Feldtypen eines Vertrags

Vertragsfelder können verschiedene Datentypen enthalten. Welche Art von Daten in einem Feld eingegeben werden kann, legen Sie mit dem Feldtyp fest. Document Cloud eSign-Dienste verfügen über verschiedene Feldtypen, die in einem Dokument eingefügt werden können. Diese Feldtypen können bestimmte Daten wie Signaturen, Initialen, Unternehmen oder Positionen enthalten bzw. abrufen. Den Datentyp selbst erstellter Felder können Sie nach Belieben festlegen (z. B. Telefonnummer oder Kreditkartennummer).

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorschau anz., Signatur platzieren od. Formularfelder hinzufüg., um das Drag-&-Drop-Entwicklungswerkzeug zu starten. Mit diesem Werkzeug können Sie Felder im Dokument platzieren. Das Kontrollkästchen kann in folgenden Kontexten aktiviert werden:

  • Beim Senden eines Vertrags auf der Seite „Senden“
  • Beim Erstellen eines Bibliotheksdokuments oder einer Vorlage
  • Beim Erstellen eines Widgets

Signaturfelder

Signatur und Initialen

Standardmäßig sind Signatur- und Initialenfelder, wie der rote Rahmen bereits andeutet, obligatorisch. Allerdings können Sie das Kontrollkästchen Erforderlich in den Feldeigenschaften auch deaktivieren, wenn Eingaben in diese Felder optional sein sollen. Jedem Unterzeichner muss ein obligatorisches Signaturfeld zugewiesen sein. Ist einem Unterzeichner kein Signaturfeld zugewiesen bzw. ist dieses für ihn nur optional, so fügt eSign-Dienste einen Signaturblock hinzu.

Signaturblock

Ein Signaturblock ist eine Feldgruppe. Das Feld mit dem Signaturblock ist auf jeden Fall obligatorisch. Es kann nicht optional gemacht werden.

Standardmäßig enthält der Signaturblock ein Signaturfeld und ein E-Mail-Feld.

Allerdings kann der Kontoadministrator die im Signaturblock enthaltenen Felder anpassen. Zusätzlich zum Signatur- und E-Mail-Feld kann der Signaturblock auch Felder für die Stellenbezeichnung und den Firmennamen enthalten.

Diese Felder können auf der Seite Konto unter den Signaturvorgaben durch Auswahl folgender Optionen hinzugefügt werden:

  • Unterzeichner auffordern, ihre Stellenbezeichnung beim e-Signieren anzugeben
  • Unterzeichner auffordern, ihren Firmennamen beim e-Signieren anzugeben

Hinweis:

Wenn am Ende eines Dokuments ein Signaturblock angezeigt wird, konnte das System für einen oder mehrere Unterzeichner kein obligatorisches Signaturfeld finden. Jedem Unterzeichner muss mindestens ein obligatorisches Signaturfeld zugewiesen sein.

In jedem Fall wird ein Signaturblock hinzugefügt, wenn in den Signaturvorgaben „Unterzeichner auffordern, ihre Stellenbezeichnung (bzw. ihren Firmennamen) beim e-Signieren anzugeben“ aktiviert ist.

In Widgets muss sowohl ein Signaturfeld als auch ein E-Mail-Feld für eSign-Dienste vorhanden sein.

Informationsfelder für Unterzeichner

Informationsfelder für Unterzeichner erfassen bestimmte Informationen der eSign-Dienste von Document Cloud. Registrierte Benutzer finden diese Informationen unter ihrem Profil.

In der Regel werden diese Felder automatisch mit den für den betreffenden Benutzer vorhandenen Informationen ausgefüllt.

Titel und Firma

Die Felder Titel und Firma werden automatisch mit dem betreffenden Wert ausgefüllt, wenn der Unterzeichner bereits über ein eSign-Konto verfügt. Andernfalls kann er auf diese Felder klicken und einen Wert eingeben. Dieser Wert wird dann gespeichert und künftig in den betreffenden Dokumentfeldern automatisch eingetragen.

Titel und Firma sind, wie der rote Rahmen andeutet, obligatorisch und können nicht optional eingestellt werden.

Die Größe beider Felder kann durch Ziehen der Striche in der rechten unteren Ecke des Felds geändert werden.

Unterzeichnername, E-Mail-Adresse und Datum

Diese Felder sind schreibgeschützt und werden automatisch mit den für den Unterzeichner gespeicherten Daten gefüllt.

Im Feld „Unterzeichnername“ wird der im Signaturfeld eingegebene Namenswert eingetragen.

Im Feld „E-Mail-Adresse“ wird die E-Mail-Adresse eingetragen, an die Sie den Vertrag gesendet haben.

Im Feld „Datum“ wird das Datum eingetragen, an dem auf den Vertrag zugegriffen wurde.

Hinweis:

Wenn Datum und/oder E-Mail-Adresse manuell eingegeben werden sollen, müssen Sie ein Formularfeld mit benutzerdefinierter Validierung verwenden.

Datenfelder

Über Datenfelder können weitere Informationen zum Unterzeichner erfasst werden. Hierzu zählen auch Objekte, über die der Unterzeichner eine Auswahl treffen oder Optionen auswählen kann.

Textfeld

Dies ist der vielseitigste Feldtyp. Dieser ausfüllbare Feldtyp kann mit jeder Art von Daten ausgefüllt werden, beispielsweise mit einer Adresse oder einem kurzen Satz.

Die Größe dieses Formularfelds kann durch Ziehen der Striche in der rechten unteren Ecke des Felds geändert werden.

Hinweis:

Standardmäßig kann in ein Textfeld nur eine Textzeile eingegeben werden. Soll das Feld mehrere Zeilen enthalten, öffnen Sie das Optionsfenster des Felds. Wählen Sie dort „Mehrzeilige Dateneingabe“. Passen Sie die Feldgröße dann an die Menge der Textzeilen an.

Dropdown-Feld

Ein Dropdown-Feld ist eine Liste mit Optionen, von denen nur eine ausgewählt werden kann (z. B. eine Statusliste, aus der der Unterzeichner nur einen Status wählen kann).

Die Größe eines Dropdown-Felds kann durch Ziehen der Striche in der rechten unteren Ecke des Felds geändert werden.

Kontrollkästchen und Optionsschalter

Kontrollkästchen sind Umschaltobjekte, die aktiviert oder deaktiviert werden können. Diese Felder eignen sich für Listen, aus denen auch mehrere Optionen ausgewählt werden können, oder als Schalter für eine Einzelauswahl, z. B. für die Zustimmung zu einer künftigen Kontaktaufnahme.


Optionsschalter sind immer in Gruppen aus mehreren Optionen angeordnet. Eine Optionsschaltergruppe muss mindestens zwei Optionsschalter enthalten, wobei immer nur ein Schalter ausgewählt sein kann. Sobald ein anderer Optionsschalter ausgewählt wird, wird der zuvor ausgewählte Schalter deaktiviert. Diese Felder eignen sich für Listen, aus denen jeweils nur eine Option ausgewählt werden kann, beispielsweise „Ja“ oder „Nein“.

Weitere Felder (nur Document Cloud Enterprise Premium)

Dateianhang

Das Dateianhangsfeld ist nur für Konten ab Unternehmensebene verfügbar. Darüber können einer Transaktion Dokumente oder Bilder angefügt werden.

Über Dateianhangsfelder können vom Unterzeichner während des Signaturprozesses unterstützende Dokumente oder Bilder abgerufen werden. Die hochgeladenen Dokumente werden Teil des signierten Dokuments und als solches nach Abschluss des Signaturprozesses am Ende des signierten Vertrags angefügt.

Die Größe eines Dateianhangsfelds kann durch Ziehen der Striche in der rechten unteren Ecke des Felds geändert werden.

Hinweis:

Dateianhänge sind auf 25 Seiten und 5 MB beschränkt.

Hinweis:

Unterstützte Formate: PNG, JPG, JPEG, GIF, BMP, PDF, DOC, DOCX, WP, TXT, RTF, HTM oder HTML

Hyperlink

Das Hyperlinkfeld ist nur für Konten ab Unternehmensebene verfügbar. Über dieses Feld kann der Benutzer an eine andere Stelle des gleichen Dokuments oder an eine externe URL geleitet werden.

Die Größe eines Hyperlinkfelds kann durch Ziehen der Striche in der rechten unteren Ecke des Felds geändert werden.

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