de signature électronique Adobe Sign apparaît en tant qu’étape de Review Document (Révision de document) dans l’environnement des processus métier (BPF), ainsi qu’en tant que tâche de distribution des documents.
Adobe Sign pour Workday est disponible pour l’étape Review Document (Révision de document), que vous pouvez ajouter à chacun des 400 processus métier disponibles dans Workday. Ils comprennent notamment les processus Offer (Offre), Distribute Documents and Tasks (Partager des documents ou affecter des tâches), et Propose Compensation (Proposer une rémunération).
Consultez la documentation complète de la communauté Workday concernant l’étape (Révision de document) à l’adresse suivante : https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg
Définition d’une étape de Review Document (Révision de document) fonctionnelle
Configuration de l’étape de Document Review (révision de document) :
4. (Facultatif) Ajoutez une action de redirect user (redirection de l’utilisateur) afin de capturer les actions de decline to sign (refus de signature). Lorsque les utilisateurs refusent de signer les documents, Workday réachemine ces derniers vers un groupe de sécurité configuré à des fins de révision.
Dans le menu d’actions connexes d’une étape de Review Documents (Révision des documents), sélectionnez Business Process > Maintain Redirect (Processus métier > Maintenir la redirection). Sélectionnez ensuite :
L’environnement des processus métier est très complet. C’est pourquoi nous ne pouvons fournir une explication concise dans ce document. Toutefois, il convient de souligner ces quelques informations :
Le PM Offer (d’offre) est un processus secondaire du PM Job Application Dynamic (dynamique de recrutement). Ce dernier doit être configuré pour permettre l’exécution du PM Offer (d’offre). Le déclenchement s’effectue lorsque « Offer » (Offre) ou « Make Offer » (Offre une Faire) est sélectionné pour une candidature.
Dans cet exemple, l’étape de Review Document (Révision de document) est associée à l’étape Dynamic Document (Document Dynamique) pour l’Amérique du Nord et le Japon.
Ce PM permet d’effectuer les opérations suivantes :
Le document dynamique créé lors de l’étape « ba » est appelé Offer Letter (Lettre d’offre), et contient un seul bloc de texte appelé Rapid Offer (Offre rapide). En fonction de vos besoins, vous pouvez ajouter plusieurs blocs de texte tels que l’en-tête, les salutations, la rémunération, les actions, la conclusion, les conditions, etc.
La lettre d’offre dynamique ci-dessous a été créée dans l’éditeur de texte enrichi Workday.
Les éléments surlignés en gris sont les éléments fournis par Workday et qui font référence à des données contextuelles.
Les éléments entre {{accolades}} sont des balises de texte Adobe.
Dans l’étape Review Document (Révision de document), le document dynamique est référencé à partir de l’étape précédente et définit le processus séquentiel de signature via deux groupes de signature.
Dans l’exemple illustré ci-dessous, le document généré de façon dynamique est d’abord envoyé au responsable du recrutement, puis au candidat.
Introduite dans Workday 30, la tâche de distribution en masse de documents ou de tâches (Mass Distribute Documents or Tasks) peut être utilisée pour envoyer un document à un grand groupe (<20 000) de signataires. Elle consiste en une seule signature par document. Pour créer une distribution, il suffit de sélectionner l’action de Create Distribute Documents or Tasks (création d’une distribution de documents ou de tâches) dans la barre de recherche.
Exemple : envoi d’un formulaire de choix d’actions des employés à tous les responsables des Services modernes internationaux. Si nécessaire, il est possible de filtrer davantage la tâche en fonction de chaque responsable.
Vous pouvez également accéder au rapport View Distribute Documents or Tasks (Afficher la distribution de documents ou de tâches) afin de suivre l’avancement de la distribution.
Workday propose une puissante infrastructure de création de rapports. Pour obtenir un aperçu détaillé du processus d’Adobe Sign, consultez les informations concernant le processus Review Document Event (Révision l’évènement du document).
Vous trouverez ci-dessous un rapport simple et personnalisé pouvant être exécuté dans tous les PM pour rechercher les transactions ainsi que les états associés Adobe Sign.
Le rapport suivant a été généré grâce à la recherche des PM suivants : Offer (Offre), Onboarding (Accueil et Intégration), et Propose Compensation (Proposer une rémunération) dans le client d’implémentation.
Vous pouvez consulter :
Le cycle de signature Workday supprime toutes les notifications électroniques d’Adobe Sign. Grâce à leur boîte de réception Workday, les utilisateurs sont informés des actions en attente.
Une fois que le document a été signé par tous les groupes de signature, une copie du document signé est envoyée par e-mail à tous les membres du groupe de signature.
Si vous le souhaitez, vous pouvez supprimer ce comportement (pour ce faire, contactez votre responsable du succès client Adobe Sign ou l’équipe du service clientèle Adobe Sign).
Pour accéder aux documents signés dans Workday, consultez le rapport complet des processus.
Voici un exemple de lettre d’offre signée pour le candidat Chris Foxx.
Propriétaire de l’intégration, Workday devra être votre premier point de contact pour toute question concernant l’intégration, les demandes relatives aux fonctionnalités ou les problèmes de fonctionnement général de l’intégration.
La communauté Workday propose de nombreux articles de qualité concernant le dépannage de l’intégration et la création de documents :
Dépannage des intégrations de signature électronique
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g
Étape de Review Document (Révision de documents)
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg
Création de documents dynamiques
https://community.workday.com/node/176443
Conseils pour la configuration de la création de documents d’offre
En tant que partenaire de l’intégration, Adobe Sign doit être contacté lorsque l’intégration ne peut obtenir des signatures ou lorsque la notification de signatures en attente fait défaut.
Pour obtenir une assistance, les utilisateurs Adobe Sign doivent contacter leur responsable du succès client. Vous pouvez également contacter le support technique au 1-866-318-4100. Patientez jusqu’à l’annonce de la liste des produits, puis saisissez 4, puis 2 (lorsque vous y êtes invité).
Ajout de balises de texte Adobe sur des documents
https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf
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