Gebruikers toevoegen en gebruikersgroepen maken

In Adobe Learning Manager kunt u de volgende rollen aannemen:

• Beheerder: een beheerder bepaalt de trainingsstrategie voor de organisatie. Een beheerder kan studenten toevoegen, vereiste vaardigheden voor studenten zoeken, cursussen beheren en toewijzen, leerplannen, certificeringen en leerprogramma's maken en rapporten beheren voor de gehele organisatie.
• Auteur: auteurs zijn educatieve ontwerpers en contentcreators. Een auteur kan modules en cursussen toevoegen aan Learning Manager.
• Manager: managers beheren de leeractiviteiten van een team. Een manager kan teamleden aanwijzen om een cursus te volgen, verzoeken van teamleden goedkeuren en feedback geven op de prestaties van teamleden na voltooiing van de training. Managers kunnen ook rapporten bekijken zodat teamleden hun prestaties kunnen volgen.
• Student: studenten hebben toegang tot cursussen, leerprogramma's en certificeringen die aan hen zijn toegewezen. Studenten kunnen door alle beschikbare cursussen bladeren met behulp van een catalogus en zich inschrijven voor cursussen, leerprogramma's of certificeringen.

Als beheerder kunt u gebruikers op drie manieren toevoegen:

• Intern
• Extern
• Gebruikersgroepen

Eén gebruiker toevoegen

Gebruikers toevoegen:

Gebruikers in bulk toevoegen

Doorgaans werken organisaties met een HRMS (HR Management System) met daarin alle werknemersrecords zoals benoeming, locatie, datum van indiensttreding of werknemershiërarchie. U kunt deze gegevens in CSV-indeling exporteren. Volg de onderstaande stappen om een CSV te importeren:

Nadat u de gebruikers hebt geselecteerd, kunt u het volgende doen:

Een gebruiker registreren

Selecteer de gebruiker en klik op Acties in de rechterbovenhoek. Klik vervolgens op Registreren.

De geselecteerde gebruikers ontvangen een welkomstmail. Als de gebruikers een bestaand Adobe ID hebben, kunnen ze op deze link klikken.  Als ze nog geen bestaand Adobe ID hebben, kunnen ze op de welkomstlink klikken om een Adobe ID aan te maken en het aan hun Prime-account koppelen.

Een rol toewijzen

Nadat u studenten aan het Adobe Learning Manager-account hebt toegevoegd, kunt u hun rollen wijzigen door op Acties te klikken in de rechterbovenhoek van de pagina. Kies de optie Rol toewijzen. Hier kunt u bepalen of u de student auteurs- of beheerderstoegang wilt geven. Nadat u een rol hebt toegewezen, heeft deze student auteurstoegang tot het account en kan deze modules toevoegen en cursussen maken. 

Een rol verwijderen

U kunt ook auteurs- en beheerderstoegang voor gebruikers verwijderen.  Selecteer een of meer studenten, klik op Acties en selecteer Rol verwijderen. Kies een optie, bijvoorbeeld Auteur verwijderen, zodat auteurstoegang voor de student wordt ingetrokken. 

Een gebruiker verwijderen

Om een gebruiker te verwijderen klikt u op Acties en kiest u Gebruiker verwijderen. Klik in het bevestigingsvenster op Ja om de verwijdering te bevestigen.

Een gebruiker bewerken

Kies een gebruiker in de gebruikerslijst en klik erop.  Klik in de gebruikersinformatie op de knop Bewerken ().  Maak de benodigde wijzigingen in het dialoogvenster Gebruiker bewerken en klik op Opslaan om de wijzigingen op te slaan.

Workflows voor actieve velden en actieve veldwaarden waarbij de hoofdlettergevoeligheid behouden blijft

In deze release behoudt Learning Manager de hoofdlettergevoeligheid van het gebruikersattribuut en de waarde hiervan. Bijvoorbeeld, de hoofdlettergevoeligheid van een gebruikersattribuut is 'locatie' en de waarde 'PARIJS' wordt behouden en weergeven op dezelfde manier. Bij eventuele problemen kan de beheerder nu de attribuutnaam en -waarden bewerken om eventuele fouten door hoofdlettergevoeligheid te verhelpen. 

Hiervoor gaat de beheerder naar Admin-app > Gebruikers > Gebruikersgroepen en klikt op de groepsnaam.  

De beheerder kan toegestane attribuutwaarden voor een student toevoegen en bijwerken via de UI.

Typen actieve velden:

• Te groeperen: groeperen van studenten op basis van de waarden
• Te rapporteren: rapportage van gebruikersgroepen gebeurt op basis van de actieve velden
• Te exporteren: de velden zijn zichtbaar in het geëxporteerde gebruikersgroeprapport.
  

Een zelfregistratielink maken

U kunt werknemers van uw organisatie ook in staat stellen zichzelf als student in te schrijven bij een Adobe Learning Manager-account zonder uw hulp als beheerder. De beheerder kan een zelfregistratielink maken en deze met de werknemers delen. Zij kunnen zich dan bij Prime inschrijven met hun Adobe-gegevens.

Klik in de rechterbovenhoek op Toevoegen en kies vervolgens Zelfregistratie.

Het dialoogvenster Zelfregistratieprofiel toevoegen wordt weergegeven.  Geef dit profiel een naam. Voeg vervolgens de naam van de manager toe.  Houd er rekening mee dat de manager al als student ingeschreven moet zijn bij Prime.

Nadat u op Opslaan hebt geklikt, wordt een URL gegenereerd die u met de studenten kunt delen. Zij kunnen op de URL klikken en zichzelf inschrijven.

Externe studenten inschrijven

In Adobe Learning Manager kunt u ook registratielinks maken voor externe partners of agentschappen met beperkte toegang tot uw account en leermateriaal aan hen verstrekken.

Er zijn enkele verschillen tussen interne en externe registraties.

Volg de onderstaande stappen om externe gebruikers in te schrijven:

Een extern profiel inschakelen

Nadat een extern profiel is gemaakt, moet u de status ervan inschakelen.  Kies het gewenste profiel uit de lijst met externe profielen en zet de statusschakelaar op Aan.

Hiermee wordt de link voor externe inschrijving geactiveerd. Er wordt automatisch een welkomstmail naar de partner gestuurd. U kunt de link ook kopiëren en delen door op het pictogram URL kopiëren () te klikken, of de welkomstmail nogmaals naar de partnerorganisatie sturen door op het e-mailpictogram () te klikken.

De partnermanager kan de link delen met de werknemers die aan de training in Prime moeten deelnemen. Wanneer ze op de link klikken, kunnen ze zichzelf inschrijven door enkele gegevens in te vullen om hun Prime-profiel aan te maken. Deze gebruikers worden niet samen met de interne werknemers weergegeven op het tabblad Studenten. Hun namen staan op het tabblad Externe studenten.

Een extern profiel pauzeren

Nadat u een externe gebruikersgroep aan Learning Manager hebt toegevoegd, kunt u het registratieproces voor externe gebruikers ook onderbreken. Wanneer u het pauzeert, wordt het registratieproces voor externe gebruikers geblokkeerd. Dit proces werkt echter alleen als de gebruikers zich nog niet hebben geregistreerd door de uitnodiging te accepteren.

Kies een groep of groepen, klik op Acties in de rechterbovenhoek van de pagina en klik op Pauzeren om de externe gebruikersgroepen te pauzeren.

Een extern profiel hervatten

U kunt de gepauzeerde status van een externe partner op elk moment intrekken en de normale services hervatten. Klik op Acties  in de rechterbovenhoek van de pagina en selecteer Hervatten.

De volgende statussen zijn van toepassing voor externe gebruikers:

• Inactief: in deze status is de registratie van externe gebruikers verlopen.  Beheerders stellen de vervaldatum voor de externe gebruikers in wanneer ze deze toevoegen via de workflow Gebruiker toevoegen.
• Actief: in deze status kunnen externe gebruikers zich bij de Learning Manager-toepassing registreren en zich bij de toepassing aanmelden.
• Pauzeren: in deze status is het registratieproces voor externe gebruikers geblokkeerd. Bestaande gebruikers kunnen zich echter nog steeds aanmelden.

Gebruikte plaatsen controleren

Klik in de lijst met externe profielen op Gebruikte plaatsen. U kunt het aantal toegevoegde studenten van de partnerorganisatie bekijken.

Een gebruiker verwijderen

Kies een gebruiker en klik in de rechterbovenhoek op Acties > Gebruiker verwijderen.

Profiel wijzigen

Als u een gebruiker naar een ander extern profiel wilt verplaatsen, kiest u een gebruiker en klikt u in de rechterbovenhoek op Acties > Profiel wijzigen.  Kies een profiel uit de lijst met profielen en klik op Wijzigen.

Een rol toewijzen

Kies een gebruiker en klik in de rechterbovenhoek op Acties > Rol toewijzen > <role> maken. De gebruiker krijgt een nieuwe rol.

Een rol verwijderen

Kies een gebruiker en klik in de rechterbovenhoek op Acties > Rol verwijderen > <role> verwijderen. De geselecteerde rol wordt verwijderd uit de lijst met rollen die aan de gebruiker zijn toegewezen.

Zoeken naar externe gebruikers

Zoek in de lijst externe gebruikers naar een gebruiker door de naam van de gebruiker in de zoekbalk te typen. De top vijf overeenkomende namen worden getoond en u kunt er een kiezen.

Gebruikersgroepen maken

Een gebruikersgroep is een verzameling gebruikers die tot een categorie behoren. Met gebruikersgroepen kunnen beheerders studenten in hun organisatie op basis van hun kenmerken selecteren en vervolgens leermateriaal aan hen toewijzen. Met behulp van deze gebruikersgroepen kunnen beheerders ook aangepaste logo's en catalogi aan studenten toewijzen en aangepaste rapporten over hun voortgang weergeven.

Om toegang te krijgen tot gebruikersgroepen klikt u in het linkerdeelvenster op Gebruikersgroepen.

Er zijn twee soorten groepen in Adobe Learning Manager: Aangepast en Automatisch gegenereerd. Wanneer u studenten aan uw account toevoegt, worden bepaalde groepen automatisch aangemaakt op basis van gemeenschappelijke eigenschappen.

Klik op het tabblad Automatisch gegenereerd om de automatisch gemaakte groepen weer te geven.

U kunt zien dat er verschillende groepen zijn, zoals Alle interne gebruikers, Alle managers, en groepen op basis van de kostenplaats, afdeling en het team van de managers.

Naast de automatisch gegenereerde groepen kunt u ook aangepaste groepen maken. Klik in de rechterbovenhoek op Toevoegen om een nieuwe aangepaste groep toe te voegen. 

Deze aangepaste groep is nu aangemaakt en aan het profiel toegevoegd.  De gebruikersgroepen die u maakt zijn dynamisch van aard. Als er nieuwe gebruikers met vergelijkbare kenmerken worden toegevoegd, worden ze automatisch aan de gebruikersgroep toegevoegd.

Uitsluiting van gebruikersgroepen

Soms wilt u een aantal gebruikers uitsluiten van een grote gebruikersgroep. Dit is vereist om deze specifieke gebruikers voor een training in te schrijven via Leerplannen of om de juiste zichtbaarheid van catalogi in te stellen.In deze release van Learning Manager kunt u studenten of gebruikersgroepen uitsluiten wanneer u een aangepaste gebruikersgroep aanmaakt. In het dialoogvenster Gebruikersgroep toevoegen kunt u dit bereiken met de sectie Studenten uitsluiten.

Als u bijvoorbeeld een Leerplan wilt instellen, zodat alle gebruikers die tot de locatie = Californië behalve Store-5 (locatie Californië) worden ingeschreven. 

Geavanceerde instellingen

Actieve velden

Beheerders kunnen met deze functie meer actieve velden toevoegen in aanvulling op de velden die tijdens gebruikersregistratie zijn verstrekt. 

Klik op Actieve velden op de gebruikerspagina. Studenten kunnen alleen kiezen uit de waarden die in de aangepaste waarden zijn opgegeven.

Velden configureren

Interne gebruikers

U kunt aangepaste waarden toevoegen voor gebruikersvelden voor interne gebruikers.

Volg deze stappen om aangepaste waarden toe te voegen:

Externe gebruikers

Voeg aangepaste waarden toe die vergelijkbaar zijn met die voor interne gebruikers.

Instellingen

Gebruikersweergave

Als de optie Alleen lege velden weergeven op aanmeldpagina van student is ingeschakeld, ziet de gebruiker bij het aanmelden alleen de lege velden.

Met deze optie kan een beheerder beslissen of hij/zij de velden wilt weergeven of verbergen zodra ze zijn ingevuld.

Actieve velden in rapporten beperken

Learning Manager 27.7 introduceert twee nieuwe opties:Rapporteerbaar en Exporteerbaar, voor Actieve velden.

Voor CSV-velden en handmatig toegevoegde velden geldt dat als een actief veld is gemarkeerd als Rapporteerbaar, het actieve veld kan worden gezocht in een filter in een dashboardrapport.

Als een actief veld is gemarkeerd als Exporteerbaar, wordt het actieve veld weergegeven in het Excel-bestand wanneer u een Excel-rapport downloadt.

Deze opties worden voor zowel interne als externe actieve velden weergegeven.

U kunt alleen een aangepast actief veld verwijderen.

Gebruikersweergave

U kunt de volledige pagina 'Uw profiel voltooien' voor de studenten verbergen.De pagina verschijnt niet als de student zich aanmeldt.

De huidige standaard verandert niet. Deze optionele mogelijkheid is nu beschikbaar voor beheerders. 

Schakel de opties hieronder in:

Aangepaste rollen

Voeg de gewenste velden aan uw gebruikersinformatie toe en klik op Opslaan. Nadat u de velden heeft toegevoegd, kunt u ook de beschikbaarheid van de velden controleren in het dialoogvenster Gebruikers bewerken. 

De velden met een vinkje komen uit de gegevensbron of CSV zoals te zien in het onderstaande voorbeeld. De beheerder kan deze velden bewerken door ze in of uit te schakelen. 

Waarden voor actieve velden in Learning Manager

De waarden voor actieve velden worden als volgt opgehaald:

1. De Learning Manager-toepassing importeert metagegevens uit gegevensbronnen die aan uw account gekoppeld zijn. 
2. Metagegevens die zijn vastgelegd uit het handmatig geïmporteerde CSV-bestand. 
3. Studenten vullen metagegevens in wanneer ze zich aanmelden.
4. Beheerder voert gegevens voor de gebruikers in. 

De Learning Manager-toepassing maakt automatisch gebruikersgroepen van deze metadata. 

Aangepaste waarde toevoegen

U kunt een aangepaste waarde toevoegen voor gebruikersvelden in de velden Interne en Externe gebruiker.

Volg deze stappen om aangepaste waarden toe te voegen:

Waarden voor CSV-velden

Als het selectievakje Selectie beperken is ingeschakeld, kunnen gebruikers alleen kiezen uit vooraf gedefinieerde velden voor CSV-velden.

Importlogboeken

In deze ruimte kunt u de CSV-importgeschiedenis bekijken voor de gebruikers die de beheerder via bulkimport heeft toegevoegd. U kunt ook op Toevoegen rechtsboven op de pagina klikken om gebruikers via CSV-upload toe te voegen.

Actieve velden met meerdere waarden

Met deze functie kunt u meer dan een veld hebben voor een actief veld. Binnen een account kunnen er maximaal drie actieve velden met meerdere waarden zijn. De actieve velden met meerdere waarden zijn zowel voor interne als externe gebruikers beschikbaar.

Zodra u een actief veld markeert met meerdere waarden, kunt u het niet terugzetten naar een enkele waarde. Dit is onomkeerbaar.

Een bestaand veld met een enkele waarde kan niet worden gemarkeerd als veld met meerdere waarden.

Volg de onderstaande stappen om een actief veld met meerdere waarden te maken:

Opmerking: als de gebruikersgroep is aangemaakt en het veld is ingevuld, kunnen meerdere waarden niet worden teruggezet naar enkele waarden, en andersom.

Actief veld met meerdere waarden toevoegen via CSV

Volg onderstaande stappen:

1. Maak een CSV met de nieuwe actieve velden als kolommen (met een komma gescheiden enkele waarden).
2. Importeer de CSV.
3. Markeer de velden als meerdere waarden in het Waarden in aangepaste velden dialoogvenster.
4. Importeer de CSV nogmaals.

De CSV moet een kolom hebben met dezelfde naam als het actieve veld dat is gemarkeerd met meerdere waarden.

De CSV bevat de velden:

• Gebruiker: gebruikersgroepen aangemaakt als rollen.
• Rollen: actieve velden met meerdere waarden.

Als de CSV opnieuw wordt geüpload met nieuwe waarden of verwijderde waarden, worden de actieve velden en groepen dienovereenkomstig geüpdatet.

Rapporten

Alle rapporten omvatten de actieve velden met meerdere waarden, en hun waarden.

De beheerder kan automatisch aangemaakte actieve velden toevoegen, en gebruikersactiviteit en trainingsrapporten configureren.

Het studenttranscript-rapport bevat alle actieve velden en door een komma gescheiden waarden. De beheerder kan de gegevens dienovereenkomstig filteren.

Veelgestelde vragen