Hinzufügen von Benutzern und Erstellen von Benutzergruppen

In Adobe Learning Manager können Sie die folgenden Rollen übernehmen:

• Administrator: Ein Administrator definiert die Trainingsstrategie für die Organisation. Ein Administrator kann Teilnehmer hinzufügen, nach Teilnehmern suchen, Kurse verwalten und zuweisen, Lernpläne, Zertifizierungen und Lernprogramme erstellen und Berichte für die gesamte Organisation verwalten.
• Autor: Autoren sind Unterrichts-Designer und Ersteller von Inhalten. Ein Autor kann Module und Kurse zu Learning Manager hinzufügen.
• Manager: Ein Manager verwaltet die Lernaktivitäten eines Teams. Ein Manager kann Teammitglieder für einen Kurs vorschlagen, Anforderungen von Teammitgliedern genehmigen und Feedback zur Leistung ihrer Teammitglieder nach Abschluss der Schulung geben. Manager können auch Berichte für ihr Team anzeigen, um ihre Leistung zu verfolgen.
• Teilnehmer: Teilnehmer können auf Kurse, Lernprogramme und ihnen zugewiesene Zertifizierungen zugreifen. Die Teilnehmer können auch alle verfügbaren Kurse mithilfe eines Katalogs durchsuchen und sich entweder für Kurse, Lernprogramme oder Zertifizierungen anmelden.

Als Administrator können Sie Benutzer auf drei Arten hinzufügen:

• interne
• Extern
• Benutzergruppen

Einzelnen Benutzer hinzufügen

Um Benutzer hinzuzufügen,

Hinzufügen von mehreren Benutzern gleichzeitig

In der Regel arbeiten die meisten Organisationen mit einem HR-Management-System (HRMS), das alle Mitarbeiterdatensätze wie Bezeichnung, Standort, Beitrittsdatum oder Mitarbeiterhierarchie verwaltet. Sie können diese Daten in ein CSV-Format exportieren. Um einen Kurs zu erstellen, führen Sie die unten genannten Schritte aus:

Nachdem Sie die Benutzer ausgewählt haben, können Sie Folgendes ausführen:

Benutzer registrieren

Klicken Sie bei ausgewähltem Benutzer oben rechts auf Aktionen und dann auf Registrieren.

Die ausgewählten Benutzer erhalten eine Begrüßungs-E-Mail. Wenn die Teilnehmer über eine vorhandene Adobe ID verfügen, können sie auf diesen Link klicken. Wenn sie keine Adobe ID besitzen, können sie auf den Begrüßungslink klicken, um eine Adobe ID zu erstellen und diese mit ihrem Prime-Konto zu verknüpfen.

Rolle zuweisen

Wenn Sie nach dem Hinzufügen von Teilnehmenden zum Adobe Learning Manager-Konto ihre Rollen ändern möchten, klicken Sie oben rechts auf der Seite auf „Aktionen“. Wählen Sie die Option Rollezuweisen. Hier können Sie entscheiden, ob Sie dem Teilnehmer Autorenzugriff oder Administratorenzugriff gewähren möchten. Nachdem Sie eine Rolle zugewiesen haben, hat dieser Teilnehmer Autorenzugriff auf das Konto und kann Module hinzufügen und Kurse erstellen.

Entfernen Sie eine Rolle

Sie können auch den Autor- oder Administratorzugriff für die Benutzer entfernen. Wählen Sie einen oder mehrere Teilnehmer, klicken Sie auf Aktionen, und wählen Sie Rolle entfernen. Wählen Sie eine Option aus, z. B. Autor entfernen, und der Autorenzugriff wird für diesen Teilnehmer gesperrt.

Benutzer löschen

Um einen Benutzer zu löschen, klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie Benutzer löschen. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf Ja und der Teilnehmer wird gelöscht.

Benutzer bearbeiten

Wählen Sie in der Liste der Benutzer einen Benutzer aus und klicken Sie auf den Benutzer. Klicken Sie in den Benutzerdetails auf die Schaltfläche Bearbeiten(). Nehmen Sie im Dialogfeld Benutzer bearbeiten die notwendigen Änderungen vor und speichern Sie die Änderungen unter Speichern.

Arbeitsabläufe für aktive Felder und aktive Feldwerte unter Beachtung der Groß- und Kleinschreibung

Mit diesem Update beachtet Learning Manager die Groß- und Kleinschreibung des Benutzerattributs und des entsprechenden Werts. Beispiel: Das Benutzerattribut „ort“ und der entsprechende Wert „PARIS“ wird unter Beachtung der Groß- und Kleinschreibung übernommen und genauso angezeigt wie eingegeben. Bei Problemen kann der Administrator jetzt den Namen und die Werte des Attributs bearbeiten, um Fehler bei der Groß- und Kleinschreibung zu korrigieren. 

Der Administrator kann die folgenden Schritte befolgen: „Admin-App“ aufrufen > „Benutzer“ > „Benutzergruppen“ und auf den Gruppennamen klicken.  

Der Administrator kann zulässige Attributwerte für einen Teilnehmer über die Benutzeroberfläche hinzufügen und aktualisieren.

Typen aktiver Felder:

• Gruppierbar: Teilnehmer werden anhand der Werte gruppiert
• Berichtsfähig: Berichte für Benutzergruppen werden anhand der aktiven Felder erstellt
• Exportierbar: Die Felder werden im exportierten Benutzergruppenbericht angezeigt.
  

Erstellen Sie einen Selbstregistrierungslink

Sie können Mitarbeitenden in Ihrer Organisation auch die Möglichkeit geben, sich als Teilnehmende für Adobe Learning Manager Account zu registrieren, ohne Ihre Hilfe als Administrator in Anspruch zu nehmen. Der Administrator kann einen Link zur Selbstregistrierung erstellen und mit den Mitarbeitern teilen, die sich mit ihren Adobe-Anmeldeinformationen bei Prime registrieren können.

Klicken Sie in der rechten oberen Ecke der Seite auf Hinzufügen und wählen Sie Selbstregistrierung.

Das Dialogfeld Selbstregistrierungsprofil hinzufügen wird angezeigt. Geben Sie diesem Profil einen Namen. Fügen Sie dann den Namen des Managers hinzu. Es ist wichtig zu wissen, dass der Manager bereits als Teilnehmer in Prime registriert sein muss.

Nachdem Sie auf Speichern geklickt haben, wird eine URL generiert, die Sie den Teilnehmern zur Verfügung stellen können, damit diese auf die URL klicken und sich selbst registrieren können.

Externe Teilnehmer registrieren

In Adobe Learning Manager können Sie auch Registrierungslinks für externe Partner oder Agenturen mit eingeschränktem Zugriff auf Ihr Konto erstellen und ihnen Lernmaterial bereitstellen.

Es gibt einige Unterschiede zwischen internen und externen Registrierungen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um externe Benutzer zu registrieren:

Aktivieren Sie ein externes Profil

Nachdem ein externes Profil erstellt wurde, müssen Sie dessen Status aktivieren. Wählen Sie aus der Liste der externen Profile das gewünschte Profil aus und wechseln Sie die Statusschaltfläche.

Dadurch wird der Link „Externe Registrierung“ aktiviert. Eine Willkommens-E-Mail wird automatisch an den Partner gesendet. Sie können den Link auch kopieren und mit ihnen teilen, indem Sie auf das Symbol URL kopieren () klicken, oder Sie können die Begrüßungs-E-Mail erneut an die Partnerorganisation senden, indem Sie auf das Mail-Symbol () klicken.

Der Partnermanager kann die Verbindung mit den Mitarbeitern teilen, die an der Schulung in Prime teilnehmen müssen. Wenn sie auf den Link klicken, können sie sich selbst registrieren, nachdem sie einige Details ausgefüllt haben, um ihr Profil auf Prime zu erstellen. Diese Benutzer werden nicht zusammen mit den internen Mitarbeitern auf der Registerkarte „Teilnehmer“ angezeigt. Sie können ihre Namen auf der Registerkarte Externe Teilnehmer sehen.

Halten Sie ein externes Profil an

Nachdem Sie eine externe Benutzergruppe zu Learning Manager hinzugefügt haben, können Sie auch den Registrierungsprozess für externe Benutzende anhalten. Wenn Sie ihn anhalten, ist der Registrierungsprozess für externe Benutzer gesperrt. Allerdings funktioniert dieses Vorgangs nur dann, wenn sich die Benutzer noch nicht registriert und die Einladung akzeptiert haben.

Um die externen Benutzergruppen anzuhalten, wählen Sie eine Gruppe oder Gruppen, klicken Sie auf Aktionen in der oberen rechten Ecke der Seite und wählen Sie Anhalten.

Setzen Sie ein externes Profil fort

Sie können jederzeit den angehaltenen Status eines externen Partners widerrufen und die normalen Dienste wieder aufnehmen. Klicken Sie in der rechten oberen Ecke der Seite auf Aktionen und wählen Sie Fortsetzen.

Die folgenden Status für externe Benutzer gelten: 

• Inaktiver Status - In diesem Status ist die Registrierung des externen Benutzers abgelaufen. Administratoren legen das Ablaufdatum für externe Benutzer fest und fügen sie über den Arbeitsablauf „Benutzer hinzufügen“ hinzu.
• Aktiver Status In diesem Status können sich die externen Benutzenden bei der Learning Manager-Anwendung registrieren und sich außerdem bei der Anwendung anmelden.
• Anhalten - In diesem Status ist der Registrierungsprozess für externe Benutzer gesperrt. Die vorhandenen Benutzer können sich aber weiterhin anmelden.

Überprüfen Sie die benutzten Lizenzen

Klicken Sie in der Liste der externen Profile auf Verwendete Lizenzen. Sie können die Anzahl der hinzugefügten Teilnehmer in der Partnerorganisation anzeigen.

Benutzer löschen

Wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Aktionen > Benutzer löschen.

Gebietsschema ändern

Um einen Benutzer in ein anderes externes Profil zu verschieben, wählen Sie einen Benutzer aus, und klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Aktionen > Profil ändern. Wählen Sie aus der Liste der Profile ein Profil aus und klicken Sie auf Ändern.

Rolle zuweisen

Wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Aktionen > Rolle zuweisen > <role> Zuweisen. Der Benutzer erhält eine neue Rolle.

Entfernen Sie eine Rolle

Wählen Sie einen Benutzer aus und klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Aktionen > Rolle entfernen > <role> entfernen. Die ausgewählte Rolle wird aus der Liste der Rollen entfernt, die dem Benutzer zugewiesen wurden.

Suchen nach externen Benutzenden

Suchen Sie in der Liste der externen Benutzenden nach einem Benutzenden, indem Sie den Namen des Benutzenden in die Suchleiste eingeben. Die fünf wichtigsten übereinstimmenden Namen werden aufgelistet, und Sie können einen auswählen.

Benutzergruppen erstellen

Eine Benutzergruppe ist eine Gruppe von Benutzern, die einer Kategorie zugeordnet sind. Mithilfe von Benutzergruppen können Administratoren Teilnehmer in ihrer Organisation anhand ihrer Attribute auswählen und ihnen dann Lerninhalte zuweisen. Diese Benutzergruppen helfen den Administratoren auch dabei, Teilnehmern benutzerdefinierte Logos und Kataloge zuzuweisen und benutzerdefinierte Berichte zu deren Fortschritten anzuzeigen.

Um auf Benutzergruppen zuzugreifen, klicken Sie im linken Navigationsbereich auf Benutzergruppen.

In Adobe Learning Manager gibt es zwei Arten von Gruppen: Benutzerdefiniert und automatisch generiert. Wenn Sie Ihrem Konto Teilnehmer hinzufügen, werden einige Gruppen automatisch anhand ihrer gemeinsamen Eigenschaften erstellt.

Um die automatisch erstellten Gruppen anzuzeigen, klicken Sie auf die Registerkarte Automatisch generiert.

Sie können sehen, dass es verschiedene Gruppen gibt, z. B. Alle internen Benutzer, Alle Manager, Gruppen basierend auf der Kostenstelle, basierend auf der Abteilung und basierend auf den Teams der Manager.

Zusätzlich zu automatisch generierten Gruppen können Sie benutzerdefinierte Gruppen erstellen. Um eine neue benutzerdefinierte Gruppe hinzuzufügen, klicken Sie oben rechts auf Hinzufügen.

Diese benutzerdefinierte Gruppe wird nun erstellt und dem Profil hinzugefügt. Die von Ihnen erstellten Benutzergruppen sind dynamischer Natur. Wenn neue Benutzer mit ähnlichen Attributen hinzugefügt werden, werden sie automatisch der Benutzergruppe hinzugefügt.

Ausschluss von Benutzergruppen

Es kann vorkommen, dass Sie eine kleine Benutzergruppe aus einer großen Benutzergruppe ausschließen möchten. Dies ist erforderlich, um diese bestimmte Benutzergruppe für Schulungen über Lernpläne zu registrieren oder um die richtige Sichtbarkeit von Katalogen einzurichten.Mit diesem Update von Learning Manager können Sie Teilnehmende oder Benutzendengruppen ausschließen, wenn Sie eine benutzerdefinierte Benutzendengruppe erstellen. Im Dialogfeld „Benutzergruppe hinzufügen“ können Sie dies im Abschnitt „Teilnehmer ausschließen“ tun.

Wenn Sie z. B. einen Lernplan erstellen möchten, bei dem alle Benutzer mit dem Attribut „Ort“ und dem Feldwert „Kalifornien“ registriert werden, mit Ausnahme von „Store-5“ (ebenfalls in Kalifornien). 

Erweiterte Einstellungen

Aktive Felder

Mit dieser Funktion können Administratoren weitere aktive Felder hinzufügen, zusätzlich zu dem, was bei der Benutzerregistrierung bereitgestellt wurde. 

Klicken Sie auf Aktive Felder  in der Benutzerseite. Die Teilnehmer können nur unter den in den benutzerdefinierten Werten vorgegebenen Werten wählen.

Felder konfigurieren

Interne Benutzer

Sie können benutzerdefinierte Werte für Benutzerfelder für interne Benutzer hinzufügen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus,  um benutzerdefinierte Werte hinzuzufügen:

Externe Benutzer

Fügen Sie benutzerdefinierte Werte hinzu, die denen für interne Benutzer ähneln.

Einstellungen

Benutzeranzeige

Wenn die Option Nur nicht-ausgefüllte Felder bei der Anmeldung des Teilnehmers anzeigen aktiviert ist, sieht ein Benutzer die leeren Felder nur bei der Anmeldung.

Mit dieser Option kann ein Administrator entscheiden, ob er die Felder anzeigen oder ausblenden möchte, sobald diese ausgefüllt wurden.

Beschränken Sie aktive Felder in Berichten

Learning Manager 27.7 bietet zwei neue Optionen für aktive Felder: Bericht und Exportfähig.

Wenn für CSV-Felder und manuell hinzugefügte Felder ein aktives Feld als Bericht markiert ist, kann das aktive Feld in einem Filter in einem Dashboard-Bericht gesucht werden.

Wenn ein aktives Feld als Exportfähig markiert ist, wird das aktive Feld in der Excel-Datei angezeigt, wenn ein Excel-Bericht heruntergeladen wird.

Diese Optionen werden sowohl für interne als auch für externe aktive Felder angezeigt.

Sie können nur ein benutzerdefiniertes aktives Feld löschen.

Benutzeranzeige

Sie können die gesamte Seite „Profil abschließen“ für die Teilnehmer ausblenden. Die Seite wird nicht mehr angezeigt, wenn sich die Teilnehmer anmelden.

Beachten Sie, dass sich das bestehende Standardverhalten nicht ändert. Dies ist eine optionale Funktion, die Administratoren jetzt zur Verfügung steht. 

Aktivieren Sie die folgenden Optionen:

Benutzerdefinierte Rollen

Fügen Sie ein beliebiges Feld als Teil Ihrer Benutzerinformationen hinzu und klicken Sie auf Speichern. Nach dem Hinzufügen der Felder können Sie auch die Verfügbarkeit der Felder im Dialog Benutzer bearbeiten überprüfen.

Nachdem Sie die Felder hinzugefügt haben, können Sie feststellen, dass die Felder, die mit einem Häkchen markiert sind, aus der Datenquelle oder CSV stammen, wie in der Momentaufnahme unten gezeigt. Der Administrator kann diese Felder bearbeiten, indem er die Felder aktiviert bzw. deaktiviert. 

Werte für aktive Felder in Learning Manager

Die Werte für aktive Felder werden wie folgt aufgerufen: 

1. Die Learning Manager-Anwendung importiert Metadaten aus Datenquellen, die mit Ihrem Konto verbunden sind. 
2. Metadaten, die von den manuell importierten CSV-Datei erfasst wurden. 
3. Teilnehmer füllen Metadaten auf, wenn sie sich anmelden.
4. Administrator gibt Daten für Benutzer ein. 

Learning Manager-Anwendung erstellt Benutzergruppen automatisch aus diesen Metadaten. 

Benutzerdefinierten Wert hinzufügen

Sie können benutzerdefinierte Werte für Benutzerfelder in den internen und externen Benutzerfeldern hinzufügen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus,  um benutzerdefinierte Werte hinzuzufügen:

Werte für CSV-Felder

Benutzer können nur aus vordefinierten Feldern für CSV-Felder auswählen, wenn das Kontrollkästchen Auswahl einschränken aktiviert ist.

Protokolle importieren

In diesem Bereich können Sie den CSV-Importverlauf für die Benutzer, die der Administrator als Massen-Import hinzugefügt hat, anzeigen. Sie können auch auf Hinzufügen in der rechten oberen Ecke der Seite klicken, um Benutzer mithilfe der CSV-Upload-Funktion hinzuzufügen. 

Aktive Felder mit mehreren Werten

Mit dieser Funktion können Sie mehrere Felder als aktives Feld verwenden. In einem Konto können maximal drei mehrwertige aktive Felder vorhanden sein. Die mehrwertigen aktiven Felder sind sowohl für externe als auch für interne Benutzende verfügbar.

Nachdem Sie ein aktives Feld als mehrwertig markiert haben, können Sie es nicht mehr als einzelwertig zurückkonvertieren. Das ist unumkehrbar.

Ein vorhandenes Einzelwertfeld kann nicht als mehrwertiges Feld markiert werden.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein aktives mehrwertiges Feld zu erstellen:

Hinweis: Sobald die Benutzendengruppe erstellt und das Feld ausgefüllt wurde, können mehrere Werte nicht mehr in einzelne Werte konvertiert werden und umgekehrt.

Aktives Feld mit mehreren Werten über CSV hinzufügen

Führen Sie die unten genannten Schritte aus:

1. Erstellen Sie eine CSV-Datei mit den neuen aktiven Feldern als Spalten (durch Kommas getrennte oder einzelne Werte).
2. Importieren Sie die CSV-Datei.
3. Markieren Sie die Felder im Dialogfeld Werte in benutzerdefinierten Feldern.
4. Importieren Sie die CSV-Datei erneut.

Die CSV-Datei muss eine Spalte mit demselben Namen wie das aktive Feld enthalten, das als mehrwertig gekennzeichnet wurde.

Die CSV-Datei enthält die folgenden Felder:

• Benutzende: Als Rollen erstellte Benutzendengruppen.
• Rollen: Mehrwertiges aktives Feld mit Werten.

Wenn die CSV-Datei erneut mit neuen Werten oder gelöschten Werten hochgeladen wird, werden auch die aktiven Felder und Gruppen entsprechend aktualisiert.

Berichte

Alle Berichte enthalten die mehrwertigen aktiven Felder und ihre Werte.

Der Administrator kann automatisch generierte aktive Felder hinzufügen und Benutzeraktivitäten und Schulungsberichte konfigurieren.

Der Teilnehmertranskriptbericht enthält alle aktiven Felder und durch Kommas getrennte Werte. Der Administrator kann die Daten dann entsprechend filtern.

Häufig gestellte Fragen