Sie können steuern, wie Empfänger Ihre richtliniengeschützten Dokumente nutzen, und zwar unabhängig vom Ausmaß ihrer Verteilung.
Auf der Seite „Dokumente“ können Sie die folgenden Aufgaben ausführen:
Suchen und Anzeigen der Details richtliniengeschützter Dokumente. Angezeigt werden der Name des Dokuments, des Herausgebers und der Richtlinie sowie das Datum der Aktivierung der Richtlinie. Wird die Richtlinie, die ein Dokument schützt, gelöscht, wird unter dem Richtliniennamen auch die ID der gelöschten Richtlinie angezeigt. Benutzer können ihre eigenen richtliniengeschützten Dokumente anzeigen und verwalten. Administratoren können alle richtliniengeschützten Dokumente anzeigen und verwalten.
Ändern der Details der Richtlinie, die für ein Dokument gilt. Benutzer können ihre eigenen Richtlinien bearbeiten. Administratoren können freigegebene und persönliche Richtlinien bearbeiten. Richtliniensatzkoordinatoren können freigegebene Richtlinien in Richtliniensätzen bearbeiten, für die sie Berechtigungen haben. Auf der Seite „Dokumentdetails“ können Sie direkt auf die Richtlinie zugreifen, die einem Dokument zugeordnet ist.
Den Zugriff auf ein richtliniengeschütztes PDF-Dokument sperren und reaktivieren. Administratoren können den Zugriff auf Dokumente sperren und reaktivieren. Richtliniensatzkoordinatoren (mit der Berechtigung zum Verwalten von Dokumenten) können den Zugriff auf richtliniengeschützte Dokumente, die freigegebene Richtlinien in ihren Richtliniensätzen verwenden, sperren und reaktivieren. Benutzer können den Zugriff auf ihre richtliniengeschützten Dokumente sperren, wenn sie die Richtlinie erstellt haben, die das Dokument schützt, oder die Richtlinie eine freigegebene Richtlinie ist, die diesen Vorgang zulässt.
Die für ein Dokument geltende Richtlinie wechseln. Benutzer, die Richtlinien auf Dokumente anwenden, können die Richtlinie wechseln, wenn sie die Richtlinie erstellt haben, die das Dokument schützt, oder die Richtlinie eine freigegebene Richtlinie ist, die diesen Vorgang zulässt. Richtliniensatzkoordinatoren können Richtlinien in ihren Richtliniensätzen wechseln. Administratoren können für alle Dokumente geltende Richtlinien wechseln.
Wenn ein Dokument durch eine Richtlinie geschützt ist und Sie Zugriffsberechtigungen sperren oder die geltende Richtlinie wechseln, werden die Änderungen wie folgt wirksam:
Ist das Dokument online, werden Änderungen sofort übernommen, es sei denn, der Benutzer hat das Dokument geöffnet. In diesem Fall muss der Benutzer das Dokument schließen, damit die Änderungen in Kraft treten.
Wenn ein Empfänger das Dokument offline verwendet (z. B. auf einem Laptop), werden die Änderungen bei der nächsten Synchronisierung mit Document Security durch Öffnen eines beliebigen richtliniengeschützten Dokuments wirksam.
Für jedes Dokument auf der Seite „Dokumente“ werden der Name des Dokuments, des Herausgebers und der Richtlinie sowie das Datum angezeigt, an dem das Dokument geschützt wurde. Wurde die Richtlinie, die ein Dokument geschützt hat, gelöscht, wird unter „Richtlinienname“ auch die ID der gelöschten Richtlinie angezeigt.
Auf der (weiter unten beschriebenen) Seite „Dokumentdetails“ können Sie weitere Details zu einem bestimmten Dokument anzeigen.
Hinweis:
Sie müssen auf der Seite „Dokumentdetails“ auf den Link „Richtlinienname“ klicken, um auf Richtlinien zuzugreifen, die in Microsoft Outlook automatisch für Empfänger eines Dokuments generiert wurden, das an eine E-Mail-Nachricht angehängt wurde. Diese Richtlinien werden nicht auf der Seite „Richtlinien“ angezeigt.
Dokument-ID:
Ein eindeutiger Bezeichner, den Document Security zuweist, wenn eine Richtlinie auf das Dokument angewendet wird. Document Security nutzt diese Nummer zum Nachverfolgen des Dokuments.
Richtlinienname:
Der Name der Richtlinie, die dem Schutz des Dokuments dient. Sie können zum Öffnen der Richtlinie auf den Namen klicken. Über diesen Hyperlink können Sie auf Richtlinien zugreifen, die Acrobat für Empfänger eines Dokuments generiert, das in Outlook an eine E-Mail-Nachricht angehängt ist. Diese Richtlinien werden nicht auf der Seite „Richtlinien“ angezeigt.
Verwandte Iterationen
Wenn das Dokument verwandte Iterationen aufweist, wird dieses Element ebenfalls in der Liste angezeigt. Klicken Sie auf den Hyperlink, um die Liste der verwandten Iterationen für das Dokument anzuzeigen.
Benutzer können Informationen zu ihren geschützten Dokumenten anzeigen. Administratoren können Informationen zu Dokumenten anzeigen, die beliebige Benutzer mit einer Richtlinie geschützt haben. Richtliniensatzkoordinatoren können Informationen zu Dokumenten anzeigen, die von Richtlinien in ihren Richtliniensätzen geschützt werden.
Klicken Sie auf der Document Security-Seite auf „Dokumente“.
Klicken Sie in der Dokumentliste auf das gewünschte Dokument. Die Seite „Dokumentdetails“ wird mit detaillierten Informationen zum Dokument angezeigt. Diese Seite bietet auch Optionen zum Sperren des Dokumentzugriffs, Wechseln der Richtlinie und Anzeigen dokumentbezogener Ereignisse.
Wenn das Nachverfolgen verwandter Iterationen aktiviert ist, können Sie von verschiedenen Benutzern gespeicherte Versionen eines Dokuments nachverfolgen. Diese Funktion wird nur von bestimmten Anwendungen wie PTC Pro/ENGINEER Wildfire unterstützt.
Diese Funktion ist nützlich, wenn mehrere Benutzer zusammenarbeiten und verschiedene Versionen desselben Dokuments speichern. Document Security kann die verschiedenen Iterationen nachverfolgen, weshalb Sie Dokumentinformationen für die verschiedenen Versionen anzeigen können.
Ist diese Funktion aktiviert, können Sie auf der Seite „Dokumente“ die verwandten Iterationen eines Dokuments anzeigen.
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Rufen Sie die Seite „Dokumentdetails“ für ein Dokument auf. (Siehe Informationen zu einem Dokument anzeigen.)
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Klicken Sie auf „Verwandte Iterationen anzeigen“. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Funktion aktiviert ist. Die Liste verwandter Iterationen wird angezeigt. Für jede Iteration werden die folgenden Informationen angezeigt:
Iteration: Der Dateiname. Er kann vom ursprünglichen Dateinamen abweichen und an seinem Ende ist eine Versionsnummer angefügt.
Herausgeber: Der Herausgeber des ursprünglichen Dokuments.
Erstellt von: Der Benutzer, der die Iteration gespeichert hat.
Erstellungsdatum: Datum und Uhrzeit der Speicherung der Iteration.
Richtlinie: Die Richtlinie, welche die Iteration schützt. Verschiedene Iterationen können durch unterschiedliche Richtlinien geschützt werden.
Benutzer:
Können den Zugriff auf Dokumente, die sie schützen, über eigene persönliche Richtlinien oder über freigegebene Richtlinien sperren oder reaktivieren, bei denen die Sperrfunktion für den Benutzer aktiviert ist, der die Richtlinie anwendet. Benutzer, die den Zugriff auf ein Dokument nicht sperren oder eine Richtlinie nicht wechseln können, müssen sich an einen Administrator wenden.
Administratoren:
Kann Zugriffsberechtigungen für sämtliche richtliniengeschützten Dokumente sperren oder reaktivieren, auch für diejenigen, die durch persönliche oder freigegebene Richtlinien geschützt sind. Wenn ein Administrator den Zugriff auf ein Dokument sperrt, das durch eine freigegebene Richtlinie geschützt ist, kann nur der Administrator die Zugriffsberechtigungen für dieses Dokument reaktivieren.
Richtliniensatzkoordinatoren:
Können Zugriffsberechtigungen für Dokumente sperren oder reaktivieren, die von Richtlinien in ihren Richtliniensätzen geschützt werden.
Wenn Sie Dokumentzugriffsberechtigungen sperren oder reaktivieren, werden die Änderungen abhängig vom Status des Dokuments wirksam.
Wenn das Dokument online und geschlossen ist, wird die Änderung wirksam, wenn sich der Empfänger das nächste Mal mit Document Security durch Öffnen eines richtliniengeschützten Dokuments synchronisiert.
Wenn das Dokument online und geöffnet ist, wird die Änderung beim Schließen des Dokuments durch den Empfänger wirksam.
Wenn das Dokument offline ist (ohne Internetverbindung beispielsweise auf einem Laptop verwendet wird), wird die Änderung übernommen, sobald der Empfänger das Dokument mit Document Security synchronisiert.
Benutzer, Richtliniensatzkoordinatoren und Administratoren können die für ein richtliniengeschütztes Dokument geltende Richtlinie wechseln (auf ein Dokument kann immer nur eine Richtlinie angewendet werden). Benutzer können Richtlinien wechseln, die für ihre eigenen richtliniengeschützten Dokumente gelten, wenn sie die Richtlinie erstellt haben oder die Richtlinie eine freigegebene Richtlinie ist, die diesen Vorgang zulässt. Andernfalls muss der Administrator oder Richtliniensatzkoordinator die Richtlinie wechseln. Administratoren können Richtlinien für richtliniengeschützte Dokumente aller Benutzer wechseln. Richtliniensatzkoordinatoren können Richtlinien in ihren Richtliniensätzen wechseln.
Wenn Sie eine Richtlinie wechseln, wird die neue Richtlinie wie folgt aktiviert:
Wenn das Dokument online und geschlossen ist, wird die Änderung wirksam, wenn sich der Empfänger das nächste Mal mit Document Security durch Öffnen eines richtliniengeschützten Dokuments synchronisiert.
Wenn das Dokument online und geöffnet ist, wird die Änderung beim Schließen des Dokuments durch den Benutzer wirksam.
Wenn das Dokument offline ist (ohne aktive Internet- oder Netzwerkverbindung beispielsweise auf einem Laptop verwendet wird), wird die Änderung übernommen, wenn der Empfänger sich mit Document Security synchronisiert, indem er ein richtliniengeschütztes Dokument online öffnet.
Hinweis:
Wenn Sie den anonymen Zugriff auf ein richtliniengeschütztes Dokument zulassen möchten, für das dieser Zugriff momentan nicht möglich ist, müssen Sie die vorhandene Richtlinie aus der Clientanwendung entfernen und anschließend eine Richtlinie anwenden, die den anonymen Zugriff zulässt. Wenn Sie die Richtlinie wechseln, müssen die Benutzer sich dennoch anmelden, um auf das Dokument zuzugreifen.
Auf der Seite „Dokumente“ können Sie Dokumente über eine Kombination aus Datumsbereichsangaben und den in der Liste angegebenen Suchkriterien suchen. Zu diesen Kriterien zählen „Dokumentname“, „Richtlinienname“ und „Alle Dokumente“.
Einige zusätzliche Suchoptionen stehen nur Administratoren zur Verfügung:
Dokument-ID:
Eine eindeutige ID-Nummer, die Document Security dem Dokument zuweist, wenn die Richtlinie angewendet wird.
Name des Herausgebers:
Der Name der Person, die die Richtlinie auf das Dokument angewendet hat. Sie können den Benutzer aus allen Domänen oder aus einer angegebenen Domäne auswählen.
Alle Dokumente:
Alle von Administratoren und Benutzern geschützten Dokumente. Die Suchoption „Alle Dokumente“ kann sehr viele Dokumente zurückgeben.
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Sie können als Kriterien „Dokument-ID“, „Dokumentname“, „Name des Herausgebers“, „Richtlinien-ID“, „Richtlinienname“ oder „Alle Dokumente“ angeben.
Wenn Sie den Namen des Herausgebers angeben, klicken Sie auf das Adressbuchsymbol, und geben Sie die Domäne an, in der Sie nach dem Benutzer suchen möchten. Klicken Sie auf „OK“, um zur Dokumentsuchseite zurückzukehren.
So können die Liste der Dokumente nach Spaltenüberschrift sortieren. Ein Dreieckssymbol neben der Spaltenüberschrift gibt an, nach welcher Spalte gegenwärtig sortiert wird. Ein nach oben zeigendes Dreieck gibt eine aufsteigende Reihenfolge an. Ein nach unten zeigendes Dreieck gibt eine absteigende Reihenfolge an.
Beim Öffnen eines durch Document Security geschützten Dokuments wird bei den meisten Nicht PDF Viewern von Adobe entweder die erste Seite als leere Seite angezeigt oder die Anwendung bricht ab, ohne das Dokument zu öffnen.
Sie können die Seite 0-Support (Wrapper-Dokument) verwenden, damit Nicht-Adobe-PDF Viewer ein geschütztes Dokument öffnen und eine Titelseite im Dokument anzeigen können.
Hinweis:
Beim Anzeigen derartiger Dokumente (mit Seite 0) in Adobe Reader/Acrobat oder Mobile Reader wird das geschützte Dokument standardmäßig geöffnet.
Dokument mit Titelseite schützen:
Sichert ein PDF-Dokument mit der angegebenen Richtlinie und fügt dem Dokument eine Titelseite hinzu
Geschütztes Dokument extrahieren:
Extrahiert das richtliniengeschützte PDF-Dokument im PDF-Dokument mit Titelseite
protectDocumentWithCoverPage:
Sichert eine bestimmte PDF mit der angegebenen Richtlinie und gibt ein Dokument mit einer Titelseite und dem geschützten Dokument als Anlage zurück
//Erstellen einer ServiceClientFactory-Instanz ServiceClientFactory factory = ServiceClientFactory.createInstance(connectionProps); //Erstellen eines RightsManagementClient-Objekts RightsManagementClient rightsClient = new RightsManagementClient(factory); //Referenzieren eines PDF-Dokuments, auf die eine Richtlinie angewendet wurde FileInputStream fileInputStream = new FileInputStream("C:\\testFile.pdf"); Document inPDF = new Document(fileInputStream); //Referenzieren eines Deckblatt-Dokuments FileInputStream coverPageInputStream = new FileInputStream("C:\\CoverPage.pdf"); Document inCoverDoc = new Document(coverPageInputStream); //Erstellen eines Document Manager-Objekts DocumentManager documentManager = rightsClient.getDocumentManager(); //Anwenden einer Richtlinie auf ein PDF-Dokument RMSecureDocumentResult rmSecureDocument = documentManager.protectDocumentWithCoverPage( inPDF, "ProtectedPDF.pdf", "PolicySetName", "PolicyName", null, null, inCoverDoc, true); //Abrufen des richtliniengeschützten PDF-Dokuments Document protectPDF = rmSecureDocument.getProtectedDoc(); //Save the policy-protected PDF document File myFile = new File("C:\\PolicyProtectedDoc.pdf"); protectPDF.copyToFile(myFile);extractProtectedDocument:
Extrahiert das geschützte Dokument, das eine Anlage im Dokument mit Titelseite ist. Das Dokument mit der Titelseite kann mithilfe der Methode „protectDocumentWithCoverPage“ erstellt werden
//Erstellen einer ServiceClientFactory-Instanz ServiceClientFactory factory = ServiceClientFactory.createInstance(connectionProps); //Erstellen eines RightsManagementClient-Objekts RightsManagementClient rightsClient = new RightsManagementClient(factory); //Referenzieren eines geschützten PDF-Dokuments mit einem Deckblatt FileInputStream fileInputStream = new FileInputStream("C:\\policyProtectedDocWithCoverPage.pdf"); Document inPDF = new Document(fileInputStream); //Erstellen eines Document Manager-Objekts DocumentManager documentManager = rightsClient.getDocumentManager(); //Anwenden einer Richtlinie auf das PDF-Dokument Document extractedDoc = documentManager.extractProtectedDocument(inPDF); //Speichern des richtliniengeschützten PDF-Dokuments File myFile = new File("C:\\PolicyProtectedDoc.pdf"); extractedDoc.copyToFile(myFile);
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