Beim Verteilen eines Formulars erstellt Acrobat automatisch ein PDF-Portfolio zum Sammeln der von den Benutzern übermittelten Daten. Diese Datei wird standardmäßig im selben Ordner wie das ursprüngliche Formular unter dem Namen Dateiname_Antworten gespeichert. Verwenden Sie diese Datei zum Kompilieren zurückgesendeter Formulare.

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Timothy Plumer, Jr.

Benutzerdaten sammeln

  1. Öffnen Sie das vom Benutzer zurückgesendete Formular.
  2. Wählen Sie im Dialogfeld „Ausgefülltes Formular zu Antwortdatei hinzufügen“ eine der folgenden Möglichkeiten:

    Zu vorhandener Antwortdatei hinzufügen

    Kompiliert die Daten in der Antwortdatei, die Sie mit dem Assistenten zur Formularverteilung beim Senden des Formulars erstellt haben. (Klicken Sie ggf. auf „Durchsuchen“, um die Antwortdatei auszuwählen.)

    Neue Antwortdatei erstellen

    Erstellt eine neue Antwortdatei unter Verwendung des von Ihnen angegebenen Namens und Speicherorts.

Nachdem Sie auf „OK“ geklickt haben, wird die Antwortdatei geöffnet. Jedes zurückgesendete Formular, das Sie der Antwortdatei hinzufügen, wird als Komponentendatei eines PDF-Portfolios angezeigt.

Formulardatenkompilierung

  1. Wählen Sie in Acrobat „Werkzeuge“ > „Formulare“ > „Weitere Formularoptionen“ > „Zurückgesendete Formulare kompilieren“.
  2. Führen Sie im Dialogfeld „Daten kompilieren“ einen der folgenden Schritte aus, um eine PDF-Antwortdatei auszuwählen:
    • Klicken Sie auf „Durchsuchen“, um die Antwortdatei zu suchen und auszuwählen.

    • Geben Sie den Pfad zur Antwortdatei ein.

  3. Klicken Sie auf Dateien hinzufügen und navigieren Sie zum zurückgesendeten Formular.
  4. Wiederholen Sie den vorherigen Schritt so oft wie nötig, um weitere zurückgesendete Formulare hinzuzufügen.

Nachdem Sie auf „OK“ geklickt haben, werden die Daten aus den ausgewählten Formularen in die Antwortdatei aufgenommen. Jedes zurückgesendete Formular wird als eine Komponentendatei in einem PDF-Portfolio angezeigt.

Benutzerdaten zu einer vorhandenen Antwortdatei hinzufügen

  1. Öffnen Sie die Antwortdatei in Acrobat.
  2. Klicken Sie links im Navigationsfenster auf „Hinzufügen“.
  3. Klicken Sie im Dialogfeld „Zurückgesendete Formulare hinzufügen“ auf Datei hinzufügen. Wählen Sie dann die zurückgesendeten Formulare aus und klicken Sie auf „Öffnen“.
  4. Wiederholen Sie den vorherigen Schritt bei Bedarf, um weitere zurückgesendete Formulare aus anderen Ordnern hinzuzufügen. Klicken Sie abschließend auf „OK“.

Wenn Sie fertig sind, wird jedes hinzugefügte PDF-Formular als eine Komponentendatei des PDF-Portfolios angezeigt.

Benutzerdaten aus einer Antwortdatei exportieren

Mit diesem Verfahren können Sie alle Einträge aus einem Antwortdatei-PDF-Portfolio in einer Tabellenkalkulationsdatei oder XML-Datei speichern.

  1. Öffnen Sie die Antwortdatei in Acrobat und wählen Sie die zu exportierenden Daten aus.
  2. Klicken Sie links im Navigationsfenster auf „Exportieren“.
  3. Geben Sie im Dialogfeld „Ordner zum Speichern der Datei auswählen“ einen Namen, den Speicherort und das Dateiformat (CSV oder XML) für die Formulardaten an und klicken Sie auf „Speichern“.

Formulardatendateien verwalten

Sie können die in ein PDF-Formular eingetragenen Antworten in andere Dateiformate übertragen, um alle Daten mit erheblich geringerem Speicherplatzbedarf als bei einer vollständigen PDF-Datei zu erfassen. Auch die Übertragung aus anderen Dateiformaten in ein PDF-Formular ist möglich.

Formulardaten importieren

Je nach Arbeitsablauf können die ausgefüllten Formulare statt als vollständige PDF-Dateien als Datendateien übermittelt werden. Diese Dateien liegen nicht als PDF vor, sondern in einem anderen Dateiformat wie FDF oder XML. Sie können die von einem einzelnen Formularempfänger übermittelten Daten im Kontext des PDF-Dokuments anzeigen, indem Sie die Ausgangsdatei öffnen und alle Angaben in die Datendatei importieren.

  1. Öffnen Sie in Acrobat das PDF-Formular, in das Sie Daten importieren möchten.
  2. Wählen Sie Werkzeuge > „Formulare“ > Formular löschen.

    Hinweis:

    Wenn Sie Daten aus einer anderen Datei in ein PDF-Formular importieren, ersetzen die importierten Daten alle Informationen, die zuvor in den einzelnen Formularfeldern angezeigt wurden. Die Ursprungsdaten werden jedoch nicht gelöscht, wenn die importierte Datendatei ein oder mehrere leere Formularfelder enthält.

  3. Wählen Sie Werkzeuge > „Formulare“ > „Weitere Formularoptionen“ > „Formulardaten verwalten“ > Daten importieren.
  4. Wählen Sie im Dialogfeld „Datei mit Formulardaten auswählen“ unter „Dateityp“ das dem Format der zu importierenden Datendatei entsprechende Format aus. Navigieren Sie zur gewünschten Datei, klicken Sie auf den Dateinamen und anschließend auf „Öffnen“.

    Hinweis:

    Einige Formate stehen (je nach der zur Formularerstellung verwendeten Anwendung wie Acrobat oder Designer ES2) nur bei bestimmten Arten von PDF-Formularen zur Verfügung. Daten, die aus einer Textdatei (.txt) importiert werden sollen, müssen als Spalten aus tabulatorgetrennten Zeilen formatiert sein.

Dateidaten exportieren

Sie können die Angaben aus einem ausgefüllten PDF-Formular als Datendatei mit anderem Dateiformat speichern. Später können Sie die Daten verwenden, um das alte Formular erneut auszufüllen oder um ein anderes Formular mit den gleichen Feldern und Feldnamen auszufüllen.

  1. Öffnen Sie die Datei des ausgefüllten Formulars in Acrobat.
  2. Wählen Sie Werkzeuge > „Formulare“ > „Weitere Formularoptionen“ > „Formulardaten verwalten“ > „Daten exportieren“.
  3. Wählen Sie im Dialogfeld „Formulardaten exportieren“ das Format aus, in dem die Formulardaten gespeichert werden sollen (FDF, XFDF, XML oder TXT). Wählen Sie einen Speicherort aus, geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie auf „Speichern“.

    Hinweis:

    Einige Dateiformate stehen – abhängig von der Art der Formularerstellung – nur bei bestimmten Typen von PDF-Formularen zur Verfügung.

Exportierte Datendateien in eine Tabellenkalkulation exportieren

Mit dem im Folgenden beschriebenen Verfahren können Sie Daten aus Formularen kompilieren, die nicht bereits in einem Datensatz vorhanden sind.

  1. Wählen Sie Werkzeuge > „Formulare“ > „Weitere Formularoptionen“ > „Formulardaten verwalten“ > „Datendateien in Tabelle zusammenführen“.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld „Daten aus mehreren Formularen exportieren“ auf Dateien hinzufügen.
  3. Wählen Sie im Dialogfeld „Datei mit Formulardaten auswählen“ bei „Dateityp“ eine Option für das Dateiformat aus (Acrobat-Formulardatendateien oder „Alle Dateien“). Wählen Sie dann die Formulardateien aus, die in der Tabellenkalkulation erfasst werden sollen, und klicken Sie auf „Öffnen“.
  4. Wiederholen Sie den vorherigen Schritt bei Bedarf, um weitere Formulardatendateien aus anderen Ordnern hinzuzufügen.
  5. Klicken Sie auf „Exportieren“. Wählen Sie dann einen Speicherort aus, geben Sie einen Dateinamen für die Tabelle ein und klicken Sie auf „Speichern“.
  6. Klicken Sie im Dialogfeld „Export – Status“ entweder auf „Datei jetzt anzeigen“, um die Tabellenkalkulationsdatei zu öffnen, oder auf „Dialogfeld schließen“, um zu Acrobat zurückzukehren.

Hinweis:

Wenn zurückgesendete Formulare in einer Antwortdatei erfasst sind, lassen sich die Informationen am effizientesten über die Schaltfläche „Daten exportieren“ im linken Navigationsfenster für das Antwortdatei-PDF-Portfolio exportieren.

Info über Formular-Tracker

Verwenden Sie den Tracker zum Verwalten der verteilten oder empfangenen Formulare. Mit Tracker können Sie den Speicherort der Antwortdatei anzeigen und bearbeiten, weitere Empfänger hinzufügen, E-Mail-Nachrichten an alle Empfänger senden und die Antworten für ein Formular anzeigen. Außerdem können Sie protokollieren, welche Empfänger geantwortet haben.

Formulare zurückverfolgen

  1. Wählen Sie in Acrobat Bearbeiten > Formularoptionen > Nachverfolgen oder Anzeigen > Tracker aus.

  2. Erweitern Sie im linken Navigationsfenster Formulare.

  3. Wählen Sie ein Formular aus und führen Sie einen der folgenden Schritte durch:

    • Zum Anzeigen aller Antworten für ein Formular klicken Sie auf Antworten anzeigen.

    • Zum Ändern des Speicherorts der Antwortdatei klicken Sie unter Speicherort der Antwortdatei auf Speicherort bearbeiten.

    • Zum Anzeigen des Originalformulars klicken Sie auf Ursprüngliches Formular öffnen.

    • Zum Senden des Formulars an weitere Empfänger klicken Sie auf Empfänger hinzufügen.

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