Découvrez comment ajouter des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs dans l'application Captivate Prime.
Ajouter des utilisateurs
Vue d’ensemble de l’ajout d’utilisateurs

Présentation

Dans Adobe Captivate Prime, vous pouvez assumer les rôles suivants :

  • Administrateur : un administrateur définit la stratégie de formation de l’organisation. Un administrateur peut ajouter des élèves, rechercher les compétences requises pour les élèves, gérer et assigner des cours, créer des plans d’apprentissage, des certifications et des programmes d’apprentissage, et gérer des rapports pour l’ensemble de l’organisation.
  • Auteur : les auteurs sont des concepteurs pédagogiques et des créateurs de contenu. Un auteur peut ajouter des modules et des cours à Captivate Prime.
  • Responsable : un responsable gère les activités d’apprentissage d’une équipe. Un responsable peut nommer des membres de l’équipe pour suivre un cours, approuver les demandes des membres de l’équipe et faire part de ses commentaires sur les performances des membres de l’équipe à la fin de la formation. Les responsables peuvent également consulter des rapports afin de suivre les performances de leur équipe.
  • Élève : les élèves peuvent accéder aux cours, aux programmes d’apprentissage et aux certifications qui leur sont assignés. Les élèves peuvent également parcourir tous les cours disponibles en utilisant un catalogue et s’inscrire à des cours, des programmes d’apprentissage ou des certifications.

En tant qu’administrateur, vous pouvez créer des utilisateurs de trois manières :

  • Interne
  • Externe
  • Groupes d’utilisateurs

Ajouter un utilisateur unique

Pour ajouter des utilisateurs,

  1. Connectez-vous à Adobe Captivate Prime en tant qu’administrateur. 

  2. Sur la page d’accueil, cliquez sur Ajouter des utilisateurs. Sur cette page, vous pouvez ajouter un ou plusieurs utilisateurs à la fois en utilisant un CSV. Vous pouvez également créer un lien d’auto-inscription pour les employés internes ou créer un profil d’élève externe.

  3. Pour ajouter un utilisateur unique, cliquez sur Ajouter dans le coin supérieur droit de la page et choisissez l’option Utilisateur unique.

    Sélectionner un utilisateur unique
    Ajouter un utilisateur interne unique
  4. Dans la boîte de dialogue Ajouter un utilisateur, saisissez les informations de l’élève. Pour le champ Nom du responsable, sélectionnez le nom d’un utilisateur existant dans le système.

    Ajouter le nom du responsable
    Boîte de dialogue Ajouter un utilisateur
  5. Pour ajouter le nouvel utilisateur dans Prime, cliquez sur Ajouter. Après l’ajout de l’utilisateur, celui-ci reçoit un e-mail de vérification. L’élève active ensuite le compte et commence à utiliser Captivate Prime. Ce processus est utile si vous avez besoin d’ajouter un nombre limité d’élèves à votre compte Prime. Mais si vous prévoyez d’inscrire tous les employés d’une grande organisation, vous pouvez les ajouter en une seule fois. Pour plus d’informations, voir la section suivante.

Ajouter des utilisateurs par groupe

Généralement, la plupart des organisations utilisent un système de gestion des RH (HRMS), qui tient à jour tous les dossiers des employés, comme la désignation, le lieu, la date d’entrée en fonction ou la hiérarchie des employés. Vous pouvez exporter ces données au format CSV. Pour importer un CSV, suivez les étapes ci-dessous :

  1. Cliquez sur Ajouter dans le coin supérieur droit de la page et sélectionnez l’option Charger un CSV.

    Charger un CSV
    Charger un CSV pour ajouter des utilisateurs par groupe
  2. Le CSV que vous chargez est constitué des champs, comme indiqué ci-dessous :

    CSV
    Structure du fichier CSV
  3. Après avoir cliqué sur l’option Charger un CSV, la boîte de dialogue suivante s’affiche.

    Charger un CSV
    Boîte de dialogue Charger un CSV
  4. Sélectionnez le CSV ou glissez-déposez le fichier. Après avoir sélectionné le fichier, mappez les champs de données avec ceux du fichier CSV. Cliquez sur le menu déroulant requis et sélectionnez le champ approprié.

    Mapper les champs de données
    Mapper les champs dans le CSV
  5. Pour commencer à importer les utilisateurs, cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez voir un message de confirmation.

    Enregistrer le CSV
    Message de confirmation du chargement réussi du CSV
  6. Les nouveaux utilisateurs sont maintenant ajoutés à votre compte Adobe Captivate Prime. Pour sélectionner les nouveaux utilisateurs, cochez la case à côté des noms pour que tout le monde soit sélectionné. 

    Sélectionner des utilisateurs
    Nouveaux utilisateurs ajoutés

Remarque :

Pour plus d’informations, consultez la FAQ, Ajouter des utilisateurs par groupe.

Après avoir sélectionné les utilisateurs, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

Enregistrer un utilisateur

Une fois l’utilisateur sélectionné, cliquez sur Actions dans le coin supérieur droit et cliquez sur Enregistrer.

Les utilisateurs sélectionnés reçoivent un email de bienvenue. Si les élèves ont un ID Adobe existant, ils peuvent cliquer sur ce lien. S’ils n’ont pas d’ID Adobe existant, ils peuvent cliquer sur le lien de bienvenue pour créer un ID Adobe et l’associer à leur compte Prime. Les élèves doivent obligatoirement cliquer sur l’un de ces liens dans le courrier électronique car cela aide Prime à vérifier le compte de l’élève.

Attribuer un rôle

Après avoir ajouté des élèves au compte Adobe Captivate Prime, si vous souhaitez modifier leurs rôles, cliquez sur Actions dans le coin supérieur droit de la page. Sélectionnez l’option Attribuer un rôle. Ici, vous pouvez décider si vous voulez donner l’accès en tant qu’auteur ou l’accès en tant qu’administrateur à l’élève. Après avoir attribué un rôle, cet élève a accès au compte en tant qu’auteur et peut ajouter des modules et créer des cours. 

Attribuer un rôle
Attribuer un rôle à un utilisateur

Supprimer un rôle

Vous pouvez également supprimer l’accès en tant qu’auteur ou administrateur pour les utilisateurs. Sélectionnez un ou plusieurs élèves, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Supprimer le rôle. Choisissez une option, par exemple, Supprimer l’auteur, et l’accès en tant qu’auteur est révoqué pour cet élève. 

Remarque :

Vous ne pouvez pas attribuer manuellement un rôle de responsable à quelqu’un dans le système. Ils ont automatiquement accès au tableau de bord du responsable lorsqu’un ou plusieurs employés sont ajoutés à leur charge.

Supprimer un utilisateur

Pour supprimer un utilisateur, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Supprimer l’utilisateur. Dans la boîte de dialogue de confirmation, cliquez sur Oui pour supprimer l’élève.

Boîte de dialogue de confirmation pour supprimer un rôle
Message de confirmation pour supprimer un utilisateur

Modifier un utilisateur

Dans la liste des utilisateurs, sélectionnez-en un, puis cliquez dessus. Sur les informations de l’utilisateur, cliquez sur le bouton Modifier (). Dans la boîte de dialogue Modifier l’utilisateur, effectuez les modifications nécessaires et cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications.

Modifier l’utilisateur
Boîte de dialogue Modifier l’utilisateur

Créer un lien d’auto-inscription

Vous pouvez également permettre aux employés de votre entreprise de s’inscrire en tant qu’élèves au compte Adobe Captivate Prime, sans nécessiter votre aide en tant qu’administrateur. L’administrateur peut créer un lien d’auto-inscription et le partager avec les employés, qui peuvent ensuite s’inscrire à Prime en utilisant leurs identifiants Adobe.

Cliquez sur Ajouter dans le coin supérieur droit de la page et sélectionnez Auto-inscription.

Auto-inscription
Créer un lien vers l’auto-inscription en tant qu’élève

La boîte de dialogue Ajouter un profil d’auto-inscription s’affiche. Donnez un nom à ce profil. Ajoutez ensuite le nom du responsable. Il est important de savoir que, pour se voir attribuer un rôle de responsable, l’utilisateur doit déjà être un élève enregistré dans Prime.

Ajouter un profil d’auto-inscription
Ajouter un profil pour l’auto-inscription

Après avoir cliqué sur Enregistrer, une URL est générée. Vous pouvez la partager avec les élèves afin qu’ils puissent cliquer sur l’URL et s’enregistrer eux-mêmes.

Inscrire les élèves externes

Dans Adobe Captivate Prime, vous pouvez également créer des liens d’inscription pour les partenaires externes ou les agences ayant un accès limité à votre compte et leur fournir du matériel pédagogique.

Il y a quelques différences entre les inscriptions internes et externes.

Utilisateurs internes

Utilisateurs externes

Connectez-vous avec votre Adobe ID ou identifiant SSO.

Connectez-vous à l’aide de n’importe quel ID de messagerie.

La ludification est disponible.

La ludification n’est pas disponible.

Des hiérarchies d’élèves sont disponibles.

Les hiérarchies d’élèves ne sont pas disponibles.

Pour inscrire des utilisateurs externes, suivez les étapes ci-dessous :

  1. Dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur Externe.

    Cliquez sur Externe
    Inscrire les utilisateurs externes
  2. Cliquez sur Ajouter dans le coin supérieur droit de la page.

  3. Dans la boîte de dialogue Ajouter un profil d’inscription externe, ajoutez les informations suivantes :

    a.      Le nom du profil de l’organisation partenaire.

    b.      L’adresse électronique du responsable de l’organisation partenaire.

    c.      Le nombre maximum de places octroyé à ce partenaire pour l’inscription externe.

    d.      La date d’expiration pour fixer une date limite afin de cesser d’autoriser de nouvelles inscriptions à ce groupe. Après la date d’expiration, seuls les utilisateurs enregistrés existants peuvent accéder à cette formation.

    Mapper les champs de données
    Boîte de dialogue Ajouter un profil d’inscription externe

    e.      Dans la section Paramètres avancés, saisissez ce qui suit :

                 i.     Exigence de connexion : spécifiez une valeur en jours. Les élèves sont supprimés s’ils ne se connectent pas pendant la durée indiquée ci-dessus.

                 ii.     Domaines autorisés : liste de noms de domaine de messagerie électronique en liste blanche, séparés par des virgules.

                 iii.     Vérification d’adresse électronique requise : sélectionnez cette option pour rendre la vérification d’adresse électronique obligatoire pour un élève.

    Vérification d’adresse électronique requise
    Paramètres avancés
  4. Après avoir cliqué sur Enregistrer, vous pouvez voir le message de confirmation suivant. Vous devez partager l’URL avec votre partenaire externe.

    Enregistrer et partager l’URL avec des utilisateurs externes
    URL à partager en externe

Activer un profil externe

Après la création d’un profil externe, vous devez activer son état. Dans la liste des profils externes, sélectionnez le profil requis et faites basculer le bouton d’état.

Sélectionner le profil externe et faire basculer le bouton d’état
Activer un profil externe

Cela permet d’activer le lien Inscription externe. Un message de bienvenue est automatiquement envoyé au partenaire. Vous pouvez également copier le lien et le partager avec eux en cliquant sur l’icône Copier l’URL (), ou vous pouvez renvoyer le message de bienvenue à l’organisation partenaire en cliquant sur l’icône Courrier ().

Le responsable partenaire peut partager le lien avec les employés qui doivent suivre la formation sur Prime. Quand ils cliquent sur le lien, ils peuvent procéder à leur auto-inscription après avoir indiqué quelques informations pour créer leur profil sur Prime. Ces utilisateurs n’apparaîtront pas dans l’onglet Élèves avec les employés internes. Vous pouvez voir leurs noms sous l’onglet Élèves externes.

Suspendre un profil externe

Après avoir ajouté un groupe d’utilisateurs externes à Captivate Prime, vous pouvez également suspendre le processus d’inscription des utilisateurs externes. Lorsque vous mettez en pause, le processus d’inscription des utilisateurs externes est bloqué. Toutefois, ce processus fonctionne uniquement lorsque les utilisateurs ne se sont pas encore enregistrés en acceptant l’invitation.

Pour suspendre les groupes d’utilisateurs externes, choisissez un ou plusieurs groupes, cliquez sur Actions dans le coin supérieur droit de la page et cliquez sur Suspendre.

Reprendre un profil externe

Vous pouvez à tout moment révoquer l’état de suspension d’un partenaire externe et reprendre les services normaux. Cliquez sur Actions dans le coin supérieur droit de la page et choisissez Reprendre.

Les états suivants s’appliquent à des utilisateurs externes :

  • État inactif : dans cet état, l’enregistrement d’utilisateurs externes a expiré. Les administrateurs définissent la date d’expiration pour les utilisateurs externes lorsqu’ils les ajoutent au flux de production d’ajout de l’utilisateur.
  • État actif : dans cet état, les utilisateurs externes peuvent s’enregistrer dans l’application Captivate Prime, puis se connecter à l’application.
  • Suspension : dans cet état, le processus d’enregistrement des utilisateurs externes est bloqué. Toutefois, les utilisateurs existants peuvent toujours se connecter.

Vérifier le nombre de places utilisées

Dans la liste des profils externes, cliquez sur Places utilisées. Vous pouvez voir le nombre d’élèves de l’organisation partenaire qui ont été ajoutés.

Places utilisées
Vérifier le nombre de places utilisées

Supprimer un utilisateur

Sélectionnez un utilisateur, et dans le coin supérieur droit, cliquez sur Actions > Supprimer l’utilisateur.

Modifier le profil

Pour déplacer un utilisateur vers un autre profil externe, sélectionnez un utilisateur, dans le coin supérieur droit, cliquez sur Actions > Modifier le profil. Dans la liste des profils, sélectionnez un profil, puis cliquez sur Modifier.

Attribuer un rôle

Sélectionnez un utilisateur, et dans le coin supérieur droit, cliquez sur Actions > Attribuer un rôle > Appliquer <role>. L’utilisateur obtient un nouveau rôle.

Supprimer un rôle

Sélectionnez un utilisateur, et dans le coin supérieur droit, cliquez sur Actions > Supprimer le rôle > Supprimer <role>. Le rôle sélectionné est supprimé de la liste des rôles qui ont été attribués à l’utilisateur.

Créer des groupes d’utilisateurs

Un groupe d’utilisateurs est un ensemble d’utilisateurs appartenant à une catégorie. Les groupes d’utilisateurs aident les administrateurs à sélectionner les élèves dans leur organisation en fonction de leurs attributs, puis à leur attribuer un contenu d’apprentissage. En outre, ces groupes d’utilisateurs permettent aux administrateurs d’attribuer des logos et des catalogues personnalisés aux élèves et d’afficher des rapports personnalisés sur leur progression.

Pour accéder aux groupes d’utilisateurs, dans le volet de navigation de gauche, cliquez sur Groupes d’utilisateurs.

Groupes d’utilisateurs
Créer des groupes d’utilisateurs

Il existe deux types de groupes dans Adobe Captivate Prime : Personnalisé et Généré automatiquement. Lorsque vous ajoutez des élèves à votre compte, certains groupes sont automatiquement créés en fonction de leurs propriétés communes.

Pour voir les groupes créés automatiquement, cliquez sur l’onglet Généré automatiquement.

Cliquer sur l’onglet Généré automatiquement
Afficher les groupes générés automatiquement

Vous pouvez voir qu’il y a différents groupes, comme Tous les utilisateurs internes, Tous les responsables, ou encore des groupes basés sur le centre de coûts, basés sur le service, et basés sur les équipes des responsables.

En plus des groupes générés automatiquement, vous pouvez créer des groupes personnalisés. Pour ajouter un nouveau groupe personnalisé, dans le coin supérieur droit, cliquez sur Ajouter

Cliquez sur Ajouter pour ajouter un nouveau groupe personnalisé
Ajouter un nouveau groupe personnalisé
  1. Saisissez le nom et la description du groupe.

  2. Saisissez un nom d’utilisateur ou un profil dans le champ de recherche en temps réel et ajoutez des utilisateurs en les sélectionnant dans la liste déroulante.

  3. Cliquez sur Ajouter plus d’utilisateurs pour ajouter davantage d’élèves.

  4. Pour créer le groupe d’utilisateurs, cliquez sur Enregistrer.

Ce groupe personnalisé est maintenant créé et ajouté au profil. Les groupes d’utilisateurs que vous créez sont de nature dynamique. Si de nouveaux utilisateurs avec des attributs similaires sont ajoutés, ils sont automatiquement ajoutés au groupe d’utilisateurs.

Paramètres avancés

Champs actifs

Cette fonction permet aux administrateurs d'ajouter des champs supplémentaires en sus de ce qui a été fourni lors de l'enregistrement de l'utilisateur. 

Cliquez sur Champs actifs sur la page des utilisateurs. Les élèves ne peuvent choisir que les valeurs indiquées dans les valeurs personnalisées.

Champs actifs
Champs actifs

Configurer les champs

Utilisateurs internes

Vous pouvez ajouter une valeur personnalisée pour les champs d’utilisateurs internes.

Pour ajouter  des valeurs personnalisées, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Modifier les valeurs pour un utilisateur interne.

    Modifier les valeurs pour les utilisateurs internes
    Modifier les valeurs pour les utilisateurs internes
  2. La boîte de dialogue Valeurs dans le champ personnalisé s’affiche.

    Boîte de dialogue Valeurs dans le champ personnalisé
    Boîte de dialogue Valeurs dans le champ personnalisé
  3. Sélectionnez la valeur à ajouter dans le menu déroulant Sélectionner un champ.

  4. Saisissez les nouvelles valeurs dans le champ Nouvelle valeur.

  5. Cliquez sur Terminé

  6. Cliquez sur Enregistrer en haut à droite pour enregistrer les modifications.

Utilisateurs externes

Ajoutez des valeurs personnalisées similaires à celles des utilisateurs internes.

Modifier les valeurs pour les utilisateurs externes
Modifier les valeurs pour les utilisateurs externes

Paramètres

Affichage utilisateur

Si l’option Afficher uniquement les champs non renseignés lors de la connexion de l’élève est activée, un utilisateur voit uniquement les champs vides lors de la connexion.

Afficher les champs non renseignés
Afficher les champs non renseignés

Grâce à cette option, un administrateur peut décider s’il veut afficher ou masquer les champs une fois qu’ils ont été remplis.

Rôles personnalisés

Ajoutez un champ de votre choix dans le cadre des informations utilisateur, et cliquez sur Enregistrer. Après avoir ajouté les champs, vous pouvez également vérifier la disponibilité des champs dans la boîte de dialogue Modifier les utilisateurs

Après avoir ajouté les champs, vous pouvez noter que les champs repérés par une coche proviennent de la source de données ou de CSV, comme indiqué dans l'instantané ci-dessous. L'administrateur peut modifier ces champs de sources en activant ou en désactivant les champs. 

Valeurs des champs actifs dans Captivate Prime

Les valeurs des champs actifs seront récupérées à l'aide de l'une des manières suivantes : 

  1. L'application Captivate Prime importe les métadonnées depuis les sources de données associées à votre compte. 
  2. Les métadonnées sont capturées manuellement à partir du fichier CSV importé. 
  3. Les stagiaires renseignent les métadonnées lorsqu'ils ouvrent une session
  4. L'administrateur saisit des données pour les utilisateurs. 

L'application Captivate Prime crée des groupes d'utilisateurs automatiquement, à partir de ces métadonnées. 

Ajouter une valeur personnalisée

Vous pouvez ajouter une valeur personnalisée pour les champs d’utilisateur Interne et Externe.

Pour ajouter   des valeurs personnalisées, procédez comme suit :

Remarque :

Les champs personnalisés peuvent être ajoutés et supprimés, ils s'appliquent à tous les utilisateurs. Les champs CSV peut être activés ou désactivés, ils ne prennent effet que lorsque vous tentez de télécharger un fichier CSV après avoir apporté les modifications dans les champs actifs. Tous les champs actifs internes s'appliquent à tous les types d'utilisateurs internes. Les champs externes s'appliquent uniquement aux utilisateurs externes. Si un champ personnalisé est présent dans le fichier CSV, au prochain téléchargement, il est automatiquement converti en champ CSV et il est activé. 

Valeurs pour les champs CSV

Les utilisateurs peuvent choisir parmi les champs prédéfinis pour les champs CSV uniquement si la case Limiter la sélection est disponible.

Case Limiter la sélection
Case Limiter la sélection

Journaux d'importation

Dans cet espace, vous pouvez consulter l'historique d'importation CSV pour les utilisateurs que l'administrateur a ajoutés à l'aide de la fonction d'importation en bloc. Vous pouvez également cliquer sur Ajouter dans l'angle supérieur droit de la page pour ajouter des utilisateurs à l'aide de la fonction de téléchargement CSV. 

Ce produit est distribué sous licence Creative Commons Attribution - Pas d’utilisation commerciale - Partage à l’identique 3.0 non transposé  Les publications Twitter™ et Facebook ne sont pas couvertes par les dispositions Creative Commons.

Mentions légales   |   Politique de confidentialité en ligne