Erfahren Sie, wie Sie Benutzer oder Benutzergruppen in der Captivate Prime-Anwendung hinzufügen.

Sie können Teilnehmer, Autoren, Administratoren und externe Benutzer hinzufügen. Nur dafür zugelassene Administratoren im Unternehmen können diese Aufgaben ausführen.

Als Administrator können Sie Benutzer auf drei Arten hinzufügen:

Intern

  • Als einzelne Benutzer
  • Massenimport (mit CSV-Uploads)

Extern

  • Durch externe Registrierung (Gruppen hinzufügen)

Sie können außerdem Selbstregistrierungsprofile für Benutzer einrichten, sodass sie sich als Benutzer in Captivate Prime registrieren können. 

Benutzer hinzufügen

Sie können Benutzerkonten für Teilnehmer erstellen und verwalten. Klicken Sie auf Hinzufügen, um einzelne oder mehrere Benutzer hinzuzufügen, indem Sie eine CSV-Datei hochladen, oder um Selbstregistrierungsprofile einzurichten. Sie können einen oder mehrere Benutzer von der Teilnehmerliste auswählen und auf Aktionen > Löschen klicken, um Teilnehmer zu entfernen. Managerrollen werden von Adobe Captivate Prime basierend auf den Rollen/Berechtigungen, die von Ihrem Unternehmen in der CSV-Datei angegeben wurden, zugewiesen.

Intern

Sie können interne Benutzer hinzufügen, indem Sie auf „Massenimport“ oder „Einzelne Benutzer“ klicken. Klicken Sie auf die Registerkarte „Selbstregistrierung“, um Profile festzulegen, damit sich Teilnehmer selbst registrieren können. 

Interne Benutzer hinzufügen
Interne Benutzer hinzufügen

Massenimport

Fügen Sie mehrere Benutzer zugleich hinzu, indem Sie eine bestehende CSV-Dateien hochladen. Klicken Sie auf „Importieren“, wählen Sie die CSV-Datei von Ihrem Desktop aus und klicken Sie auf Hinzufügen.
Hinweis
Sie müssen die Dateninhalte der CSV-Datei den Anwendungsbezeichnungen zuordnen, wenn Sie die CSV-Datei zum ersten Mal hochladen. Für spätere Uploads werden die vorherigen Einstellungen berücksichtigt, falls die Zuordnung nicht erneut durchgeführt wird.

Weitere Informationen zum Hochladen von CSV erhalten Sie unter Häufig gestellte Fragen

Selbstregistrierung

Mit dieser Funktion können Sie Mitarbeiter Ihres Unternehmens dazu befähigen, sich beim Captivate Prime-Konto selbst als Teilnehmer anzumelden.

  1. Wählen Sie Selbstregistrierung. Klicken Sie auf Gruppe hinzufügen. Ein Popup-Fenster wird angezeigt. 
  2. Geben Sie den Profilnamen und den Managernamen des Mitarbeiters ein.
  3. Sie können das Profilbild des Mitarbeiters hochladen, indem Sie auf das Symbol Bild hochladen klicken.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Alternativ dazu können Sie auf Hinzufügen in der oberen rechten Ecke der Seite und dann auf „Selbstregistrierung“. Geben Sie die Details im Popupfenster ein, wie in den obigen Schritten erläutert.

Eine URL und eine Option, diese zu kopieren, werden angezeigt. Kopieren Sie die URL und schicken Sie sie in einer E-Mail an die jeweiligen Teilnehmer. Teilnehmer können sich selbst registrieren, indem Sie auf diese URL zugreifen.

Einzelne Benutzer
  1. Klicken Sie auf Benutzer im linken Bereich.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Einzelne Benutzer und dann auf Hinzufügen > Einzelne Benutzer in der rechten oberen Ecke der Seite. Das Dialogfeld „Benutzer hinzufügen“ wird angezeigt. 
Fügen Sie einzelne Benutzer hinzu
Fügen Sie einzelne Benutzer hinzu

  1. Fügen Sie den Namen des einzelnen Benutzers/Teilnehmers, das Profil/die Bezeichnung, die E-Mail und den Namen des Managers des Teilnehmers hinzu. Wenn Sie den Namen des Managers nicht kennen, können Sie den Namen eines beliebigen existierenden Teilnehmers auswählen, der als Manager für den neuen Teilnehmer betrachtet werden kann, und Hinzufügen anklicken.

Benutzerinformationen anzeigen/bearbeiten

Sie können auch die Liste der Teilnehmer und die ihnen zugeordneten Rollen anzeigen. Klicken Sie auf jeden Benutzernamen, um die Details des Benutzers, wie in der Momentaufnahme unten dargestellt, anzuzeigen. 

Sehen Sie die Liste der Teilnehmer und ihre zugewiesenen Rollen
Sehen Sie die Liste der Teilnehmer und ihre zugewiesenen Rollen

Sie können die Liste der Benutzer auch nach Ihren Rollen und ihrem Registrierungsstatus filtern. Klicken Sie auf Rolle oder Benutzer, um die Liste entsprechend zu filtern, wie in der Momentaufnahme unten dargestellt ist. 

Filter „Rolle und Benutzer“
Filter „Rolle und Benutzer“

Benutzer bearbeiten

Klicken Sie auf Bearbeiten in der oberen rechten Ecke der Benutzerinformationen, um die Benutzerdetails zu bearbeiten. Ein Dialog wird wie unten angezeigt.

Wenn Sie zusätzliche Felder mithilfe des aktiven Felds „Workflow“ hinzufügen, können Sie diese zusätzlichen Felder auch in diesem Dialogfeld anzeigen. 

In diesem Dialogfeld können Sie auch das Profil des Benutzers als Manager, Administrator, Teilnehmer und Autor ändern. 

Bearbeiten von Benutzerinformationen
Bearbeiten von Benutzerinformationen

Interne Benutzerstatus (Selbstregistrierungsbenutzer)

Interne Benutzer können die folgenden Status aufweisen: 

  • Aktiv - In diesem Status können sich die internen Benutzer registrieren und bei der Captivate Prime-Anwendung anmelden.
  • Pause - In diesem Status ist der Registrierungsprozess für Selbstregistrierungsbenutzer gesperrt. Die vorhandenen Benutzer können sich weiterhin anzumelden. 

Extern

Adobe Captivate Prime bietet die Möglichkeit, Mitarbeiter von außerhalb der Abteilung oder externe Mitarbeiter Ihres Unternehmens bei der Anwendung anzumelden.

  1. Klicken Sie im Administratormodus auf Benutzer im linken Bereich.
  2. Klicken Sie auf Benutzer im linken Bereich.
  3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
    Das Dialogfeld „Benutzer hinzufügen“ wird, wie in der Momentaufnahme gezeigt, angezeigt. 
  4. Geben Sie den Namen des Teams/der Gruppe, die E-Mail-Adresse des Managers, die Anzahl der Teilnehmer, die sich für die Kurse registrieren können, und das Ablaufdatum der Gruppe ein.
  5. Geben Sie die Domänennamen Ihrer Wahl in das Feld Zulässige Domänen ein. Nur diejenigen Benutzer mit den angegebenen Domänennamen können sich bei dem Konto registrieren.
  6. Wenn eine Bestätigungs-E-Mail an Benutzer gesendet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bestätigungs-E-Mail erforderlich.
  7. Laden Sie ein Bilde hoch, das die externe Gruppe repräsentiert, indem Sie auf das Feld „Bild hinzufügen“ klicken oder per Drag & Drop.
  8. Geben Sie den Zeitraum (Anzahl von Tagen) an, in der der Benutzer sich anmelden muss, bevor er automatisch im Feld Inaktivitäts-Beschränkungen gelöscht wird.
  9. Klicken Sie auf Speichern. Der Administrator kann die Registrierungs-URL kopieren und sie an die externe Gruppe schicken, deren Teilnehmer sich registrieren sollen.
Externe Benutzer in Captivate Prime hinzufügen
Externe Benutzer in Captivate Prime hinzufügen

Hinweis:

Nun können sich die externen Benutzer registrieren, indem sie der Registrierungs-URL folgen und die Basisinformationen und ein Kennwort eingeben. Neue Benutzer können sich mit ihrer E-Mail-ID und einem Kennwort bei Captivate Prime anmelden. Nach der Anmeldung werden sie zur Katalog-Seite weitergeleitet.

Halten Sie die externe Benutzergruppe an

Nachdem Sie eine externe Benutzergruppe zu Captivate Prime hinzugefügt haben, können Sie auch den Registrierungsprozess für externe Benutzer anhalten. Wenn Sie anhalten, ist der Registrierungsprozess für externe Benutzer gesperrt. Allerdings funktioniert dieses Vorgangs nur dann, wenn sich die Benutzer noch nicht registriert und die Einladung akzeptiert haben. 

Um die externen Benutzergruppen anzuhalten, klicken Sie auf Aktionen in der oberen rechten Ecke der Seite und wählen Sie Anhalten.

Fortsetzen

Sie können zu jedem beliebigen Zeitpunkt die Sperre (Pause) wieder aufheben, indem Sie die Option „Fortsetzen“ wählen. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke der Seite auf Aktionen und wählen Sie Fortsetzen.

Status des externen Benutzers

In Captivate Prime gelten die folgenden Status für externe Benutzer: 

  • Inaktiver Status - In diesem Status ist die Registrierung des externen Benutzers abgelaufen. Administratoren legen das Ablaufdatum für externe Benutzer fest und fügen sie über den Arbeitsablauf „Benutzer hinzufügen“ hinzu. 
  • Aktiver Status - In diesem Status können sich die externen Benutzer bei der Captivate Prime-Anwendung registrieren und sich außerdem bei der Anwendung anmelden. 
  • Anhalten - In diesem Status ist der Registrierungsprozess für externe Benutzer gesperrt. Die vorhandenen Benutzer können sich weiterhin anzumelden. 

Benutzern Autoren-/Administratorenrollen zuweisen

Sie können Benutzerkonten für Autoren/Administratoren erstellen und verwalten. Um Benutzer als Autoren/Administratoren hinzuzufügen, befolgen Sie die nachstehend angeführten Schritte:

  1. Beginnen Sie damit, den Namen des Benutzers zu tippen, dem Sie eine Autoren-/Administratorrolle im Suchfeld (Teilnehmer nach Namen, Profil etc. suchen) zuweisen möchten. 
  2. Während Sie tippen, erscheint eine Dropdown-Liste. Wählen Sie daraus einen Namen aus.
  3. Klicken Sie auf Aktionen in der rechten oberen Ecke der Seite und wählen Sie Rolle zuweisen-> Als Autor festlegen oder Als Administrator festlegen.

Um Benutzern die Autoren- oder Administratorrolle zu entziehen, wählen Sie einen oder mehrere Benutzer in der Autoren-/Administratorenliste aus und klicken Sie auf Aktionen->Rolle entfernen-> Autor entfernen oder Administrator entfernen.

Benutzern Managerrollen zuweisen

Sie können einzelnen Benutzern oder durch Hochladen einer CSV-Datei mehreren bestehenden Benutzern zugleich die Managerrolle zuweisen. Voraussetzung dafür, dass ein Benutzer als Manager anerkannt wird, ist, dass es mindestens einen Mitarbeiter geben muss, der diesem Benutzer direkt unterstellt ist. Fügen Sie in der CSV-Datei die ID des Managers zur übergeordneten Spalte des Benutzers hinzu, wie in der nachstehend angeführten Abbildung dargestellt.

Weitere Informationen zum Hochladen von CSV erhalten Sie unter Häufig gestellte Fragen

Sie können die Rollen von Benutzern als Manager auch ändern, indem Sie den Arbeitsablauf Benutzer bearbeiten, wie im obigen Abschnitt „Interne Benutzer“ erläutert, verwenden. 

CVS-Beispieldatei
CVS-Beispieldatei

Benutzergruppen hinzufügen

Eine Benutzergruppe besteht aus einer Reihe von Benutzern, die zu einer definierten Kategorie gehören. Benutzergruppen helfen Administratoren dabei, Teilnehmer im Unternehmen schnell zu lokalisieren, wenn sie den Benutzern Lerninhalte zuweisen. Diese Benutzergruppen helfen den Administratoren auch dabei, Teilnehmern benutzerdefinierte Logos und Kataloge zuzuweisen.

Captivate Prime besteht aus standardmäßigen und benutzerdefinierten Benutzergruppen.

Automatisch erstellte Benutzergruppen

Standardmäßig erstellt Captivate Prime einige Benutzergruppen basierend auf Gemeinsamkeiten. Zum Beispiel: alle Teilnehmer, alle Administratoren, und alle Autoren.

Klicken Sie im linken Fenster auf Automatisch generiert, um die Liste aller automatisch generierten Benutzergruppen, die von der Captivate Prime-Anwendung bereitgestellt werden, anzuzeigen. 

Automatisch generierte Benutzergruppen wurden automatisch aktualisiert. Neue automatisch generierte Gruppen werden zu Captivate Prime immer dann hinzugefügt, wenn eine entsprechende Aktion stattfindet. Dazu gehören etwa das Erstellen eines Selbstregistrierungsprofils, das Erstellen eines Profils für die externe Registrierung und das Hochladen von CSV-Dateien.

Sie können den Namen und Beschreibung für automatisch generierte Gruppen nicht bearbeiten.

Benutzerdefinierte Benutzergruppen

Zusätzlich zu den standardmäßigen Benutzergruppen können Sie Ihre eigenen Benutzergruppen erstellen.

  1. Klicken Sie auf Benutzer im linken Bereich, nachdem Sie sich als Administrator angemeldet haben.
  2. Klicken Sie auf der Seite „Benutzerdefinierte Benutzergruppen“ auf Hinzufügen in der oberen rechten Ecke.
Passen Sie Benutzergruppen an
Passen Sie Benutzergruppen an

  1. Geben Sie den Namen und die Beschreibung der Gruppe ein. 
  2. Geben Sie den Benutzernamen oder das Profil in das Textfeld ein und wählen Sie ihn aus der Dropdown-Liste aus, die während des Tippens erscheint, um einen Benutzer hinzuzufügen.
  3. Klicken Sie auf Weitere Benutzer hinzufügen, um weitere Teilnehmer hinzuzufügen.
  4. Klicken Sie auf Speichern.

Willkommens-E-Mail senden

Administratoren können Willkommens-E-Mails erneut an Teilnehmer versenden, falls diese sie nicht von ihren Kontoadministratoren erhalten haben. Teilnehmer können sich ganz einfach bei Ihrem Captivate Prime-Konto anmelden, indem sie den sicheren Link und die Anmeldelinks aus der Willkommens-E-Mail mit Lesezeichen versehen.

Um an Teilnehmer eine Willkommens-E-Mail zu senden,

  1. klicken Sie auf Benutzer im linken Bereich
  2. Wählen Sie den gewünschten Teilnehmer in der Liste aus, indem Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des Teilnehmers anklicken.
  3. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste Aktionen in der rechten oberen Ecke der Seite
  4. Klicken Sie auf Willkommens-E-Mail senden

Sie erhalten als Bestätigung die Popup-Nachricht Die E-Mail wurde erfolgreich an den Teilnehmer geschickt

Erweitert

Datenquellen

Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie die Benutzer- oder Teilnehmerdaten aus der Datenbank Ihres Unternehmens in die Captivate Prime-Anwendung importieren bzw. mit ihr synchronisieren möchten. Sie können außerdem die Häufigkeit der Synchronisierung einrichten. 

Klicken Sie auf Datenquellen auf dem linken Bereich unter Erweitert

Datumsquelle
Datumsquelle

Wählen Sie den Datenquelltyp aus dem Dropdownmenü Quelle, wählen Sie die Update-Häufigkeit und klicken Sie auf „Jetzt synchronisieren“, wenn Sie sofort synchronisieren müssen oder klicken Sie auf Speichern. Datenquellentypen sind SFDC, FTP usw. für interne Benutzer. 

Sie können mehrere Datenquellen hinzufügen. 

Aktive Felder

Mit dieser Funktion können Administratoren weitere aktive Felder hinzufügen, zusätzlich zu dem, was bei der Benutzerregistrierung bereitgestellt wurde. 

Klicken Sie auf Aktive Felder  in der Benutzerseite. Die Teilnehmer können nur unter den in den benutzerdefinierten Werten vorgegebenen Werten wählen.

Aktive Felder
Aktive Felder

Fügen Sie ein beliebiges Feld als Teil Ihrer Benutzerinformationen hinzu und klicken Sie auf Speichern. Nachdem Sie die Felder hinzugefügt haben, können Sie die Verfügbarkeit dieser aktiven Felder im Dialogfeld Benutzer bearbeiten überprüfen. 

Nachdem Sie die Felder hinzugefügt haben, können Sie feststellen, dass die Felder, die mit einem Häkchen markiert sind, aus der Datenquelle oder CSV stammen, wie in der Momentaufnahme unten gezeigt. Der Administrator kann diese Felder bearbeiten, indem er die Felder aktiviert bzw. deaktiviert. 

Bearbeiten Sie die Felder
Bearbeiten Sie die Felder

Werte für aktive Felder in Captivate Prime

Die Werte für aktive Felder werden wie folgt aufgerufen: 

  1. Die Captivate Prime-Anwendung importiert Metadaten aus Datenquellen, die mit Ihrem Konto verbunden sind. 
  2. Metadaten, die von den manuell importierten CSV-Datei erfasst wurden. 
  3. Teilnehmer füllen Metadaten auf, wenn sie sich anmelden.
  4. Administrator gibt Daten für Benutzer ein. 

Captivate Prime-Anwendung erstellt Benutzergruppen automatisch aus diesen Metadaten. 

Benutzerdefinierten Wert hinzufügen

Sie können benutzerdefinierte Werte für Benutzerfelder in den internen und externen Benutzerfeldern hinzufügen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus,  um benutzerdefinierte Werte hinzuzufügen:

  1. Klicken Sie auf Wert ändern fürinterneoder externe Teilnehmer.Das Dialogfeld Werte in benutzerdefiniertem Feld wird angezeigt.

  2. Wählen Sie den hinzuzufügenden Wert aus der Dropdown-Liste Ausgewähltes Feld.

  3. Geben Sie neue Werte in das Feld Neuer Wert ein.

  4. Klicken Sie auf Fertig. Das Dialogfeld wird geschlossen.

  5. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Speichern, um die Änderungen zu speichern.

Hinweis:

Benutzerdefinierte Felder können hinzugefügt und gelöscht werden und sind auf alle Benutzer anwendbar. CSV-Felder können aktiviert oder deaktiviert werden und werden nur gültig, wenn Sie CSV hochladen, nachdem die Änderungen in den aktiven Feldern vorgenommen wurden. Alle interne aktive Felder sind für alle Typen von internen Benutzern anwendbar. Externe Felder sind nur für externe Benutzer anwendbar. Wenn ein benutzerdefiniertes Feld in CSV vorhanden ist, wird es beim nächsten Upload automatisch in ein CSV-Feld konvertiert und aktiviert. 

Werte für CSV-Felder

Benutzer können nur aus vordefinierten Feldern für CSV-Felder auswählen, wenn das Kontrollkästchen Auswahl einschränken aktiviert ist.

Kontrollkästchen „Auswahl einschränken“
Kontrollkästchen „Auswahl einschränken“

Protokolle importieren

In diesem Bereich können Sie den CSV-Importverlauf für die Benutzer, die der Administrator als Massen-Import hinzugefügt hat, anzeigen. Sie können auch auf Hinzufügen in der rechten oberen Ecke der Seite klicken, um Benutzer mithilfe der CSV-Upload-Funktion hinzuzufügen. 

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