Utilisation des outils de création intégrés (in-app) pour créer des formulaires

L’un des aspects les plus remarquables des services eSign est la possibilité de créer des formulaires et des couches de formulaire réutilisables pour définir les champs qui doivent être renseignés par les signataires.

Prendre un peu de temps pour réfléchir à votre processus de signature et créer avec soin vos formulaires permet de faire gagner du temps à vous et vos signataires, d’encourager l’adoption du processus par les signataires et de remplir vos documents plus rapidement.

Lorsque vous créez un formulaire, vous suivez quatre étapes qui sont décrites ci-dessous
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Documents réutilisables par rapport aux couches de champ

Documents réutilisables par rapport aux calques de champ… Quelle solution convient le mieux ?

Ce choix est principalement dicté par vos formulaires et la façon dont vous créez votre documentation.

Si vous utilisez un document standard dont le contenu ne change pas, vous souhaiterez créer un document réutilisable.

Il peut s’agir d’un formulaire de règlement par carte bancaire, d’une déclaration de revenu, d’un formulaire de demande, etc.

Dans ces exemples, il n’existe aucun autre contenu unique que celui saisi par le signataire dans les champs.

Le calque de champs de formulaire, en revanche, n’est qu’un calque de champs placés sur un formulaire/fichier téléchargé. Vous pouvez l’utiliser lorsque votre formulaire comprend du contenu variable, comme un contrat de location qui contient des informations personnalisées, mais aussi des champs identiques pour le client et placés au même endroit.

Dans ce cas, vous générez un nouveau document que vous téléchargez, puis vous appliquez le calque de champs sur le document.

Remarque :

Plusieurs calques classés peuvent être appliqués à n’importe quel fichier. Vous pouvez donc créer des calques de champs modulaires qui conviennent à votre scénario.

Rôles : participants et identification correcte de ces serniers

Les rôles définissent la façon dont les parties (signataires, expéditeur, etc.) peuvent interagir avec le document et la transaction. En ce qui concerne les formulaires (notamment les formulaires multi-signataire), il est essentiel que vous compreniez comment les rôles indiquent à l’accord les champs qui doivent être disponibles pour chaque signataire. 

Un rôle est attribué à chaque champ.  Seul le signataire qui dispose du rôle adéquat peut accéder aux champs qui lui sont attribués. 

Le concept n’est pas trop inintelligible. Toutefois, la logique est une logique informatique ; pour comprendre le processus, vous devrez peut-être vous éloigner de la signification première de certains mots. Cliquez ici pour plus d’informations sur les rôles.

Vous devez assimiler trois rôles clés :

Pré-remplissage (par l’expéditeur) : ce rôle définit les champs qui doivent être renseignés par l’expéditeur avant le premier signataire.  Si vous devez ajouter à la dernière minute une tarification ou des remises au document, les champs pré-remplis peuvent s’avérer utiles.

Les champs pré-remplis ne peuvent être renseignés par l’expéditeur qu’au moment de l’envoi du document. S’il existe des champs pré-remplis obligatoires, le document ne peut pas être envoyé tant qu’ils n’ont pas été renseignés.

Les champs pré-remplis ne peuvent pas être modifiés après l’étape de préremplissage. Aucun signataire suivant ne peut modifier les champs pré-remplis d’un document. Cliquez ici pour plus d’informations sur le processus de pré-remplissage.

Participant N (où N est un numéro avec incréments de 1, à compter de 1) : c’est maintenant que les choses se compliquent…

Le participant 1 correspond à la première personne (adresse e-mail) à laquelle vous envoyez le document pour signature ou approbation. 

Le participant 2 correspond à la deuxième personne qui doit approuver ou signer le document.

Vous devez retenir que le rôle du signataire est fonction de l’ordre que vous saisissez dans le champ À : de l’onglet Envoyer.

La première adresse e-mail du champ À correspond au participant 1. Le deuxième adresse e-mail correspond au participant 2, et ainsi de suite.

C’est simple, n’est-ce pas ?

Une fois que vous avez assimilé le processus d’envoi, vous pouvez constater que l’onglet Envoyer contient une case à cocher Je dois signer facultative. Cette case à cocher inclut l’expéditeur dans le processus de signature. 

Si vous conservez l’option par défaut, l’expéditeur correspond au dernier signataire.

Si deux de vos clients doivent signer en premier, ils correspondent aux participants 1 et 2. L’expéditeur est le participant 3.

Si vous choisissez de modifier le paramètre pour que l’expéditeur signe en premier, ce dernier devient le participant 1 et les clients de l’exemple ci-dessus, les participants 2 et 3.

 

Imaginez maintenant que le document doit être envoyé pour trois signatures, mais que vous souhaitez utiliser un processus de signature parallèle.  Toutes les parties sont averties en même temps. Aucun signataire n’est désigné pour signer en premier.  Qui est le participant 1 ?

Réponse courte : probablement la première adresse e-mail du champ À.

Réponse légèrement plus longue : la première adresse e-mail du champ À (en supposant que la case Je dois signer n’est pas cochée et que l’expéditeur n’est pas désigné comme la personne devant signer en premier).

 

Quiconque : ce rôle permet à n’importe quel signataire d’accéder au champ (y compris la partie Pré-remplissage).

Le problème du rôle Quiconque est que le champ est accessible à tous jusqu’à ce qu’il soit renseigné.  Une fois le champ renseigné, son contenu est verrouillé et aucun signataire suivant ne peut le modifier.

Remarque :

Si vous rendez un champ défini sur Quiconque obligatoire, la première personne qui y a accès doit le renseigner. Ce sera toujours la partie Pré-remplissage si vous utilisez des champs pré-remplis ou le participant 1.

Types de champ

Il existe plusieurs types de champs. La plupart d’entre eux sont destinés à des fonctions très spécifiques (comme le champ de signature). Certains ont un usage général (comme le champ texte).

Ces champs sont répartis dans cinq onglets :

Champs de signature : ces champs correspondent aux champs de signature, fondement de la signature électronique.

Les champs de signature capturent la signature du signataire. Si plusieurs champs de signature sont destinés à un signataire, il doit renseigner le premier. Il peut ensuite cliquer dans les autres champs pour appliquer la valeur.

À l’instar des champs de signature, le champ de paraphe doit être renseigné une fois. Les autres champs peuvent faire ensuite l’objet d’un clic.

Les blocs de signature sont en réalité des objets de conteneur qui contiennent tous les champs dont votre compte a besoin pour effectuer une signature.  Par défaut, le bloc de signature ne contient qu’un champ de signature et un champ d’adresse e-mail.  L’administrateur du compte peut éventuellement configurer les préférences de signature pour demander la saisie d’une fonction et/ou d’un nom de société. SI ces valeurs sont obligatoires, le bloc de signature les contient également.

Champs d’informations sur les signataires : ces champs collectent ou affichent des informations sur le signataire/la signature.

Vous pouvez remarquer les deux couleurs différentes utilisées pour les champs : le bleu et le blanc.

Les champs bleus permettent au client d’interagir avec ces derniers. Les champs blancs sont renseignés par le système.  Les signataires ne peuvent pas saisir d’informations directement dans les champs blancs.

Ces champs ont un but spécial : faciliter le processus de signature pour les utilisateurs s’ils doivent apposer de nouveau leur signature.

Il est probable que vous ayez vu la page de vos préférences personnelles dans laquelle votre nom, votre fonction et votre société sont définis.

Ces champs remplissent ces informations pour le profil du signataire.

Remarque : Le champ Société n’est pas un champ de saisie générique permettant d’obtenir un nom de société.  Il doit être affecté à un rôle. Le contenu saisi dans le champ est stocké en tant qu’informations de société pour le rôle de participant auquel il est lié.

Si vous placez un champ de fonction et/ou de société pour un participant, le service stocke ces informations en tant que fonction/société du signataire. Ces champs seront remplis automatiquement la prochaine fois que le signataire sera invité à signer avec ces ceux-ci.

Le champ du nom du signataire affiche une composition du contenu saisi par le signataire dans le champ de signature. Le champ correspond à une section vide du formulaire jusqu’à ce qu’une signature soit apposée. Il est ensuite renseigné.

Comparez ce champ à celui que vous souhaitez sur la ligne « NOM » située en dessous de la ligne de signature de la plupart des formulaires.

L’adresse e-mail est remplie automatiquement avec l’adresse e-mail du signataire. L’adresse e-mail est une valeur connue. Nous pouvons donc l’insérer ici.

Remarque : À l’instar des champs de fonction et de société, vous ne devez pas utiliser ce champ pour recueillir une adresse électronique.  Si vous devez recueillir une adresse e-mail, vous devez utiliser un champ texte (voir ci-dessous).

Date : ce champ indique la date à laquelle le participant applique sa signature au document.  Il ne s’agit pas d’un champ de saisie générique pour une date.  Si vous avez besoin d’un champ de saisie, utilisez un champ texte.

Champs de données : les champs de données permettent la collecte d’informations sur le document qui vont au-delà de l’identification du signataire. Il s’agit des outils que vous utilisez pour collecter des informations auprès des clients. Ce sont les types de champ les plus utilisés.

Les champs texte sont les champ de saisie génériques pour les informations que vous devez obtenir auprès du signataire. Ces informations peuvent être des adresses, des numéros de téléphone, des notes, des descriptions ou des informations de carte bancaire… Tout ce dont vous avez besoin pour finaliser le processus d’accord.

Les champs de liste déroulante s’avèrent utiles lorsque vous proposez différentes options et que le client peut en sélectionner une.

Les cases à cocher sont les objets que vous utilisez lorsque vous proposez plusieurs options et que le client doit sélectionner toutes celles qui conviennent.

Les boutons radio sont l’équivalent des cases à cocher : ils vous permettent de présenter plusieurs options mais le signataire ne peut en sélectionner qu’une.

Autres champs : il ne s’agit pas réellement de champs de données. L’onglet « Autres champs » contient une option pour les pièces jointes ou permet de définir un lien hypertexte comme « zone réactive » dans le document.

Tampons ces types de champ sont renseignés par les services eSign. Ils affichent des données transactionnelles qui ne figurent pas dans le document.

Le champ Tampon Participation montre le nom, la date et l’adresse e-mail du participant auquel le champ est réservé (rôle).

Le champ Numéro de transaction affiche le numéro de transaction (ce qui est pratique si vous rencontrez un problème et que vous avez besoin d’assistance pour assurer le suivi de la transaction).

Remarque :

Les champs disposent de nombreuses propriétés que vous pouvez configurer. Si vous souhaitez connaître toutes les options qui vous sont proposées, vous pouvez lire cet article approfondi.

Outils d’alignement/disposition

Une fois que vous avez placé tous les champs, la dernière étape consiste à aligner correctement tous ces éléments pour que le formulaire ait un aspect professionnel et harmonieux.

À l’extrémité gauche du ruban du champ se trouve une icône représentant un crayon et une règle.  Cliquez sur cette icône pour afficher les outils d’alignement.

Sélectionnez un champ (celui qui doit être le« modèle »), puis maintenez la touche CTRL (ou Commande) enfoncée tout en sélectionnant un autre champ.  Les icônes sont alors activées. Vous pouvez cliquer sur l’une des icônes pour aligner les champs par rapport à la petite ligne qui figure dans l’icône.  Par exemple, la première icône montre la ligne supérieure des deux champs. Les champs sont donc alignés sur le bord supérieur.

Les options de taille vous permettent de sélectionner plusieurs champs et de leur donner la même taille.

La première icône est destinée à la hauteur des champs. La seconde icône est destinée à la largeur et la troisième aux deux dimensions. Les champs sont redimensionnés afin que leur taille soit identique à celle du premier champ sélectionné.

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