Protection des fichiers avec AEM Document Security Extension

Vous pouvez contrôler la manière dont les destinataires utilisent vos documents protégés par une stratégie, quel que soit leur mode de distribution.

Document Security Extension for Microsoft Office permet d’effectuer les tâches suivantes :

  • configurer la connexion à Document Security ;

  • appliquer une stratégie à un fichier ;

  • ouvrir les pages Web Document Security afin de créer et gérer les stratégies utilisateur ;

  • supprimer la protection de stratégie d’un fichier ;

  • modifier la stratégie appliquée à un fichier ;

  • ouvrir les pages Web Document Security pour révoquer l’accès aux fichiers ou modifier la stratégie applicable au fichier ;

  • ouvrir les pages Web Document Security afin d’afficher l’historique des contrôles du fichier.

Connexion à un serveur Document Security

Si vous envisagez d’appliquer des stratégies à des fichiers, vous devez configurer les paramètres de connexion de Document Security. Selon l’installation de Document Security Extension for Microsoft Office, il se peut que des paramètres de connexion par défaut soient appliqués. Vous pouvez ajouter des paramètres de connexion pour une ou plusieurs instances de Document Security. Vous pouvez obtenir des informations sur le serveur auprès de l’administrateur Document Security.

Vous devez définir le serveur que vous souhaitez utiliser pour protéger les fichiers ou pour gérer vos fichiers protégés en tant que serveur par défaut. Si vous appliquez une stratégie à un nouveau fichier ou ouvrez les pages Web Document Security, Document Security Extension for Microsoft Office se connecte au serveur par défaut. Si vous protégez les fichiers en utilisant plusieurs instances de Document Security, vous devez modifier la définition du serveur par défaut lorsque vous basculez d’un serveur à l’autre. Vous pouvez ouvrir les fichiers protégés par une instance de Document Security tant que vous disposez de l’autorisation requise.

Si votre serveur Document Security utilise une authentification par certificat, vous devez installer sur votre ordinateur local le certificat que vous avez reçu. Vous devez dans ce cas choisir l’authentification par certificat et fournir le certificat à utiliser pour l’authentification.

Une fois que les paramètres de connexion sont configurés pour une instance de Document Security dans l’une des applications de Microsoft Office, ils le sont pour Word, Excel et PowerPoint.

Installation du certificat côté client

Si vous devez utiliser l’authentification par certificat ou l’authentification bidirectionnelle pour accéder aux pages Web Document Security, vous recevrez le certificat que vous devez installer sur votre ordinateur local. Vous recevez un fichier de certificat (fichier .PFX ou .P12) et son mot de passe.

  1. Enregistrez le fichier de certificat dans l’ordinateur local.

  2. Cliquez deux fois sur le fichier de certificat pour ouvrir l’assistant d’importation de certificat et cliquez sur Suivant.

  3. Cliquez sur Suivant si le fichier de certificat est répertorié dans la zone du nom de fichier. Cliquez sur Parcourir si vous souhaitez rechercher un autre certificat.

  4. Entrez le mot de passe reçu et cliquez sur Suivant.

  5. Dans la boîte de dialogue Magasin de certificats, sélectionnez Placer tous les certificats dans le magasin suivant, puis cliquez sur Parcourir.

  6. Dans la boîte de dialogue Sélectionner le magasin de certificats, sélectionnez Personnel, cliquez sur OK, puis sur Suivant et enfin sur Terminer.

Configuration des paramètres de connexion

  1. Dans Document Security Extension for Microsoft, Office 2010 et Office 2013, dans l’onglet Document Security, sélectionnez Sélectionner un serveur.

  2. Vous pouvez alors soit cliquer sur Nouveau pour créer de nouveaux paramètres de connexion, soit sélectionner une connexion existante et cliquer sur Modifier.

  3. Entrez le nom de la connexion dans la zone Nom. Vous pouvez utiliser n’importe quel nom.

  4. Entrez l’adresse du serveur dans la zone Adresse du serveur.

  5. Entrez le port du serveur dans la zone Port.

  6. (Facultatif) Si vous souhaitez mémoriser votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, sélectionnez Mémoriser le mot de passe sur cet ordinateur, puis entrez vos nom d’utilisateur et mot de passe dans les zones appropriées. Il est recommandé de ne pas sélectionner cette option si d’autres personnes ont accès à l’ordinateur.

  7. Cliquez sur Se connecter à ce serveur. Document Security Extension for Microsoft Office tente de se connecter au serveur spécifié. Selon le type d’authentification spécifié, effectuez l’une des opérations suivantes :

    Nom d’utilisateur et mot de passe

    Saisissez le nom d’utilisateur et le mot de passe reçus de l’administrateur Document Security.

    Authentification par certificat

    Choisissez cette option pour sélectionner le certificat reçu et installé dans votre magasin de certificats personnel.

    Si un seul type d’authentification est configuré sur Document Security, seule cette option s’affiche.

Remarque :

Si vous ne parvenez pas à vous connecter au serveur, essayez d’ouvrir les pages Web Document Security dans Internet Explorer. Si vous ne parvenez pas à vous connecter au serveur via Internet Explorer ou si une boîte de dialogue affiche un avertissement concernant le certificat du serveur, Document Security Extension for Microsoft Office ne peut pas se connecter au serveur. Contactez l’administrateur du serveur pour obtenir de l’aide.

Remarque :

Si vous ne pouvez pas vous connecter à Document Security, vous recevez un message indiquant : « Le nom d’utilisateur et le mot de passe sont incorrects. Vérifiez vos paramètres de configuration, puis réessayez ». Ce message peut apparaître, quelle que soit la raison pour laquelle vous ne pouvez vous connecter. Si vous vous connectez au serveur pour la première fois, vérifiez que vous avez correctement défini le nom du serveur et le port.

Spécification du serveur par défaut

  1. Effectuez la procédure suivante :

    • Dans Document Security Extension for Microsoft, Office 2010 et Office 2013, dans l’onglet Document Security, sélectionnez Sélectionner un serveur.

  2. Sélectionnez un serveur à définir par défaut et cliquez sur Définir par défaut. Un astérisque apparaît alors en regard du serveur par défaut.

Obtention d’un compte utilisateur

Si vous ne possédez pas de compte Document Security, il est possible que Document Security débute le processus d’enregistrement dans les cas suivants :

  • Un utilisateur Document Security souhaitant vous envoyer un fichier protégé par une stratégie vous ajoute à une stratégie.

  • Un administrateur Document Security vous crée un compte.

Après vous être enregistré et avoir activé votre compte, vous pouvez utiliser les fichiers protégés par une stratégie que vous êtes autorisé à utiliser via une stratégie.

Remarque :

Si vous recevez un fichier protégé par une stratégie alors que vous ne possédez pas de compte Document Security, ou si vous recevez une invitation à vous enregistrer, contactez l’expéditeur du fichier afin qu’il vous aide.

Si vous recevez une invitation d’enregistrement par courrier électronique de la part de Document Security, vous pouvez vous enregistrer via l’URL contenue dans le courrier (elle vous donne accès à la page d’enregistrement en ligne). Après l’enregistrement, vous recevez un second avis sur l’activation de votre compte.

Obtention d’un compte utilisateur externe

  1. Ouvrez le courrier électronique d’enregistrement de Document Security. L’URL que le message contient est un lien qui renvoie à la page Enregistrement des utilisateurs externes de Document Security. Si vous ne recevez aucun courrier d’enregistrement, contactez l’expéditeur afin qu’il vous aide.

  2. Cliquez sur l’URL ou copiez-la, puis collez-la dans le navigateur.

  3. Entrez vos nom, entreprise et mot de passe dans les zones appropriées. Votre mot de passe peut être n’importe quelle combinaison de huit caractères.

    Remarque :

    veillez à choisir un mot de passe facilement mémorisable, aucune méthode ne permettant de récupérer les mots de passe oubliés.

  4. Cliquez sur Enregistrer. Un message s’affiche vous demandant de vérifier votre adresse électronique afin d’envoyer un courrier électronique d’activation.

  5. Ouvrez le courrier électronique de confirmation de l’enregistrement de Document Security.

  6. Cliquez sur l’URL indiquée dans le message.

  7. Cliquez sur le lien vers la page Connexion.

  8. Dans la zone Nom d’utilisateur, saisissez l’adresse électronique avec laquelle vous vous êtes enregistré auprès de Document Security. Cette adresse correspond à votre nom d’utilisateur Document Security par défaut.

  9. Dans la zone Mot de passe, saisissez le mot de passe que vous avez créé lors de votre enregistrement.

  10. Cliquez sur Ouverture de session.

Création et gestion des stratégies

Si vous y avez été autorisé par l’administrateur Document Security, vous pouvez créer des stratégies à appliquer à vos fichiers de la page Stratégies des pages Web Document Security.

Certains des paramètres de stratégie permettant de créer des stratégies sur les pages Web Document Security ne sont pas pris en charge par les fichiers Word, Excel et PowerPoint. Le tableau suivant indique la correspondance entre les autorisations de stratégies et les fonctionnalités Word, Excel et PowerPoint.

Autorisations

Prise en charge Word, Excel et PowerPoint

Imprimer > Non autorisé(s)

L’impression du fichier n’est pas autorisée.

Imprimer > Autorisé(s)

L’impression du fichier est autorisée.

Remarque : si une stratégie autorise la copie mais pas l’impression, le contenu copié dans un nouveau fichier peut être imprimé.

Imprimer > Basse résolution uniquement

Ne s’applique pas.

Modifier > Tout

Le fichier peut être modifié.

Si vous n’y êtes pas autorisé, vous ne pouvez pas modifier les fichiers Word et Excel protégés. Vous pouvez apporter des modifications aux fichiers PowerPoint, mais ne pouvez pas les enregistrer ni afficher les diaporamas des fichiers modifiés.

Modifier > Non autorisé(s)

Les utilisateurs ne peuvent pas modifier les fichiers protégés.

Modifier > Modifier les pages

Ne s’applique pas.

Y compris insérer, supprimer et faire pivoter des pages.

Modifier > Remplir et signer

Ne s’applique pas.

Hors ligne

Le fichier peut être ouvert hors connexion.

Copier

Les contenus de fichiers peuvent être copiés dans d’autres fichiers.

Lecteur d’écran

Les lecteurs d’écran (destinés aux malvoyants) peuvent lire le contenu des fichiers.

Validité des droits

Pris en charge.

Paramètres généraux

Prise en charge Word, Excel et PowerPoint

Période de validité

Pris en charge.

Contrôler le document

Pris en charge.

Période d’ouverture hors connexion

Pris en charge.

Fournisseurs d’autorisations externes

Pris en charge.

Paramètres avancés

Prise en charge Word, Excel et PowerPoint

Filigrane dynamique

Pris en charge.

Modules externes de certification

Ne s’applique pas.

Algorithme de chiffrement et longueur des clés

Toutes les options sont prises en charge.

Restrictions du document

Tous les contenus de fichiers sont chiffrés, quels que soient les paramètres de stratégie.

Message d’erreur d’accès refusé

Pris en charge.

Pour plus d’informations sur la création et la gestion des stratégies, voir Aide pour l’utilisateur final de Document Security.

Application des stratégies

Vous pouvez appliquer à un fichier n’importe quelle stratégie disponible, y compris celles que vous avez créées et celles qui font partie des jeux de stratégies auxquels vous avez accès. Avant d’appliquer une stratégie, vous devez enregistrer le fichier.

Une fois la stratégie appliquée, elle est ajoutée à la liste Récemment utilisées du menu AEM Document Security afin de vous faciliter l’application des stratégies les plus fréquemment utilisées. Si vous utilisez plusieurs instances de Document Security, la liste Récemment utilisées répertorie uniquement les stratégies du serveur auquel vous êtes connecté ou du serveur par défaut si vous ne vous êtes encore connecté à aucune instance de Document Security.

Remarque :

Vous pouvez appliquer des stratégies uniquement aux fichiers de documents Word (.doc, également .docx et .docm dans Microsoft Office 2010 et 2013), de classeurs Excel (.xls, également .xlsx et .xlsm dans Microsoft Office 2010 et 2013) et de présentations PowerPoint (.ppt, également .pptx et .pptm dans Microsoft 2010 et 2013). Vous ne pouvez pas appliquer des stratégies aux fichiers modèles Word (.dot), Excel (.xlt) ou PowerPoint (.pot).

Application d’une stratégie

  1. Dans Document Security Extension for Microsoft Office , 2010 et 2013, dans l’onglet Document Security, sélectionnez Sécuriser > Sélectionner une stratégie.

    Si vous avez choisi la méthode d’authentification par nom d’utilisateur et mot de passe sur le serveur et que vous n’avez pas encore fourni vos informations de connexion à Document Security, une boîte de dialogue vous invite à saisir vos nom d’utilisateur et mot de passe.

  2. Dans la liste, sélectionnez une stratégie, puis cliquez sur Appliquer.

  3. Enregistrez le fichier.

Application d’une stratégie utilisée récemment

  1. Dans Document Security Extension for Microsoft Office, 2010 et 2013, dans l’onglet Document Security, sélectionnez Sécuriser > [nom de la stratégie].

  2. Enregistrez le fichier.

Utilisation des fichiers protégés par une stratégie

Les fichiers protégés par une stratégie contiennent la propriété intellectuelle de l’éditeur du fichier, qui est protégée par Document Security.

Toute personne, qu’elle soit interne ou externe à l’entreprise de l’éditeur des fichiers, peut utiliser les fichiers protégés par une stratégie. Pour ouvrir des fichiers protégés par une stratégie, vous devez être reconnu par Document Security, soit via l’insertion dans une liste LDAP ou Active Directory liée, en étant ajouté comme utilisateur local de LiveCycle ou d'AEM forms on JEE, soit en vous enregistrant auprès de Document Security après avoir été invité en tant qu’utilisateur.

Si vous recevez un fichier protégé par une stratégie alors que vous ne possédez pas de compte Document Security, ou si vous recevez une invitation à vous enregistrer, contactez l’expéditeur du fichier afin qu’il vous aide.

Utilisation des fichiers protégés par une stratégie dans Microsoft Office

Document Security Extension for Microsoft Office restreint certaines fonctionnalités de Word, Excel et PowerPoint afin de protéger la propriété intellectuelle de l’éditeur du fichier. Si vous n’êtes pas autorisé à modifier le fichier, vous ne pouvez enregistrer aucune modification.

Si vous travaillez sur un fichier protégé par une stratégie, certaines fonctionnalités du produit risquent d’être indisponibles ou de fonctionner anormalement. Si un fichier non protégé est également ouvert, la plupart des fonctionnalités sont activées pour ce dernier, à l’exception de celles qui permettent d’importer ou de copier le contenu d’un fichier protégé par une stratégie pour lequel vous n’êtes pas autorisé à copier ou à exporter.

Remarque :

Il est recommandé de désactiver le paramètre Prévention de l’exécution des données (PED) de Windows en cas d’utilisation d’applications Office prises en charge par Document Security Extension. De plus, pour garantir le démarrage correct des applications Office sur un ordinateur doté de Document Security Extension et de McAfee VirusScan avec activation de l’option d’analyse lors de l’accès (On-Access Scan), désactivez l’option de protection contre le débordement de la mémoire tampon (Buffer Overflow Protection) de la Console McAfee VirusScan.

Si une fonctionnalité n’est pas disponible, le nom de commande du menu et le bouton de la barre d’outils correspondants ne le sont pas non plus. Dans Document Security Extension for Microsoft Office, lorsque vous placez le curseur de la souris sur la commande ou le bouton, une info-bulle vous indique que la commande n’est pas disponible pour Document Security.

Ouverture des fichiers protégés par une stratégie

Les fichiers protégés par une stratégie s’ouvrent de la même manière que n’importe quel autre fichier. Si vous n’êtes pas déjà connecté à Document Security, vous êtes invité à le faire, à moins que vous ne soyez pas connecté à Internet et que vous puissiez ouvrir le fichier hors connexion. Si vous annulez le processus de connexion, l’accès vous est refusé.

Si vous n’êtes pas autorisé à ouvrir le fichier, vous êtes informé que l’accès vous est refusé. Si les privilèges d’accès aux fichiers ont été révoqués, vous pouvez également être dirigé vers une version mise à jour du fichier en cas de disponibilité. Pour obtenir de l’aide lorsque vous ne pouvez pas ouvrir un fichier protégé par une stratégie, contactez l’éditeur du fichier.

Lorsqu’un fichier protégé est ouvert, le texte de la barre de titre qui suit le nom du fichier indique que le fichier est protégé par AEM Document Security.

Lors de l’ouverture d’un document protégé dans Document Security Extension for Microsoft Office à partir du serveur SharePoint, vérifiez d’abord que le programme Microsoft Office associé au type de fichier, tel que Microsoft Word, Microsoft Excel ou Microsoft PowerPoint, est ouvert. Si vous tentez d’ouvrir le fichier sans ouvrir l’application associée, le document peut ne pas s’ouvrir et un message indiquant que vous devez installer le plug-in adapté s’affiche. En plus d’ouvrir l’application requise, il est recommandé de vider le dossier de cache avant d’ouvrir un document protégé dans Document Security Extension for Microsoft Office à partir du serveur SharePoint. Par ailleurs, lorsque vous ouvrez un document protégé à partir de SharePoint Server, toutes les autorisations sur le document sont désactivées, quelle que soit la stratégie appliquée.

Selon la méthode d’authentification mise en œuvre sur Document Security, il est possible que vous soyez invité à choisir la méthode d’authentification lorsque vous ouvrez un document protégé. Si Document Security prend en charge plusieurs méthodes, les options d’authentification sont affichées. Par exemple, si le serveur Document Security permet l’authentification par nom d’utilisateur/mot de passe et par certificat, vous pouvez sélectionner la méthode appropriée. Si l’authentification par certificat est activée, vous êtes invité à utiliser le certificat que vous avez reçu et installé.

La marche à suivre par l’utilisateur lors de l’ouverture de fichiers protégés dépend de la configuration de l’authentification mutuelle sur le serveur. Si seul un certificat client valide est installé, aucune boîte de dialogue d’authentification n’apparaît et les fichiers s’ouvrent correctement. En revanche, si plusieurs certificats client sont installés sur un ordinateur, une boîte de dialogue d’authentification s’affiche. L’utilisateur doit sélectionner un certificat valide pour ouvrir le fichier protégé.

Suppression de la protection de stratégie d’un fichier

Si vous y êtes autorisé, vous pouvez supprimer la protection de stratégie des fichiers que vous avez protégés. Dans ce cas, le fichier n’est plus protégé par Document Security.

  1. Dans Document Security Extension for Microsoft Office 2010 et 2013, dans l’onglet Document Security, sélectionnez Supprimer.

    Si vous n’avez pas encore fourni vos informations de connexion à Document Security, une boîte de dialogue vous invite à saisir vos nom d’utilisateur et mot de passe.

Remarque :

Si vous ne parvenez pas à supprimer une stratégie d’un fichier que vous avez protégé, contactez un administrateur Document Security.

Affichage des paramètres de protection

Vous pouvez consulter les autorisations délivrées pour le fichier ouvert concernant l’impression, la copie, les modifications et l’accès hors connexion, ainsi que la période de validité du fichier.

Dans Document Security Extension for Microsoft Office 2010, la section Etat de la protection de l’onglet Document Security affiche vos autorisations pour le fichier.

Effectuez la procédure suivante :

  • Dans Document Security Extension for Microsoft Office 2010 et 2013, dans l’onglet Document Security, sélectionnez un élément dans la section Etat de la protection.

Enregistrements de documents lorsque la fonction d’application automatique de la stratégie est activée

Si l’administrateur a activé la fonction d’application automatique de la stratégie, tout document créé ou modifié sera automatiquement protégé à son enregistrement.

Lorsque la fonction d’application automatique de la stratégie est activée, Document Security vous invite à vous connecter au serveur Document Security. Pour vous authentifier auprès du serveur, vous devez saisir vos nom d’utilisateur et mot de passe. La saisie de données d’identification correctes conduit à l’enregistrement et à la protection du document.

Remarque :

Si vous ne pouvez pas vous connecter à Document Security, l’enregistrement du document dépendra de la manière dont l’administrateur a configuré la fonction d’application automatique de la stratégie. Contactez votre administrateur pour savoir comment les documents sont traités dans ce type de situation.

Synchronisation en vue de l’accès hors connexion

Les stratégies peuvent vous permettre d’ouvrir des fichiers lorsque vous n’êtes pas connecté à Document Security et que vous êtes hors connexion. Vous devez vous être connecté à Document Security et avoir établi vos informations d’identification auprès du serveur avant de pouvoir travailler hors connexion. Si vous envisagez d’utiliser vos fichiers en mode hors connexion, vous devez les synchroniser avec Document Security avant de vous déconnecter afin d’être sûr que les paramètres de stratégie de vos fichiers soient à jour avec le serveur. Il est également conseillé d’ouvrir le fichier en ligne au moins une fois avant de l’ouvrir hors connexion. Si vous n’ouvrez pas le fichier une fois en ligne ou si vous ne le synchronisez pas avec le serveur, vous pouvez toujours utiliser les fichiers protégés par une stratégie hors connexion. Toutefois, la période d’ouverture hors connexion ne doit pas avoir expiré et les paramètres de stratégie du fichier ne doivent pas avoir été modifiés depuis la dernière synchronisation manuelle ou automatique avec le serveur.

Effectuez la procédure suivante :

  • Dans Document Security Extension for Microsoft Office 2010 et 2013, dans l’onglet Document Security, sélectionnez l’option Synchronisation hors connexion.

    Remarque  Le bouton de synchronisation hors connexion est disponible, même lorsque l’utilisateur ne dispose pas d’une autorisation hors connexion pour le document. Toutefois, ce bouton est inopérant.

     

Utilisation de filigranes dynamiques

Document Security Extension for Microsoft Office prend en charge l’insertion de filigranes dynamiques sur base de texte dans des documents protégés par stratégie. Un filigrane dynamique peut comporter des informations susceptibles de changer, telles que la date, l’heure, le nom de l’utilisateur ou le nom de la stratégie. Si un utilisateur imprime un fichier protégé par stratégie contenant un filigrane dynamique et l’autorisation d’imprimer, le filigrane apparaît sur le fichier imprimé.

Document Security Extension ne prend pas en charge les fonctions de filigrane enrichi telles que les filigranes basés sur les PDF, les filigranes à plusieurs éléments, les options de mise en forme du texte et les plages de page.

Vous pouvez créer un filigrane dynamique en accédant aux pages Web Document Security. Pour plus d’informations sur la création de filigranes dynamiques dans un document protégé par stratégie, consultez Aide pour l’utilisateur final de Document Security.

Document Security Extension for Microsoft Office prend en charge les fonctions de filigrane suivantes :

Options de filigrane Document Security

Prise en charge Word, Excel et PowerPoint

Nom de la stratégie

Pris en charge.

Nom du filigrane

Pris en charge.

Utiliser comme arrière-plan

Le comportement à l’affichage d’un filigrane dynamique ne change pas, que vous sélectionniez ou non Utiliser comme arrière-plan.

Dans Word 2010 et 2013, le filigrane dynamique apparaît uniquement en mode Page et Aperçu avant impression.

Dans Excel 2010 et 2013, il apparaît également en mode Aperçu avant impression et Mise en page.

Position verticale

Pris en charge

Position horizontale

Pris en charge

Dans Excel 2010 et 2013, le positionnement horizontal des filigranes à l’aide de points ne fonctionne pas.

Echelle

Pris en charge

Position

Pris en charge

Opacité

Pris en charge

Ouverture des pages Web Document Security

Vous pouvez ouvrir les pages Web Document Security pour créer et mettre à jour vos stratégies utilisateur ainsi que pour consulter l’état et les informations de contrôle des fichiers protégés par une stratégie. Vous pouvez également utiliser les pages Web Document Security pour modifier les stratégies ou révoquer l’accès à un fichier protégé par une stratégie.

Pour ouvrir les pages Web Document Security, dans Document Security Extension for Microsoft Office 2010 et 2013, dans l’onglet Document Security, sélectionnez Création et gestion des stratégies. Si vous n’avez pas encore fourni vos informations de connexion, le navigateur s’ouvre à la page de connexion au serveur.

Modification des stratégies

Si vous disposez d’autorisations, généralement en tant qu’administrateur Document Security ou éditeur de fichier, vous pouvez appliquer ultérieurement une autre stratégie à un fichier ou modifier les paramètres de la stratégie actuellement appliquée.

Pour modifier les paramètres d’une stratégie, utilisez les pages Web Document Security.

  1. Effectuez la procédure suivante :

    • Dans Document Security Extension for Microsoft Office 2010 ou 2013, dans l’onglet Document Security, sélectionnez Sécuriser > Modifier la protection.

  2. Dans la liste, sélectionnez une stratégie, puis cliquez sur Appliquer.

Révocation des privilèges d’accès aux fichiers

Vous pouvez révoquer le droit d’ouvrir des fichiers que vous avez protégés. Lorsque vous révoquez les privilèges d’accès à un fichier, vous pouvez également spécifier le message qui apparaît lorsque quelqu’un tente d’ouvrir le fichier, ainsi que l’URL d’une version mise à jour du fichier (si vous remplacez celui-ci par une copie révisée).

  1. Effectuez la procédure suivante :

    • Dans Document Security Extension for Microsoft Office 2010 et 2013, dans l’onglet Document Security, sélectionnez Révoquer.

    Les pages Web Document Security s’ouvrent à la page Révoquer les documents.

  2. Spécifiez un message à afficher et, le cas échéant, l’URL d’une version mise à jour, puis cliquez sur OK.

Pour plus d’informations sur la révocation des privilèges d’accès aux fichiers, consultez Aide pour l’utilisateur final de Document Security.

Les privilèges d’accès peuvent être rétablis via les pages Web Document Security.

Affichage de l’historique des contrôles des fichiers

Document Security peut enregistrer un historique des contrôles des fichiers protégés par une stratégie afin que vous puissiez contrôler les opérations exécutées sur vos fichiers.

Les événements contrôlés pour les fichiers Word, Excel et PowerPoint sont notamment les suivants :

Protéger un nouveau document

Stratégie appliquée à un fichier

Afficher le document

Fichier ouvert

Fermer le document

Document fermé

Révoquer le document

Privilèges d’accès supprimé du fichier

Annuler la révocation du document

Privilèges d’accès rétablis

Modifier le document

Fichier modifié et enregistré en local

Imprimer en haute résolution

Fichier imprimé

Changer de gestionnaire de protection

Protection de stratégie supprimée du fichier

Changer de stratégie pour le document

Nouvelle stratégie appliquée au fichier à partir des pages Web Document Security

Affichage de l’historique des contrôles d’un fichier

Dans Document Security Extension for Microsoft Office 2010 et 2013, dans l’onglet Document Security, sélectionnez Historique des contrôles.

Les pages Web Document Security s’ouvrent à la page Evénements, qui répertorie les événements contrôlés du fichier ouvert.

Fonctionnalités restreintes dans Microsoft Office

Pour protéger vos droits de propriété intellectuelle, certaines fonctionnalités de Microsoft Office ne sont pas disponibles lorsqu’un fichier protégé par une stratégie est ouvert. La liste des fonctionnalités non disponibles dépend des autorisations dont dispose l’utilisateur actuel. Certaines fonctionnalités sont non disponibles uniquement pour un fichier protégé alors que d’autres le sont pour tous les fichiers lorsque vous êtes en session protégée. En général, vous êtes en session protégée de l’ouverture d’un fichier protégé par une stratégie à la fermeture de l’application ou à l’expiration de la session.

La plupart des stratégies attribuent des autorisations intégrales à l’éditeur du fichier. L’accès des autres utilisateurs à certaines fonctionnalités peut être restreint.

Si une commande n’est pas disponible, le nom de la commande dans le menu ou la barre d’outils correspondante est grisé.

Remarque :

une stratégie appliquée à un fichier contenant un lien vers un fichier intégré n’est pas appliquée au fichier lié. Document Security for Microsoft Office n’étend pas la protection aux fichiers liés.

  • Les fichiers Word, Excel et PowerPoint protégés par une stratégie ne peuvent pas être ouverts dans une fenêtre de navigateur Internet Explorer.

  • Les utilisateurs disposant uniquement de l’autorisation Modifier ne peuvent pas copier le contenu dans un fichier à partir d’une autre application via le Presse-papiers Windows. Les utilisateurs peuvent copier le contenu vers des fichiers en activant l’option Presse-papiers de Microsoft Office.

  • Lorsque vous ouvrez dans Microsoft Office un fichier protégé par une stratégie, la touche Impr. écran n’est pas disponible tant que vous ne fermez pas l’application ou tant que la session n’a pas expiré.

  • Document Security for Microsoft Office ne prend pas en charge le protocole WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning). Dans la plupart des cas, vous ne pouvez pas ouvrir de fichiers protégés par une stratégie à partir d’un dossier WebDAV. Si toutefois, vous parvenez à ouvrir un fichier protégé par une stratégie, vous ne serez pas autorisé à enregistrer, imprimer, modifier ou copier ce fichier.

La protection générale appliquée aux fichiers protégés par une stratégie comprend les restrictions suivantes :

De nombreuses fonctionnalités courantes peuvent être restreintes dans Word, Excel et PowerPoint pendant une session protégée.

Si un fichier protégé par une stratégie n’autorisant pas l’utilisateur à effectuer des modifications est ouvert, les commandes permettant de le modifier de quelque manière que ce soit ne sont pas disponibles. Seules les commandes qui ouvrent ou créent de nouveaux documents et modifient les préférences de l’application sont disponibles.

Restrictions dans Word 2010 et Word 2013

Lorsque vous ouvrez dans Word un fichier protégé par une stratégie, l’enregistrement des informations de récupération automatique n’est pas disponible tant que vous n’avez pas fermé et redémarré Word. De plus, les fonctionnalités répertoriées ci-dessous sont restreintes dans les situations suivantes :

Fichier > Nouveau > Créer à partir d’un document existant

Commande disponible, mais les fichiers créés à l’aide de celle-ci alors qu’un fichier protégé par une stratégie est ouvert, ne peuvent pas être enregistrés. Le contenu du nouveau fichier ne peut pas être copié dans un autre fichier.

Fichier > Enregistrer

Restreinte par l’autorisation Modifier.

Fichier > Enregistrer sous

Toutes les options sont restreintes par l’autorisation Modifier.

Fichier > Imprimer

Toutes les options sont restreintes par l’autorisation Impression. Non disponible sauf si la stratégie autorise les impressions en haute résolution.

Fichier > Enregistrer & Envoyer

Aucune option n’est disponible pendant une session protégée.

Fichier > Informations > Protéger le document > Chiffrer par un mot de passe, Ajouter une signature numérique, Marquer comme final, Restreindre les autorisations par des personnes

Non disponible pendant une session protégée.

Fichier > Flux de travaux

Non disponible pendant une session protégée.

Remarque : La fonction de démarrage d’un flux de travaux à partir des versions Microsoft Office 2010 de Word, Excel et PowerPoint est disponible uniquement dans les suites Office Professional Plus 2010, Office Enterprise 2010 et Office Ultimate 2010, ainsi que dans les versions Office 2010 autonomes de ces programmes.

Publication de blogs > Publier

Non disponible pendant une session protégée.

Fichier > Serveur > Menu Tâches du serveur

Non disponible pendant une session protégée.

Accueil > Presse-papiers > Copier

Restreinte par l’autorisation Copier. Si la copie n’est pas autorisée, le contenu copié ne peut être collé ni dans un autre fichier ni dans le Presse-papiers Office. Le contenu peut être copié dans le fichier protégé si l’utilisateur dispose de l’autorisation Modifier.

Accueil > Presse-papiers > Coller

Restreinte par l’autorisation Modifier.

Accueil > Presse-papiers > Collage spécial

Restreinte par l’autorisation Modifier.

Insertion > Texte > Objet

Non disponible pendant une session protégée. Les fichiers protégés par une stratégie ne peuvent être insérés à aucun moment.

Publipostage

La plupart des options de cet onglet ne sont pas disponibles pendant une session protégée.

Révision > Vérification > Recherche

Restreinte par l’autorisation Copier. Non disponible si la copie n’est pas autorisée.

Révision > Vérification > Dictionnaire des synonymes

Restreinte par l’autorisation Copier. Non disponible si la copie n’est pas autorisée.

Révision > Langue > Traduire > Traduire un document

Activé avec l’autorisation de copie

Révision > Langue > Traduire > Traduire le texte sélectionné

Activé avec l’autorisation de copie

Révision > Langue > Traduire > Mini-traducteur

Activé avec l’autorisation de copie

Révision > Comparer > Comparer

Non disponible pendant une session protégée. Les fichiers protégés par une stratégie ne peuvent être comparés à aucun moment.

Révision > Protéger > Auteurs de blocs

Non disponible pendant une session protégée.

Révision > Protéger > Restreindre l’édition

Non disponible pendant une session protégée.

Affichage > Macros

Certaines macros sont restreintes par l’autorisation Copier et ne sont pas disponibles sauf si la copie est autorisée.

Compléments

Ne peuvent pas être ajoutés ni supprimés pendant une session protégée.

Collaboration en ligne

Non disponible pendant une session protégée.

Documents maîtres et sous-documents

Lorsqu’ils sont ouverts dans un document maître, les sous-documents sont gérés par la stratégie du document maître. S’ils sont ouverts séparément, il est impossible de les imprimer, de les copier ou de les modifier.

Résumer de nouveau

Non disponible pendant une session protégée.

Cadres (et toutes les commandes associées)

Non disponible pendant une session protégée.

Panneau de documents

Non disponible pendant une session protégée.

Développeur > Modèle de document

Non disponible pendant une session protégée. Les utilisateurs peuvent accéder à cette commande en sélectionnant Fichier > Options > Personnaliser > onglet Développeur > Modèles > Modèle de document.

Mode Plan > Document maître > Créer un sous-document, Insérer un sous-document

Non disponible pendant une session protégée.

Restrictions dans Excel 2010 et Excel 2013

Les fonctionnalités répertoriées ci-dessous sont restreintes dans les situations suivantes :

Fichier > Nouveau > Créer à partir d’un document existant

Commande disponible, mais les fichiers créés à l’aide de celle-ci pendant une session protégée ne peuvent pas être enregistrés. Le contenu du nouveau fichier ne peut pas être copié dans un autre fichier.

Fichier > Enregistrer, Enregistrer sous

Restreinte par l’autorisation Modifier.

Fichier > Enregistrer sous > PDF

Non disponible pendant une session protégée.

Fichier > Imprimer

Restreinte par l’autorisation Impression. Non disponible sauf si la stratégie autorise les impressions en haute résolution.

Fichier > Informations > Protéger le classeur

Non disponible pendant une session protégée.

Fichier > Informations > Protéger le classeur

Non disponible pendant une session protégée.

Fichier > Enregistrer & Envoyer

Non disponible pendant une session protégée.

Fichier > Options > Compléments

Ne peuvent pas être ajoutés ni supprimés pendant une session protégée.

Fichier > Flux de travaux

Non disponible pendant une session protégée.

Remarque : La fonction de démarrage d’un flux de travaux à partir des versions Microsoft Office 2010 de Word, Excel et PowerPoint est disponible uniquement dans les suites Office Professional Plus 2010, Office Enterprise 2010 et Office Ultimate 2010, ainsi que dans les versions Office 2010 autonomes de ces programmes.

Fichier > Serveur > Menu Tâches du serveur

Non disponible pendant une session protégée.

Accueil > Presse-papiers > Copier

Restreinte par l’autorisation Copier. Si la copie n’est pas autorisée, le contenu copié ne peut être collé ni dans un autre fichier ni dans le Presse-papiers de Microsoft Office. Le contenu peut être copié dans le fichier protégé si l’utilisateur dispose de l’autorisation Modifier.

Accueil > Presse-papiers > Coller

Restreinte par l’autorisation Modifier.

Accueil > Presse-papiers > Collage spécial

Restreinte par l’autorisation Modifier.

Accueil > Cellules > Format > Déplacer ou copier une feuille

Non disponible pendant une session protégée.

Accueil > Cellules > Insérer > Insérer une feuille

Non disponible pendant une session protégée.

Accueil > Cellules > Supprimer > Supprimer une feuille

Non disponible pendant une session protégée.

Accueil > Edition > Recopier > Vers un groupe

Restreinte par l’autorisation Modifier.

Insertion > Tableaux > Tableau

Restreinte par l’autorisation Modifier.

Insertion > Tableaux > Tableau croisé dynamique

Les fichiers protégés par une stratégie ne peuvent pas être sélectionnés dans l’assistant Création.

Insertion > Texte > Objet

Non disponible pendant une session protégée. Les fichiers protégés par une stratégie ne peuvent être insérés à aucun moment.

Insertion > Texte > En-tête et pied de page

Restreinte par l’autorisation Modifier. Non disponible pour un document protégé par une stratégie.

Données > Données externes

Les données de fichiers protégés par une stratégie ne peuvent pas être importées.

Données > Plan > Sous-total

Restreinte par l’autorisation Modifier.

Données > Outils de données > Validation des données

Restreinte par l’autorisation Modifier.

Révision > Vérification > Recherche

Restreinte par l’autorisation Copier.

Révision > Vérification > Dictionnaire des synonymes

Restreinte par l’autorisation Copier.

Révision > Langue > Traduction

Restreinte par l’autorisation Copier.

Révision > Modifications > Protéger la feuille

Non disponible pendant une session protégée.

Révision > Modifications > Protéger le classeur

Non disponible pendant une session protégée.

Révision > Modifications > Partager le classeur

Non disponible pendant une session protégée.

Révision > Modifications > Protéger et partager le classeur

Non disponible pendant une session protégée.

Révision > Modifications > Permettre la modification des plages

Non disponible pendant une session protégée.

Révision > Modifications > Suivi des modifications > Afficher les modifications

Non disponible pour un fichier protégé par stratégie contenant un filigrane dynamique.

Affichage > Macros

Restreinte par l’autorisation Modifier.

Affichage > Enregistrer l’espace de travail

La commande est désactivée.

Développeur > XML > Kits d’extension

Certaines macros sont restreintes par l’autorisation Copier et ne sont pas disponibles sauf si la copie est autorisée.

Formules > Audit de formules > Vérification des erreurs

Restreinte par l’autorisation Modifier. Non disponible sauf si la modification est autorisée.

Collaboration en ligne

Non disponible pendant une session protégée.

Enregistrer les informations de récupération automatique

Non disponible pendant une session protégée.

Remarque : Si vous tentez de modifier une cellule dans un fichier protégé par une stratégie pour lequel vous n’êtes pas autorisé à effectuer des modifications, Excel affiche un message d’avertissement pour une opération incorrecte et vous indique que vous devez ôter la protection du fichier à l’aide de la commande Ôter la protection de la feuille. L’utilisation de cette commande ne supprime pas la protection de stratégie du fichier.

Restrictions dans PowerPoint 2010 et PowerPoint 2013

Les fonctionnalités répertoriées ci-dessous sont restreintes dans les situations suivantes :

Fichier > Nouveau > Créer à partir d’un document existant

Commande disponible, mais les fichiers créés à l’aide de celle-ci pendant une session protégée ne peuvent pas être enregistrés. Le contenu du nouveau fichier ne peut pas être copié dans un autre fichier.

Fichier > Enregistrer

Restreinte par l’autorisation Modifier.

Fichier > Enregistrer sous

Toutes les options sont restreintes par l’autorisation Modifier.

Fichier > Imprimer

Toutes les options sont restreintes par l’autorisation Impression. Non disponible sauf si la stratégie autorise les impressions en haute résolution.

Fichier > Enregistrer & Envoyer

Non disponible pendant une session protégée.

Fichier > Informations > Protéger la présentation > Chiffrer par un mot de passe, Ajouter une signature numérique, Marquer comme final, Restreindre les autorisations par des personnes

Non disponible pendant une session protégée.

Fichier > Options PowerPoint > Enregistrer les informations de récupération automatique

Non disponible pendant une session protégée.

Fichier > Serveur > Menu Tâches du serveur

Non disponible pendant une session protégée.

Accueil > Presse-papiers > Copier

Restreinte par l’autorisation Copier. Si la copie n’est pas autorisée, le contenu copié ne peut être collé ni dans le document, ni dans un autre fichier, ni dans le Presse-papiers d’Office. Le contenu peut être copié dans le fichier protégé si l’utilisateur dispose de l’autorisation Modifier.

Accueil > Presse-papiers > Coller

Restreinte par l’autorisation Modifier. Si la copie n’est pas autorisée, le contenu copié ne peut pas être collé dans le document.

Accueil > Presse-papiers > Collage spécial

Restreinte par l’autorisation Modifier.

Accueil > Diapositives > Nouvelles diapositives > Diapositives à partir d’un plan, Réutiliser les diapositives

Non disponible pendant une session protégée.

Insertion > Texte > Objet

Non disponible pendant une session protégée. Les fichiers protégés par une stratégie ne peuvent être insérés à aucun moment.

Création > Arrière-plan > Styles d’arrière-plan, Masquer les graphiques d’arrière-plan, Mise en forme de l’arrière-plan

Non disponible pour un fichier protégé par stratégie contenant un filigrane dynamique.

Diaporama > Définir > Enregistrer le diaporama

Restreinte par l’autorisation Modifier.

Révision > Vérification > Dictionnaire des synonymes

Restreinte par l’autorisation Copier.

Révision > Langue > Traduction

Restreinte par l’autorisation Copier.

Révision > Langue > Traduire > Mini-traducteur

Activé avec l’autorisation de copie

Affichage > Affichages des présentations > Diaporama

Restreinte par l’autorisation Modifier. Si les modifications ne sont pas autorisées, les diaporamas ne peuvent pas être visualisés si le fichier a été modifié.

Affichage > Macros

Certaines macros sont restreintes par l’autorisation Copier et ne sont pas disponibles sauf si la copie est autorisée.

Compléments

Ne peuvent pas être ajoutés ni supprimés pendant une session protégée.

Collaboration en ligne

Non disponible pendant une session protégée.

Glossaire

Pour plus d'informations sur la terminologie LiveCycle et AEM forms on JEE, consultez le Glossaire.

Ce produit est distribué sous licence Creative Commons Attribution - Pas d’utilisation commerciale - Partage à l’identique 3.0 non transposé  Les publications Twitter™ et Facebook ne sont pas couvertes par les dispositions Creative Commons.

Mentions légales   |   Politique de confidentialité en ligne