Grundlagen zu Barcodes

Durch Barcode-Felder werden die Formulareingaben der Benutzer in ein sichtbares Muster umgesetzt, das eingelesen, interpretiert und in eine Datenbank aufgenommen werden kann. Barcodes sind vor allem dann hilfreich, wenn das Formular in Papierform oder per Fax zurückgesendet wird.

Die Vorteile für die Verwendung von Barcodes sind, dass mit ihnen Zeit eingespart wird, Antworten nicht manuell gelesen und erfasst werden müssen und zudem werden Fehler bei der Dateneingabe verhindert.

Die Anwendung von Barcodes umfasst normalerweise folgende Schritte:

  • Der Formularverfasser stellt sicher, dass in den Voreinstellungen für Formulare die Option „Feldwerte automatisch berechnen“ aktiviert ist, und erstellt dann das Formular in Acrobat, wobei alle Felder wie üblich festgelegt werden.

  • Der Formularverfasser fügt dem Formular das Barcode-Feld hinzu und richtet den Barcode so ein, dass die erforderlichen Daten erfasst werden.

  • Der Formularverfasser aktiviert das Formular für Reader-Benutzer (wenn der Verfasser möchte, dass Reader-Benutzer die eigene ausgefüllte Kopie des Formulars speichern können oder wenn das Formular bestimmte Barcode-Felder enthält).

  • Der Formularverfasser verteilt das Formular an andere Benutzer.

  • Benutzer füllen das Formular auf dem Computer aus, senden es elektronisch oder drucken eine Kopie und senden die Kopie an den Formularverfasser zurück.

  • Die empfangenen Barcode-Daten können auf folgende Arten gelesen und dann überprüft, sortiert und vom Formularempfänger verwendet werden:

    An einen Faxserver per Fax gesendete Formulare

    Der Empfänger des Formulars kann TIFF-Bilder mit Hilfe von Adobe Acrobat Capture® vom Faxserver abrufen und in einem vom Adobe LiveCycle Barcoded Forms Decoder überwachten Ordner speichern, sofern die genannten Produkte auf dem System des Empfängers vorhanden sind.

    Auf Papier eingereichte Formulare

    Der Formularempfänger kann Papierformulare scannen und dann mit Hilfe einer Anwendung (z. B. LiveCycle Barcoded Forms Decoder) die Barcodes im Formular decodieren.

Hinweis:

Acrobat Capture und LiveCycle Barcoded Forms Decoder sind eigenständige Produkte für Arbeitsabläufe in Unternehmen und sind unabhängig von Acrobat erhältlich.

Tipps für die Erstellung von Barcodes

Faktoren, die sich auf die Gestaltung und die Platzierung von Barcodes auswirken, sind unter anderem die Verwendbarkeit und der verfügbare Platz. So kann sich z. B. die Barcode-Größe auf die Datenmenge auswirken, die codiert werden kann. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie folgende Regeln beachten:

  • Positionieren Sie den Barcode an einer Stelle, die nicht geknickt wird, wenn das Papier in einen Umschlag gesteckt wird. Der Barcode sollte nicht zu Nahe am Seitenrand platziert werden, damit er beim Drucken oder Faxen nicht abgeschnitten wird.

  • Platzieren Sie den Barcode so, dass er leicht zu sehen und einzulesen ist? Bei der Verwendung eines Hand-Scanners sollte der Barcode maximal 10,3 cm breit sein. Hohe, schmale Barcodes funktionieren in diesem Fall im Allgemeinen am besten. Bei der Verwendung eines Hand-Scanners sollten Sie die Komprimierung des Barcode-Inhalts vermeiden.

  • Stellen Sie sicher, dass die Größe des Barcodes der zu codierenden Datenmenge entspricht. Ist der Barcode-Bereich zu klein, wird ein grauer Bereich angezeigt. Sie sollten das fertige Formular vor der Verteilung zunächst testen, um sicherzustellen, dass der Barcode-Bereich groß genug ist.

Barcode-Felder erstellen, testen und bearbeiten

Eine Möglichkeit, Barcodes in einem PDF-Formular zu verbessern, sind benutzerspezifische Skripten. Zum Schreiben solcher Skripten sollten Sie über Grundkenntnisse in JavaScript verfügen und mit der Acrobat-spezifischen JavaScript-Sprache vertraut sein. Weitere Informationen finden Sie unter Developing Acrobat®Applications Using JavaScript™ auf der Adobe-Website www.adobe.com/go/learn_acr_javascript_de (PDF, nur Englisch). Grundlegende Informationen zu JavaScript finden Sie in den zahlreichen Ressourcen, die zu diesem Thema verfügbar sind.

Hinweis:

Wenn Sie einen Barcode mit maximaler Größe einfügen und dann die Zellengröße oder Decodierbedingung ändern, kann dies den Barcode über die Seitengrenze hinaus schieben. Vermeiden Sie dies durch Auswahl einer angemessenen Zellengröße und Decodierbedingung.

Barcode-Felder hinzufügen

  1. Öffnen Sie das Formular in Acrobat, zeigen Sie das Dialogfeld „Voreinstellungen“ an und wählen Sie links „Formulare“. Wählen Sie anschließend „Feldwerte automatisch berechnen“.
  2. Wählen Sie Werkzeuge > „Formulare“ > „Bearbeiten“.
  3. Klicken Sie in der Schnellzugriffleiste auf das Barcode-Werkzeug oder wählen Sie „Formulare“ > „Aufgaben“ > „Neues Feld hinzufügen“ > „Barcode“.
  4. Ziehen Sie mit der Maus ein Rechteck um den gewünschten Barcode-Bereich und doppelklicken Sie anschließend auf das Barcode-Feld, um das Dialogfeld „Eigenschaften“ anzuzeigen.
  5. Wählen Sie auf der Registerkarte „Wert“ eine der folgenden Möglichkeiten:
    • Wählen Sie die Option Kodierung mit und dann ein Format („XML“ oder Tabulatorgetrennt) aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Auswählen“ und wählen Sie die Felder aus, die im Barcode-Feld kodiert werden sollen. Wenn die Feldnamen nicht in den Barcode-Daten aufgeführt werden sollen, deaktivieren Sie die Option „Feldnamen einschließen“.

    • Wählen Sie Benutzerdef. Berechnungsskript aus, klicken Sie auf „Bearbeiten“ und geben Sie im JavaScript-Editor Ihren eigenen JavaScript-Code ein.

  6. Führen Sie auf der Registerkarte „Optionen“ die folgenden Schritte aus:
    • Wählen Sie eine Symboloption aus: PDF417, QR-Code oder Datenmatrix.

    • Wählen Sie die Option Daten vor der Barcode-Codierung komprimieren, wenn diese Komprimierung verwendet werden soll. Wird ein Hand-Scanner zum Erfassen der Daten auf den zurückgeschickten Formularen verwendet, darf diese Option nicht aktiviert werden.

    • Wählen Sie unter Dekodierbedingung die Hardware aus, mit der zurückgeschickte Formulare verarbeitet werden: Hand-Scanner für Barcodes, Faxserver, Dokument-Scanner oder „Benutzerdefiniert“.

    • Klicken Sie ggf. auf „Benutzerdefiniert“ und geben Sie Werte für das „X-Maß“ und „Y/X-Verhältnis“ sowie das Fehlerkorrektur-Level ein..

  7. Nehmen Sie alle weiteren gewünschten Einstellungen auf den Registerkarten „Allgemein“ und „Aktionen“ vor. Schließen Sie dann das Dialogfeld Barcode-Feldeigenschaften.

    JavaScript-Code wird automatisch zum Codieren der ausgewählten Felder im XML- oder tabulatorgetrennten Format erstellt. Das Dialogfeld „Barcode-Feldeigenschaften“ wird geschlossen und der Barcode, für den Sie die Werte angegeben haben, auf dem Formular angezeigt.

    Hinweis:

    Wenn Sie dem Formular nach dem Erstellen des Barcodes ein neues Feld hinzufügen, wird das Feld nicht automatisch in die Daten für bestehende Barcodes einbezogen. Sie können dem Barcode jedoch manuell weitere Datenfelder hinzufügen.

Barcode-Felder testen

  1. Wählen Sie „Formulare“ > „Aufgaben“ > Formularbearbeitung schließen oder klicken Sie in der Formular-Werkzeugleiste auf die Schaltfläche „Vorschau“.
  2. Füllen Sie das Formular aus. Verwenden Sie dabei die maximale Menge an Informationen, die in die einzelnen Felder eingegeben werden kann bzw. die Sie vom Benutzer erwarten.
  3. Wird das Barcode-Feld abgeblendet angezeigt, müssen Sie entweder das Barcode-Feld vergrößern oder die Inhaltsdaten anpassen. (Siehe folgende Schritte.)
  4. Stellen Sie sicher, dass der Barcode-Bereich groß genug für alle eingehenden Daten ist. Wählen Sie „Formulare“ > Formular löschen, um die Musterdaten zu entfernen.
  5. Wählen Sie "Datei" > "Speichern".

Nun kann das Barcode-Formularfeld verteilt werden.

Zusätzliche Datenfelder in den Barcode einschließen

  1. Wenn Sie sich nicht im Formularbearbeitungsmodus befinden, wählen Sie „Werkzeuge“ > „Formulare“ > „Bearbeiten“.
  2. Doppelklicken Sie auf das Barcode-Feld.
  3. Wählen Sie auf der Registerkarte „Wert“ eine der folgenden Möglichkeiten:
    • Wurde die Option Kodierung mit aktiviert, klicken Sie auf „Auswählen“ und wählen die zusätzlich zu kodierenden Formularfelder aus.

    • Wurde Benutzerdef. Berechnungsskript aktiviert, klicken Sie auf Bearbeiten und schreiben Sie zusätzlichen JavaScript-Code, durch den die neuen Formularfelder einbezogen werden.

Nachdem Sie neue Datenfelder in den Barcode aufgenommen haben, müssen Sie sicherstellen, dass der Barcode-Bereich auch groß genug ist, indem Sie ihn mit Musterdaten testen. Wird der Barcode-Bereich abgeblendet angezeigt, passen Sie die Barcode-Größe oder die Textfeldeigenschaften so an, dass der Dateninhalt in den Barcode-Bereich passt.

Dateninhalt an das Barcode-Feld anpassen

  1. Wenn Sie sich nicht im Formularbearbeitungsmodus befinden, wählen Sie „Werkzeuge“ > „Formulare“ > „Bearbeiten“.
  2. Wenn Sie die Barcode-Eigenschaften ändern möchten, damit mehr Daten in den Barcode passen, doppelklicken Sie auf das Barcode-Feld und führen Sie einen der folgenden Schritte durch:
    • Klicken Sie auf der Registerkarte „Optionen“ auf die Schaltfläche „Benutzerdefiniert“ und geben Sie unter Fehlerkorrektur-Level und „Y/X-Verhältnis“ niedrigere Werte ein.

    • Sofern Sie eine Decodiersoftware von Adobe verwenden möchten (separat erhältlich), wählen Sie auf der Registerkarte „Optionen“ die Option „Daten vor der Barcode-Codierung komprimieren“ aus.

    • Wählen Sie auf der Registerkarte „Wert“ das Kodierungsformat Tabulatorgetrennt anstelle von „XML“ aus. XML erfordert für die Kodierung von Informationen einen größeren Barcode-Bereich als die Option Tabulatorgetrennt.

    • Wählen Sie auf der Registerkarte „Optionen“ unter Symbole eine andere Option aus.

    • Klicken Sie auf der Registerkarte „Wert“ auf die Schaltfläche „Auswählen“ und deaktivieren Sie alle Felder, die nicht kodiert werden müssen. Schließen Sie beispielsweise alle Felder mit überflüssigen Informationen von der Codierung aus.

    • Geben Sie auf der Registerkarte „Wert“ ein benutzerspezifisches Skript ein, durch das vom Benutzer eingegebener Text im Zuge der Codierung vollständig in Groß- bzw. Kleinbuchstaben umgewandelt wird.

    Hinweis:

    Die Richtlinien der National Association of Computerized Tax Processors (NACTP), die auch vom United States Internal Revenue Service und den Steuerämtern der amerikanischen Bundesländer befolgt werden, empfehlen Großbuchstaben für die Daten zweidimensionaler Barcodes.

  3. Damit möglichst wenig Barcode-Bereich für die Daten benötigt wird, doppelklicken Sie auf das Barcode-Feld und schreiben Sie auf der Registerkarte „Wert“ ein benutzerspezifisches Skript, durch das nur alphanumerische Zeichen entweder in Groß- oder Kleinbuchstaben verwendet werden dürfen. (Text, der nur aus Groß- bzw. Kleinbuchstaben besteht, benötigt weniger Platz im Barcode-Bereich als Text, der aus einer Mischung der beiden Schreibweisen besteht.)

Hinweis:

Sie können sich auch überlegen, weitere Barcode-Felder auf dem Formular zu erstellen und jedem Barcode-Feld bestimmte Daten zuzuweisen.

Navigation bei Formularfeldern festlegen

Wenn für ein PDF-Dokument keine Tab-Reihenfolge angegeben wurde, bestimmt die Dokumentstruktur die standardmäßige Tab-Reihenfolge, es sei denn, der Benutzer hat in den Voreinstellungen für die Ein-/Ausgabehilfe die Option Tab-Reihenfolge deaktiviert.

Nach dem Hinzufügen von Feldern können Sie die Tab-Reihenfolge ändern. Im Bearbeitungsmodus können Sie die Tabs nach Dokumentstruktur (Standardeinstellung), Zeile oder Spalte ordnen. Die Reihenfolge lässt sich auch manuell durch Ziehen und Ablegen von Feldern im Felder-Fenster anpassen. Wenn Sie sich nicht im Bearbeitungsmodus befinden, können Sie die Seiteneigenschaften ändern, um die Tabs nach Zeile oder Spalte zu ordnen. Sie können die Tab-Reihenfolge jedoch nicht manuell anpassen.

Tab-Reihenfolge im Bearbeitungsmodus festlegen

  1. Wenn Sie sich nicht im Bearbeitungsmodus befinden, wählen Sie „Werkzeuge“ > „Formulare“ > „Bearbeiten“. Das Aufgabenfenster „Formulare“ wird angezeigt.
  2. Vergewissern Sie sich, dass Sie in der Palette „Felder“ rechts „Sortieren“ > Tab-Reihenfolge ausgewählt haben.
  3. (Optional) Wählen Sie „Formulare“ > „Aufgaben“ > Felder bearbeiten > „Tab-Nummern anzeigen“, um die Tab-Reihenfolge für die Felder anzuzeigen.
  4. Wählen Sie eine Option für die Tab-Reihenfolge:

    Tabs nach Struktur anordnen

    Die Tab-Reihenfolge wird von der Dokumentstruktur bestimmt und befolgt die Reihenfolge der Tags.

    Tabs nach Zeilen anordnen

    Springt ausgehend vom oberen linken Feld zeilenweise zuerst von links nach rechts und dann nach unten.

    Tabs nach Spalten anordnen

    Springt ausgehend vom oberen linken Feld spaltenweise zuerst von oben nach unten und dann von links nach rechts.

    Tabs manuell anordnen

    Ermöglicht Ihnen, ein Feld an eine beliebige Stelle im Felder-Fenster zu ziehen und dort abzulegen. Das Verschieben von Feldern auf eine andere Seite, von Optionsfeldern in eine andere Gruppe oder von Feldern auf ein Optionsfeld ist nicht möglich.

    Nicht festgelegte Tab-Anordnung

    Zeigt an, dass keine Tab-Anordnung festgelegt wurde. Die Tab-Reihenfolge wird durch die Einstellungen in den Seiteneigenschaften bestimmt.

Tab-Reihenfolge in den Seiteneigenschaften festlegen

  1. Klicken Sie im Formularbearbeitungsmodus auf „Formularbearbeitung schließen“, um den Modus zu verlassen.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Seitenminiaturen  oder wählen Sie „Anzeige“ > „Ein-/Ausblenden“ > Navigationsfenster > Seitenminiaturen, um das Fenster Seitenminiaturen zu öffnen.
  3. Wählen Sie mindestens ein Seitensymbol aus und wählen Sie dann im Fenster Seitenminiaturen aus dem Menü „Optionen“ den Eintrag „Seiteneigenschaften“.
  4. Wählen Sie eine Option für die Tab-Reihenfolge:

    Zeilenreihenfolge verwenden

    Springt ausgehend vom oberen linken Feld zeilenweise zuerst von links nach rechts und dann nach unten.

    Spaltenreihenfolge verwenden

    Springt ausgehend vom oberen linken Feld spaltenweise zuerst von oben nach unten und dann von links nach rechts.

    Dokumentstruktur verwenden

    Bei Formularen mit getaggten Feldern wird die Reihenfolge der Tags befolgt.

    Nicht angegeben

    Verwendet die bestehende Sequenz.

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