Exportieren von Inhalt aus InDesign

Beim Exportieren von Inhalt aus InDesign nach InCopy wird eine Verknüpfung zwischen den beiden Anwendungen erstellt. Sie können Textrahmen, Grafikrahmen und deren Inhalt auf zwei Arten von InDesign nach InCopy exportieren:

  • Erstellen Sie eine Container-Datei (*.icma) (eine Aufgabe) und fügen Sie zusammengehörige Gruppen von Dokumentobjekten (beispielsweise Text und Grafiken aus einem Textabschnitt) der Aufgabe hinzu, damit diese Objekte gemeinsam bearbeitet werden können. Inhalt in Aufgaben wird als ICML-Datei exportiert.

  • Exportieren Sie Text- und Grafikrahmen separat (einschließlich Platzhalterrahmen) mit dem Befehl „Bearbeiten“ > „InCopy“ > „Exportieren“. Exportierter Inhalt wird als ICML-Datei gespeichert.

Nachdem der Inhalt exportiert wurde, werden links oben neben den exportierten Rahmen in InDesign und InCopy sowie im Aufgabenbedienfeld kleine Symbole angezeigt. Im Verknüpfungenbedienfeld wird eine Verknüpfung mit der exportierten Datei angezeigt. Diese Symbole zeigen den Status verwalteter Rahmen an und unterscheiden verwaltete Rahmen von den Rahmen, die nicht Teil des Workflows sind. Alle exportierten Inhalte werden im Aufgabenbedienfeld angezeigt. Der mit den Menübefehlen zum Exportieren exportierte Inhalt wird im Bereich „Nicht zugewiesener InCopy-Inhalt“ der Aufgabenbedienfeldliste angezeigt. Zwar wird bei beiden Methoden eine kontrollierte Verbindung zwischen dem InCopy-Inhalt und einem InDesign-Dokument hergestellt, doch die bevorzugte Methode ist die Verwendung von Aufgabendateien.

Wenn Sie Inhalte exportieren, können diese von anderen Benutzern ausgecheckt werden, wobei die Inhalte weiterhin mit dem InDesign-Originaldokument verknüpft sind. (Diese Verknüpfung wird von InDesign aus erstellt; es ist nicht möglich, die Verknüpfung von InCopy aus zu erstellen.)

Sobald der Inhalt exportiert ist, sieht der InCopy-Benutzer Seitenlayouts, Formate usw. so, wie sie auch im InDesign-Dokument angezeigt werden. Er kann jedoch keine Änderungen daran vornehmen.

Hinweis:

Sie können Texte oder verankerte Grafiken auch mit InCopy erstellen und sie dann in InDesign platzieren.

Aufgabenbedienfeld – Übersicht

Das Hauptwerkzeug für die Arbeit mit Aufgaben ist das Aufgabenbedienfeld („Fenster“ > „Aufgaben“ in InCopy, „Fenster“ > „Redaktionelle Aufgaben“ > „Aufgaben“ in InDesign). Im Aufgabenbedienfeld werden die Dateien angezeigt, die mit dem derzeit aktiven InDesign-Dokument verknüpft sind. Ein Symbol zeigt dabei deren Status an. Das Menü des Aufgabenbedienfelds enthält zudem Befehle, mit denen sich die Funktionen für den Versionsimport und das Dateimanagement zwischen InCopy und InDesign koordinieren lassen. Wenn Sie eine Aufgabe in InCopy öffnen, werden der Name der Aufgabe und ihr Inhalt im Aufgabenbedienfeld angezeigt. Sie können auf Text- und Grafikrahmen im Aufgabenbedienfeld doppelklicken, um sie im Dokumentfenster auszuwählen.

Hinweis:

Der gesamte nach InCopy exportierte oder einer Aufgabe hinzugefügte Inhalt wird auch im Verknüpfungenbedienfeld aufgelistet. Zwar können Sie hier einige Aufgaben des Workflow-Managements durchführen (beispielsweise Inhalt aus- und einchecken), doch das empfohlene Bedienfeld für diese Vorgänge ist das Aufgabenbedienfeld.

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Aufgabenbedienfeld in InDesign

A. InCopy-Inhaltsnamen B. InDesign-Dokumentname C. Status „Aufgabe veraltet“ D. Status „Verfügbar“ und „Text auf dem aktuellen Stand“ E. Status „Wird verwendet“ und „Text veraltet“ F. Status „Wird bearbeitet“ und „Text auf dem aktuellen Stand“ G. Nicht zugewiesener Inhalt H. Benutzername I. Schaltfläche „Inhalt aktualisieren“ J. Schaltfläche „Auswahl auschecken/einchecken“ K. Schaltfläche „Neue Aufgabe“ L. Schaltfläche „Ausgewählte Aufgaben löschen“/„Entfernen“ 
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Aufgabenbedienfeld in InCopy

A. InCopy-Inhaltsnamen B. Status „Aufgabe veraltet“ C. Aufgabenname D. Status „Verfügbar“ und „Text auf dem aktuellen Stand“ E. Status „Wird verwendet“ und „Text veraltet“ F. Status „Wird bearbeitet“ und „Text auf dem aktuellen Stand“ G. Benutzername H. Schaltfläche „Design aktualisieren“ I. Schaltfläche „Inhalt aktualisieren“ J. Schaltfläche „Auswahl auschecken/einchecken“ 

Aufgabendateien

In InDesign dienen Aufgabendateien als Container zum Verwalten von Seitenobjektsammlungen. Sie können beispielsweise alle Objekte eines Textabschnitts auswählen (Überschrift, Verfasserzeile, Hauptteil, Grafiken und Beschriftungen) und diese dann einem InCopy-Benutzer zuweisen. Wenn Sie diese Objekte einer Aufgabe hinzufügen, können InCopy-Benutzer nur auf den Inhalt zugreifen, für den sie verantwortlich sind. Aufgabendateien (*.icma) werden im Dateisystem, in der InCopy-Textabschnittsleiste und in Statusmeldungen angezeigt. Nur Benutzer von InDesign können Aufgabendateien erstellen und nur Benutzer von InCopy können sie öffnen.

Wenn Sie eine Aufgabe erstellen, wird standardmäßig am Speicherort des InDesign-Dokuments ein Ordner angelegt. Dieser Aufgabenordner enthält die Aufgabendateien (*.icma) und einen Unterordner, der alle exportierten InCopy-Textabschnittsdateien (im ICML-Format) umfasst, die Teil eines Bildes oder einer anderen Ressource sind. Speichern Sie den Projektordner nach Erstellung der Aufgabe an einem Speicherort, auf den alle Benutzer Zugriff haben, oder erstellen Sie ein Aufgabenpaket und senden Sie es an die Benutzer. Wenn Inhalte vor dem Hinzufügen zu einer Aufgabe exportiert werden, erfolgt keine Verschiebung der auf dem Datenträger gespeicherten Dateien in den Inhaltsordner der Aufgabendatei.

Aufgabendateien umfassen:

  • Verknüpfungen mit den zugewiesenen Seitenelementen, einschließlich Platzhalterrahmen. Mit diesen Elementen können InCopy-Benutzer eine einzelne Datei in InCopy öffnen und mehrere Seitenobjekte bearbeiten.

  • Transformationen an den Grafiken, die in der Aufgabe enthalten sind (beispielsweise Verschieben, Skalieren, Drehen oder Verbiegen der Grafiken).

  • Seitengeometrie, damit InCopy-Benutzer das Layout des zu bearbeitenden Rahmens und seinen Inhalt sehen können, ohne die gesamte InDesign-Datei zu öffnen.

  • Farbkodierung der zugewiesenen Rahmen im Dokument.

     

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Abbildung einer Seite in InCopy mit Seitengeometrie und Farbkodierung

Erstellen von Aufgaben und Hinzufügen von Inhalt (InDesign)

Nur InDesign-Benutzer können Aufgaben erstellen und den Aufgaben Inhalt hinzufügen. Aufgaben können auf mehrere Arten erstellt werden. Die gewählte Methode hängt normalerweise davon ab, ob bereits beim Erstellen der Aufgabe Inhalte hinzugefügt werden sollen.

  • Erstellen Sie leere Aufgabendateien. Von Ihrem InDesign-Dokument aus können Sie eine Reihe leerer Aufgaben erstellen, die als Vorlagen für später hinzuzufügende Inhalte dienen.

  • Erstellen Sie Aufgaben und fügen Sie gleichzeitig Inhalt hinzu.

  • Fügen Sie einer vorhandenen Aufgabendatei Inhalt hinzu. Sie können verknüpften Inhalt hinzufügen (also Textstellen und Grafiken, die bereits als InCopy-Inhalt exportiert wurden) oder ausgewählte Seitenobjekte als verknüpften InCopy-Inhalt hinzufügen. Wenn ausgewählte Rahmen bereits InCopy-Inhaltsdateien enthalten, diese Rahmen jedoch noch keiner Aufgabe zugewiesen wurden, können Sie die Rahmen einer neuen oder vorhandenen Aufgabendatei hinzufügen.

Standardmäßig wird der von Ihnen erstellte Aufgabenordner im gleichen Ordner wie das InDesign-Dokument gespeichert. Sie können diesen Ordner auf einem Server speichern oder ein Paket erstellen und es an die Benutzer senden.

Hinweis:

Wenn InCopy-Benutzer nicht in der Lage sein sollen, Grafiken zu platzieren und einzupassen, dürfen Sie einer Aufgabe keine Grafikrahmen hinzufügen.

Erstellen leerer Aufgabendateien (InDesign)

  1. Speichern Sie das Dokument in InDesign.
  2. Wählen Sie im Menü des Aufgabenbedienfelds die Option „Neue Aufgabe“.
  3. Legen Sie im Dialogfeld „Neue Aufgabe“ die gewünschten Optionen für die Aufgabendatei fest und klicken Sie auf „OK“.

Gleichzeitiges Erstellen von Aufgaben und Hinzufügen von Inhalt (InDesign)

  1. Erstellen Sie in InDesign ein Dokument mit einem oder mehreren Textrahmen, Grafikrahmen oder Platzhalterobjekten und speichern Sie das Dokument.
  2. Wählen Sie die hinzuzufügenden Text- und Grafikrahmen aus.
  3. Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:
    • Wählen Sie aus dem Menü des Aufgabenbedienfelds „Der Aufgabe hinzufügen“ und klicken Sie dann auf „Neu“.

    • Wählen Sie „Bearbeiten“ > „InCopy“ > „[Option] der Aufgabe hinzufügen“ > „Neu“.

  4. Legen Sie im Dialogfeld „Neue Aufgabe“ die gewünschten Optionen für die Aufgabendatei fest und klicken Sie auf „OK“.

Die neu erstellte Aufgabendatei enthält alle Rahmen, die im Dokumentfenster ausgewählt wurden.

Hinzufügen von Inhalt zu vorhandenen Aufgaben (InDesign)

  1. Speichern Sie das InDesign-Dokument.
  2. Wählen Sie die hinzuzufügenden Text- und Grafikrahmen aus.
  3. Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:
    • Klicken Sie im Menü des Aufgabenbedienfelds auf „Der Aufgabe hinzufügen“ und wählen Sie dann die Aufgabe aus.

    • Ziehen Sie Inhalt aus dem Bereich „Nicht zugewiesener InCopy-Inhalt“ des Aufgabenbedienfelds in eine vorhandene Aufgabe.

    • Wählen Sie mit dem Auswahl-Werkzeug Seitenobjekte aus und ziehen Sie sie auf eine vorhandene Aufgabe im Aufgabenbedienfeld.

    • Klicken Sie auf „Bearbeiten“ > „InCopy“ > „[Option] der Aufgabe hinzufügen“ und wählen Sie dann die Aufgabe aus.

  4. Wählen Sie aus dem Menü des Aufgabenbedienfelds die Option „Alle Aufgaben aktualisieren“, um die Inhaltsdateien InCopy-Benutzern zur Verfügung zu stellen.

Hinweis:

Der Inhalt kann nur Aufgaben im selben Dokument hinzugefügt werden. Es ist jedoch möglich, den Inhalt in mehrere Dokumente zu importieren und ihn einer Aufgabe in jedem dieser Dokumente hinzuzufügen.

Optionen für Aufgabendateien (InDesign)

Beim Erstellen oder Bearbeiten von Aufgabendateien können Sie folgende Optionen festlegen:

Aufgabenname

Die eindeutige Identifikation der Aufgabe im Aufgabenbedienfeld (beispielsweise „Meeresartikel“). Dieser Name muss den Namenskonventionen des Betriebssystems entsprechen.

Zugewiesen

Die eindeutige Identifikation des Benutzers, dem die Dateien zugewiesen wurden. Der Name des Benutzers wird im Aufgabenbedienfeld in Klammern hinter dem Aufgabennamen angezeigt. Die Eingabe eines Namens an dieser Stelle dient nur zur Information; der Benutzer erhält dadurch keine speziellen Zugriffsrechte.

Farbe

Zeigt eine Liste von Farben an, die Sie den Rahmen der aktuellen Aufgabe im Dokumentfenster und den Aufgabennamen im Aufgabenbedienfeld zuweisen können, um sie hervorzuheben. Diese Farbkodierung dient zur Unterscheidung von Rahmen einer Aufgabe von Rahmen einer anderen Aufgabe sowie zur Unterscheidung von nicht zugewiesenen Rahmen. Um die Anzeige der Farbkodierung umzuschalten, wählen Sie „Ansicht“ > „Extras“ > „Zugewiesene Rahmen einblenden“ bzw. „Zugewiesene Rahmen ausblenden“. In InCopy ist die Farbkodierung nur in der Layoutansicht sichtbar.

Hinweis:

Wenn beim Wechseln zwischen zugewiesenen Rahmen unerwartete Ergebnisse auftreten, weisen diese Rahmen u. U. XML-Tags auf und die Option „Ansicht“ > „Struktur“ > „Rahmen mit Tags einblenden“ ist möglicherweise aktiviert. Es ist nicht möglich, zugewiesene Rahmen und mit Tags versehene Rahmen gleichzeitig einzublenden.  

Ändern

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ändern“, um den Speicherort des Aufgabenordners anzugeben. Standardmäßig wird der Aufgabenordner an demselben Speicherort erstellt wie die InDesign-Datei.

Platzhalterrahmen

Hiermit sind InCopy-Benutzer in der Lage, Text- und Grafikrahmen in der Aufgabe sowie Felder und andere Formen anzuzeigen, die alle anderen Rahmen auf diesen InDesign-Seiten repräsentieren. Alle Rahmen und Platzhalter repräsentieren die wahre Größe, Form und Position der InDesign-Originale. Platzhalterrahmen sind leere Formen, die keinerlei Inhalt im InDesign-Dokument darstellen. Die Option „Platzhalterrahmen“ gibt das Originals am ungenauestens wieder und ist somit vergleichsweise schnell. In InCopy sind die Platzhalterrahmen nur in der Layoutansicht sichtbar. InCopy-Benutzer können Platzhalterrahmen nicht auschecken und bearbeiten.

Zugewiesene Druckbögen

Hiermit sind InCopy-Benutzer in der Lage, alle zugewiesenen Rahmen sowie den gesamten Inhalt anderer Rahmen anzuzeigen, die nicht zur Aufgabe gehören, sich jedoch auf demselben Druckbogen befinden. In InCopy können Inhalte in Rahmen außerhalb einer Aufgabe nicht bearbeitet und nur in der Layoutansicht angezeigt werden.

Alle Druckbögen

Hiermit wird der gesamte Inhalt des InDesign-Dokuments in die Aufgabendatei exportiert. Diese Option gibt das Original am genauestens wieder und ist somit vergleichsweise langsam, da in der Aufgabendatei das Design und Layout jeder Seite, auch von Seiten, die nicht Teil des vom Benutzer bearbeiteten Abschnitts sind, angezeigt werden.

Verknüpfte Bilddateien beim Verpacken

Schließt eine Kopie verknüpfter Bilder in das Aufgabenpaket ein. Wenn Sie diese Option aktivieren, erhalten InCopy-Benutzer Zugriff auf Bilder, die Paketdatei wird jedoch größer. InCopy-Benutzer können beim Zurücksenden eines Pakets Bilder mitsenden.

Exportieren von Inhalt als separate InCopy-Dateien (InDesign)

Wenn Sie in Ihrer Arbeitsgruppe lieber mit einzelnen Dateien anstatt mit Aufgaben arbeiten, können Sie den InCopy-Inhalt auch ohne Aufgabendatei exportieren. Im Gegensatz zum Erstellen einer einzelnen Aufgabendatei mit Verweisen auf mehrere Inhaltsdateien und Layoutinformationen wird bei diesem Verfahren eine separate Datei (.icml) für jeden Text- oder Grafikrahmen im Dokument erstellt. Um den Kontext des zu bearbeitenden Inhalts zu sehen, muss auch das entsprechende InDesign-Dokument (.indd) geöffnet werden.

Richten Sie das InDesign-Dokument so ein, dass es in Ihrem Workflow verwendet werden kann. Wenn beispielsweise alle Kommentare des Herausgebers in einer einzigen Datei exportiert werden sollen, erstellen Sie eine Ebene für den Herausgeber, in der er alle Kommentare eingeben kann. Sie können anschließend den gesamten Inhalt der ausgewählten Ebene exportieren.

Hinweis:

Eine schnelle Möglichkeit, Inhalte als separate InCopy-Datei zu exportieren, besteht darin, ausgewählte Rahmen mit dem Auswahl-Werkzeug in den Bereich „Nicht zugewiesener InCopy-Inhalt“ im Aufgabenbedienfeld zu ziehen.

  1. Erstellen Sie in InDesign ein Dokument mit mindestens einem Text- oder Grafikrahmen oder Platzhalterobjekt.
  2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Wählen Sie den Text- oder Grafikrahmen eines einzelnen Textabschnitts aus oder halten Sie beim Klicken die Umschalttaste gedrückt, um mehrere Rahmen auszuwählen.

    • Setzen Sie die Einfügemarke durch Klicken in einen Textabschnitt oder markieren Sie Text in einem Textrahmen.

  3. Wählen Sie „Bearbeiten“ > „InCopy“ > „Exportieren“ und klicken Sie dann auf eine der folgenden Optionen:

    Auswahl

    Hiermit werden alle ausgewählten Text- und Grafikrahmen exportiert.

    Ebene

    Hiermit wird der gesamte Inhalt aus der ausgewählten Ebene exportiert.

    Alle Textabschnitte

    Hiermit werden alle Textabschnitte exportiert, die nicht bereits exportiert wurden.

    Alle Grafiken

    Hiermit werden alle Grafiken exportiert, die nicht bereits exportiert wurden.

    Alle Grafiken und Textabschnitte

    Hiermit werden alle Grafiken und Textabschnitte exportiert, die nicht bereits exportiert wurden.

    Hinweis:

    Wenn Sie alle Inhalte des Dokuments exportieren und anschließend demselben Dokument weitere Text- oder Grafikrahmen hinzufügen, können Sie die Exportdauer für die neuen Rahmen verkürzen, indem Sie erneut den Befehl „Exportieren“ > „Alle Textabschnitte“ (bzw. „Alle Grafiken“ bzw. „Alle Grafiken und Textabschnitte“) wählen. InDesign exportiert nur die neuen Inhalte.

  4. Geben Sie einen Namen und einen Speicherort für die Dateien ein und klicken Sie auf „Speichern“.

    Der von Ihnen angegebene Dateiname dient als Präfix für die Identifizierung jeder exportierten Inhaltsdatei im Dateisystem. Wenn Sie mehrere Textrahmen exportieren, werden die ersten Buchstaben des Textes automatisch dem Dateinamen hinzugefügt. Beispiel: „meinTextabschnitt-Fahrradwettbewerbe.icml“. Bei mehreren Grafikrahmen haben die Dateinamen das Format „meinTextabschnitt-Grafik“, „meinTextabschnitt-Grafik1“ usw. Der Dateiname wird im Dateisystem, in der InCopy-Textabschnittsleiste und in Statusmeldungen angezeigt.

  5. Speichern Sie die InDesign-Datei, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Der InCopy-Inhalt wird nun verwaltet und kann von anderen Benutzern im Workflow ausgecheckt und bearbeitet werden.

Freigegebener Inhalt wird im Verknüpfungenbedienfeld genauso wie importierte Grafiken angezeigt. Wenn Sie eine freigegebene Datei manuell verschieben, können Sie über das Verknüpfungenbedienfeld die entsprechende Verknüpfung aktualisieren.

Hinweis:

Wenn Sie Inhalte exportieren, wird im Textrahmen (InDesign und InCopy) und im Aufgabenbedienfeld (InCopy) das Symbol „Verfügbar“  angezeigt. Die Wörter „[Wird bearbeitet]“ werden in der Textabschnittsleiste (InCopy) angezeigt.

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