Configuration des paramètres du serveur

La page Paramètres du serveur donne accès aux différents paramètres du processus des formulaires :

• Les Paramètres du courrier électronique permettent d’activer les messages électroniques sortants et entrants, ainsi que les paramètres du serveur de messagerie utilisé pour ces messages (voir Configuration des paramètres de courrier électronique).

• Les Paramètres de notification de tâche permettent d’activer, de désactiver ou de modifier les messages envoyés dans les notifications électroniques aux utilisateurs finaux et aux groupes concernant leurs tâches (voir Configuration des notifications destinées aux utilisateurs et aux groupes).

• Les Paramètres de notification de l’administrateur permettent d’activer, de désactiver ou de modifier les messages envoyés dans les notifications électroniques pour les tâches administratives (voir Configuration des notifications destinées aux administrateurs).

Vous pouvez indiquer un compte de courrier électronique pour le serveur Forms, par l’intermédiaire duquel il envoie des courriers électroniques aux utilisateurs et aux administrateurs et en reçoit de la part de ces mêmes utilisateurs et administrateurs. Ces courriers électroniques sont utilisés pour notifier aux utilisateurs les tâches qu’ils sont tenus d’exécuter, les leur rappeler, les notifier lorsque les tâches arrivées à échéance et notifier à l’administrateur toute erreur de processus survenue.

Pour permettre l’envoi de courriers électroniques entre AEM forms et les utilisateurs, vous devez configurer les paramètres de courrier électronique sortant dans la page Paramètres du courrier électronique. Le courrier électronique sortant doit utiliser un serveur SMTP.

Pour qu'AEM forms reçoive et traite le courrier électronique entrant envoyé par des utilisateurs, vous devez créer un point de fin de courrier électronique pour le service Complete Task (voir Création d’un point de fin de courrier électronique pour le service Complete Task).

Si les processus que vous utilisez sont conçus et implémentés sans avoir à utiliser le courrier électronique, il est inutile de configurer les options de la page Paramètres du courrier électronique.

Par défaut, les courriers électroniques envoyés par AEM forms contiennent des liens vers Flex Workspace (obsolète pour AEM forms on JEE). Vous pouvez configurer AEM forms pour envoyer des courriers électroniques contenant des liens vers HTML Workspace. Pour en savoir plus sur les avantages de HTML Workspace par rapport à Flex Workspace (obsolète pour AEM Forms sur JEE), consultez cet article.

Dans la page Notification de tâche, vous pouvez configurer les modèles qui vont être utilisés par le processus des formulaires pour générer le courrier électronique de notification envoyés aux utilisateurs et aux groupes. Vous pouvez personnaliser et formater les notifications à l’aide de variables du processus des formulaires.

Vous pouvez configurer les types de notifications suivants pour les utilisateurs et les groupes :

• rappels

• affectations de tâches

• échéances

Pour générer des notifications électroniques pour un groupe, spécifiez une adresse électronique pour le groupe dans User Management (voir Configuration et organisation des utilisateurs). Lorsque le processus des formulaires envoie une notification électronique à un groupe, chaque membre du groupe qui possède une adresse électronique reçoit le courrier électronique de notification. Lorsqu’un membre du groupe reçoit une notification électronique et souhaite demander la tâche, il doit cliquer sur le lien de demande dans la notification, de façon à ouvrir la page des détails de la tâche dans Workspace. Le membre peut ensuite demander ou demander et ouvrir la tâche.

Vous pouvez choisir d’envoyer des notifications de rappel à l’utilisateur ou au groupe affecté à une tâche lorsque le délai d’exécution de cette tâche se rapproche. Les règles déterminant exactement quand une notification de rappel est envoyée sont décidées par le développeur du processus.

Vous pouvez envoyer des notifications d’affectation de tâche à un utilisateur ou à un groupe lorsqu’une tâche lui est affectée.

Vous pouvez choisir d’envoyer des notifications d’échéance à des utilisateurs et à des groupes pour les informer que le délai d’exécution d’une tâche affectée est dépassé. En règle générale, une notification d’échéance n’est envoyée qu’à titre d’information, car l’utilisateur ne peut plus agir sur la tâche affectée.

Vous pouvez configurer le service de messagerie de façon à masquer la balise de suivi DO NOT DELETE dans tous les courriers électroniques envoyés par le biais d’un processus pour des intervenants humains. Pour plus d’informations, voir Masquage des balises DO-NOT-DELETE en CSS

Vous pouvez configurer les modèles auxquels le processus des formulaires fait appel pour générer les notifications électroniques envoyées aux administrateurs.

Vous pouvez configurer les types de notifications suivants pour les administrateurs :

• branche bloquée

• opération bloquée

Si une branche bloque (l’exécution d’une opération est interrompue délibérément ou suite à une erreur), une notification peut être envoyée à un administrateur ou à un autre utilisateur, capable d’étudier le problème.

Si une opération bloque (l’exécution d’une opération est interrompue délibérément ou suite à une erreur), une notification peut être envoyée à un administrateur ou à un autre utilisateur, capable d’étudier le problème.

Les pages Notifications de tâche et Notifications de l’administrateur offrent différentes fonctionnalités qui permettent de personnaliser les messages de notification :

• éditeur de texte enrichi

• sélecteur de variables

• Génération d’URL

La zone Modèle de notification est un éditeur de texte enrichi qui vous permet de générer des pages HTML pour les messages de notification électronique. Elle offre des options de mise en forme des polices et des paragraphes, accessibles sous le champ Modèle de notification. Ces options permettent notamment d’intervenir sur le type, la taille, le style et la couleur des polices ainsi que sur les puces et l’alignement des paragraphes.

Pour les notifications de tâche uniquement, le processus des formulaires inclut deux configurations d’URL prédéfinies que vous pouvez faire glisser de la liste Génération d’URL vers le champ Modèle de notification, puis personnaliser :

• L’URL Ouvrir la tâche est disponible pour les notifications de type Rappel et Affectation de tâche. Cette URL fournit un lien vers la tâche dans Workspace, ce qui permet à l’utilisateur d’accéder rapidement à la tâche à partir du courrier électronique de notification. Lorsque vous faites glisser l’URL Ouvrir la tâche vers le champ Modèle de notification, l’URL est au format suivant :

  http://@@notification-host@@:<PORT>/workpace/Main.html?taskId=@@taskid@@

• L’URL Demander une tâche est disponible pour les notifications de type Groupe - Rappel et Groupe - Affectation de tâche. Cette URL fournit un lien vers la page des détails de la tâche dans Workspace, à partir de laquelle l’utilisateur peut demander ou demander et ouvrir la tâche. Lorsque vous faites glisser l’URL Demander une tâche vers le champ Modèle de notification, l’URL est au format suivant :

  http://@@notification-host@@:<PORT>/workpace/Main.html?taskId=@@taskid@@

Si votre solution est déployée dans un environnement organisé en grappes, remplacez @@notification-host@@ par l’adresse de la grappe.

<PORT> correspond au numéro de port de l’écouteur HTTP pour le serveur d’applications. Les ports d’écouteur HTTP par défaut pour les serveurs d’applications pris en charge sont les suivants :

La liste Sélectionneur de variables fournit des variables utiles que vous pouvez faire glisser vers les champs Objet ou Modèle de notification. Lorsque vous faites glisser une variable dans le champ Objet ou Modèle de notification, elle est remplacée par le nom réel de la variable Processus des formulaires, encadrée par deux symboles @, par exemple @@taskid@@.

Pour les rappels, affectations de tâche et échéances des utilisateurs et des groupes, vous pouvez utiliser les variables suivantes dans les champs Objet et Modèle de notification :

Si vous saisissez le texte suivant dans le champ Objet pour les notifications d’affectation de tâches :

Veuillez exécuter la tâche @@taskid@@.

L’utilisateur reçoit un courrier électronique avec l’objet suivant si la tâche 376 lui est affectée :

Veuillez exécuter la tâche 376.

Si vous saisissez le texte suivant dans le champ Modèle de notification pour des notifications de branches bloquées :

La branche @@branch-id@@ est bloquée ! Vous avez reçu cette notification de @@notification-host@@.

L’administrateur reçoit un courrier électronique avec le contenu suivant si le numéro de la branche est le 4868 et le nom du serveur ServeurXYZ:

La branche 4 868 est bloquée ! Vous avez reçu cette notification du serveurXYZ.

Business Activity Monitoring, module proposé en option, présente plusieurs tableaux de bord opérationnels qui permettent de suivre en temps réel les opérations et des indicateurs de performances clés.

Dans la page Paramètres de configuration BAM, vous définissez les connexions au serveur qui exécute BAM afin qu’il soit possible d’assurer le suivi des événements liés aux processus et de transférer ces événements vers ce serveur.