Relevés de notes des élèves

Téléchargez le relevé de notes de l’élève et gérez les rapports à l’aide de Captivate Prime.

Adobe Captivate Prime permet aux administrateurs d’une entreprise de générer des relevés de notes associés aux élèves. 

Génération des relevés de notes des stagiaires

1. Pour générer les relevés de notes des stagiaires, cliquez sur Rapports dans le volet de gauche de la connexion d’administrateur.

L’administrateur accède à l’onglet Rapports Excel dans la page Rapports.

2. Cliquez sur le lien Relevés de notes des élèves.

La page d’historique Relevés de notes des élèves affiche le message Aucun relevé de notes d’élève n’a été généré pour le moment ou une liste des téléchargements déclenchés après la mise en œuvre de la page d’historique Relevés de notes des élèves.

Instantané du lien Rapport sur le relevé de notes des stagiaires

 4. Une boîte de dialogue concernant les relevés de notes des stagiaires s’affiche. Sélectionnez la plage de dates pour laquelle vous souhaitez générer le relevé de notes.

Remarque : par défaut, la date de départ doit être la date d’inscription de l’élève, et la date de fin doit toujours être la date actuelle. Vous pouvez modifier la date de départ uniquement à partir du moment où vous avez besoin des données.

5. Sélectionnez les noms des élèves dans le champ Sélectionner des élèves, puis cliquez sur Générer.

6. Vous pouvez sélectionner un seul élève ou des groupes d’élèves. Cliquez Ajouter des élèves pour en ajouter davantage.

Ajouter des élèves
Ajouter des élèves

7. Vous pouvez choisir des catalogues spécifiques en cochant la case. Le relevé de notes est uniquement téléchargé pour les catalogues spécifiés. Vous pouvez choisir des catalogues spécifiques en sélectionnant le catalogue dans la liste déroulante « Sélectionner les catalogues ».

Sélectionner des catalogues
Sélectionner des catalogues

9. Lors de l’exportation des relevés de notes des élèves, une option, Statut de l'inscription, s'affiche. Cette liste déroulante contient les options suivantes :

  • Tout sélectionner
  • Terminé
  • En cours
  • Non démarré
  • Non inscrit
Ajouter le statut d'inscription
Ajouter le statut d'inscription

8. Vous pouvez également télécharger des relevé de notes pour les élèves qui ont été supprimés à partir d’ un compte.

Pour télécharger les relevés de notes des élèves pour les utilisateurs supprimés, cliquez sur la flèche Options avancées, puis cochez la case Inclure les données des élèves supprimés.

Inclure les données des élèves supprimés
Inclure les données des élèves supprimés

9. Vous pouvez choisir de télécharger les informations de niveau de module dans le relevé de notes de l’élève en cochant la case « Activer les informations de niveau de module ». Dans ce cas, les noms des modules et le temps passé sur chaque module sont récupérés dans le cadre du relevé de notes si cette option est activée.

10. Vous pouvez choisir de télécharger les données de compétences et les fiches récapitulatives en sélectionnant l’option « Inclure les données de compétences et les fiches récapitulatives ».

Les relevés de notes sont générés et téléchargés sur votre ordinateur en tant que fichiers .csv lorsque les données de compétences ne sont pas incluses. Si la case Données de compétences est sélectionnée, les relevés de notes sont générés et téléchargés sous forme de fichiers .xls.

Historique des téléchargements des relevés de notes des élèves

Sur la page de téléchargement des relevés de notes des élèves permettant de générer un rapport, lorsque vous cliquez sur le bouton Générer, la boîte de dialogue Relevés de notes des élèves s’affiche.

Boîte de dialogue Relevés de notes des élèves
Boîte de dialogue Relevés de notes des élèves

Cliquez sur Options avancées et développez le panneau.

Choisissez les utilisateurs et le catalogue auquel ils appartiennent. Après avoir cliqué sur le bouton Générer, une boîte de dialogue indiquant le temps de téléchargement approximatif du rapport s’affiche. Pour générer le rapport, cliquez sur Générer.

Télécharger les relevés de notes des élèves
Télécharger les relevés de notes des élèves

Le relevé est généré en arrière-plan et vous pouvez poursuivre vos tâches dans Prime. Une fois le relevé généré, vous pouvez le télécharger dans la liste.

En tant qu’administrateur, vous pouvez afficher tous les relevés générés par n’importe quel utilisateur du système.

Historique des téléchargements
Historique des téléchargements

La liste de téléchargements affiche les attributs suivants :

  • Élèves : les élèves/groupes d’élèves dont les relevés de notes doivent être téléchargés.
  • Données supplémentaires incluses : dépend des données supplémentaires que l’administrateur souhaite télécharger depuis l’option Avancé dans le module Ajouter un relevé de notes de l’élève.
  • Statut : téléchargé, mis en file d’attente ou en cours.
  • De et À : durée des relevés à télécharger.
  • Filtres appliqués : spécifie si vous avez appliqué les filtres pour le statut de l'inscription.
  • Généré par : l’identifiant de l’utilisateur de Prime ayant demandé le téléchargement.
  • Statut : téléchargé, mis en file d’attente ou en cours.

Vous pouvez annuler le téléchargement à tout moment. Si une tâche est annulée par l’administrateur, Prime envoie une notification dans l’application à l’utilisateur qui a déclenché le relevé de notes de l’élève.

Statut de la demande en file d’attente
Statut de la demande en file d’attente

Vous pouvez annuler le téléchargement à tout moment. Si une tâche est annulée, Prime envoie une notification dans l’application à l’utilisateur qui a annulé la tâche. 

Données des élèves supprimés

Vous pouvez inclure les données des élèves supprimés dans la liste des relevés de notes des élèves. Dans la boîte de dialogue Relevés de notes des élèves, activez l’option Inclure les données des élèves supprimés.

Après avoir activé l’option et cliqué sur Générer, les données des élèves supprimés apparaissent dans la page de téléchargement des relevés de notes des élèves, comme illustré ci-dessous :

Élèves supprimés sur la page de téléchargement
Élèves supprimés sur la page de téléchargement

Personnalisation des colonnes

Un administrateur peut personnaliser les colonnes exportées dans un rapport de relevé de notes de l’élève. Les administrateurs, les administrateurs personnalisés et les responsables peuvent configurer les colonnes avant d’exporter le rapport. 

Dans la boîte de dialogue Relevés de notes des élèves, cliquez sur Options avancées. Dans la section Configurer le format d'exportation, sélectionnez les colonnes à exporter.

Sélection des colonnes des relevés de notes des élèves
Sélection des colonnes des relevés de notes des élèves

Remarque :

La personnalisation n’est autorisée que lorsqu’un utilisateur télécharge le relevé de notes de l’élève au format .CSV. Si le relevé est téléchargé au format .XLSX, la sélection des préférences de colonne ne sera pas respectée, et toutes les colonnes par défaut seront exportées.

Contenu du fichier du relevé de notes de l’élève

Un fichier typique de relevé de notes de l’élève se compose de six feuilles Excel dans un seul fichier. Les feuilles du relevé de notes de l’élève offrent un aperçu général des données, notamment le nombre d’élèves inscrits dans chaque cours, leurs compétences, leur pourcentage d’achèvement par cours ou par élève et un tableau de bord de conformité. Les tableaux de bord suivants sont disponibles dans les relevés de notes des élèves :

Relevé de notes de l’élève

Dans la feuille Excel du relevé de notes de l’élève se trouvent des détails d’utilisation des objets d’apprentissage, comme sa date d’inscription, sa date de début, sa note obtenue et son score au quiz, en plus des informations relatives au profil de l’élève. Si des cours font partie d’un programme d’apprentissage, ils sont répertoriés séparément des détails de suivi des cours individuels. 

1- Tableau de bord Activité d’apprentissage

Dans ce tableau de bord spécifique aux objets d’apprentissage, vous pouvez afficher le nombre d’élèves inscrits à chaque cours, programme d’apprentissage ou certification. Vous pouvez afficher la fiche de progression des élèves suivant un objet d’apprentissage en particulier. Cette fiche présente des données telles que le nombre d’élèves ayant terminé le cours ou le programme d’apprentissage, les élèves en cours d’apprentissage et les échéances des élèves.

La progression des utilisateurs pour le cours en question est calculée en fonction des champs de saisie dans lesquels vous spécifiez la date d’échéance et les seuils de pourcentage de progression. Par exemple, si vous spécifiez 7 jours et 70 % en tant que valeurs dans le champ de saisie, la progression s’affiche pour les cours dont la date d’échéance est dans 7 jours et ceux dont la progression est supérieure à 70%. Vous pouvez également modifier la période dans cette feuille. Les données modifiées s’affichent automatiquement dans ce tableau de bord.

2- Tableau de bord Activité d’apprentissage

Ce tableau de bord d’apprentissage affiche les données d’un utilisateur en particulier. Il vous permet de voir les cours, programmes d’apprentissage ou certifications auxquels s’est inscrit un utilisateur spécifique. Le tableau affiche également des données sur les objets d’apprentissage que cet utilisateur a terminés, les objets d’apprentissage en cours et les échéances à venir pour cet utilisateur.

La progression des utilisateurs pour chaque cours est calculée en fonction des informations saisies, à savoir les valeurs de date d’échéance et de pourcentage de progression. Par exemple, si vous spécifiez 7 jours et 70 % en tant que valeurs dans le champ de saisie, la progression de l’utilisateur s’affiche pour les cours dont la date d’échéance est dans 7 jours et ceux dont la progression est supérieure à 70%.

Compétence

La feuille Compétences indique le nom des compétences, leur niveau, les crédits requis et acquis, le pourcentage d’achèvement et d’autres informations de profil. Un exemple de capture d’écran de la feuille Excel des compétences est fourni ci-dessous pour référence.  

1- Tableau de bord Compétence

Dans ce tableau de bord, vous pouvez vérifier si votre entreprise dispose de diverses compétences. Vous pouvez comparer le nombre d’utilisateurs dans une entreprise qui sont censés posséder une compétence spécifique par rapport au nombre d’utilisateurs qui la possèdent réellement. Ce tableau de bord indique également les utilisateurs qui doivent actualiser leurs compétences. Cette valeur est calculée en fonction des informations que vous saisissez dans le champ de saisie. Par exemple, si vous entrez 50 jours, le tableau de bord vous permet d’accéder aux informations sur les utilisateurs qui doivent actualiser leurs compétences dans 50 jours.

2- Tableau de bord Compétence

Ce tableau de bord des compétences est davantage axé sur l’utilisateur. Il permet de filtrer un utilisateur spécifique ou plusieurs utilisateurs et de voir leur niveau de compétence sous forme de tableau de bord. Cette fiche peut aider les responsables et les administrateurs à suivre les compétences effectives de chaque élève par rapport aux compétences attendues de celui-ci. Le tableau de bord Compétence permet également de savoir quels élèves ont besoin de se perfectionner. La liste d’actualisation des compétences des élèves est calculée en fonction du nombre de jours que vous entrez dans le champ de saisie.

Tableau de bord Conformité

Ce tableau de bord se compose de deux parties : un rapport de conformité par utilisateur et un rapport de conformité par formation. Pour le rapport basé sur l’utilisateur, vous pouvez utiliser le tableau de bord Conformité pour suivre les utilisateurs ayant des échéances proches pour des initiatives de conformité importantes. Pour le rapport basé sur la formation, vous pouvez filtrer par programme d’apprentissage ou par certification.

Pour ces deux rapports de conformité, filtrez par échéance pour afficher les données adéquates.

Colonnes d’heure et de date dans le relevé de notes

Pour les valeurs des colonnes suivantes, les minutes sont arrondies à la minute la plus proche et les secondes à 00 :

  • Date d’inscription (fuseau horaire UTC)
  • Date de début (fuseau horaire UTC)
  • Date d’achèvement (fuseau horaire UTC)
Colonnes de temps dans le relevé de notes
Colonnes de temps dans le relevé de notes

Colonnes de durée et d’ID du module dans le relevé de notes

Le Relevé de notes de l’élève affiche également les colonnes Durée du module et ID.

Colonne de durée du module
Colonne de durée du module

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