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Einen Grund für eine Unterschrift erfordern

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Zuletzt aktualisiert am 21. Oktober 2022

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Adobe Acrobat Sign-Handbuch

Neue Funktionen

Erste Schritte

Verwaltung

Übersicht über die Admin Console
Benutzendenverwaltung
1. Benutzer hinzufügen
2. Erstellen von funktionsorientierten Benutzenden
  1. Technikkonten – API-gesteuert
  2. Dienstkonten – Manuell gesteuert
3. Suche nach Nutzenden mit Bereitstellungsfehlern
4. Ändern des Namens/der E-Mail-Adresse
5. Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden bearbeiten
6. Bearbeiten der Gruppenmitgliedschaft von Benutzenden über die Gruppenoberfläche
7. Hochstufen von Benutzenden zu einer Administrationsrolle
8. Benutzeridentitätstypen und SSO
9. Wechseln der Benutzeridentität
10. Authentifizieren von Benutzenden mit MS Azure
11. Authentifizieren von Benutzenden mit Google Federation
12. Produktprofile
13. Anmeldung
Konto-/Gruppeneinstellungen
1. Einstellungsübersicht
2. Globale Einstellungen
  1. Kontoebene und ID
  2. Neues Empfangserlebnis
  3. Workflows zum Selbstsignieren
  4. Massenversand
  5. Webformulare
  6. Benutzerdefinierte Sende-Workflows
  7. Power Automate-Workflows
  8. Bibliotheksdokumente
  9. Formulardaten mit Vereinbarungen erfassen
  10. Eingeschränkte Dokumentsichtbarkeit
  11. Anhängen einer PDF-Kopie der signierten Vereinbarung
  12. Einfügen eines Links in eine E-Mail
  13. Einfügen eines Bilds in eine E-Mail
  14. An E-Mails angehängte Dateien werden folgendermaßen benannt:
  15. Anhängen von Audit-Berichten an Dokumente
  16. Zusammenführen mehrerer Dokumente zu einem Dokument
  17. Einzelne Dokumente herunterladen
  18. Signiertes Dokument hochladen
  19. Delegation für Benutzende in meinem Konto
  20. Externen Empfangenden das Delegieren erlauben
  21. Signaturberechtigung
  22. Sendeberechtigung
  23. Berechtigung zum Hinzufügen elektronischer Siegel
  24. Festlegen einer Standardzeitzone
  25. Festlegen eines Standarddatumsformats
  26. Benutzende in mehreren Gruppen (UMG)
    1. Upgrade zur Verwendung von UMG
  27. Berechtigungen für Gruppenadministrierende
  28. Empfangende ersetzen
  29. Audit-Bericht
    1. Überblick
    2. Nicht authentifizierten Zugriff auf der Transaktionsbestätigungsseite zulassen
    3. Aufnehmen von Erinnerungen
    4. Aufnehmen von Anzeigeereignissen
    5. Aufnehmen der Seiten-/Anhangsanzahl der Vereinbarung
  30. In Produktbotschaften und Anleitungen
  31. Barrierefreie PDF-Dateien
  32. Neues Authoring-Erlebnis
  33. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
3. Kontoeinrichtung
  1. Logo hinzufügen
  2. Anpassen des Hostnamens/der URL des Unternehmens
  3. Firmenname hinzufügen
  4. URL-Umleitung nach Abschluss der Vereinbarung
4. Signaturvorgaben
  1. Korrekt formatierte Signaturen
  2. Empfangenden das Signieren erlauben durch
  3. Unterzeichnende können ihren Namen ändern
  4. Empfangenden erlauben, ihre gespeicherte Signatur zu verwenden
  5. Selbstdefinierte Nutzungsbedingungen und Hinweis für Kundinnen und Kunden
  6. Empfangende durch Formularfelder leiten
  7. Signieren ablehnen
  8. Stempel-Workflows erlauben
  9. Unterzeichnende auffordern, ihre Stellenbezeichnung oder ihr Unternehmen anzugeben
  10. Unterzeichnenden das Drucken und Einfügen von handschriftlichen Signaturen erlauben
  11. Anzeigen von Nachrichten beim elektronischen Signieren
  12. Unterzeichnende müssen ein Mobilgerät verwenden, um ihre Signatur zu erstellen
  13. IP-Adresse von Unterzeichnenden anfordern
  14. Firmenname und Stellenbezeichnung sollen nicht aus dem Teilnahmestempel ersichtlich sein
5. Digitale Signaturen
  1. Überblick
  2. Herunterladen und Signieren mit Acrobat
  3. Signieren mit Cloud-Signaturen
  4. Metadaten für Identitätsanbieter einschließen
  5. Anbieter eingeschränkter Cloud-Signaturen
6. Elektronische Siegel
7. Digital Identity
  1. Digital Identity Gateway
  2. Richtlinie zu Identitätsprüfung
8. Berichteinstellungen
  1. Neues Berichtserlebnis
  2. Einstellungen für den klassischen Bericht
9. Sicherheitseinstellungen
  1. Einstellungen für Single Sign-on
  2. Einstellungen zum Merken der Anmeldedaten
  3. Richtlinien für Anmeldekennwort
  4. Stärke für Anmeldekennwort
  5. Dauer der Internet-Sitzung
  6. Art der PDF-Verschlüsselung
  7. API
  8. Zugriff auf Benutzenden- und Gruppeninformationen
  9. Erlaubte IP-Bereiche
  10. Kontofreigabe
  11. Berechtigungen zur Kontofreigabe
  12. Steuerelemente für das Freigeben von Vereinbarungen
  13. Bestätigung der Unterzeichnendenidentität
  14. Kennwort für das Signieren einer Vereinbarung
  15. Dokumentkennwortstärke
  16. Unterzeichnende anhand des geografischen Standorts sperren
  17. Telefonauthentifizierung
  18. Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)
  19. Zulassen der Seitenextraktion
  20. Ablauf des Dokumentlinks
  21. Hochladen eines Clientzertifikats für Webhooks/Rückrufe
  22. Zeitstempel
10. Sendeeinstellungen
  1. Anzeigen der Seite „Senden“ nach der Anmeldung
  2. Name der Empfangspartei beim Senden erforderlich
  3. Sperren der Namenswerte für bekannte Benutzende
  4. Zulässige Empfangsrollen
  5. E-Witnesses zulassen
  6. Gruppen empfangender Personen
  7. Erforderliche Felder
  8. Anhängen von Dokumenten
  9. Feldreduzierung
  10. Vereinbarungen bearbeiten
  11. Vereinbarungsname
  12. Sprachen
  13. Private Nachrichten
  14. Erlaubte Signaturarten
  15. Erinnerungen
  16. Kennwortschutz für signierte Dokumente
  17. Vereinbarungsbenachrichtigung absenden
  18. Identifikationsoptionen für Unterzeichnende
    1. Überblick
    2. Signierkennwort
    3. Einmalpasswort per E-Mail
    4. Acrobat Sign-Authentifizierung
    5. Telefonauthentifizierung
    6. Cloud-basierte digitale Signatur
    7. Wissensbasierte Authentifizierung
    8. Amtl. Lichtbildausweis
    9. Identitätsberichte der Unterzeichnenden
  19. Inhaltsschutz
  20. Aktivieren von Beglaubigungs-Transaktionen
  21. Dokumentablauf
  22. Anzeigen der Vorschau, Positionieren von Signaturen und Hinzufügen von Formularfeldern
  23. Signierreihenfolge
  24. Liquid Mode
  25. Optionen für selbstdefinierte Workflows
  26. Upload-Optionen auf der E-Sign-Seite
  27. Bestätigungs-URL-Umleitung nach der Signatur
11. Nachrichtenvorlagen
12. Bio-Pharma-Einstellungen
  1. Überblick
  2. Authentifizierung der Identität verlangen
  3. Gründe für das Unterzeichnen
13. Workflow-Integration
14. Beglaubigungs-Einstellungen
15. Zahlungsintegration
16. Nachrichten für Unterzeichnende
17. SAML-Einstellungen
  1. SAML-Konfiguration
  2. Installieren des Active Directory Federation Service
  3. Installieren von Okta
  4. Installieren von OneLogin
  5. Installieren von Oracle Identity Federation
18. Datennutzungsrechte
19. Zeitstempel-Einstellungen
20. Externes Archiv
21. Kontosprachen
22. E-Mail-Einstellungen
  1. Bilder für E-Mail-Kopf- oder Fußzeile
  2. Zulassen von E-Mail-Fußzeilen für einzelne Benutzende
  3. Anpassen der „Signatur angefordert“-E-Mail
  4. Anpassen der Felder „An“ und „CC“
  5. Benachrichtigungen ohne Links aktivieren
  6. E-Mail-Vorlagen anpassen
23. Migration von echosign.com zu adobesign.com
24. Konfigurieren von Optionen für Empfangende
Leitfaden für regulatorische Anforderungen
1. Barrierefreiheit
2. HIPAA
3. DSGVO
4. 21 CFR Part 11 und EudraLex Annex 11
5. Kundinnen und Kunden im Gesundheitswesen
6. IVES-Unterstützung
7. Archivieren von Vereinbarungen
8. Überlegungen zur EU/dem Vereinigten Königreich
Gleichzeitiges Herunterladen von mehreren Vereinbarungen
Anfordern deiner Domäne
Links „Missbrauch melden“

Senden, Signieren und Verwalten von Vereinbarungen

Empfangsoptionen
1. Stornieren von E-Mail-Erinnerungen
2. Optionen auf der E-Signatur-Seite
Vereinbarungen senden
Erstellen von Feldern in Dokumenten
1. In-App-Authoring-Umgebung
2. Erstellen von Formularen mit Text-Tags
3. Erstellen von Formularen mit Acrobat (AcroForms)
  1. AcroForm-Erstellung
  2. Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen
4. Felder
5. Authoring-FAQ
Signieren von Vereinbarungen
Vereinbarungen verwalten
Audit-Bericht
Berichte und Datenexporte
1. Überblick
2. Zugriffserteilung auf Berichte für Benutzende
3. Berichtsdiagramme
4. Datenexporte
5. Umbenennen eines Berichts/Exports
6. Duplizieren eines Berichts/Exports
7. Planen eines Berichts/Exports
8. Löschen eines Berichts/Exports
9. Überprüfen des Transaktionsverbrauchs

Erweiterte Vereinbarungsfunktionen und Workflows

Webformulare
Wiederverwendbare Vorlagen (Bibliotheksvorlagen)
Übertragen des Eigentums an Webformularen und Bibliotheksvorlagen
Power Automate-Workflows
1. Überblick über die Power Automate-Integration und die enthaltenen Berechtigungen
2. Aktivieren der Power Automate-Integration
3. Kontextbasierte Aktionen auf der Seite „Verwalten“
4. Verfolgen der Nutzung von Power Automate
5. Erstellen eines neuen Flows (Beispiele)
6. Auslöser für Flows
7. Importieren von Flows von außerhalb von Acrobat Sign
8. Verwalten von Flows
9. Bearbeiten von Flows
10. Freigeben von Flows
11. Deaktivieren oder Aktivieren von Flows
12. Löschen von Flows
13. Nützliche Vorlagen
  1. Nur Administration
  2. Archivierung von Vereinbarungen
    1. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in SharePoint
    2. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in OneDrive for Business
    3. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Google Drive
    4. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Dropbox
    5. Speichern deiner abgeschlossenen Dokumente in Box
  3. Archivierung von Webformularvereinbarungen
    1. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in der SharePoint-Bibliothek
    2. Speichern abgeschlossener Dokumente in OneDrive for Business
    3. Speichern abgeschlossener Dokumente in Google Drive
    4. Speichern abgeschlossener Webformulardokumente in Box
  4. Extraktion von Vereinbarungsdaten
    1. Extrahieren von Formularfelddaten aus einem signierten Dokument und Aktualisieren eines Excel-Arbeitsblatts
  5. Vereinbarungsbenachrichtigungen
    1. Senden selbstdefinierter E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Vereinbarungsinhalt und der signierten Vereinbarung
    2. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in einem Teams-Kanal
    3. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Slack
    4. Abrufen von Adobe Acrobat Sign-Benachrichtigungen in Webex
  6. Vereinbarungsgenerierung
    1. Erstellen eines Dokuments aus einem Power Apps-Formular und einer Word-Vorlage sowie Senden zum Signieren
    2. Generieren einer Vereinbarung aus einer Word-Vorlage in OneDrive und Einholen der Signatur
    3. Generieren einer Vereinbarung für ausgewählte Excel-Zeile und Senden zur Überprüfung und Signatur
Selbstdefinierte Sende-Workflows
Freigeben von Benutzenden und Vereinbarungen
1. Freigeben von Benutzenden
2. Freigeben von Vereinbarungen

Integration in andere Produkte

Acrobat Sign-Entwickler

Support und Fehlerbehebung

Die Adobe Acrobat Sign-Funktion „Gründe für die Signatur“ steht auf den Enterprise- und Business-Dienststufen zur Verfügung.

Die Funktion Gründe für die Signatur ermöglicht Unterzeichnenden anzugeben, warum sie die Vereinbarung signieren. Diese Art von Informationen ist bei einigen Arbeitsprozessen erforderlich (z. B.: Title 21 CFR Part 11).

Gründe können erforderlich oder optional sein.
Das Feld für den Grund kann auf elektronische oder digitale Unterschriftsfelder angewendet werden.
- Felder für Initialen sind nicht eingeschlossen.
Die Gründe können aus einer vom Acrobat Sign-Administrator vordefinierten Liste ausgewählt werden oder in ein Freitextfeld eingegeben werden.

Verwendung

Wenn die Funktion Gründe für die Signatur aktiviert ist, werden Unterzeichnende direkt nach dem Signieren per Tastatureingabe, von Hand oder durch Hochladen des Signaturbilds aufgefordert, einen Grund für die Signatur anzugeben. Die Signatur wird in einem neuen Fenster angezeigt, das eine der folgenden Möglichkeiten bietet:

Ein Freitextfeld, in das die Unterzeichner einen eigenen Grund eingeben können

Eine Dropdownliste der zulässigen Gründe (wie in Acrobat Sign definiert)

Hinweis:

Wenn beide Optionen aktiviert sind, enthält die Auswahlliste einen Zeileneintrag zur Angabe eines benutzerdefinierten Grundes (siehe oben).

Sobald der Grund angegeben wurde, klickt der Unterzeichner auf OK und der Vorgang zum Ausfüllen/Unterschreiben des Formulars wird wie gewohnt fortgesetzt.

Bei beiden Optionen wird ein Unterschriftsblock erzeugt, in dem die Unterschrift und rechts daneben der Grund angezeigt werden:

Beispiel für einen benutzerdefinierten Grund

Bei beiden Optionen wird der Grund in der CSV-Berichtsdatei für die Vereinbarung angezeigt:

Grund für die Signatur in der CSV-Berichtsdatei

Konfigurationsoptionen

Es gibt vier auswählbare Optionen in Bezug auf die Erfassung des Grundes für die Unterschrift.

Die ersten beiden geben an, ob die Angabe eines Grundes im Unterschriftsvorgang möglich ist. Bei elektronischen und digitalen Unterschriften wird dies getrennt aktiviert:

Unterzeichnern erlauben, einen Grund für die Unterschrift bei E-Signatur-Arbeitsabläufen anzugeben: Wendet das Feld für den Grund auf elektronische Unterschriftsfelder an.
Unterzeichnern erlauben, einen Grund für die Unterschrift bei cloudbasierten digitalen Unterschrifts-Arbeitsabläufen anzugeben: Wendet das Feld für den Grund auf digitale Unterschriftsfelder an.

Wenn eine Signatur erlaubt ist, muss der*die Unterzeichner*in nicht unbedingt einen Grund angeben.

Wenn Sie jedoch die Angabe eines Grundes für die Signatur ermöglichen, müssen Sie entweder eine Liste mit Gründen definieren oder zulassen, dass ein benutzerdefinierter Grund eingegeben wird.

Die zweiten beiden Einstellungen ermöglichen die Steuerung der angewendeten Gründe:

Unterzeichner auffordern, einen Grund für die Unterschrift anzugeben: Wenn diese Option aktiviert ist, müssen alle Unterzeichner (externe und interne) einen Grund angeben.
Unterzeichnern erlauben, ihren eigenen Grund für die Unterschrift anzugeben: Ermöglicht Unterzeichnern, ihren eigenen Grund in ein Textfeld einzugeben.
- Wenn keine vordefinierte Liste mit den Gründen erstellt wurde, muss diese Einstellung aktiviert werden, sofern Gründe für die Unterschrift erlaubt sind.

Konfigurierbare Optionen für den Signaturgrund

Unterhalb der auswählbaren Optionen befindet sich die Liste der definierten Gründe.

Wenn benutzerdefinierte Gründe nicht zulässig sind, muss diese Liste mindestens einen Eintrag enthalten.

Um einen neuen Grund hinzuzufügen, klicken Sie auf das Pluszeichen.

Eine Überlagerung zeigt das Dialogfeld „Erstellen“ an und ermöglicht es Ihnen, den Grund zu konfigurieren. Es gibt drei Elemente für den Grund:

Titel des Grundes für die Unterschrift: Name des Datensatzes für den Grund.
- Wird angegeben, um das Sortieren von Gründen zu erleichtern, die in verschiedenen Sprachen angegeben sein können.
Beschreibung des Grundes für die Unterschrift: Dies ist der eigentliche Text, der in den Unterschrifts- und Audit-Bericht eingefügt wird.
- Der Text für den Grund ist auf maximal 128 Zeichen begrenzt.
- Der Unterzeichner sieht den vollständigen Text im Auswahlfenster.
Sprache: Nur Gründe, mit einem übereinstimmenden Sprachwert für die Umgebung des Unterzeichners werden als Optionen angezeigt. Wenn Sie Vereinbarungen unter Verwendung des französischen Gebietsschemas senden, können nur die entsprechend gekennzeichneten Gründe für die französische Sprache ausgewählt werden.
- Wenn der Unterzeichner ein Gebietsschema verwendet, für das kein übereinstimmender vordefinierter Grund vorhanden ist, wird ein benutzerdefinierter Grund akzeptiert.

Sobald der Grund ordnungsgemäß konfiguriert ist, klicken Sie auf Speichern.

Der Grund ist für alle Unterzeichner sofort verfügbar.

Oberfläche, um Näheres zum Grund anzugeben

Um einen Grund in der Liste zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie einmal auf den Grund, um ihn auszuwählen.

Die Optionen „Bearbeiten“ und „Löschen“ werden oben links im Abschnitt angezeigt:

Option zum Bearbeiten und Löschen bei in der Benutzeroberfläche ausgewähltem Grund

Aktivierung oder Deaktivierung

Die Funktion „Gründe für die Unterschrift“ kann auf Kontoebene vom Acrobat Sign-Kontoadministrator aktiviert werden.

Einstellungen auf Gruppenebene sind zulässig und überschreiben die Werte auf Kontoebene.

Um auf die Optionen zuzugreifen, navigieren Sie zu: Kontoeinstellungen > Bio-Pharma-Einstellungen

Navigieren Sie zur Registerkarte Bio-Pharma. Dort finden Sie die Steuerelemente für die Signaturgründe.

Zu berücksichtigende Punkte...

Signaturgründe können für digitale und elektronische Signaturfelder verwendet werden.
- Jede*r Unterzeichner*in kann nur über ein digitales Signaturfeld und über mehrere elektronische Signaturfelder verfügen.
Signaturgründe können nicht angewendet werden, wenn nur ein Stempel als Signatur verwendet wird.