O Adobe Sign for ServiceNow é uma integração personalizada desenvolvida para facilitar o acesso às ferramentas avançadas do Adobe Sign da sua instância do ServiceNow. Fornecemos ferramentas para criar fluxos de trabalho e itens de catálogo robustos para mover os processos de assinatura e armazenamento de documentos para a nuvem.

Criação de um fluxo de trabalho

O que é são fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho são a base do seu item de Catálogo do Adobe Sign. Embora a adição de variáveis e a criação de itens façam com que o formulário apareça com os campos apropriados, também é necessário criar um fluxo de trabalho que tenha essas informações e permitir que o Adobe Sign envie o contrato.

Abaixo estão as etapas para a criação de um fluxo de trabalho de exemplo para um relatório de despesas.


Acesso ao menu Fluxo de trabalho

Como administrador, digite fluxos de trabalho na barra filtro para localizar a opção Editor do fluxo de trabalho em Orchestration.

1Workflow Menu

 

Clique no Editor de fluxo de trabalho para abrir a página Fluxo de trabalho abaixo:

2Workflow page-new

 

No painel à direita, clique no sinal de + à direita do campo de pesquisa de fluxo de trabalho.

Isso inicia o processo de criação de um novo fluxo de trabalho abrindo uma página de modelo Novo fluxo de trabalho

  • Digite um nome para o fluxo de trabalho
  • Associe os fluxos de trabalho a uma tabela
3New Workflow

 

Para o nosso relatório de despesas nomearemos o fluxo de trabalho como “Relatório de despesas de teste” e escolher a tabela “Item solicitado” e, em seguida, clique em enviar.

5Workflow name

 

Um fluxo de trabalho básico com um ponto de Início e Fim é inicializado.

Em seguida adicionamos partes a este fluxo de trabalho para definir os fluxos de trabalho desejados.

6Workflow Designer

 

O fluxo de trabalho conecta partes por setas e o layout básico tem nossos fluxo de trabalho simplesmente fluindo do início ao fim. Gostaríamos de adicionar itens no meio para que possamos alterar isso ao excluir a seta do Início ao Fim, simplesmente ao clicar na seta e pressionar a tecla Delete.

7Workflow Designer

 

Já que estamos criando um item de relatório de despesas - esperamos que um usuário anexe um relatório de despesas. Para fazer isso, obtenha o pacote do Adobe Sign que nos permite obter informações de anexo.

Acesse isso selecionando a guia Pacotes no painel à direita.

7Select Packs

 

Arraste o pacote Adobe Sign - Obter dados de anexo na tela que produz uma janela de configuração pop-up como esta:

9Get Attachment Pack

 

Preencha os campos:

  • Nome: esse é o nome que você escolhe para esse pacote
  • Estágio: podemos definir uma fase de modo que se olhamos para trás neste fluxo de trabalho podemos saber que o item está nele
    • Nesse caso, sabemos que a solicitação foi aprovada se aceitamos os dados do anexo
  • Nome do contrato da Adobe: insere o nome do contrato na parte da frente do formulário
  • Endereço de email da Adobe: ao usar as contas de usuário do ServiceNow, o Adobe Sign automaticamente pode localizar o endereço de email do remetente, o gerenciador e o centro de custo dos remetentes e enviar o contrato para eles usando a sintaxe mostrada
  • Mensagem da Adobe: é uma mensagem predefinido que pode ser criada no ServiceNow
10 Get Attachment PAck

 

Clique em Enviar para salvar a configuração do pacote.

Em seguida, clique e arraste da caixa Sempre (no objeto Início) ao novo objeto do pacote.

11 Workflow Designer

Observação:

É possível clicar e arrastar os objetos individuais no fluxo de trabalho de modo que ele permaneça organizado visualmente.

 

A próxima etapa no fluxo de trabalho é enviar o anexo ao destinatário, sem uma visualização.

Na guia Pacote no menu à direita, arraste o pacote Enviar anexo, sem visualização.

A janela de configuração do pacote é aberta:

12 Activity Properties

 

Há duas maneiras de preencher os campos que você visualiza:

  • Você pode digitar os valores do campo manualmente 
  • Você pode preencher os campos, arrastando a legenda correta da guia Dados à direita 
    • Por exemplo - na guia Dados, arraste o item encodedBody a qualquer campo que solicita um item codificado do corpo
12Data Objexcts

Siga o mesmo processo para todos os pacotes adicionais que você adicionar ao fluxo de trabalho: arraste-os para a tela, preencha os campos.

Neste exemplo do relatório de despesas, os seguintes pacotes são configurados como abaixo:

Pacote: Valores definidos

14 Set Values

Pacote: Aguardar a condição

15 Wait for Connection

Pacote: Anexar contrato assinado

16 Attach Signed Agreemen t

Pacote: Valores definidos

17 Set Values

 

Depois que todas as partes estiverem na janela do editor, conecte-as com as setas de modo que cada etapa continue na próxima etapa até que o fluxo de trabalho chegue ao final.

Arraste as ramificações Falha até o objeto Fim para que o fluxo de trabalho seja finalizado, se houver uma falha em algumas das etapas essenciais.

18 Workflow Designer

 

Agora que todas as partes foram conectadas logicamente, publique o fluxo de trabalho clicando em Publicar.

19 MEnu Options

 

Agora que você publicou seu fluxo de trabalho, pode anexá-lo a um item do catálogo.

  • Se você quiser editar os fluxos de trabalho - volte para essa página e clique em Check-out


Adição de atividades de fluxo de trabalho de aprovação

Ao adicionar uma aprovação ou outra pausa a um fluxo trabalho que contenha uma atividade de fluxo de trabalho personalizada do Adobe Sign, pode ser necessário alterar o método no qual as variáveis do catálogo de front-end são recuperadas.  Caso veja problemas com campos em branco nos contratos ou erros que informam que a variável não pode ser encontrada (por exemplo - “Não é possível ler a propriedade “objectname” de indefinido”), será necessário alterar “workflow” para “current” nas atividades que obtêm variáveis. 

Por exemplo:

Se a atividade estiver usando:

${workflow.variables.adobe_email_address}

Para obter o endereço de email do usuário, pode ser necessário alterá-lo para

${current.variables.adobe_email_address}

Para solucionar o erro.

Isso se deve por conta de um problema de tempo que surge quando o fluxo de trabalho é pausado para aguardar que a atividade seja concluída.  

workflow_variables

Observação:

Essa alteração só é necessária se utilizar uma atividade que cause uma pausa, como um contador ou aprovação. 

É altamente recomendado testar antes de ativar o fluxo de trabalho em seu ambiente de produção.

Lembretes/armadilhas comuns

Como diagnosticar problemas

Se você tiver problemas ao enviar seu item de catálogo, a melhor maneira de descobrir o erro é determinar o problema com o fluxo de trabalho. Para fazer isso execute o item de catálogo e, em seguida, digite itens solicitados na barra de filtros.

20 Self-service Menu

 

Aqui você encontrará uma lista de itens solicitados.

Use os cabeçalhos de coluna para classificar os registros e procure um Estado ou Status de documento que exiba um problema.

Clique no registro do item para abrir um exemplo de fluxo de trabalho

20Recent Items Error

 

Com a página de fluxo de trabalho aberta, localize o pacote que mostra o erro (cabeçalho vermelho do objeto). Clicar nele mostrará em qual atividade do fluxo de trabalho o item do catálogo está.

Geralmente, o erro real estará no pacote imediatamente antes do pacote anterior que exibe o cabeçalho vermelho, indicando que um valor inválido foi passado.

21Error in Workflow

 

Passe o mouse sobre a caixa apropriada para determinar o erro:

Erro da id do contrato: isso geralmente está associado ao pacote Obter dados de anexo e o erro é exibido com o pacote Enviar anexo. Isso geralmente acontece quando os valores no campo “Endereço de email do Adobe” foram digitados incorretamente, ou os endereços de email dos usuários colocados neste campo não são válidos.

  • Certifique-se de que os endereços de email do usuário atual, do gerenciador de usuário atual e do gerenciador de centro de custo estejam todos preenchidos.
  • Certifique-se de que o usuário atual tenha um gerenciador associado.

Erro de conexão: verifique a conexão ao Adobe Sign no painel Administração do Adobe Sign ao digitar Adobe Sign no painel filtro. Clique em Conectar-se ao Adobe.

Um item de catálogo em ServiceNow é essencialmente um objeto que um administrador cria para executar uma ação que pode estar encapsulada em um item clicável.

Os exemplos a seguir aproveitam o fluxo de trabalho do relatório de despesas criado na seção anterior.

 

Como administrador, digite Itens do catálogo na barra de filtro do menu

23 Catalog Menu

Clique em Itens do catálogo (abaixo de Administração do Adobe Sign)

Uma lista de todos os itens do catálogo criados no Adobe Sign é exibida:

23Catalog Items short

 

Clique em Novo para criar um novo item de catálogo.

NEw Button

Uma nova página do modelo de Item de catálogo é aberta.

25Catalog Template Originaledit-Rebrand

Preencha os campos para melhor para representar o seu item de catálogo:

1. Nome: o nome do item do catálogo. Coloque o prefácio Adobe Sign para facilitar a identificação

2. Fluxo de trabalho: clique na lupa para selecionar o fluxo de trabalho que você deseja anexar a este item

3. Ícone: carregue uma imagem que pode representar o item como um ícone

4. Descrição curta: digite uma descrição curta de uma frase

5. Descrição: a descrição mais longa do seu item de catálogo deve expressar a função completa do item

6. Enviar: quando o item de catálogo é definido, clique em Enviar para salvá-lo

 

Após clicar em enviar você verá uma lista de todos os itens do catálogo.

Clique no item que você fez e role totalmente até a parte inferior para ver os campos variáveis. 

33 Catalog Variables

Aqui você pode inserir variáveis para o seu item do catálogo.

No exemplo do relatório de despesas, vemos três variáveis inseridas:

  • Adobe_agreement_name: essa variável usa o nome do contrato
  • Cost_center: essa variável localiza o o centro de custo apropriado para o relatório de despesas
  • Adobe_attach_macro: essa variável localiza o anexo que precisa ser carregado por um usuário

 

Exemplo de criação de variável - Adobe_agreement_name:

34 Catalog questions

 

No campo Tipo, Texto de única linha é escolhido, porque o nome do contrato deve ser um valor menor.

35 Catalog Type

 

Insira o que você deseja que o usuário veja na pergunta no campo Pergunta e clique em atualizar.

36 Catalog Question

 

Faça o mesmo para as outras variáveis que incluem um centro de custo e uma macro de anexo.

As instâncias são listadas abaixo:

Variável: Centro de custo

37 Catalog page


Variável: Macros de anexo

38 Catalog Type

 

Assim que criar a parte de frente do formulário, clique em Testar na parte superior direita para testar!

Digite alguns itens de teste no campo e veja se o item funciona!

39 Try It

Assim que o item de catálogo for criado, os usuários podem acessá-lo (pelo ícone) no catálogo de serviço ou Portal de serviço para enviar documentos assináveis (contratos).

 

Catálogo de serviço:

Digite Catálogo de serviço na barra de filtro e clique em Catálogo de serviço no menu resultante. 

33 Service Catalog

Você pode localizar o item em suas Solicitações principais ou pelos itens do Adobe Sign na página Catálogo do serviço:

35Adobe Sign Item-rebrand

Status do item de contrato enviado

Quando um item de contrato é enviado, você pode ver o status do item digitando itens solicitados na barra do filtro e clicando no link Itens solicitados no menu resultante.

36RequestedItem

 

Os Itens solicitados exibe uma página listando todos os itens de catálogo selecionados que foram chamados até agora.

44 Request Catalog Items

 

Clique em qualquer registro do item na lista e uma nova janela é aberta com os detalhes específicos sobre esse item.

45 More Details

Acesso aos itens do “Meu contrato”

Os usuários individuais que desejam ver apenas os itens do contrato que enviaram devem digitar meus documentos na barra do filtro e clicar no link Meus documentos no menu resultante.

39 Accessing MyDocs

Clicar no item Meus documentos mostra ao usuário todos os documentos que estão associados à sua conta, contratos que foram enviados para outros ou contratos que eles assinaram.

47 My Documents

Clicar em qualquer item de linha abre uma página que mostra o status de solicitação e do documento anexado. Este item atua como um armazenamento de registros, permitindo uma visualização em tempo real de todas as ações solicitadas por destinatários do contrato, bem como os documentos assinados (para download). 

48 Specific Items


Portal de serviço

Embora possamos acessar os itens no catálogo do serviço, também podemos fazer isso usando o portal de serviço.

 

Criação de uma página do portal do serviço:

Digite Portal de serviço na barra de filtro e clique no link Páginas no menu resultante:

42Service Portal Menu

Dê a sua página um título e uma ID

Clique em Enviar para criar a página

50 page title and id

Quando tiver criado a página, clique no item para abri-lo.

Role para baixo e clique em Abrir no Designer

51 Related Links

Arraste um contêiner 4-4-4 para a página 

52 4-4-4 Container

Coloque um Link de ícone (no menu Widgets) dentro do contêiner

53 Icon link

Clique no lápis para editar o link do ícone.

54 Pencil

Preencha o item escolhido. Há um exemplo abaixo:

Observação:

Anexar macro é incompatível com o portal de serviço. Ao editar um item do catálogo no portal, verifique se o link que você fornece aponta para um item de catálogo que use documentos pré-transferidos somente.

55 Expense Report-small

Agora que você criou a página, pode voltar ao ServiceNow ir e clicar em Testar para testar sua nova página de portal!


Pdf para download

Download

Esta obra está licenciada sob uma licença não adaptada da Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0  As publicações do Twitter™ e do Facebook não são cobertas pelos termos do Creative Commons.

Avisos legais   |   Política de privacidade online