Effektive Zusammenarbeit an Dokumenten ist ein wichtiges Element der Geschäftswelt.
Hände von vier Personen, die PDF-Dokumente austauschen, als Symbol für die Zusammenarbeit an Dokumenten

In der digitalen Welt von heute ist unser Arbeitsleben nicht mehr auf ein Büro, eine Stadt oder ein Land beschränkt. Angebote, Verträge und Dokumente zur gemeinsamen Bearbeitung werden per E-Mail, Cloud und direkten elektronischen Transfer übermittelt. Bei jedem Schritt besteht jedoch das Risiko, dass Lücken in der Kommunikation oder Engpässe entstehen. Acrobat bietet einfache, direkte Wege zur Kommunikation und Zusammenarbeit, mit denen sich die meisten Hürden beseitigen lassen.

Grundriss auf einem Monitor mit Notizen und Markierungen, die mit den Kommentierungswerkzeugen von Acrobat hinzugefügt wurden

Geschäfte schneller zum Abschluss bringen.

Eine Immobilienverwalterin hat mehr als 40 Objekte in ihrem Portfolio. Jeden Tag kommuniziert sie mit potenziellen Kunden und tauscht sich mit ihnen über Grundrisse, Nutzflächen und Mietbedingungen aus. Hierfür werden unzählige E-Mails hin- und hergeschickt. Eine E-Mail-Konversation zwischen Verwalterin, Kunde und anderen Beteiligten umfasst typischerweise mehrere Überarbeitungen des Vertrags. Bis zum Geschäftsabschluss kann es Wochen dauern.  

Acrobat bietet Immobilienverwaltern zahlreiche Vorteile, mit denen sie ihre Geschäfte schneller zum Abschluss bringen:

  • Hinzufügen von Kommentaren zu einem zentralen PDF-Dokument, das in Document Cloud gespeichert wird
  • Bereitstellen von leicht verständlichem Feedback direkt im Grundriss mithilfe von Werkzeugen zur Markierung
  • Einfügen von Audiokommentaren direkt in der PDF-Datei mit dem Werkzeug Audio aufzeichnen, um Änderungsanforderungen genauer zu erklären
  • Schnelleres Abschließen von Verträgen durch automatische Benachrichtigungen der Funktion Zur Überprüfung senden
  • Einsehen bereits übermittelter Änderungsanforderungen im Prüfbericht
Digitales Unterzeichnen auf dem Tablet

Reibungslos zusammenarbeiten.

Der Workflow in Werbeagenturen ist oft aufwendig. Agenturen müssen einzelnen Team-Mitgliedern Rollen zuweisen, Storyboards entwickeln, Inhalte entwerfen und dem Kunden ihre Arbeit präsentieren. Auf dem Weg zum Ergebnis wird Feedback von leitenden Designern, Kampagnen-Managern und schließlich auch vom Kunden eingeholt. Dabei ist es unerlässlich, den Überblick über Entwürfe, Änderungsanforderungen, Zeitpläne und die finale Genehmigung zu behalten – was wiederum viel Zeit kostet.

Mit den folgenden Methoden können Werbeagenturen den Prozess zur Entwicklung von Kreativinhalten vereinfachen:

  • Bereitstellung von Entwürfen über Document Cloud
  • Einsatz vertrauter Werkzeuge zur Kommentierung und Markierung, um leicht verständliches Feedback zu Entwürfen abzugeben
  • Direkte Ansprache bestimmter Team-Mitglieder mit @Erwähnungen, sodass weniger Besprechungen abgehalten werden müssen
  • Bereitstellung eines Entwurfs als schreibgeschützte Kopie oder mit niedriger Auflösung, ohne dass die Kontrolle über das Dokument verloren geht
  • Bereitstellung elektronischer Unterschriften zur Genehmigung, um den Kreativprozess zu optimieren und enge Terminvorgaben einhalten zu können
Eine Hand übergibt einen Stapel an Dokumenten mit einem Schloss als Symbol für eine geschützte Datei an eine andere Person.

Effektiv kommunizieren.

Für freiberufliche Designer kann die Kommunikation mit Auftraggebern besonders aufwendig sein. Das führt dazu, dass Projekte deutlich umfangreicher werden als geplant, Missverständnisse entstehen und wertvolle Zeit verloren geht. Wenn dem Kunden das Endergebnis zur Genehmigung vorgelegt wird, darf kein Fehler passieren. Effiziente Kommunikation ist entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung eines Projekts. Die Bereitstellung von Entwürfen und finalen Arbeiten muss reibungslos verlaufen, damit das Projekt abgeschlossen und in Rechnung gestellt werden kann. 

Freiberufler können den Prozess durch folgende Maßnahmen optimieren:

  • Festhalten der vertraglichen Vereinbarungen über die Funktion Zur Überprüfung senden
  • Versenden komprimierter Dateien zum schnellen Download auf jedem Gerät
  • Verwalten von Berechtigungen für den Zugriff auf Dokumente und ihre Druckausgabe
  • Versenden eines anonymen oder öffentlichen Links zum Unterzeichnen von Dokumenten
  • Anfordern elektronischer Unterschriften von mehreren Personen zur finalen Genehmigung

Acrobat reduziert Fehler, erhöht die Produktivität und ermöglicht zuverlässige Dokumentenprozesse, auf die Ersteller und Empfänger vertrauen können. Setze praktische Werkzeuge in deinem täglichen Workflow ein, um die digitale Kommunikation zu vereinfachen. Dabei musst du weder zusätzliche Software herunterladen noch lange Einarbeitungszeiten mit neuen Tools in Kauf nehmen.

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