Ajouter des utilisateurs et créer des groupes d’utilisateurs

Dans Adobe Learning Manager, vous pouvez assumer les rôles suivants :

• Administrateur : un administrateur définit la stratégie de formation de l’organisation. Un administrateur peut ajouter des élèves, rechercher les compétences requises pour les élèves, gérer et assigner des cours, créer des plans d’apprentissage, des certifications et des programmes d’apprentissage, et gérer des rapports pour l’ensemble de l’organisation.
• Auteur : les auteurs sont des concepteurs pédagogiques et des créateurs de contenu. Un auteur peut ajouter des modules et des cours à Learning Manager.
• Responsable : un responsable gère les activités d’apprentissage d’une équipe. Un responsable peut nommer des membres de l’équipe pour suivre un cours, approuver les demandes des membres de l’équipe et faire part de ses commentaires sur les performances des membres de l’équipe à la fin de la formation. Les responsables peuvent également consulter des rapports afin de suivre les performances de leur équipe.
• Élève : les élèves peuvent accéder aux cours, aux programmes d’apprentissage et aux certifications qui leur sont assignés. Les élèves peuvent également parcourir tous les cours disponibles en utilisant un catalogue et s’inscrire à des cours, des programmes d’apprentissage ou des certifications.

En tant qu’administrateur, vous pouvez créer des utilisateurs de trois manières :

• Interne
• Externe
• Groupes d’utilisateurs

Ajouter un utilisateur unique

Pour ajouter des utilisateurs,

Ajouter des utilisateurs par groupe

Généralement, la plupart des organisations utilisent un système de gestion des RH (HRMS), qui tient à jour tous les dossiers des employés, comme la désignation, le lieu, la date d’entrée en fonction ou la hiérarchie des employés. Vous pouvez exporter ces données au format CSV. Pour importer un CSV, suivez les étapes ci-dessous :

Après avoir sélectionné les utilisateurs, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

Enregistrer un utilisateur

Une fois l’utilisateur sélectionné, cliquez sur Actions dans le coin supérieur droit et cliquez sur Enregistrer.

Les utilisateurs sélectionnés reçoivent un email de bienvenue. Si les élèves ont un Adobe ID existant, ils peuvent cliquer sur ce lien. S’ils n’ont pas d’Adobe ID existant, ils peuvent cliquer sur le lien de bienvenue pour créer un Adobe ID et l’associer à leur compte Prime.

Attribuer un rôle

Après avoir ajouté des élèves au compte Adobe Learning Manager, si vous souhaitez modifier leurs rôles, cliquez sur Actions dans le coin supérieur droit de la page. Sélectionnez l’option Attribuer un rôle. Ici, vous pouvez décider si vous voulez donner l’accès en tant qu’auteur ou l’accès en tant qu’administrateur à l’élève. Après avoir attribué un rôle, cet élève a accès au compte en tant qu’auteur et peut ajouter des modules et créer des cours. 

Supprimer un rôle

Vous pouvez également supprimer l’accès en tant qu’auteur ou administrateur pour les utilisateurs. Sélectionnez un ou plusieurs élèves, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Supprimer le rôle. Choisissez une option, par exemple, Supprimer l’auteur, et l’accès en tant qu’auteur est révoqué pour cet élève. 

Supprimer un utilisateur

Pour supprimer un utilisateur, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Supprimer l’utilisateur. Dans la boîte de dialogue de confirmation, cliquez sur Oui pour supprimer l’élève.

Modifier un utilisateur

Dans la liste des utilisateurs, sélectionnez-en un, puis cliquez dessus. Sur les informations de l’utilisateur, cliquez sur le bouton Modifier (). Dans la boîte de dialogue Modifier l’utilisateur, effectuez les modifications nécessaires et cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications.

Processus pour les champs actifs et les valeurs de champs actifs préservant la sensibilité à la casse

Dans cette version, Learning Manager préserve la sensibilité à la casse de l’attribut utilisateur et de sa valeur. Par exemple, la sensibilité à la casse d’un attribut utilisateur est ‘location’ et sa valeur ‘PARIS’ sera préservée et affichée de la même manière. En cas de problème, l’administrateur peut maintenant modifier le nom et les valeurs de l’attribut pour corriger toute erreur de sensibilité à la casse. 

Pour ce faire, l’administrateur peut sélectionner Application Administrateur > Utilisateurs > Groupes d’utilisateurs et cliquer sur le nom du groupe.  

L’administrateur peut ajouter et mettre à jour les valeurs d’attributs autorisées pour un élève via l’interface utilisateur.

Types de champs actifs :

• Regroupable : les élèves sont regroupés en fonction des valeurs
• Reportable : les groupes d’utilisateurs de rapport sont créés en fonction des champs actifs
• Exportable : les champs sont affichés dans le rapport de groupe d’utilisateurs exporté.
  

Créer un lien d’auto-inscription

Vous pouvez également permettre aux employés de votre organisation de s’inscrire en tant qu’élèves au compte Adobe Learning Manager, sans nécessiter votre aide en tant qu’administrateur. L’administrateur peut créer un lien d’auto-inscription et le partager avec les employés, qui peuvent ensuite s’inscrire à Prime en utilisant leurs identifiants Adobe.

Cliquez sur Ajouter dans le coin supérieur droit de la page et sélectionnez Auto-inscription.

La boîte de dialogue Ajouter un profil d’auto-inscription s’affiche. Donnez un nom à ce profil. Ajoutez ensuite le nom du responsable. Il est important de savoir que, pour se voir attribuer un rôle de responsable, l’utilisateur doit déjà être un élève enregistré dans Prime.

Après avoir cliqué sur Enregistrer, une URL est générée. Vous pouvez la partager avec les élèves afin qu’ils puissent cliquer sur l’URL et s’enregistrer eux-mêmes.

Inscrire les élèves externes

Dans Adobe Learning Manager, vous pouvez également créer des liens d’inscription pour les partenaires externes ou les agences ayant un accès limité à votre compte et leur fournir du matériel pédagogique.

Il y a quelques différences entre les inscriptions internes et externes.

Pour inscrire des utilisateurs externes, suivez les étapes ci-dessous :

Activer un profil externe

Après la création d’un profil externe, vous devez activer son état. Dans la liste des profils externes, sélectionnez le profil requis et faites basculer le bouton d’état.

Cela permet d’activer le lien Inscription externe. Un message de bienvenue est automatiquement envoyé au partenaire. Vous pouvez également copier le lien et le partager avec eux en cliquant sur l’icône Copier l’URL (), ou vous pouvez renvoyer le message de bienvenue à l’organisation partenaire en cliquant sur l’icône Courrier ().

Le responsable partenaire peut partager le lien avec les employés qui doivent suivre la formation sur Prime. Quand ils cliquent sur le lien, ils peuvent procéder à leur auto-inscription après avoir indiqué quelques informations pour créer leur profil sur Prime. Ces utilisateurs n’apparaîtront pas dans l’onglet Élèves avec les employés internes. Vous pouvez voir leurs noms sous l’onglet Élèves externes.

Suspendre un profil externe

Après avoir ajouté un groupe d’utilisateurs externes à Learning Manager, vous pouvez également suspendre le processus d’inscription des utilisateurs externes. Lorsque vous mettez en pause, le processus d’inscription des utilisateurs externes est bloqué. Toutefois, ce processus fonctionne uniquement lorsque les utilisateurs ne se sont pas encore enregistrés en acceptant l’invitation.

Pour suspendre les groupes d’utilisateurs externes, choisissez un ou plusieurs groupes, cliquez sur Actions dans le coin supérieur droit de la page et cliquez sur Suspendre.

Reprendre un profil externe

Vous pouvez à tout moment révoquer l’état de suspension d’un partenaire externe et reprendre les services normaux. Cliquez sur Actions dans le coin supérieur droit de la page et choisissez Reprendre.

Les états suivants s’appliquent à des utilisateurs externes :

• État inactif : dans cet état, l’enregistrement d’utilisateurs externes a expiré. Les administrateurs définissent la date d’expiration pour les utilisateurs externes lorsqu’ils les ajoutent au flux de production d’ajout de l’utilisateur.
• État actif : dans cet état, les utilisateurs externes peuvent s’enregistrer dans l’application Learning Manager, puis se connecter à l’application.
• Suspension : dans cet état, le processus d’enregistrement des utilisateurs externes est bloqué. Toutefois, les utilisateurs existants peuvent toujours se connecter.

Vérifier le nombre de places utilisées

Dans la liste des profils externes, cliquez sur Places utilisées. Vous pouvez voir le nombre d’élèves de l’organisation partenaire qui ont été ajoutés.

Supprimer un utilisateur

Sélectionnez un utilisateur, et dans le coin supérieur droit, cliquez sur Actions > Supprimer l’utilisateur.

Modifier le profil

Pour déplacer un utilisateur vers un autre profil externe, sélectionnez un utilisateur, dans le coin supérieur droit, cliquez sur Actions > Modifier le profil. Dans la liste des profils, sélectionnez un profil, puis cliquez sur Modifier.

Attribuer un rôle

Sélectionnez un utilisateur, et dans le coin supérieur droit, cliquez sur Actions > Attribuer un rôle > Appliquer <role>. L’utilisateur obtient un nouveau rôle.

Supprimer un rôle

Sélectionnez un utilisateur, et dans le coin supérieur droit, cliquez sur Actions > Supprimer le rôle > Supprimer <role>. Le rôle sélectionné est supprimé de la liste des rôles qui ont été attribués à l’utilisateur.

Rechercher des utilisateurs externes

Dans la liste des utilisateurs externes, recherchez un utilisateur en saisissant son nom dans la barre de recherche. Les cinq premiers noms correspondants s'affichent et vous pouvez choisir parmi eux.

Créer des groupes d’utilisateurs

Un groupe d’utilisateurs est un ensemble d’utilisateurs appartenant à une catégorie. Les groupes d’utilisateurs aident les administrateurs à sélectionner les élèves dans leur organisation en fonction de leurs attributs, puis à leur attribuer un contenu d’apprentissage. En outre, ces groupes d’utilisateurs permettent aux administrateurs d’attribuer des logos et des catalogues personnalisés aux élèves et d’afficher des rapports personnalisés sur leur progression.

Pour accéder aux groupes d’utilisateurs, dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur Groupes d’utilisateurs.

Il existe deux types de groupes dans Adobe Learning Manager : Personnalisé et Généré automatiquement. Lorsque vous ajoutez des élèves à votre compte, certains groupes sont automatiquement créés en fonction de leurs propriétés communes.

Pour voir les groupes créés automatiquement, cliquez sur l’onglet Généré automatiquement.

Vous pouvez voir qu’il y a différents groupes, comme Tous les utilisateurs internes, Tous les responsables, ou encore des groupes basés sur le centre de coûts, basés sur le service, et basés sur les équipes des responsables.

En plus des groupes générés automatiquement, vous pouvez créer des groupes personnalisés. Pour ajouter un nouveau groupe personnalisé, dans le coin supérieur droit, cliquez sur Ajouter. 

Ce groupe personnalisé est maintenant créé et ajouté au profil. Les groupes d’utilisateurs que vous créez sont de nature dynamique. Si de nouveaux utilisateurs avec des attributs similaires sont ajoutés, ils sont automatiquement ajoutés au groupe d’utilisateurs.

Exclusion de groupes d’utilisateurs

Vous souhaiterez parfois exclure un petit groupe d'utilisateurs d'un grand groupe d'utilisateurs. Cette opération est nécessaire pour inscrire cet ensemble spécifique d'utilisateurs à des formations via des plans d'apprentissage, ou pour configurer la visibilité correcte des catalogues. Dans cette version de Learning Manager, vous pouvez exclure des élèves ou des groupes d’utilisateurs lorsque vous créez un groupe d’utilisateurs personnalisé. La section Exclure des élèves de la boîte de dialogue Ajouter un groupe d’utilisateurs vous permet de le faire.

Par exemple, si vous voulez configurer un plan d’apprentissage de sortie que tous les utilisateurs situé en Californie, à l’exception de Store-5 (situé en Californie) soient inscrits. 

Paramètres avancés

Champs actifs

Cette fonction permet aux administrateurs d'ajouter des champs supplémentaires en sus de ce qui a été fourni lors de l'enregistrement de l'utilisateur. 

Cliquez sur Champs actifs sur la page des utilisateurs. Les élèves ne peuvent choisir que les valeurs indiquées dans les valeurs personnalisées.

Configurer les champs

Utilisateurs internes

Vous pouvez ajouter une valeur personnalisée pour les champs d’utilisateurs internes.

Pour ajouter des valeurs personnalisées, procédez comme suit :

Utilisateurs externes

Ajoutez des valeurs personnalisées similaires à celles des utilisateurs internes.

Paramètres

Affichage utilisateur

Si l’option Afficher uniquement les champs non renseignés lors de la connexion de l’élève est activée, un utilisateur voit uniquement les champs vides lors de la connexion.

Grâce à cette option, un administrateur peut décider s’il veut afficher ou masquer les champs une fois qu’ils ont été remplis.

Restriction des champs actifs dans les rapports

Learning Manager 27.7 a introduit deux nouvelles options pour les champs actifs : reportable et exportable, pour les champs actifs.

Pour les champs CSV et les champs ajoutés manuellement, si un champ actif est marqué comme reportable, il peut être recherché dans un filtre au sein d’un rapport de tableau de bord.

Si un champ actif est marqué comme exportable, il apparaît dans le fichier Excel lors du téléchargement d’un rapport au format Excel.

Ces options sont disponibles pour les champs actifs internes et externes.

Vous pouvez uniquement supprimer un champ actif personnalisé.

Affichage utilisateur

Vous pouvez masquer la page entière « Compléter votre profil » aux élèves. La page ne s’affiche pas une fois que l’apprenant se connecte.

Notez que le comportement par défaut existant ne change pas. Il s’agit d’une fonctionnalité facultative désormais disponible pour les administrateurs. 

Activez les options ci-dessous :

Rôles personnalisés

Ajoutez un champ de votre choix dans le cadre des informations utilisateur, et cliquez sur Enregistrer. Après avoir ajouté les champs, vous pouvez également vérifier la disponibilité des champs dans la boîte de dialogue Modifier les utilisateurs. 

Après avoir ajouté les champs, vous pouvez noter que les champs repérés par une coche proviennent de la source de données ou de CSV, comme indiqué dans l'instantané ci-dessous. L'administrateur peut modifier ces champs de sources en activant ou en désactivant les champs. 

Valeurs des champs actifs dans Learning Manager

Les valeurs des champs actifs seront récupérées à l'aide de l'une des manières suivantes : 

1. L'application Learning Manager importe les métadonnées depuis les sources de données associées à votre compte. 
2. Les métadonnées sont capturées manuellement à partir du fichier CSV importé. 
3. Les stagiaires renseignent les métadonnées lorsqu'ils ouvrent une session
4. L'administrateur saisit des données pour les utilisateurs. 

L'application Learning Manager crée des groupes d'utilisateurs automatiquement, à partir de ces métadonnées. 

Ajouter une valeur personnalisée

Vous pouvez ajouter une valeur personnalisée pour les champs d’utilisateur Interne et Externe.

Pour ajouter des valeurs personnalisées, procédez comme suit :

Valeurs pour les champs CSV

Les utilisateurs peuvent choisir parmi les champs prédéfinis pour les champs CSV uniquement si la case Limiter la sélection est disponible.

Journaux d'importation

Dans cet espace, vous pouvez consulter l'historique d'importation CSV pour les utilisateurs que l'administrateur a ajoutés à l'aide de la fonction d'importation en bloc. Vous pouvez également cliquer sur Ajouter dans l'angle supérieur droit de la page pour ajouter des utilisateurs à l'aide de la fonction de téléchargement CSV. 

Champs actifs à plusieurs valeurs

Avec cette fonctionnalité, vous pouvez avoir plusieurs champs pour un champ actif. Dans un compte, il peut y avoir au maximum trois champs actifs à plusieurs valeurs. Les champs actifs à plusieurs valeurs sont disponibles pour les utilisateurs externes et internes.

Une fois que vous avez marqué un champ actif comme à plusieurs valeurs, vous ne pouvez pas le reconvertir en champ à valeur unique. Cette opération est irréversible.

Un champ à valeur unique existant ne peut pas être marqué comme champ à plusieurs valeurs.

Pour créer un champ actif à plusieurs valeurs, procédez comme suit :

Remarque : Une fois le groupe d’utilisateurs créé et le champ renseigné, les valeurs multiples ne peuvent pas être converties en valeurs uniques, et inversement.

Ajouter un champ actif à plusieurs valeurs via CSV

Procédez comme suit :

1. Créez un fichier CSV avec les nouveaux champs actifs sous forme de colonnes (valeurs séparées par des virgules ou valeurs uniques).
2. Importez le fichier CSV.
3. Marquez les champs comme à plusieurs valeurs dans la boîte de dialogueValeurs dans les champs personnalisés.
4. Importez à nouveau le fichier CSV.

Le fichier CSV doit avoir une colonne portant le même nom qu’un champ actif marqué comme à plusieurs valeurs.

Le fichier CSV contient les champs suivants :

• Utilisateur : Groupes d'utilisateurs créés en tant que rôles.
• Rôles : Champ actif à plusieurs valeurs avec des valeurs.

Si le fichier CSV est rechargé avec de nouvelles valeurs ou des valeurs supprimées, les champs actifs et les groupes sont également mis à jour en conséquence.

Rapports

Tous les états incluent les champs actifs à plusieurs valeurs et leurs valeurs.

L’administrateur peut ajouter des champs actifs générés automatiquement et configurer des rapports d’activité et de formation des utilisateurs.

Le rapport Relevé de notes de l’élève contient tous les champs actifs et les valeurs séparées par des virgules. L’administrateur peut ensuite filtrer les données en conséquence.

Forum aux questions