E-Mail-Vorlagen

Die Ereignisse in Ihrer Schulungsaktivität lösen E-Mails aus, die an Teilnehmer gesendet werden. Sie als Administrator können diese E-Mail-Vorlagen einfach aktivieren, deaktivieren oder ändern.

Captivate Prime verschickt E-Mail-Benachrichtigungen ereignisgesteuert an mehrere Benutzerrollen.

Als Administrator können Sie E-Mail-Vorlagen anpassen, indem Sie Inhalte hinzufügen oder ändern und Benachrichtigungen für verschiedene Ereignisse, die von Teilnehmern, Managern und Autoren ausgelöst wurden, an Benutzer senden.

Die Administratoren können auch festlegen, dass bei bestimmten Ereignissen keine E-Mail-Benachrichtigungen gesendet werden.

Konfigurieren Sie E-Mail-Vorlagen

Sie als Administrator können diese E-Mail-Vorlagen einfach aktivieren, deaktivieren oder ändern.

  1. Klicken Sie im linken Teilfenster auf E-Mail-Vorlagen. Auf dieser Seite können Sie drei verschiedene Kategorien von Vorlagen, Allgemeinen, Lernaktivität und Erinnerungen und Updates sehen. Es gibt eine vierte Registerkarte, „Einstellungen“, auf der Sie die Vorlagen konfigurieren können.

    Kategorien von E-Mail-Vorlagen
    Kategorien von E-Mail-Vorlagen

  2. Klicken Sie auf eine beliebige Registerkarte, um die Liste der E-Mail-Vorlagen anzuzeigen.

    E-Mail-Vorlagen auf der Registerkarte „Allgemein“
    E-Mail-Vorlagen auf der Registerkarte „Allgemein“

    Sie können diese E-Mail-Benachrichtigungen einfach aktivieren oder deaktivieren, indem Sie auf die Umschaltfläche klicken.

  3. Um den Inhalt der Vorlage zu ändern, klicken Sie auf den Vorlagennamen. Hier sehen Sie, dass Sie für verschiedene Benutzertypen unterschiedliche Vorlagen haben.

    Vorschau einer E-Mail-Vorlage
    Vorschau einer E-Mail-Vorlage

  4. Klicken Sie auf den Text der E-Mail, um den Inhalt dieser E-Mail-Vorlage zu ändern. Nehmen Sie nun die Änderungen an der Vorlage vor. Sie können den Text ändern und eine dieser Variablen in Ihrer E-Mail verwenden. Die am Textabschnitt vorgenommenen Änderungen können nur auf diese E-Mail-Vorlage angewendet werden. Wenn Sie jedoch Änderungen an der Signatur dieser E-Mail vornehmen, kann diese global auf alle Vorlagen angewendet werden. 

    Um die Namen der Symbole anzuzeigen, zeigen Sie mit der Maus darauf.

    Ändern Sie die E-Mail-Vorlage
    Ändern Sie die E-Mail-Vorlage

    Hinweis:

    Sie können durch Klicken auf den Link Zurück zum Original über der Vorlage, den Hauptteil der Nachricht auf den Standardtext zurückgesetzt.

  5. Klicken Sie auf „Speichern“, um die an dieser Vorlage vorgenommenen Änderungen zu bestätigen. Jetzt können Benutzer mithilfe der geänderten E-Mail-Vorlage E-Mail-Benachrichtigungen erhalten.

Einstellungen einer E-Mail-Vorlage anpassen

  1. Um die Seite „Einstellungen“ zu öffnen, klicken Sie auf Einstellungen. Sie können jetzt Ihre E-Mail-Vorlagen Ihren Erfordernissen anpassen.

  2. Um den Namen und die E-Mail-ID anzupassen von denen die Teilnehmer E-Mails erhalten, bearbeiten Sie den Namen und die Adresse des Absenders.

    Kontaktieren Sie den Adobe Support, um diese Details zu konfigurieren oder zu ändern.

  3. Passen Sie Ihre E-Mail-Banner in der Option E-Mail-Banner an. Ändern Sie die Farbe des Banners, indem Sie Banner-Hintergrund auswählen.

    Sie können ein benutzerdefiniertes Bild als Banner verwenden, indem Sie die Option Benutzerdefiniertes Bild auswählen. Nach Abschluss der Änderungen klicken Sie auf Speichern.

    Banner - Volltonfarbe
    Banner - Volltonfarbe

    Benutzerdefiniertes Bild als Banner
    Benutzerdefiniertes Bild als Banner

    Hinweis:

    Die benutzerdefinierte Bildgröße muss 1240x200px sein und .jpg, .jpeg und.png unterstützen.

  4. Bearbeiten Sie Ihre E-Mail-Signatur, indem Sie auf Bearbeiten klicken. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, und speichern Sie die Änderung.

    E-Mail-Signatur bearbeiten
    Anpassen der E-Mail-Signatur

  5. Bearbeiten Sie Ihre Konto-URL, indem Sie bei der Option Konto-URL auf „Bearbeiten“ klicken. 

    Der Konto URL-Link wird in allen E-Mails unmittelbar vor der Signatur angezeigt. Geben Sie die gewünschte URL ein und klicken Sie auf Speichern. Beachten Sie, dass diese URL für interne Benutzer sichtbar ist.

    Konto-URL bearbeiten
    Passen Sie die Konto-URL an

  6. Konfigurieren Sie, ob Manager ebenfalls E-Mails erhalten sollen, die an die ihnen direkt unterstellten Mitarbeiter gesendet werden. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchens unter der Option Optionale Manager-E-Mail.

Häufigkeit von Auswahl-E-Mails festlegen

Auf der Seite E-Mail-Vorlagen > Einstellungen kann der Administrator die Häufigkeit ändern, mit der Auswahl-E-Mails an Teilnehmer gesendet werden.

Klicken Sie im Abschnitt Einstellungen für Auswahl-E-Mail auf Bearbeiten.

Wählen Sie in der Dropdown-Liste entweder Vierzehntägig oder Monatlich.

  • Vierzehntägig: Wenn Sie die Häufigkeit auf Vierzehntägig festlegen, erhalten die Teilnehmer die E-Mail einmal alle zwei Wochen. 
  • Monatlich: Wenn Sie die Häufigkeit auf Monatlich einstellen, erhalten die Teilnehmer die E-Mail einmal im Monat.
Einstellungen für Auswahl-E-Mail
Einstellungen für Auswahl-E-Mail

Hinweis:

Wenn Sie diese Option aktivieren, wird die Häufigkeit für vorhandene/neue aktive Konten standardmäßig auf Vierzehntägig festgelegt.

DND-Liste der Teilnehmer

In einer DND-Liste enthaltene Teilnehmer können die Benutzereinstellungen für Auswahl-E-Mails nicht sehen. Die Option bleibt deaktiviert und die Teilnehmer erhalten keine E-Mails.

Beispiel für eine an Teilnehmer gesendete Auswahl-E-Mail

Die folgenden Beispiele zeigen die E-Mail, die ein Teilnehmer erhält.

e1

Schulungsaktivität

e2

Empfohlene Schulungen

e3

Leaderboard

e4

Aktuelle Beiträge

e5

E-Mail-Zugriffsbericht herunterladen

Sie können den E-Mail-Zugriffsbericht herunterladen, indem Sie auf die Schaltfläche Herunterladen klicken. Dieser Bericht enthält die Anzahl der Benutzer, die die E-Mail erhalten haben, sowie die Anzahl der Benutzer, die die Links geöffnet und darauf geklickt haben.

E-Mail-Domäne anpassen

Um die E-Mail-Domäne und die E-Mail-Adresse anzupassen, von denen die Teilnehmer Benachrichtigungen empfangen, kontaktieren Sie den Captivate Prime-Support, und stellen Sie die Details der Domäne, die Sie hinzufügen möchten, und Ihre neue E-Mail-ID bereit.

Ihre Anforderung wird bearbeitet und eine E-Mail mit Bestätigungs-Link wird an Sie unter der neuen E-Mail-Adresse gesendet. Klicken Sie auf den Bestätigungslink in der E-Mail, um den Überprüfungsprozess zu bestätigen und abzuschließen.

Konfigurieren Sie E-Mail nicht stören

Als Administrator können Sie auswählen, wer E-Mails von Captivate Prime erhält und wer nicht.

Dies kann mit der Option Bitte nicht stören auf der Registerkarte Einstellungen erfolgen. Benutzer können dieser Liste mit ihrem Namen, ihrer E-Mail-ID oder ihrer eindeutigen Benutzer-ID hinzugefügt werden.

Suchen Sie nach einem Benutzer, der der Liste hinzugefügt werden soll.

Fügen Sie Benutzer für Nicht stören-E-Mails hinzu
Fügen Sie Benutzer für Nicht stören-E-Mails hinzu

Blockierte E-Mails

Wählen Sie in der Dropdown-Liste Blockierte E-Mails für jeden Benutzer die E-Mail-Typen aus, die für ihn blockiert werden sollen.

Optionen für blockierte E-Mails
Optionen für blockierte E-Mails

Die folgenden Optionen sind verfügbar:

  • Direkte E-Mails an Teilnehmer: An den Teilnehmer gesendete E-Mails werden blockiert.
  • Eskalation von E-Mails an Manager des Teilnehmers: Diese Option beschränkt oder erlaubt das Senden von E-Mails an den Lerner-Manager.
  • Über direkte Berichte: Diese Option beschränkt oder erlaubt eingehende Eskalations-E-Mails, die an die Benutzer über ihre direkten Berichte gesendet werden.
  • Über Berichte zum Überspringen eines Levels: Diese Option beschränkt oder erlaubt eingehende Eskalations-E-Mails, die an die Benutzer über ihre Berichte der zweiten Ebene gesendet werden.

Wenn Sie einen Benutzer aus der Liste löschen möchten, können Sie die Löschoption verwenden, die auf der Registerkarte Benutzer für jeden Benutzer einzeln verfügbar ist.

Sie können Benutzer mithilfe von CSV-Dateien der Liste „Bitte nicht stören“ hinzufügen. Geben Sie für jede der folgenden Spalten „true“ oder „false“ an oder lassen Sie sie leer :

  • Direkte E-Mails blockieren
  • Benutzer-Eskalationen blockieren
  • Eingehende direkte Eskalationen blockieren
  • Eingehende Eskalationen der übernächsten Stufe blockieren

Geben Sie im Wertefeld „true“ ein, um zu verhindern, dass Benutzer E-Mails für diese ausgewählte Option erhalten. Wenn Sie den Wert „false“ eingeben, wird eine bestehende Blockierung für den Benutzer aufgehoben. Wenn Sie die Spalte leer lassen, bleibt die bisherige Auswahl unverändert.

Häufig gestellte Fragen

Derzeit ist es in Captivate Prime nicht möglich, Hilfe in E-Mail-Vorlagen zu deaktivieren.

  1. Melden Sie sich bei Ihre Captivate Prime als Administrator an.
  2. Auf der linken Seite, klicken Sie auf E-Mail-Vorlagen und wählen die E-Mail-Vorlage, die Sie ändern möchten.
  3. Klicken Sie zum Anpassen der einzelnen Vorlagen auf den Text im Hauptteil der Vorlage. Sie können in den Text Variablen einfügen, indem Sie auf die entsprechenden Symbole klicken (siehe Abbildung). Bewegen Sie den Mauszeiger über jedes Symbol, um die Namen anzuzeigen und auf die Vorlage anzuwenden.
  4. Nachdem Sie Änderungen an der Vorlage vorgenommen haben, klicken Sie auf Speichern.
     

Derzeit ist es nicht möglich, benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen zu erstellen. Sie können jedoch vorhandene Vorlagen bearbeiten und ändern.

Um die E-Mail-Vorlage zu deaktivieren, wählen Sie die Vorlage aus, die deaktiviert werden soll, und klicken Sie auf die kreisförmige Umschalttaste Ja/Nein. 

Um den Absendernamen und E-Mail-Adresse zu ändern, wenden Sie sich an den Adobe Captivate Prime-Support

Adobe-Logo

Bei Ihrem Konto anmelden