Observação:
o artigo abaixo fornece instruções para o layout de página clássico.
Clique aqui para analisar o mesmo processo para o novo formato de página.

Descrição do recurso

O Adobe Sign oferece a opção de enviar lembretes regulares por email aos destinatários que devem interagir com seus contratos. Os futuros destinatários não serão notificados até que se tornem o participante atual no fluxo de trabalho de assinatura.

O lembrete contém uma miniatura do documento, uma mensagem definda por você e um link para o contrato.

Os lembretes podem ser definidos durante o processo de envio ou criados na página Gerenciar depois que o contrato for enviado.

Os níveis e serviço empresarial e corporativo podem definir um lembrete e uma mensagem padrão no nível de conta ou de grupo, eliminando a necessidade de que os remetentes o configure.

Os lembretes cíclicos são acionados em um ciclo regular e continuarão a ser acionados pelo tempo de duração do lembrete (com base no tempo de ciclo), ou até que o destinatário conclua a ação.

Os lembretes a vários destinatários acionam um novo ciclo/tempo de duração do lembrete para cada destinatário no fluxo de trabalho à medida que se tornam o destinatário ativo atual.

Os lembretes ad hoc podem ser criados apenas na página Gerenciar, e enviam um lembrete para qualquer participante relacionado ao contrato. Esses lembretes únicos podem ser configurados para serem enviados depois que o destinatário concluir a ação ou depois que o contrato for concluído com sucesso.

Como é usado

Definir um lembrete durante o processo de envio

Os usuários que não têm um lembrete padrão configurado para seu grupo ou conta, têm a oportunidade de definir um lembrete durante o processo de envio.

Os lembretes são sempre cíclicos e se aplicam a todos os destinatários do contrato. O remetente só precisa definir a repetição que o lembrete será acionado. Existem seis opções:

  • Todos os dias
  • Toda semana
  • A cada dia útil
  • De dois em dois dias
  • De três em três dias
  • De cinco em cinco dias
reminder_frequency

Quando um contrato com lembrete é enviado inicialmente, um email Assine será entregue ao primeiro destinatário. Este evento inicia o timer do primeiro lembrete.

Se o lembrete for configurado para enviar a cada três dias (por exemplo), o primeiro lembrete acionará exatamente 72 horas após o email Assine ser entregue.

Quando o destinatário conclui a ação no contrato, o relógio do lembrete desse destinatário é interrompido.

No caso em que há vários destinatários, o destinatário seguinte no fluxo recebe um email Assine imediatamente após o destinatário anterior terminar a ação. O relógio do lembrete é iniciado para o novo destinatário com base no tempo de entrega de seu email Assine (não o marcador de tempo inicial).

Esse processo passa por todos os destinatários do contrato até que ele seja concluído.

Observação:

Todos os lembretes cíclicos têm um tempo de duração, depois do qual os lembretes são interrompidos automaticamente.

Os lembretes acionados todos os dia têm um ciclo de vida útil de 10 dias.

Todos os outros lembretes têm um ciclo de vida útil de 60 dias.

 

Definir um lembrete na página Gerenciar

Os lembretes criados após a configuração do processo de envio são configurados na página Gerenciar.

A interface da página Gerenciar tem algumas opções a mais que a página Enviar:

  • Você pode selecionar quais destinatários deseja incluir no lembrete. Criar um lembrete para um, alguns ou todos os destinatários.
  • Você pode selecionar um processo de lembrete cíclico na página Enviar
    • Se um destinatário for adicionado a um lembrete cíclico depois de ter concluído a ação no contrato, ele não receberá lembretes
  • Você pode criar um lembrete único (ad hoc) que será enviado "Agora" ou em "Uma data específica"
    • Os lembretes ad hoc podem ser configurados para os participantes que concluíram a ação no contrato
    • Os lembretes ad hoc podem ser configurados depois que o contrato for assinado ou arquivado
  • Você precisa incluir uma mensagem. Este é um campo obrigatório ao criar um lembrete na página Gerenciar

 

reminder_from_themanagepage

 

Se outros lembretes já estiverem configurados para o contrato, a lista de contratos é exibida em vez da interface Criar lembrete.

Abra a interface Criar lembrete ao clicar no link Criar, no canto superior direito da janela do lembrete:

select_create_onthemanagepage

 

Como revisar um lembrete

Revise todos os lembretes que foram configurados para um contrato ao:

  • Acessar a página Gerenciar
  • Clicar no contrato que você deseja revisar
  • Clicar na guia Lembrar no painel direito
select_remind_onthemanagepage

Quando os lembretes forem configurados para o contrato, a lista completa é exibida na guia Lembrar.

Os lembretes são ordenados com base no próximo lembrete a ser acionado.

Todos os lembretes cancelados/expirados são listados nos lembretes ativos.

canceled_reminderinthelist

 

Se você clicar no link Mostrar, uma janela pop-up é exibida mostrando a mensagem enviada ao destinatário:

reminder_show_link

 

Como cancelar um lembrete

Para cancelar um lembrete:

  • Faça logon como o usuário que criou o contrato
  • Acesse a página Gerenciar
  • Clique uma vez no contrato em questão e o selecione
  • Clique na guia Lembrar, no painel à direita
  • Localize o lembrete que deseja cancelar e clique uma vez 
  • Clique no ícone de exclusão (a lata de lixo)
select_delete_onthemanagepage

Observação:

Os destinatários têm a permissão de interromper os lembretes do email de lembrete. Essa funcionalidade é obrigatória, e não pode ser ocultada.

 

Lembretes e a API REST

A API REST v6 permite o acesso direto aos objetos de lembrete por meio de quatro operações:

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders - cria um lembrete nos participantes especificados de um contrato identificado pelo agreementId no caminho
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders - recupera os lembretes de um contrato, identificados pelo agreementId no caminho.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId}- recupera um lembrete específico associado a um contrato
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} - atualiza um lembrete existente de um contrato

 

 

Lembretes e a guia Histórico/Relatório de auditoria

O lembretes não são registrado na guia Histórico nem no Relatório de auditoria do contrato.

O Histórico e o Relatório de auditoria devem registrar os momentos marcantes do processo de assinatura do documento. Isso incluiria a primeira notificação para um destinatário (Assine), mas não repetiria solicitações para assinar pelo mesmo destinatário (lembretes).

Um histórico de lembretes pode ser obtido ao usar a API (disponível para clientes de nível empresarial)

 

Como ativar/desativar o recurso

Todos os níveis de serviço têm acesso a:

  • Criar lembretes cíclicos
    • Durante o processo de envio
    • Da página Gerenciar
  • Criar lembretes cíclicos e ad hoc na página Gerenciar

Os níveis de serviço individual e de equipe não têm a capacidade de automatizar ou excluir o recurso de lembrete.

 

Opções de nível empresarial e corporativo

Os níveis de serviço empresarial e corporativo podem expor seletivamente a opção Lembrete durante o processo de envio ou ativar de conta/grupo do da repitição do lembrete e mensagem.

As duas configurações podem ser ativadas/desativadas ao:

 

Há duas opções:

  • Permitir que os remetentes definam lembretes na página enviar - quando ativada, a opção de definir um lembrete no página de envio é exposta. Quando desativada, a página de envio não tem uma opção para configurar lembretes
  • Definir um lembrete padrão para contratos criados por usuários nesta conta - quando ativado, o administrador pode definir a repetição do lembrete padrão e fornecer uma mensagem padrão para todos os contratos enviados. Isso pode ser configurado no nível de conta e/ou de grupo. (As configurações de nível de grupo substituem as configurações de nível de conta)
navigate_to_the_remindersettings

Observação:

Ativar Definir um lembrete padrão para contratos criados por usuários nesta conta excluirá a capacidade de definir um lembrete na página Enviar.

Os lembretes ainda podem ser configurados de página Gerenciar.

Opções de configuração

As opções configuráveis para lembretes dependem de quando você cria o lembrete.

Ao criar um lembrete na página Enviar, a única opção disponível é definir a repetição para quando os lembretes são acionados (todos os dias, em dias alternados etc.). Todos os destinatários anexados ao contrato vão gerar lembretes por repetição selecionada.

 

Ao criar um lembrete na página Gerenciar, você tem três elementos configuráveis:

  • A repetição do lembrete
  • A mensagem do lembrete
  • Os destinatários que devem ser incluídos no lembrete

 

Ao configurar um lembrete padrão no nível de conta/grupo há duas opções:

  • A repetição do lembrete
  • A mensagem do lembrete

Todos os destinatários são incluídos nos lembretes que são orientados por configurações de nível de conta/grupo.


Modelos de email personalizados

Os clientes empresatiais têm a opção para criar um modelo de email completamente personalizado para os lembretes. 

Se os modelos de email personalizados forem de seu interesse, consulte este guia.

 

Itens a serem considerados:

  • O tempo de duração de lembretes cíclicos:
    • Os lembretes diários expiram após 30 dias
    • Todos os outros lembretes cíclicos expiram após 60 dias
  • Lembretes ad hoc
    • Acionar apenas uma vez
    • Pode ser configurado para enviar o lembrete aos participantes que tiverem concluído a ação no contrato
    • Pode ser configurado depois que o contrato for concluído ou arquivado
      • Os lembretes não podem ser configurados para contratos que foram cancelados, recusados ou expirados
  • Os lembretes são acionados no mesmo horário do dia que o email “Assine” original foi enviado
    • Em um fluxo de trabalho de vários destinatários, quando um destinatário conclui a ação e aciona o destinatário seguinte, o relógio do lembrete é redefinido para esse horário
    • Substituir o signatário atual na página Gerenciar não restaura o horário do lembrete
  • Os destinatários têm o direito de cancelar o lembrete. Não há opção de negá-los esse direito

 

Esta obra está licenciada sob uma licença não adaptada da Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0  As publicações do Twitter™ e do Facebook não são cobertas pelos termos do Creative Commons.

Avisos legais   |   Política de privacidade online