Les balises de texte sont utilisées pour la création de documents. Lors du téléchargement de documents comportant des balises, celles-ci génèrent des champs.

Les propriétés des champs (rôles, validations, calculs, etc.) sont définies dans la balise.

Règles

L’emploi des balises de texte nécessite de respecter certaines règles. Tant que ces règles sont respectées, les balises génèrent les champs comme prévu.

Polices

Pour créer des balises, un nombre restreint de polices peut être utilisé. En effet, le système des services Document Cloud eSign ne prend en charge que les polices Arial, Helvetica et Times New Roman (les trois premières polices illustrées ci-dessous). Si les services eSign ne sélectionnent pas des polices personnalisées, aucun champ n’est généré.

La police Arial est généralement le meilleur choix.

Espacement

Il existe deux règles d’espacement à suivre lors de l’utilisation de balises de texte.

Premièrement, une balise de texte ne peut pas contenir d’espaces, sauf entre la double accolade ouvrante et la balise ou entre la balise et la double accolade fermante.

Deuxièmement, les balises de texte ne peuvent pas passer à la ligne. Si une balise s’étend sur deux lignes, les services eSign n’en tiennent pas compte et ne génèrent pas le champ correspondant.

Si la balise que vous créez est trop longue pour tenir sur une seule ligne, utilisez la fonction de raccourcissement de balise de texte.

Créer des balises

La section suivante explique comment créer une balise. Chaque fois que des propriétés et des arguments sont ajoutés, une définition et une explication sont fournies.

Doubles accolades

Toutes les balises de texte sont encadrées par deux accolades ouvrantes et deux accolades fermantes, comme illustré ci-dessous. Elles sont en quelque sorte le conteneur de la balise. Le simple fait d’utiliser des doubles accolades ouvrantes et fermantes crée un champ de base sans propriétés.

L’ajout d’espaces entre les doubles accolades agrandit le champ pour permettre au signataire de saisir davantage d’informations.

La taille de police des doubles accolades définit quant à elle la hauteur du champ. Elle régit également la taille de police des informations saisies dans le champ. Dans l’exemple des deux champs ci-dessous, le premier sera plus petit en raison de la taille de la police. Le deuxième champ sera, quant à lui, plus large et plus long, et les données saisies s’afficheront dans une police plus grande.

Nom des champs

Il est important de nommer les champs que vous créez. Nommer chaque champ vous permet de tirer parti de la pollinisation des champs, ou au contraire de l’éviter. Cette fonction permet de copier les informations d’un champ à l’autre. La pollinisation des champs s’applique au sein de documents individuels, mais aussi entre documents.

Remarque :

La pollinisation croisée de documents peut être désactivée en envoyant un message électronique à l’adresse support@echosign.com

Les champs portant le même nom reproduisent les données saisies dans un champ dans tous les autres champs du même nom. Les deux champs illustrés ci-dessous, par exemple, contiendront les mêmes informations.

Remarque :

La pollinisation des champs simplifie le processus de signature pour vos destinataires. Par exemple, le signataire ne doit saisir son adresse qu’une seule fois puisque celle-ci est renseignée automatiquement dans les autres champs du document.

En donnant aux champs des noms uniques, vous empêchez les informations d’être copiées d’un champ à l’autre.

Identifiant EchoSign

L’identifiant EchoSign commande au système d’identifier le nom et les propriétés du champ. Sans cela, le système EchoSign ne sait pas comment lire et interpréter les différents éléments de la balise.

Rôles

Le rôle constitue la partie essentielle de la balise de texte. Les rôles définissent à quel signataire les champs sont affectés. En créant un document comportant des balises de texte, vous n’indiquez pas qui interagit avec le document, mais plutôt qui en est le signataire.

Signataire

Les signataires sont définis selon l’ordre dans lequel les adresses électroniques sont saisies dans le champ « À : » de la page Envoyer. Ces différents rôles de signataire numériques doivent être utilisés pour tous les signataires, vous y compris en qualité d’expéditeur (en fonction de quand vous signez, en premier ou en dernier).

Vous pouvez dès lors définir les rôles lors de la création du document, pour autant que vous sachiez comment vous enverrez vos documents, qui les recevra et dans quel ordre.

Préremplir

Le rôle Préremplir est utilisé pour les champs que vous devez remplir avant d’envoyer le document. C’est l’occasion de saisir les informations spécifiques aux signataires avant de procéder à l’envoi.

Remarque :

L’option Aperçu, placer signatures ou ajout champs formulaire doit être cochée pour atteindre l’étape de préremplissage.

Validations

Les validations servent à créer des champs propres à EchoSign ou à imposer la saisie des données dans un format spécifique. Elles permettent de s’assurer que vous obtiendrez les informations souhaitées de la part des signataires. Elles permettent également la recherche des champs EchoSign dans l’environnement glisser-déposer.

Dans notre exemple de balise, la validation :phone exige que le signataire saisisse son numéro de téléphone au format (XXX) XXX-XXXX ou simplement sous la forme d’une chaîne de dix chiffres.

Il existe de nombreuses validations à utiliser avec les balises de texte. Informations supplémentaires sur les validations.

Conditions

Définir des conditions pour un champ permet de modifier sa visibilité en fonction de l’état d’un autre champ. Les documents peuvent ainsi changer de manière dynamique selon les informations fournies par le signataire.

Dans l’exemple ci-dessous, le champ de numéro de téléphone ne s’affiche que si l’utilisateur a sélectionné la case à cocher située juste au-dessus. En l’occurrence, le champ invite l’utilisateur à entrer un deuxième numéro de téléphone.

Lorsque cette case à cocher n’est pas sélectionnée, le signataire ne peut interagir avec aucun champ. Lorsqu’il sélectionne cette case à cocher, en revanche, le champ de numéro de téléphone s’affiche, lui permettant de saisir un deuxième numéro de téléphone.

Informations supplémentaires sur les conditions.

Valeur par défaut

La balise vous permet de spécifier une valeur par défaut pour un champ de texte. Il s’agit du texte qui apparaîtra dans le champ avant que l’utilisateur n’y saisisse des données. Le texte par défaut peut être utilisé pour indiquer au signataire quelles informations il doit saisir.

Ainsi, lorsqu’il accède au document, il voit le texte affiché dans le champ et peut l’écraser avec les informations requises.

Remarque :

S’il ne souhaite pas modifier les informations contenues dans le champ, le signataire peut remplir le document en conservant le texte par défaut. Pour les champs obligatoires, il est également autorisé à laisser le texte par défaut.

Info-bulles

Les info-bulles sont comparables au texte par défaut dans la mesure où elles informent le signataire sur les informations à saisir, si ce n’est pas explicite dans le formulaire.

Pour afficher les info-bulles, l’utilisateur doit passer le curseur sur les champs souhaités.

Lorsqu’il passe le curseur de la souris sur un champ, l’info-bulle correspondante, définie dans la balise, s’affiche.

Masquage de champs

Pour les champs collectant des informations sensibles, telles que des numéros de carte de crédit ou des numéros de compte, nous recommandons vivement d’utiliser la propriété de masquage.

Celle-ci remplace toutes les données saisies dans le champ par des astérisques.

Pour limiter le risque d’erreur, les données entrées par l’utilisateur restent toutefois visibles tout au long de la saisie.

Dès que le signataire clique hors du champ, les informations sont remplacées. Les astérisques sont également visibles dans le document final généré.

Remarque :

Pour récupérer les données masquées, l’expéditeur du document doit exporter les données du formulaire depuis la page Gérer ou exécuter un rapport.

Autres objets

Les balises de texte ne permettent pas seulement de créer des champs de texte, mais aussi d’autres objets. Tous les champs disponibles dans l’environnement glisser-déposer peuvent être générés à l’aide de balises de texte.

Case à cocher

Les cases à cocher sont utilisées dans les situations où l’utilisateur doit « cocher tout ce qui s’applique ». Elles peuvent être normales, obligatoires ou cochées par défaut.

Remarque :

Les cases à cocher peuvent utiliser la pollinisation des champs, veillez donc à nommer chacune d’elles de façon unique.

Cases d’option

Les cases d’option sont utilisées dans les situations où l’utilisateur ne peut « choisir qu’une seule option ». Regroupées sous le même nom, les cases d’option doivent proposer au moins deux options. L’option en tant que telle est placée dans la parenthèse après « :radio ».

Les menus déroulants proposent une liste d’options parmi lesquelles l’utilisateur sélectionne celle qui l’intéresse. Un menu déroulant permet de sélectionner une seule option.

Champs de pièce jointe

Remarque :

Les champs de pièce jointe sont réservés aux niveaux de service Enterprise et Global.

Ils permettent au signataire de joindre un fichier à la transaction. Le fichier sera ajouté en pièce jointe à la fin du document complété. La propriété « :label » de la balise vous permet d’entrer du texte informatif dans le champ, de la même manière que du texte par défaut.

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