Überprüfen

Bei einer Überprüfung handelt es sich um einen Mechanismus, bei dem ein oder mehrere Überprüfer zu einem Asset, das in einem Formular verfügbar ist, Kommentare abgeben können.

Einrichten einer Überprüfung

  1. Navigieren Sie zur Formularregisterkarte und wählen Sie ein Formular aus.

  2. Wenn für das Asset derzeit keine Überprüfung durchgeführt wird, wird in der Aktionsleiste das Symbol zum Starten einer Überprüfung angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol zum Starten einer Überprüfung .

  3. Geben Sie die folgenden Informationen ein:

    • Überprüfungsname: obligatorisch – kann alphanumerische Zeichen, Bindestriche oder Unterstriche enthalten.
    • Überprüfungsbeschreibung: optional – Beschreibung des Zwecks/des Inhalts der Überprüfung.
    • Überprüfungstermin: optional – Datum, an dem die Überprüfung beendet wird. Wenn der Termin bereits abgelaufen ist, wird die Aufgabe als „überfällig“ angezeigt.
    • Überprüfer: Es muss mindestens ein Überprüfer angegeben werden. Verwenden Sie das Kombinationsfeld, um Überprüfer hinzuzufügen. Beim Eingeben eines Namens werden alle passenden Namen angezeigt. Wählen Sie einen Namen aus und klicken Sie auf „Hinzufügen ".
  4. Füllen Sie alle weiteren Details und klicken Sie dann auf „Start“.

Aktionen beim Einrichten von Überprüfungen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, was passiert, wenn eine Überprüfung erstellt bzw. eingerichtet wird.

  1. Eine neue Überprüfungsaufgabe wird erstellt und dem Initiator der Überprüfung zugewiesen.  

  2. Allen Überprüfern wird eine Überprüfungsaufgabe zugeteilt. Die Aufgabe wird in ihrem Benachrichtigungsabschnitt angezeigt. Überprüfer können auf eine Benachrichtigung klicken oder zum Posteingang wechseln, um die Aufgabe anzuzeigen. Überprüfer müssen klicken, um die Überprüfungsaufgabe zu öffnen, das Formular anzuzeigen und Kommentare hinzuzufügen.

    Warnung bei Überprüferbenachrichtigungen
    Warnung bei Überprüferbenachrichtigungen
  3. Das Kommentarfeld ist für den Initiator und die Überprüfer der Assets verfügbar. Andere können die Kommentare anzeigen, jedoch keine Kommentare schreiben.  

Verwalten von Überprüfungen

Hinweis:

Es können nur Überprüfungen geändert werden, die noch nicht abgeschlossen sind. Abgeschlossene Überprüfungen können nicht geändert werden.

  1. Navigieren Sie zur Formularregisterkarte und wählen Sie ein Formular aus.

  2. Wenn bei einem Asset eine Überprüfung noch offen ist und Sie der Initiator der Überprüfung sind, wird in der Aktionsleiste das Symbol zum Verwalten von Überprüfungen angezeigt. Nur Initiatoren von Überprüfungen können die Überprüfung verwalten (aktualisieren/beenden).

    Klicken Sie auf das Symbol zum Verwalten einer Überprüfung .

    Für Benutzer, die nicht der Initiator sind, ist das Symbol zum Verwalten von Überprüfungen deaktiviert.  

  3. Es wird ein Bildschirm mit den folgenden Informationen anzeigt:

    • Überprüfungsname: Kann nicht bearbeitet werden.
    • Überprüfungsbeschreibung: Kann bearbeitet werden.
    • Überprüfungstermin: Kann bearbeitet werden. Die Werte für Datum und Uhrzeit des Termins können nur geändert werden, wenn sie in der Zukunft liegen.
    • Überprüfer: Kann bearbeitet werden. Sie können Überprüfer hinzufügen oder entfernen. Wenn eine Aufgabe überfällig ist, können Sie Überprüfer erst hinzufügen, wenn Sie den Termin verlängern und er über das aktuelle Datum hinausgeht.
  4. Bearbeiten Sie die erforderlichen Felder und klicken Sie dann auf „Aktualisieren“.

    Überprüfen des aktuellen Status im Task Manager
    Überprüfen des aktuellen Status im Task Manager
  5. Zum Beenden der Überprüfung klicken auf „Ende“.

Aktionen beim Bearbeiten von Überprüfungen

In diesem Abschnitt wird beschrieben, was beim Beenden/Bearbeiten von Überprüfungen passiert:

  1. Wenn die Überprüfungsbeschreibung geändert wird, wird die entsprechende Aufgabe der Überprüfer und des Initiators aktualisiert.

  2. Wenn der Überprüfungstermin geändert wird, wird zugehörige jeweilige Aufgabe der Überprüfer mit dem neuen Datum aktualisiert.

  3. Wenn ein Überprüfer entfernt wird:

    Entfernen von Überprüfern
    Entfernen von Überprüfern
    1. Falls die zugewiesene Aufgabe unvollständig ist, wird sie beendet.

    2. Der Überprüfer kann das Asset nicht mehr kommentieren.

  4. Wenn ein Überprüfer hinzugefügt wird:

    Hinzufügen von Überprüfern
    Hinzufügen von Überprüfern
    1. Eine Überprüfungsaufgabe wird erstellt und dem neu hinzugefügten Überprüfer zugewiesen.

    2. Der neu hinzugefügte Überprüfer kann Kommentare zum Assets hinzufügen.

  5. Wenn eine Überprüfung abgeschlossen wird:

    1. Überprüfer: Bei allen Überprüfern werden zugewiesene Aufgaben, die unvollständig sind, beendet. Die Aufgabe wird im Benachrichtigungsabschnitt des Überprüfers nicht mehr als „Ausstehend“ angezeigt.

    2. Initiator: Die dem Initiator der Überprüfung zugewiesene Aufgabe wird als abgeschlossen markiert. Die Aufgabe wird aus dem Benachrichtigungsabschnitt entfernt.

    3. Alle: Die Überprüfung wird im Abschnitt für die vorherigen Überprüfungen angezeigt. Es können keine weiteren Kommentare hinzugefügt werden.

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