Criar formulário de um documento existente

Você pode converter um documento eletrônico existente (por exemplo, um documento de Word, Excel ou PDF) ou digitalizar um documento em papel em um formulário de PDF. O Acrobat automaticamente adiciona campos de formulário interativos ao formulário. Você então pode editar o formulário para adicionar campos de formulário especializados, como uma lista suspensa, caixa de lista ou botões.

Tipos dos campos de formulário que você pode adicionar a um PDF
Tipos dos campos de formulário que você pode adicionar a um PDF

A. Campo de assinatura com base em certificado B. Caixa da lista suspensa C. Campos de texto D. Barra de mensagens automática E. Caixas de seleção F. Botões de opção G. Caixa de listagem H. Botões 
  1. No menu Criar da barra de ferramentas, escolha Criar formulário.

  2. Selecione De um documento existente e clique em Avançar.

  3. Selecione uma das seguintes opções:

    Usar o documento atual

    Converte o PDF aberto atualmente a um formulário interativo.

    Escolher outro arquivo

    Converte um documento eletrônico existente (por exemplo, Word, Excel ou PDF) a um formulário de PDF interativo. Clique em Procurar para localizar o arquivo.

    Digitalizar um formulário de papel

    Digitaliza um formulário de papel e o converte para um formulário PDF interativo.

  4. Clique em Continuar e siga as instruções na tela.

    O Acrobat cria o formulário e o abre no modo Edição de formulários. O painel de tarefas Formulários exibe opções para editar o formulário. A barra de ferramentas contém ferramentas de campo de formulário para adicionar campos adicionais.

  5. Analise os campos de formulário criados pelo Acrobat. Adicione campos usando as ferramentas de campos de formulário na barra de tarefas. Exclua, redimensione ou organize os campos como necessário. Você pode adicionar qualquer um dos seguintes tipos de campos de formulário:

    Códigos de barras

    Codifique a entrada a partir de campos selecionados e mostre-a como um padrão visual que pode ser interpretado por softwares ou hardwares de decodificação (disponíveis à parte).

    Botões

    Inicia uma alteração no computador do usuário, como abrir um arquivo, reproduzir um som ou enviar dados para um servidor da Web. Esses botões podem ser personalizados com imagens, texto e alterações visuais acionadas pelas ações do mouse.

    Caixas de seleção

    Apresenta escolhas do tipo sim ou não para itens individuais. Se o formulário tiver várias caixas de seleção, o usuário poderá marcar aquelas que desejar.

    Campo de assinatura digital

    Permite ao usuário assinar eletronicamente um documento PDF com uma assinatura digital.

    Lista suspensa

    Permitem que o usuário escolha um item de um menu pop-up ou digite um valor. Você pode definir a propriedade de um campo de formulário que permita ao usuário inserir um valor personalizado.

    Caixas de listagem

    Exibe uma lista de opções que o usuário pode selecionar. É possível definir uma propriedade de campo de formulário para permitir que o usuário clique com a tecla Shift para selecionar vários itens de uma lista.

    Botões de opção

    Apresenta um grupo de opções no qual o usuário pode selecionar apenas um item. Todos os botões de opção com o mesmo nome trabalham em conjunto como um grupo.

    Campos de texto

    Permitem ao usuário digitar textos, como nome, endereço ou número de telefone.

    Para obter mais informações, consulte Noções básicas do campo de formulário.

  6. Quando estiver satisfeito com o formulário, clique em Fechar edição de formulário.

Para obter um tutorial em vídeo sobre a criação de formulários, assista Como criar formulários PDF a partir de documentos existentes: http://tv.adobe.com/watch/acrobat-xi-tips-tricks/how-to-create-new-pdf-forms-from-existing-documents/

Criação de formulários para o Adobe Sign

É possível converter um formulário existente em um formulário do Adobe Sign ou simplesmente arrastar e soltar os campos do Adobe Sign em um PDF. Você pode distribuir o formulário que será preenchido e assinado com o Adobe Sign. Nem todos os campos podem ser convertidos em campos do Adobe Sign, como Caixa de listagem, Suspenso ou Botão. Você pode incluir campos adicionais do Adobe Sign usando a barra de ferramentas.

  1. Abra o PDF que deseja converter em um formulário do Adobe Sign.

  2. Escolha Ferramentas > Formulários > Editar.

  3. Se for perguntado se você deseja que o Acrobat detecte campos de formulário para você, clique em Sim.

  4. Quando for alertado de que você está entrando no Modo de edição de formulário, clique em OK.

  5. No painel Formulários, selecione Tarefas > Converter para um formulário do Adobe Sign.

  6. Quando receber o alerta de que o Acrobat remove os campos de formulário não suportados pelo Adobe Sign, clique em Avançar e, no aviso subsequente, clique em OK.

  7. Para adicionar um campo ao formulário, selecione o seu ícone na barra de tarefas. Posicione o ponteiro onde desejar inserir o campo e clique para inseri-lo.

  8. Nomeie o campo e designe quem deve preenchê-lo ou assiná-lo. Para definir suas propriedades, como a cor da borda, o preenchimento, a fonte e o tamanho da fone, clique duas vezes no campo.

    Propriedades do campo do formulário
    Quando você insere um campo do Adobe Sign, é possível nomeá-lo e especificar quem deve assinar ou preencher o campo.

  9. Quando o formulário estiver concluído, clique em Fechar edição do formulário na barra de tarefas.

  10. Para fazer upload do fomulário no Adobe Sign, escolha Assinar > Obter assinaturas > Enviar para assinatura.

  11. Quando a mensagem “O documento foi enviado para o Adobe Sign” for exibida, clique em Acessar o Adobe Sign para continuar. Quando o site do Adobe Sign for aberto, siga as instruções presentes na tela.

Adição de campos especializados do Adobe Sign

Você pode criar campos especializados do Adobe Sign, como listas suspensas ou campos que validam ou limitam os dados a valores específicos. Você nomeia o campo usando uma marca de texto especial. A sintaxe da marca inclui todas as informações necessárias para criar o campo. Você não vê os recursos do campo no Acrobat. O Adobe Sign usa a tag de texto para construir o campo depois que o upload do formulário para o site do Adobe Sign for realizado.

Você insere a marca de texto no campo Nome quando insere o campo pela primeira vez. Como opção, você pode editar o seu nome na guia Geral da caixa de diálogo Propriedades (clique duas vezes no campo para abrir as suas propriedades). Para obter uma lista de tags do Adobe Sign, consulte Criação de formulários do Adobe Sign com tags de texto. Quando você insere uma marca de texto no Acrobat, omita as chaves que englobam a marca: {{marca}}.

Habilitar usuários do Reader a salvar dados de formulários

Geralmente, os usuários do Reader X e de versões anteriores não podem salvar cópias preenchidas de formulários que eles preenchem. Contudo, você pode estender os direitos de um PDF para permitir que esses usuários salvem dados de formulário. Se você tiver o Acrobat Pro, será possível incluir recursos adicionais para usuários do Reader, como adicionar texto em formulários não interativos.

Observação:

Diferentemente de versões anteriores do Reader, o Reader XI inclui a ferramenta Adicionar texto e a capacidade de salvar dados de formulário. Os usuários do Acrobat podem digitar em formulários sem preenchimento, adicionar comentários e assinar PDFs digitalmente sem estender direitos especiais.

  1. Abra um único PDF ou visualize um componente PDF em um Portfólio PDF.

  2. Se você estiver editando o formulário, clique em Fechar edição de formulário no painel de tarefas Formulários.

  3. Selecione Arquivo > Salvar como outro > Reader Extended PDF e escolha uma das seguintes opções:

    Ativar adição de texto em PDFs (que não são formulários em PDF)

    (Acrobat Pro) Permite que usuários adicionem texto a PDFs ou a formulários planos não preenchíveis (para versões mais antigas do Reader).

    Comentar e medir

    (Acrobat Pro) Permite que usuários adicionem comentários ou acessem as ferramentas de Dados de objeto, de Medição e Geoespaciais.

    Ativar mais Ferramentas (inclui preencher e salvar formulários)

    Permite que usuários salvem dados que inseriram em formulários interativos ou preenchíveis.

Limitações para salvar formulários preenchidos localmente

O Acrobat Standard e o Acrobat Pro permitem que usuários do Adobe Reader 8 ou versão posterior preencham e salvem formulários PDF localmente. O uso do recurso de extensões do Reader para salvar localmente formulários de PDF (chamados de documentos estendidos) está limitado de duas formas:

Número de documentos estendidos implantados

Um cliente do Acrobat Standard ou do Acrobat Pro poderá enviar um documento estendido para um número ilimitado de destinatários para que eles o preencham. Por exemplo, um cliente do Acrobat pode postar um modelo de formulário em branco em uma página da Web que permita que os usuários preencham e salvem formulários de PDF localmente. Um número ilimitado de pessoas pode acessar o modelo. No entanto, clientes do Acrobat podem coletar apenas 500 respostas do formulário preenchido. Essa limitação inclui cópia impressa (envio de formulário em papel) e representações eletrônicas do formulário preenchido.

Número de destinatários do documento estendido

Clientes do Acrobat Standard ou do Acrobat Pro podem enviar um documento estendido para até 500 destinatários individuais. Por exemplo, um cliente do Acrobat pertence a uma organização com 500 pessoas ou menos. O cliente do Acrobat pode enviar um número ilimitado de cópias do documento estendido para esses 500 destinatários e coletar respostas ilimitadas do formulário preenchido.

Ambas as limitações aplicam-se por entidade/empresa e vários usuários em uma entidade não podem usar esse recurso além de seu limite. Obter licenças adicionais para usar o Acrobat não aumenta as restrições acima. Por exemplo, cinco usuários do Acrobat Standard 9 em uma empresa não podem enviar o mesmo documento estendido para receber e extrair dados coletivamente mais de 500 vezes.

O Acrobat Standard e o Acrobat Pro incluem tecnologia que pode habilitar documentos PDF com determinados recursos usando uma credencial digital. Essa credencial está localizada no Software (“Chave”). Você concorda em não acessar, tentar acessar, controlar, desabilitar, remover e distribuir a Chave para qualquer finalidade.

Adição de JavaScript a formulários

A linguagem JavaScript permite criar páginas da Web interativas. A Adobe aprimorou o JavaScript para facilitar a integração da interatividade nos formulários PDF. Os usos mais comuns para o JavaScript em formulários do Acrobat são formatação, cálculo, validação de dados e atribuição de uma ação. No Windows, é possível também configurar os formulários Adobe PDF para se conectarem diretamente a bancos de dados usando ODBC (Open Database Connection).

Observação:

Ao criar formulários dinâmicos, lembre-se de que o Reader não é compatível com alguns JavaScripts personalizados. Os formulários podem não funcionar adequadamente quando visualizados no Reader, a menos que sejam incluídos direitos de uso adicionais no PDF.

Recursos adicionais

Para mais informações sobre Acrobat JavaScript, consulte estes recursos:

Distribuir (enviar) formulários para destinatários

Distribuir formulários PDF ou da Web

Depois de criar um formulário, escolha um método para enviá-lo aos destinatários.

  1. Escolha Ferramentas > Formulários > Distribuir.

  2. É possível que seja exibida uma série de mensagens, dependendo das condições detectadas pelo Acrobat no formulário. Responda às instruções na tela conforme o necessário e salve o formulário.
  3. Escolha um método de coleta e distribuição:

    Email

    Coletar respostas em sua caixa de entrada de email.

    Servidor interno

    Distribui e coleta respostas em um servidor interno como SharePoint ou Pasta de rede. Para obter mais informações, consulte Especificar um servidor.

  4. Clique em Continuar e siga as instruções na tela para distribuir o formulário.

  5. Se você escolher coletar as respostas em sua caixa de entrada de email, execute um destes procedimentos:

Observação:

Se você não souber os endereço de email dos destinatários, insira seu próprio endereço de email. O sistema enviará para você um link para o formulário, que você pode enviar por email para os destinatários conforme desejado.

Distribuição de formulários do Adobe Sign

Depois de criar um formulário do Adobe Sign, é possível usar esse serviço para enviar documentos para que os destinatários assinem e preencham.

  1. Se o formulário estiver no modo Edição de formulário, clique em Fechar edição de formulário na barra de tarefas.

  2. Salve o formulário se ainda não tiver feito isso.

  3. Para fazer upload do fomulário no Adobe Sign, escolha Assinar > Obter assinaturas > Enviar para assinatura.

  4. Quando a mensagem “O documento foi enviado para o Adobe Sign” for exibida, clique em Acessar o Adobe Sign para continuar.

  5. Quando o site do Adobe Sign for aberto, siga as instruções presentes na tela.

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