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Activez les processus de signature électronique (Adobe Sign) pour un formulaire adaptatif afin d’automatiser les processus de signature, de simplifier les processus à signature unique et à signatures multiples et de signer électroniquement des formulaires à partir d’appareils mobiles.

Adobe Sign autorise les processus de signature électronique pour les formulaires adaptatifs. Les signatures électroniques améliorent les processus de traitement des documents pour les services juridiques, commercial, des ressources humaines, etc.

Dans un scénario Adobe Sign et de formulaires adaptatifs standard, un utilisateur remplit un formulaire adaptatif pour effectuer une demande de service. Par exemple, une demande de prêt hypothécaire et de carte de crédit nécessite des signatures légales de tous les emprunteurs et codemandeurs. Pour activer les processus de signature électronique, vous pouvez intégrer Adobe Sign à AEM Forms. Voici quelques exemples d’utilisation d’Adobe Sign :

  • Remportez des contrats à partir de tout appareil à l’aide de processus entièrement automatisés d’offre, de devis et de contrat.
  • Terminez les processus de ressource humaine plus rapidement et offrez à vos employés une expérience numérique.
  • Réduisez considérablement les durées des cycles en matière de contrat et intégrez plus rapidement vos fournisseurs. 
  • Créez des processus numériques pour automatiser les processus courants.

L’intégration d’Adobe Sign à AEM Forms prend en charge ce qui suit :

  • Processus de signature utilisateur unique et multiutilisateur
  • Processus de signature séquentiels et simultanés  
  • Expériences de signature dans le formulaire et hors du formulaire
  • Signature de formulaires en tant qu’utilisateur anonyme ou connecté
  • Processus de signature dynamiques (intégration au processus AEM Forms)
  • Authentification par le biais d’une base de connaissances, un téléphone et des profils de réseaux sociaux

Conditions préalables

Avant d’utiliser Adobe Sign dans un formulaire adaptatif :

  • Assurez-vous que le service cloud AEM Forms est configuré pour utiliser Adobe Sign. Pour plus de détails, voir Intégrer Adobe Sign à AEM Forms.
  • Gardez la liste des signataires prête. Vous devez disposer d’au moins une adresse électronique pour chaque signataire.
  • Créez un formulaire adaptatif basé sur un modèle de formulaire ou doté de l’option Document d’enregistrement :
    • Si vous utilisez un formulaire adaptatif basé sur un modèle de formulaire, les documents envoyés pour signature n’affichent que les champs basés sur le modèle de formulaire associé. Il n’affiche pas tous les champs du formulaire adaptatif.
    • Si vous utilisez un formulaire adaptatif doté de l’option Document d’enregistrement (vous sélectionnez l’option Générer un document d’enregistrement lors de la création du formulaire adaptatif), le document envoyé pour signature affiche tous les champs du formulaire adaptatif.  

Configurer Adobe Sign pour un formulaire adaptatif

Ajouter des champs Adobe Sign à un formulaire adaptatif

Adobe Sign dispose de plusieurs champs pouvant être placés sur un formulaire adaptatif. Ces champs acceptent divers types de données tels que les signatures, les initiales, la société ou le titre et aident à collecter des informations supplémentaires lors de la signature, ainsi que les signatures. Vous pouvez utiliser le composant Bloc Adobe Sign pour placer des champs Adobe Sign à différents emplacements dans un formulaire adaptatif.  

Effectuez les étapes suivantes pour ajouter des champs à un formulaire adaptatif et personnaliser diverses options liées à ces champs :

  1. Faites glisser et déposez le composant Bloc Adobe Sign de l’explorateur de composants dans le formulaire adaptatif. Le composant Bloc Adobe Sign dispose de tous les champs Adobe Sign pris en charge. Par défaut, il ajoute un champ Signature au formulaire adaptatif.

    Sign-Block

    Par défaut, le bloc Adobe Sign n’est pas visible dans le formulaire adaptatif publié. Il est visible uniquement dans les documents de signature. Vous pouvez modifier la visibilité du bloc Adobe Sign dans les propriétés du composant Bloc Adobe Sign.

    Remarque :

    • L’utilisation du bloc Adobe Sign n’est pas obligatoire pour utiliser Adobe Sign dans un formulaire adaptatif. Si vous n’utilisez pas le bloc Adobe Sign et ajoutez des champs pour les signataires, le champ de signature par défaut est affiché en bas des documents de signature. 
    • Utilisez le bloc Adobe Sign seulement pour les formulaires adaptifs qui génèrent automatiquement un document d’enregistrement. Si vous utilisez un fichier XDP personnalisé pour générer un document d’enregistrement ou un formulaire adaptatif basé sur un modèle de formulaire, le bloc Adobe Sign n’est pas requis. 

     

  2. Sélectionnez le composant Bloc Adobe Sign et appuyez sur l’icône Modifier . Il affiche des options pour ajouter des champs et mettre en forme l’apparence d’un champ.  

    Adobe-Sign-Block-Select-Fields
    A. Sélectionnez et ajoutez des champs Adobe Sign. B. Développer le bloc Adobe Sign en mode plein écran 
  3. Appuyez sur l’icône Champ Adobe Sign Field . Il affiche des options permettant de sélectionner et d’ajouter des champs Adobe Sign.

    Développez le champ déroulant Type pour sélectionner un champ Adobe Sign et appuyez sur l’icône Terminé  pour ajouter le champ sélectionné au bloc Adobe Sign. Le champ déroulant Type comprend les types de champs Signature, Informations sur le signataire et Données. Intégration d’Adobe Sign aux champs de prise en charge d’AEM Forms répertoriés dans la liste déroulante Type uniquement. Pour plus d’informations sur les champs Adobe Sign, voir la documentation Adobe Sign.

    Adobe-Sign-Block-Fields-options

    Il est obligatoire de fournir un nom unique pour un champ. Vous pouvez également sélectionner l’option requise pour marquer un champ comme obligatoire. En plus de l’option Nom et Obligatoire, certains champs Adobe Sign ont plus d’options. Par exemple, masque et multiligne. De plus, spécifiez un nom unique pour chaque champ Adobe Sign que les champs se trouvent dans des blocs Adobe Sign identiques ou différents.

Activer Adobe Sign pour un formulaire adaptatif

Par défaut, Adobe Sign n’est pas activé pour un formulaire adaptatif. Effectuez les étapes suivantes pour l’activer :

  1. Dans l’explorateur de contenu, appuyez sur Conteneur de formulaires, puis appuyez sur l’icône Configurer . L’explorateur de propriétés s’ouvre et affiche les propriétés et affiche les propriétés du conteneur Formulaire adaptatif.

  2. Dans l’explorateur de propriétés, développez l’accordéon Signature électronique et sélectionnez l’option Activer Adobe Sign. Elle active Adobe Sign pour un formulaire adaptatif.

Sélectionner le service cloud Adobe Sign et un ordre de signature

Vous pouvez configurer plusieurs services Adobe Sign pour une instance d’AEM Forms. Il est recommandé de disposer d’un ensemble distinct de services pour chaque fonction (ressources humaines, service financier, etc.). Cela facilite le suivi et la création de rapports sur les documents signés. Par exemple, une banque a plusieurs services. Vous pouvez avoir une configuration séparée pour chaque service pour un meilleur suivi des documents.

Un document peut également avoir plusieurs signataires. Par exemple, une demande de carte de crédit peut avoir plusieurs demandeurs. Une banque exige la signature de tous les demandeurs avant de commencer le traitement de la demande. Pour les scénarios multisignataires, vous pouvez choisir de signer le document dans un ordre séquentiel ou simultané.

Effectuez les étapes suivantes pour sélectionner un service cloud et un ordre de signature :

Cloud-Service

  1. Dans le navigateur de contenu, appuyez sur Conteneur de formulaires, puis sur l’icône Configurer . L’explorateur de propriétés s’ouvre et affiche les propriétés et affiche les propriétés du conteneur Formulaire adaptatif.

  2. Dans l’explorateur de propriétés, développez l’accordéon Signature électronique et sélectionnez l’option Activer Adobe Sign. Elle active Adobe Sign pour un formulaire adaptatif.

  3. Sélectionnez un service cloud dans la liste des services cloud Adobe Sign déjà configurés.

    Si la liste du service cloud Adobe Sign est vide, suivez l’article Configurer Adobe Sign avec AEM Forms pour configurer le service.  

  4. Sélectionnez l’ordre de signature dans la boîte de dialogue Les signataires peuvent signer. Les signataires Adobe Sign peuvent signer un formulaire adaptatif de manière séquentielle (l’un après l’autre) ou simultanée (dans n’importe quel ordre).

    Dans un ordre séquentiel, un signataire à la fois reçoit le formulaire à signer. Une fois que le signataire a terminé la signature du document, le formulaire est envoyé au signataire suivant, et ainsi de suite.

    Dans l’ordre simultané, plusieurs signataires à la fois peuvent signer un formulaire.

  5. Ajoutez des signataires à un formulaire adaptatif et appuyez sur l’icône Terminé pour enregistrer les modifications.  

Ajouter des signataires à un formulaire adaptatif

Vous ne pouvez avoir qu’un seul signataire ou plusieurs signataires pour un formulaire adaptatif. Lorsque vous ajoutez un signataire, vous pouvez également configurer les détails d’authentification pour le signataire. Vous pouvez également sélectionner si le remplisseur du formulaire et le signataire sont la même personne. Effectuez les étapes suivantes pour ajouter et fournir divers détails sur un signataire :

  1. Dans l’explorateur de contenu, appuyez sur Conteneur de formulaires, puis sur l’icône Configurer . Il ouvre l’explorateur de propriétés avec les propriétés du conteneur Formulaire adaptatif.

  2. Dans l’explorateur de propriétés, développez l’accordéon Signature électronique et sélectionnez l’option Activer Adobe Sign. Elle active Adobe Sign pour un formulaire adaptatif.

  3. Appuyez sur Ajouter un signataire sous Configuration du signataire. Il ajoute un signataire au formulaire adaptatif. Vous pouvez ajouter plusieurs signataires Adobe Sign à un formulaire adaptatif.  

  4. Cliquez sur l’icône Modifier  pour spécifier les informations suivantes sur le signataire :

    • Titre : spécifiez un titre pour identifier de manière unique un signataire. 
    • Le signataire et la personne remplissant le formulaire sont-ils la même personne ? : Sélectionnez Oui si le remplisseur du formulaire et le premier signataire sont la même personne. Si l’option est définie sur Non, n’utilisez pas le composant d’étape de signature dans le formulaire adaptatif. Si le formulaire contient un composant Étape de signature, le champ est automatiquement défini sur Oui.
    • Adresse électronique du signataire : spécifiez l’adresse électronique du signataire. Le signataire reçoit les documents/formulaires à signer à l’adresse électronique indiquée. Vous pouvez choisir d’utiliser une adresse électronique fournie dans un champ de formulaire, dans le profil utilisateur AEM de l’utilisateur connecté ou d’entrer manuellement une adresse électronique. C’est une étape obligatoire. Notez également que si vous avez configuré un seul signataire, assurez-vous que l’adresse électronique du signataire n’est pas identique au compte Adobe Sign utilisé pour configurer les services cloud AEM.
    • Méthode d’authentification du signataire : spécifiez la méthode pour authentifier un utilisateur avant d’ouvrir un formulaire à des fins de signature. Vous pouvez choisir entre le téléphone, la base de connaissances et l’authentification basée sur l’identité de réseau social.
    phone details

    Remarque :

    • Par défaut, l’authentification basée sur l’identité de réseau social offre une option d’authentification via Facebook, Google et LinkedIn. Vous pouvez contacter le support Adobe Sign pour activer d’autres fournisseurs d’authentification sociale.

     

    • Champs Adobe Sign à remplir ou à signer : sélectionnez les champs Adobe Sign pour le signataire. Un formulaire adaptatif peut avoir plusieurs champs Adobe Sign. Vous pouvez choisir d’activer des champs spécifiques pour un signataire. Le champ affiche tous les blocs Adobe Sign disponibles. Lorsque vous sélectionnez un bloc, tous les champs du bloc sont sélectionnés. Vous pouvez utiliser l’icône X pour désélectionner un champ.    
    Signer details
    L’image ci-dessus a deux exemples de blocs Adobe Sign : Personal-Information et Office-details


    Appuyez sur l’icône Terminé . Le signataire est ajouté et configuré.

Sélectionner Envoyer l’action pour un formulaire adaptatif

Après avoir ajouté des champs Adobe Sign à un formulaire adaptatif, activé Adobe Sign à partir du conteneur de formulaire, sélectionné le service cloud Adobe Sign et ajouté des signataires Adobe Sign, sélectionnez une action d’envoi appropriée pour le formulaire adaptatif. Pour plus d’informations sur les actions d’envoi de formulaires adaptatifs, voir Configuration de l’action d’envoi.

En outre, un formulaire adaptatif Adobe Sign est envoyé uniquement après que tous les signataires ont signé le formulaire. Vous pouvez trouver un formulaire partiellement signé dans la section En attente de signature du portail des formulaires. Le service de configuration d’Adobe Sign interroge le serveur Adobe Sign à intervalles réguliers pour vérifier l’état des signatures. Si tous les signataires terminent la signature du formulaire, le service d’action d’envoi est démarré et le formulaire est envoyé. Si vous utilisez une action d’envoi personnalisée et que le formulaire utilise Adobe Sign, mettez à jour votre action d’envoi personnalisée pour utiliser le service d’action d’envoi.

Remarque :

Les données du formulaire adaptatif sont stockées temporairement sur le portail des formulaires. Il est recommandé d’utiliser le stockage personnalisé pour le portail des formulaires. Il garantit que les données PII (informations personnellement identifiables) ne sont pas stockées sur les serveurs AEM.

Votre expérience de signature de formulaire est prête. Vous pouvez prévisualiser le formulaire pour vérifier l’expérience de signature. Sur le formulaire publié, les champs Bloc Adobe Sign sont affichés lorsqu’un signataire reçoit le formulaire à signer dans un courrier électronique. Cette expérience est également connue comme expérience de signature hors du formulaire. Vous pouvez également configurer une expérience de signature dans le formulaire pour le premier signataire. Pour les étapes détaillées, voir Créer une expérience de signature dans le formulaire.

Créer une expérience de signature dans le formulaire

Un utilisateur peut également signer un formulaire adaptatif lors du remplissage du formulaire. Cette expérience est également connue comme expérience de signature dans le formulaire. L’expérience de signature dans le formulaire est disponible uniquement pour le premier signataire dans un environnement à plusieurs signataires. Effectuez les étapes suivantes pour créer une expérience de signature dans le formulaire pour un formulaire adaptatif :

  1. Ajoutez et configurez le composant Étape de signature.
  2. Ajoutez le composant Étape de résumé.
in-form-signing-experience

Ajouter et configurer le composant Étape de signature

Utilisez le composant Étape de signature pour fournir une zone pour signer électroniquement le formulaire rempli. Lorsque la section contenant le composant Étape de signature est générée, elle affiche une version PDF à signer du formulaire rempli. Le composant Étape de signature prend toute la largeur disponible pour le formulaire. Il est recommandé de ne pas avoir d’autre composant sur la section contenant le composant Étape de signature.

Effectuez les étapes suivantes pour configurer le composant Étape de signature :

  1. Glissez et déposez le composant Étape de signature dans le formulaire à partir de l’explorateur de composants.

  2. Sélectionnez le composant Étape de signature nouvellement ajouté et appuyez sur l’icône Configurer . Elle ouvre l’explorateur de propriétés et affiche les propriétés Étape de signature. Configurez les propriétés suivantes :

    • Nom d’élément : spécifiez le nom du composant.
    • Titre : indiquez le titre unique du composant.
    • Message du modèle : indiquez le message à afficher lorsque la signature PDF est chargée. Les services Adobe Sign mettent un certain temps à préparer et charger la signature PDF.
    • Service de signature : sélectionnez l’option Adobe Sign.
    • Utiliser le composant de signature électronique hérité : si vous utilisez le formulaire adaptatif respectif dans l’espace de travail AEM Forms, l’application AEM Forms ou que le formulaire adaptatif sous-jacent a un composant de signature électronique hérité, sélectionnez l’option Utiliser le composant de signature électronique hérité.
    • Configuration : sélectionnez une configuration (service cloud Adobe Sign). La liste déroulante n’est disponible que si l’option Utiliser le composant de signature électronique est activée.  

    Appuyez sur l’icône Terminé  pour enregistrer les modifications.

    Signature-Step

    Remarque :

    • Lorsque vous faites glisser le composant Étape de signature dans le formulaire, l’option Le signataire et la personne remplissant le formulaire ne sont-ils qu’une seule et même personne ? est automatiquement définie sur Oui. Cela est nécessaire pour que le formulaire continue de fonctionner.
    • Les formulaires adaptatifs activés pour Adobe Sign ne prennent pas en charge l’utilisation du bouton Envoyer sur la section ou le panneau à l’aide du composant Étape de signature. Vous pouvez ajouter une étape de résumé après que l’étape Signature pour l’envoi manuel ou un envoi automatique est déclenchée après l’intervalle défini à l’aide du service de configuration Adobe Sign.  

Configurer la page de remerciements ou le composant de l’étape de résumé

Le composant Étape de résumé envoie automatiquement le formulaire, indique les informations dans la page Résumé personnalisée et affiche le résumé du formulaire envoyé. Il obtient également les informations requises dans le mappage de retour. Le composant Étape de résumé prend toute la largeur disponible pour le formulaire. Il est recommandé de ne pas avoir d’autre composant sur la section contenant le composant Étape de résumé.

Maintenant, l’expérience de signature dans le formulaire est prête. Vous pouvez prévisualiser le formulaire pour vérifier l’expérience de signature.

Foire aux questions

Question : Vous pouvez incorporer un formulaire adaptatif dans un autre formulaire adaptatif. Le formulaire adaptatif intégré peut-il être activé pour Adobe Sign ?

Réponse : Non, AEM Forms ne prend pas en charge l’utilisation d’un formulaire adaptatif incorporant un formulaire adaptatif activé pour Adobe Sign à des fins de signature

Question : Lorsque je crée un formulaire adaptatif à l’aide du modèle avancé et que je l’ouvre pour l’éditer, un message d’erreur « La signature électronique ou les signataires ne sont pas configurés correctement ». s’affiche. Comment résoudre le message d’erreur ?

Réponse : Le formulaire adaptatif créé à l’aide du modèle avancé est configuré pour utiliser Adobe Sign. Pour résoudre l’erreur, créez et sélectionnez une configuration cloud Adobe Sign et configurez un signataire Adobe Sign pour le formulaire adaptatif.

Question : Puis-je utiliser des balises de texte Adobe Sign dans un composant de texte d’un formulaire adaptatif ?

Réponse : Oui, vous pouvez utiliser des balises de texte dans un composant de texte pour ajouter des champs Adobe Sign à un formulaire adaptatif doté de l’option Document d’enregistrement (option de document d’enregistrement généré automatiquement uniquement). Pour en savoir plus sur la procédure et les règles de création d’une balise de texte, voir la documentation d’Adobe Sign. Notez également que les formulaires adaptatifs offre une prise en charge limitée des balises de texte. Vous pouvez utiliser les balises de texte pour créer uniquement les champs pris en charge par le bloc Adobe Sign.

Question : AEM Forms fournit des composants de bloc Adobe Sign et d’étape de signature. Peut-on les utiliser simultanément dans un formulaire adaptatif ?

Réponse : Vous pouvez utiliser simultanément les deux composants dans un formulaire. Voici quelques recommandations relatives à l’utilisation des composants suivants :

Bloc Adobe Sign : vous pouvez utiliser le bloc Adobe Sign pour ajouter des champs Adobe Sign n’importe où sur le formulaire adaptatif. Il permet également d’attribuer des champs spécifiques aux signataires. Lorsqu’un formulaire adaptatif est prévisualisé ou publié, le bloc Adobe Sign n’est pas visible par défaut. Ces blocs sont disponibles uniquement dans le document de signature. Dans le document de signature, seuls les champs affectés à un signataire sont activés. Le bloc Adobe Sign peut être utilisé avec les premiers et futurs signataires.

Composant d’étape de signature : vous pouvez utiliser le composant d’étape de signature pour créer une expérience de signature dans le formulaire. Il permet uniquement au premier signataire de signer pendant que le formulaire est rempli. Lorsque la section contenant le composant Étape de signature est générée, elle affiche une version PDF à signer du formulaire. Il s’agit généralement de la dernière ou de l’avant-dernière section suivie du composant de résumé d’un formulaire.
 

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