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Adobe Experience Manager (AEM) peut être configuré pour permettre aux utilisateurs de la gestion des actifs numériques de partager des fichiers avec les utilisateurs de Creative Cloud (CC),users,pour que ces derniers soient disponibles en tant que dossiers partagés dans le service Creative Cloud Assets. La fonction peut être utilisé pour échanger des fichiers entre les équipes créatives et les utilisateurs de la gestion des actifs numériques, surtout si les créatifs n’ont pas accès à l’instance AEM Assets (ils ne se trouvent pas sur le réseau de l’entreprise). 

Ce type d’intégration peut être utilisé dans les deux cas d’utilisation, en particulier lorsque vous travaillez avec des utilisateurs qui n’ont pas d’accès direct au serveur de gestion des actifs numériques :

  • Partage d’un ensemble de ressources spécifiques de la gestion des actifs numériques avec les utilisateurs de fichiers Creative Cloud (par exemple, des consignes de création et un ensemble de ressources approuvées pour le travail de conception d’une nouvelle activité marketing)
  • Réception de nouveaux fichiers des utilisateurs de CC.

Remarque :

Avant de lire ce document, vous pouvez passer en revue les meilleures pratiques globales d’intégration d’AEM et Creative Cloud pour une meilleure vue d’ensemble sur la rubrique.

Aperçu

Le partage de dossiers d’AEM à CC dépend du partage de dossiers et de fichiers entre la gestion des actifs numériques et les compte Creative Cloud côté serveur. Les professionnels de la conception, qui utilisent l’application de bureau Creative Cloud sur leurs ordinateurs de bureau, peuvent également rendre les dossiers partagés disponibles directement sur leurs disques à l’aide de la technologie Adobe CreativeSync.

Le diagramme suivant offre une vue d’ensemble du processus d’intégration.

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L’intégration comprend les éléments suivants :

  • Un serveur AEM Assets déployé dans le réseau de l’entreprise (services gérés ou sur site) : le partage de dossiers commence ici.
  • Le service principal d’Adobe Marketing Cloud Assets : sert d’intermédiaire entre AEM et les services de stockage Creative Cloud. L’administrateur de l’entreprise qui utilise l’intégration se doit d’établir des relations de confiance entre l’organisation Marketing Cloud et les instances AEM Assets. Il définit également une liste des collaborateurs approuvés de CC, avec qui les utilisateurs de la gestion des actifs numériques peuvent partager des dossiers importants pour plus de sécurité.
  • Services web Creative Cloud Assets (stockage et interface utilisateur web des fichiers CC) : l’endroit où des utilisateurs spécifiques de CC, avec lesquels un dossier de gestion des actifs numériques a été partagé, peuvent accepter l’invitation et visualiser le dossier dans l’espace de stokage de leur compte CC.
  • Application de bureau Creative Cloud : (facultatif) permet un accès direct aux dossiers/fichiers partagés depuis le bureau du concepteur via une synchronisation avec l’espace de stockage CC Assets.

Il existe certaines caractéristiques clés d’intégration :

  • Diffusion unidirectionnelle des modifications : les modifications de fichier se propagent dans une seule direction, à partir du système (AEM ou CC Assets) où la ressource a été créée à l’origine (transférée). L’intégration ne fournit pas de synchronisation entièrement automatisée et bidirectionnelle entre les deux systèmes.
  • Création de versions :
    • AEM crée uniquement les versions d’une ressource lors des mises à jour si le fichier provient d’AEM et y est mis à jour.
    • CC Assets fournit sa propre fonctionnalité de création de versions, qui vise les mises à jour de travail en cours (en général, les mises à jour sont stockées pendant 10 jours)
  • Limites d’espace : la taille et le volume des fichiers échangés sont limités par le quota spécifique de CC Assets pour les créatifs (en fonction du niveau d’abonnement) et la taille du fichier ne peut pas excéder 5 Go. L’espace est en outre limitée par le quota de ressources que l’organisation possède dans le service principal d’Adobe Marketing Cloud Assets.
  • Exigence d’espace : les fichiers des dossiers partagés doivent également être physiquement stockés dans AEM, puis dans le compte CC, avec une copie en mémoire cache dans le service principal Marketing Cloud Assets.
  • Réseau et bande passante : Les fichiers des dossiers partagés et toutes les mises à jour doivent être transmis entre les systèmes via le réseau. Vous devez vous assurer que seuls les fichiers et les mises à niveau appropriées sont partagés.

Meilleures pratiques

Les meilleures pratiques d’exploitation du partage de dossier d’AEM à CC comprennent :

  • Volume : le partage de dossier entre AEM et CC doit être utiliser pour partagerun plus petitnombre de fichiers, par exemple ceux qui sont pertinents pour une campagne ou une activité donnée. Pour partager de plus grands ensembles de ressources, comme toutes les ressourses approuvées dans l’organisation, utilisez d’autres méthodes de distribution (par exemple, le portail de marque AEM Assets) ou l’application de bureau AEM.
  • Évitez de partager des hiérarchies profondes : le partage doit se produire de manière récurrente et ne permet pas l’annulation sélective du partage. En règle générale, seuls les dossiers sans sous-dossiers, ou ayant une hiérarchie très simple, comme 1 niveau de sous-dossiers, doivent être considérés pour le partage.
  • Partage unilatéral de dossiers séparés : des dossiers séparés doivent être utilisés pour partager les ressources finales de la gestion des actifs numériques aux fichiers Creative Cloud, et pour partager en retour les ressources dont les créations sont prêtes à l’emploi de Creative Cloud à la gestion des actifs numériques. Cette pratique, associée à une bonne convention d’attribution des noms de fichiers, vous permet de créer un environnement de travail intuitif pour les utilisateurs de la gestion des actifs numériques et de CC.
  • Évitez d’inclure du travail en cours dans le dossier partagé : le dossier partagé ne doit pas être utilisé pour le travail en cours. Utilisez un dossier séparé dans les fichiers CC pour mener à bien les tâches qui nécessitent des modifications de fichier fréquentes.
  • Démarrez les nouveaux travaux en dehors du dossier partagé : les nouvelles conceptions (fichiers créatifs) doivent être démarrées dans un dossier séparé de travail en cours dans les fichiers CC. Lorsqu’elles sont prêtes à être partagées avec les utilisateurs de la gestion des actifs numériques, elles doivent être déplacées ou enregistrées dans le dossier partagé.
  • Simplifiez la structure de partage : pour une structure opérationelle plus gérable, pensez à simplifier la structure de partage. Au lieu de partager les dossiers avec tous les utilisateurs, les fichiers de gestion des actifs numériques doivent être partagés uniquement avec les représentants de l’équipe, tels qu’un directeur artistique ou un responsable d’équipe. Le responsable artistique doit recevoir les ressources finales, déterminer l’attribution des tâches, puis permettre aux concepteurs de travailler sur les ressources de travail en cours sur leurs propres comptes CC. Il peut utiliser les fonctions de collaboration CC pour coordonner le travail et, pour finir, sélectionner et remettre les ressources prêtes à être partagées dans la gestion des actifs numériques, au sein de leur dossier partagé dédié aux créations.

Le diagramme suivant illustre un exemple de configuration pour créer de nouvelles conceptions basées sur les ressources finales existantes de la gestion des actifs numériques.

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