Overzicht

Dit document verschaft Workday-beheerders de vereiste stappen voor de zodanige aanpassing van Workday-bedrijfsprocessen dat Adobe Sign erin wordt opgenomen als een handtekening is vereist. Dit is een configuratiegids en is niet bedoeld als een alomvattende trainingsgids voor Workday.

Als u Adobe Sign wilt gebruiken in Workday, dient u te weten of te leren hoe u Workday-items, zoals een framework voor bedrijfsprocessen, de set-up en configuratie van tenants, rapporten en Workday Studio-integratie, kunt instellen en aanpassen. 

De stap Document bekijken

Adobe Sign voor Workday komt in beeld via de stap Document bekijken die kan worden toegevoegd aan elk van de meer dan 400 bedrijfsprocessen in Workday. Het gaat onder andere om de processen Offer (Aanbod), Distribute Documents and Tasks (Documenten en taken distribueren) en Propose Compensation (Salaris voorstellen).

Hier kunt u de uitgebreide documentatie van de Workday-gemeenschap over de stap Document bekijken doornemen: https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Een functionele stap Document bekijken definiëren:

  1. Voeg een stap Document bekijken in
  2. Geef de groepen (functies) op die kunnen reageren op de stap Document bekijken.

De stappen voor bedrijfsprocessen

De stap Document bekijken configureren:

  1. Geef bij eSignature Integration type (Type e-handtekeningintegratie) eSign by Adobe op
  2. Voeg rijen toe aan het handtekeningenraster
    • Het handtekeningenraster bepaalt de volgorde waarin het document ter ondertekening wordt doorgestuurd. Elke rij kan een of meer functies bevatten en iedere rij vertegenwoordigt een stap in het ondertekeningsproces
    • Elk lid van de functie binnen een bepaalde stap ontvangt een melding dat een ondertekeningsgebeurtenis in behandeling is
    • Als één persoon met de desbetreffende functie zijn handtekening zet, is de die stap van de rij voltooid en wordt het document verplaatst naar de volgende stap in de rij
    • Wanneer alle rijen zijn ondertekend, is de stap Document bekijken voltooid
  3. Geef het document op dat moet worden ondertekend. Als dit een Offer BP (Bedrijfsproces Aanbod) is, kunt u het document van een stap Document genereren gebruiken. Als dat niet het geval is, kiest u een bestaand document of rapport.
    • Herhaal stap 3 voor zoveel documenten als nodig is
De stap Document bekijken configureren

Opmerkingen bij de stap voor bedrijfsprocessen

Het Business Process Framework is nogal krachtig en het gaat te ver om het hier volledig te bespreken. U dient echter het volgende te weten:

  • Elk bedrijfsproces dient over een voltooiingsstap te beschikken
    • In het ideale geval bevindt deze zich aan het einde van het bedrijfsproces
  • Het instellen van een voltooiingsstap wordt uitgevoerd via het verwante handelingenmenu van het zoekpictogram
    • Dit is alleen mogelijk bij het weergeven van bedrijfsprocessen, niet tijdens het bewerken ervan
  • Elke stap van het bedrijfsproces wordt achtereenvolgens uitgevoerd
    • U kunt de volgorde van een stap wijzigen door de waarde voor de volgorde te wijzigen
    • Als u een stap wilt invoegen tussen items "c" en "d", geeft u een nieuw item "ca" op

Voorbeeld: Offer (Aanbod)

Het bedrijfsproces Offer is een subproces van het bedrijfsproces Job Application Dynamic (Dynamische sollicitatie) dat moet worden geconfigureerd om het bedrijfsproces Offer uit te voeren. Dit wordt geactiveerd wanneer de status Job Application (Sollicitatie) wordt verplaatst van Offer naar Make Offer (Aanbieden).

In dit voorbeeld maakt een stap Document bekijken gebruik van een stap Dynamisch document voor zowel Noord-Amerika als Japan.

Voorbeeld van een Workday-bedrijfsproces

Dit bedrijfsproces doet het volgende:

  • De initiator van het bedrijfsproces wordt gevraagd een salaris voor te stellen voor de kandidaat (stap b).
  • Gebruik een stapvoorwaarde om te testen of het huidige land NIET Japan is
    • Indien waar (true), voert u stap "ba" uit die gebruikmaakt van een Engelstalig document
    • Indien niet waar (false), voert u stap "bb" uit die gebruikmaakt van een Japans document
  • Stap "bc" is de stap Document bekijken
    • Tijdens deze stap wordt het ondertekeningsproces gedefinieerd
  • In stap "d" wordt besloten of de vacature wordt aangeboden
    • Dit is de voltooiingsstap en is verplicht

Het dynamische document dat in stap "ba" wordt gegenereerd, krijgt de naam Offer Letter (Werkaanbod) en bevat één tekstblok met de naam Rapid Offer (Snel aanbod). U kunt desgewenst meerdere tekstblokken toevoegen, zoals koptekst, aanhef, salaris, aandelen, vervaldatum, voorwaarden, enz.

De Workday-pagina View Document (Document weergeven)

De dynamische brief met het werkaanbod hieronder is gemaakt in de Rich Tekst-editor van Workday.

De grijs gemarkeerde items zijn door Workday verschafte objecten die naar contextuele gegevens verwijzen.

Items in {{brackets}} zijn Adobe-tekstlabels.

Voorbeeld van dynamisch formulier

Binnen de stap Document bekijken wordt vanuit de vorige stap naar het dynamische document verwezen en wordt het opeenvolgende ondertekeningsproces gedefinieerd via twee ondertekeningsgroepen.

Het hieronder geïllustreerde gedrag stuurt het dynamisch gegenereerde document eerst naar de rekruteringsmanager en vervolgens naar de kandidaat.

 

Gedefinieerde Workday-ondertekeningsgroepen

Voorbeeld: Documenten distribueren

Het bedrijfsproces Distribute Documents or Tasks bevat de verplichte stap Action of Review Distribution of Documents (Handeling: Distributie van documenten controleren). Dit bedrijfsproces wordt geactiveerd door de taak Distribute Documents or Tasks.

U kunt een stap Document bekijken toevoegen aan dit bedrijfsproces als u een document naar meerdere mensen wilt verzenden en door hen afzonderlijk wilt laten ondertekenen, maar het is niet mogelijk de stap Action of Review Distribution of Documents te verwijderen.

Als u het gedrag van dit bedrijfsproces wilt onderdrukken, kunt u een stapvoorwaarde toevoegen die altijd 'false' evalueert voor Review Distribution of Documents.

Het document dat wordt gedistribueerd voor massale ondertekening is het document of het rapport dat is opgegeven bij de stap Document bekijken.

Opmerking:

Wanneer de taak wordt geactiveerd, geeft u op welk document moet worden verzonden. Dit document wordt alleen doorgestuurd naar de stap Review Distribution of Documents (Distributie van documenten controleren), en niet naar de stap Review Distribution (Distributie controleren). 

Het bedrijfsproces Review Distribution of Documents in Workday

Voorbeeld: Rapporten

Workday heeft een veelzijdige infrastructuur voor rapporten. Als u de details van het Adobe Sign-proces wilt bekijken, controleert u de elementen van de Review Document Event (Gebeurtenis Document bekijken).

Hieronder ziet u een eenvoudig aangepast rapport dat kan worden uitgevoerd voor alle bedrijfsprocessen die Adobe Sign-transacties en hun status zoeken.

 

Voorbeeld van een aangepast rapport in Workday

Het volgende rapport is gegenereerd door te kijken naar de bedrijfsprocessen Offer (Aanbod), Onboarding (Inductie) en Propose Compensation (Salaris voorstellen) in een implementatie-tenant.

U ziet het volgende:

  • De documenten die ter ondertekening zijn verzonden
  • De gekoppelde stap in het bedrijfsproces
  • De volgende persoon die wacht op ondertekening
Voorbeeld van een Workday-rapport dat gebruikmaakt van drie objecten

Ondertekende documenten

De ondertekeningscyclus van Workday onderdrukt alle e-mailmeldingen door Adobe Sign. Gebruikers worden via het postvak IN van Workday op de hoogte gesteld van handelingen in afwachting.

Als een document volledig door alle ondertekeningsgroepen is ondertekend, wordt via e-mail een kopie van het ondertekende document naar alle leden van de ondertekeningsgroep gedistribueerd.

Dit gedrag kan desgewenst worden onderdrukt (neem contact op met uw Adobe Sign Success Manager of het ondersteuningsteam van Adobe Sign).

In Workday zijn ondertekende documenten toegankelijk via de volledige procesrecord.

  • Worker-documenten staan in het Worker-profiel
  • Kandidaatdocumenten (brieven met werkaanbod) staan in het kandidaatprofiel

Hieronder ziet u een ondertekende brief met een werkaanbod voor de kandidaat Chris Foxx. 

Voorbeeld van Workday-brief met een werkaanbod

Ondersteuning

Workday-ondersteuning

Workday is de eigenaar van de integratie en fungeert als uw eerste contactpunt voor vragen over het bereik van de integratie, voor verzoeken om functies of in geval van problemen met het dagelijks functioneren van de integratie.

De Workday-gemeenschap heeft verschillende goede artikelen over het oplossen van integratieproblemen en over het genereren van documenten:

Problemen met de integratie van e-handtekeningen oplossen

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

De stap Document bekijken
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Dynamisch documenten genereren

https://community.workday.com/node/176443

Configuratietips voor het genereren van documenten met een werkaanbod

https://community.workday.com/node/183242

Ondersteuning voor Adobe Sign

Adobe Sign is de integratiepartner en u dient contact op te nemen met Adobe Sign als de integratie geen handtekeningen kan verkrijgen of als de kennisgeving voor handtekeningen in de wachtrij mislukt.

Klanten van Adobe Sign dienen contact op te nemen met hun CSM (Customer Success Manager) voor ondersteuning. U kunt ook de technische ondersteuning van Adobe bellen: 1-866-318-4100, wachten tot de lijst met producten wordt opgesomd en bij de aanwijzingen eerst op 4 en dan op 2 drukken.

Adobe-tekstlabels toevoegen aan documenten

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Downloaden

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid