E-mailsjablonen

De gebeurtenissen in uw trainingsactiviteit zorgen ervoor dat e-mails naar studenten worden verzonden. Als beheerder kunt u deze e-mailsjablonen eenvoudig in- en uitschakelen of wijzigen.

De Captivate Prime-toepassing stuurt e-mailmeldingen naar meerdere rollen van gebruikers op basis van gebeurtenissen.

Als beheerder kunt u e-mailsjablonen aanpassen door inhoud toe te voegen of te wijzigen en meldingen naar gebruikers te sturen voor verschillende gebeurtenissen die door studenten, managers en auteurs worden geactiveerd.

Beheerders kunnen er ook voor kiezen om voor bepaalde gebeurtenissen geen e-mailmeldingen te sturen.

E-mailsjablonen configureren

Als beheerder kunt u deze e-mailsjablonen eenvoudig in- en uitschakelen of wijzigen.

  1. Klik op E-mailsjablonen in het linkerdeelvenster om de sjablonen te openen. Op deze pagina ziet u drie verschillende categorieën sjablonen: Algemeen, Leeractiviteit en Herinneringen en updates. Er is een vierde tabblad, Instellingen, waar u de sjablonen kunt configureren.

    Categorieën van e-mailsjablonen
    Categorieën van e-mailsjablonen

  2. Klik op een willekeurig tabblad om de lijst met e-mailsjablonen te bekijken.

    E-mailsjablonen op het tabblad Algemeen
    E-mailsjablonen op het tabblad Algemeen

    U kunt deze e-mailwaarschuwingen eenvoudig in- of uitschakelen door op de wisselknop te klikken.

  3. Klik op de naam van de sjabloon om de inhoud van de sjabloon aan te passen. Hier ziet u dat u voor verschillende soorten gebruikers verschillende sjablonen heeft.

    Voorbeeld van een e-mailsjabloon
    Voorbeeld van een e-mailsjabloon

  4. Klik op de hoofdtekst van de e-mail om de inhoud van deze e-mailsjabloon aan te passen Breng nu de wijzigingen in de sjabloon aan. U kunt de tekst aanpassen. U kunt ook een van deze variabelen in uw e-mail gebruiken. De wijzigingen in de hoofdtekst kunnen alleen op deze e-mailsjabloon worden toegepast. Als u echter wijzigingen aanbrengt in de handtekening van deze e-mail, kan deze algemeen op alle sjablonen worden toegepast. 

    Beweeg uw muis over elk pictogram om de namen te bekijken.

    De e-mailsjabloon configureren
    De e-mailsjabloon configureren

    Opmerking:

    U kunt de standaardinhoud van het bericht herstellen door op de link Origineel herstellen boven de sjabloon te klikken.

  5. Klik op Opslaan om de wijzigingen die op deze sjabloon zijn toegepast te bevestigen. Gebruikers kunnen nu e-mailberichten ontvangen met de aangepaste e-mailsjabloon.

Instellingen van een e-mailsjabloon aanpassen

  1. Klik op Instellingen om de instellingenpagina te openen. U kunt nu uw e-mailsjablonen aanpassen.

  2. Bewerk de optie Naam en e-mailadres  van afzender om de naam en e-mail-ID aan te passen waarvan de studenten e-mails ontvangen.

    Neem contact op met Adobe Support om deze gegevens te configureren of te wijzigen.

  3. Pas uw e-mailbanner aan met de optie E-mailbanner. Wijzig de kleur van de banner door Bannerachtergrond te selecteren.

    Selecteer de optie Aangepaste afbeelding om een aangepaste afbeelding als banner te gebruiken. Klik op Opslaan nadat u wijzigingen hebt aangebracht.

    Banner in effen kleur
    Banner in effen kleur

    Aangepaste afbeelding als banner
    Aangepaste afbeelding als banner

    Opmerking:

    De aangepaste afbeelding moet 1240x200px groot zijn en .JPG, .JPEG en .PNG ondersteunen.

  4. Bewerk uw e-mailhandtekening door op Bewerken te klikken. Breng de gewenste wijzigingen aan en sla deze op.

    E-mailhandtekening bewerken
    E-mailhandtekening aanpassen

  5. Klik op Bewerken bij de optie Account-URL om de URL van uw account te wijzigen. 

    De link van de account-URL wordt in alle e-mails weergegeven, vlak voor de handtekening. Voer de gewenste URL in en klik op Opslaan. Alleen interne gebruikers kunnen deze URL zien.

    Account-URL bewerken
    Account-URL aanpassen

  6. Configureer of managers ook e-mails moeten ontvangen die naar hun directe rapporten worden verzonden via het selectievakje onder de optie Optionele manager-e-mails.

De frequentie van overzichtsmails instellen

Op de pagina E-mailsjablonen > Instellingen kan de Beheerder de frequentie wijzigen van de overzichtsmails die naar studenten worden verzonden.

Klik in het deel Instellingen overzichtsmail op Bewerken.

Kies in de vervolgkeuzelijst voor Tweewekelijks of Maandelijks.

  • Tweewekelijks: als u de frequentie instelt op Tweewekelijks, ontvangen studenten de e-mail één keer per twee weken. 
  • Maandelijks: als u de frequentie instelt op Maandelijks, ontvangen studenten de e-mail één keer per maand.
Instellingen overzichtsmail
Instellingen overzichtsmail

Opmerking:

Wanneer u deze optie inschakelt, wordt de frequentie standaard ingesteld op Tweewekelijks voor bestaande/nieuwe actieve accounts.

DND-lijst van studenten

Studenten die op een DND-lijst staan, kunnen gebruikersinstellingen voor overzichtsmails niet zien. De optie blijft uitgeschakeld en studenten ontvangen geen mails.

Voorbeeld van overzichtsmail naar studenten

De volgende voorbeelden zijn een weergave van de e-mail die studenten ontvangen.

e1

Leeractiviteit

e2

Aanbevolen trainingen

e3

Leaderboard

e4

Laatste berichten

e5

Rapport over e-mailtoegang downloaden

U kunt het rapport over e-mailtoegang downloaden door op de knop Downloaden te klikken. Dit rapport bevat het aantal gebruikers dat de e-mail heeft ontvangen, en het aantal gebruikers dat de e-mail heeft geopend en op de links heeft geklikt.

E-maildomein aanpassen

Neem contact op met de ondersteuning van Captivate Prime en geef de gegevens op van het domein dat u wilt toevoegen evenals uw nieuwe e-mail-ID, om het e-maildomein en de e-mail-ID waarvan uw studenten meldingen ontvangen aan te passen.

Uw verzoek wordt verwerkt en u ontvangt een bevestigingslink op het nieuwe e-mailadres dat u hebt opgegeven. Klik op de verificatielink in de e-mail om het verificatieproces te bevestigen en te voltooien.

E-mail Niet storen instellen

Als beheerder kunt selecteren welke gebruikers e-mails van Captivate Prime ontvangen.

Gebruik hiertoe de optie Niet storen op het tabblad Instellingen. Voeg gebruikers toe door hun naam, e-mail-ID of unieke gebruikers-ID op de lijst te zetten.

Zoek een gebruiker om deze toe te voegen aan de lijst.

Gebruikers toevoegen voor e-mail Niet storen
Gebruikers toevoegen voor e-mail Niet storen

Geblokkeerde e-mails

Via de vervolgkeuzelijst Geblokkeerde e-mails kunt u voor elke gebruiker instellen welke e-mails moeten worden geblokkeerd.

Opties voor geblokkeerde e-mails
Opties voor geblokkeerde e-mails

Dit zijn de beschikbare opties:

  • Directe e-mails naar student: hiermee worden e-mails naar studenten toegestaan of beperkt.
  • Escalatiemails naar Manager van Student: hiermee worden e-mails naar de manager van de student toegestaan of beperkt.
  • Informatie over directe ondergeschikten: hiermee worden inkomende escalatiemails naar de gebruikers over hun directe ondergeschikten toegestaan of beperkt.
  • Informatie over ondergeschikten op 2e niveau: hiermee worden inkomende escalatiemails naar de gebruikers over hun ondergeschikten op 2e niveau beperkt of toegestaan.

Als u een gebruiker uit de lijst wilt verwijderen, kunt u de verwijderingsoptie gebruiken die voor elke gebruiker afzonderlijk beschikbaar is op het tabblad Gebruiker.

U kunt gebruikers aan de DND-lijst toevoegen met behulp van CSV's. Voeg de waarden True/False/Blank (Waar/Onwaar/Leeg) voor de volgende  kolommen  toe:

  • Directe e-mails blokkeren
  • Gebruikersescalaties blokkeren
  • Binnenkomende directe escalaties blokkeren
  • Binnenkomende overgeslagen escalaties blokkeren

Voer true (waar) in het veld Waarde in om te voorkomen dat gebruikers e-mails ontvangen voor de geselecteerde optie. Als false (onwaar) als waarde wordt ingevoerd, wordt de blokkering van de gebruikers opgeheven. Als de kolom leeg wordt gelaten, worden er geen wijzigingen in de vorige selecties aangebracht.

Veelgestelde vragen

Op dit moment is het niet mogelijk om in Captivate Prime de Help in e-mailsjablonen uit te schakelen.

  1. Meld u als beheerderbij uw Captivate Prime-account aan.
  2. Klik in het linkerdeelvenster op E-mailsjablonen en selecteer de e-mailsjabloon die u wilt wijzigen.
  3. Klik op de hoofdtekst van het sjabloon om de sjabloon aan te passen. U kunt variabelen in de tekst invoegen door op de toepasselijke pictogrammen te klikken, zoals te zien in de afbeelding. Beweeg de muis over elk pictogram om de namen te bekijken en er een toe te passen op de sjabloon.
  4. Nadat u de sjabloon heeft gewijzigd, klikt u op Opslaan
     

Op dit moment is het niet mogelijk om eigen e-mailsjablonen te maken. U kunt wel bestaande sjablonen bewerken en wijzigen.

Selecteer de sjabloon die u wilt uitschakelen en klik op de cirkelvormige knop Ja/Nee om de e-mailsjabloon uit te schakelen. 

Neem contact op met de ondersteuning van Adobe Captivate Prime om de naam en het e-mailadres van de afzender te wijzigen. 

Adobe-logo

Aanmelden bij je account