Adobe PDF – Grundlagen

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Zuletzt aktualisiert am 26. Oktober 2021

Adobe PDF

PDF (Portable Document Format) ist ein universelles Dateiformat zur Übertragung von Dateien zwischen Anwendungen und Plattformen, bei dem die Schriftarten, die Bilder und das Layout von Dokumenten erhalten bleiben. Adobe PDF ist das Standardformat für Dokumente und Formulare, die sicher im elektronischen Format weitergeleitet werden sollen. Adobe PDF-Dateien sind kompakt, enthalten alle Elemente und können von jeder Person, die über die kostenlose Software Adobe Reader® verfügt, angezeigt und gedruckt werden.

Adobe PDF kann für die Arbeitsabläufe bei der Zusammenarbeit mit Druckereibetrieben höchst effektiv eingesetzt werden. Beim Speichern einer unseparierten Bilddatei im Adobe PDF-Format wird eine kompakte, zuverlässige Datei erstellt, die ein Druckdienstleister anzeigen, bearbeiten, verwalten und für einen Probedruck verwenden kann. Danach kann der Druckdienstleister die Adobe PDF-Datei entweder direkt ausgeben oder mit verschiedenen Werkzeugen für Aufgaben wie z. B. Überprüfungen vor dem Druckvorgang, Überfüllen, Formateinrichtung und Farbseparation aufbereiten.

Beim Speichern im Adobe PDF-Format können Sie eine PDF/X-kompatible Datei erstellen. Bei PDF/X (Portable Document Format Exchange) handelt es sich um eine Unterform von Adobe PDF. Das Format beseitigt viele Farb-, Schrift- und Überfüllungsvariablen, die zu Druckproblemen führen. PDF/X kann verwendet werden, wenn PDF-Dateien als digitale Mustervorlagen für die Druckproduktion ausgetauscht werden. Dies ist auf der Erstellungs- oder der Ausgabestufe des Arbeitsablaufs möglich, vorausgesetzt die Anwendungen und Ausgabegeräte unterstützen PDF/X.

Die Verwendung von Adobe PDF-Dateien hilft, die folgenden Probleme im Zusammenhang mit elektronischen Dokumenten zu lösen:

Problem	Adobe PDF-Lösung
Die Empfänger können Dateien nicht öffnen, weil sie nicht im Besitz der Anwendungen sind, in denen die Dateien erstellt wurden.	PDF-Dateien können von jedem auf jeder Plattform geöffnet werden. Zum Öffnen wird lediglich die kostenlos erhältliche Software Adobe Reader benötigt.
Archive mit einer Kombination aus Papier- und elektronischer Form sind schwer durchsuchbar, nehmen viel Platz ein und erfordern das Vorhandensein der Anwendung, in der das jeweilige Dokument erstellt wurde.	PDF-Dateien sind kompakt, vollständig durchsuchbar und können jederzeit mit Reader geöffnet werden. Links beschleunigen das Navigieren in PDF-Dateien.
Dokumente werden auf Handheld-Geräten nicht korrekt angezeigt.	Mit Tags versehene Adobe PDF-Dateien brechen Text für die Anzeige auf mobilen Plattformen, wie z. B. Palm OS®-, Symbian™- und Pocket PC®-Geräten, korrekt um.
Dokumente mit komplexen Formatierungen sind für sehbehinderte Leser schwer zugänglich.	Mit Tags versehene PDF-Dateien enthalten Informationen zu Inhalt und Struktur, sodass sie auch von Bildschirmlesern vorgelesen werden können.

Einbetten und Ersetzen von Schriftarten

InCopy bettet eine Schriftart nur ein, wenn der Hersteller die Schriftart mit einer Einstellung versehen hat, die das Einbetten der Schriftart zulässt. Das Einbetten verhindert das Ersetzen der Schriftart beim Anzeigen oder Drucken der Datei und stellt sicher, dass das Dokument in der Originalschriftart angezeigt wird. Das Einbetten erhöht die Dateigröße nur geringfügig, sofern im Dokument nicht CID-Schriftarten (Multibyte-Schriftarten) verwendet werden. CID ist ein Schriftartformat, das für asiatische Sprachen eingesetzt wird, in denen mehrere Zeichen zu einem einzelnen Zeichen (Glyph) kombiniert werden.

InCopy kann bei jeder eingebetteten Schriftart entweder die gesamte Schriftart oder nur eine Untergruppe der Schriftart einbetten. Diese Untergruppe besteht dann aus den in der Datei verwendeten Zeichen, den so genannten Glyphen. Durch den Einsatz von Untergruppen wird sichergestellt, dass die von Ihnen festgelegten Schriftarten und Zeichenabstände beim Drucken verwendet werden, indem ein benutzerdefinierter Schriftartenname erstellt wird. Die gewählten Einstellungen für die Untergruppen-Option wirken sich auf den benötigten Speicherplatz sowie auf die Möglichkeit aus, die Datei zu einem späteren Zeitpunkt nochmals zu bearbeiten.

Falls InCopy eine Schriftart nicht einbetten kann, wird die Schriftart vorübergehend durch eine Multiple Master-Schriftart ersetzt. Fehlende Serifenschriften werden dabei durch AdobeSerMM ersetzt, fehlende serifenlose Schriften durch AdobeSanMM.

Die Multiple Master-Schriftart kann so gedehnt oder gestaucht werden, dass die Zeilen- und Seitenumbrüche des Originaldokuments erhalten bleiben. Allerdings stimmt die Ersatzschrift u. U. nicht vollständig mit der Form der Originalzeichen überein. Dies gilt besonders bei unkonventionellen Zeichen wie Schreibschrift.

cd_02 — Unkonventionelle Zeichen (links) werden durch die Ersatzschriftart u. U. nicht exakt reproduziert (rechts).

Komprimierung

Beim Exportieren in Adobe PDF-Dateien berechnet InCopy automatisch die Auflösung der im Dokument enthaltenen Bilder neu. Außerdem werden Bilddaten auf den Rahmen des Bildes beschnitten und Text und Strichgrafiken mit dem verlustfreien ZIP-Komprimierungsverfahren komprimiert. ZIP funktioniert gut bei Bildern, die große Bereiche mit einer Farbe oder sich wiederholenden Mustern enthalten, oder bei Schwarzweißbildern mit sich wiederholenden Mustern. Da die ZIP-Komprimierung verlustfrei abläuft, werden bei der Reduzierung der Dateigröße keine Daten entfernt, so dass die Bildqualität uneingeschränkt erhalten bleibt.