Découvrez comment ajouter des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs dans l'application Captivate Prime.

Vous pouvez ajouter des élèves, des auteurs, des administrateurs et des utilisateurs externes.Seuls les administrateurs désignés de l’entreprise peuvent effectuer ces tâches.

En tant qu’administrateur, vous pouvez créer des utilisateurs de trois manières :

Interne

  • En tant qu’utilisateur unique
  • Importation en bloc (à l'aide de la méthode de téléchargement CSV)

Externe

  • Par l'enregistrement externe (ajouter des groupes)

Vous pouvez également installer les profils d'auto-enregistrement permettant aux utilisateurs de s'enregistrer eux-mêmes en tant qu'utilisateurs dans Captivate Prime. 

Ajouter des utilisateurs

Créez et gérez les comptes utilisateur des élèves. Cliquez sur Ajouter pour ajouter un ou plusieurs utilisateurs en téléchargeant un fichier .csv ou pour installer des profils d'auto-inscription. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs dans la liste des élèves et cliquer sur Actions>Supprimer pour supprimer des élèves. Des rôles de responsable sont attribués à certains utilisateurs par Adobe Captivate Prime en fonction des rôles/privilèges indiqués par votre entreprise dans le fichier .csv.

Interne

Vous pouvez ajouter des utilisateurs internes en cliquant sur l'importation en bloc et les utilisateurs uniques. Cliquez sur l'onglet d'auto-inscription pour placer des profils afin que les stagiaires s'enregistrent. 

Ajouter des utilisateurs internes
Ajouter des utilisateurs internes

Importation en bloc

Ajouter plusieurs utilisateurs à la fois en chargeant un fichier .csv existant. Cliquez sur Importer, sélectionnez le fichier .csv à partir de votre ordinateur et cliquez sur Ajouter.
Remarque
Vous devez mapper le contenu du fichier .csv avec les libellés d’application lorsque vous chargez un fichier .csv pour la première fois. Pour les chargements suivants, si le mappage n’est effectué à nouveau, les paramètres précédents sont appliqués.

Reportez-vous à la section FAQ pour plus d'informations sur le processus de téléchargement CSV. 

Auto-inscription

Avec cette fonction, vous pouvez permettre aux employés de votre entreprise de s’enregistrer comme élèves au compte Captivate Prime.

  1. Choisissez l'onglet Auto-inscription. Cliquez sur ajouter un groupe. Une boîte de dialogue contextuelle s’affiche. 
  2. Saisissez le nom du profil et le nom du responsable de l’employé.
  3. Vous pouvez télécharger la photo de profil de l’employé en cliquant sur l’icône Charger une image.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez également cliquer sur Ajouter dans le coin supérieur droit de la page et cliquez sur auto-inscription. Saisissez les détails dans la boîte de dialogue comme mentionné dans les étapes ci-dessus.

Une URL contenant une option de copie s’affiche. Copiez l’URL et envoyez-la par courrier électronique aux élèves souhaités. Les élèves peuvent s’inscrire en accédant à l’URL.

Utilisateurs uniques
  1. cliquez sur Utilisateurs dans le volet de gauche.
  2. Cliquez sur l'onglet Utilisateurs uniques et cliquez sur Ajouter>Utilisateur unique dans le coin supérieur droit de la page. La boîte de dialogue Ajouter utilisateur s'affiche. 
Ajouter des utilisateurs uniques
Ajouter des utilisateurs uniques

  1. Ajouter le nom de l'utilisateur/de l'élève, son profil ou sa désignation, son ID utilisateur et le nom de son responsable. Si vous ne connaissez pas le nom de son responsable, vous pouvez choisir n’importe quel nom élève existant pouvant faire office de responsable du nouvel élève, et cliquer sur Ajouter.

Afficher/modifier les informations utilisateur

Vous pouvez visualiser la liste des élèves ainsi que leurs rôles assignés. Cliquez sur le nom de chaque utilisateur pour afficher les renseignements sur l'utilisateur comme indiqué dans l'instantané ci-dessous. 

Afficher la liste des élèves et de leurs rôles affectés
Afficher la liste des élèves et de leurs rôles affectés

Vous pouvez également filtrer la liste des utilisateurs en fonction de leurs rôles et leur état d'enregistrement. Cliquez sur le rôle ou les utilisateurs pour filtrer la liste en conséquence, comme indiqué dans l'instantané ci-dessous. 

Filtre de rôle et d’utilisateur
Filtre de rôle et d’utilisateur

Modifier les utilisateurs

Cliquez sur l'icône Modifier située dans le coin supérieur droit des informations utilisateur pour modifier les détails de l'utilisateur. Un dialogue apparaît comme illustré ci-dessous. 

Si vous ajoutez des champs supplémentaires à l'aide du flux de champs actifs, vous pouvez afficher ces champs supplémentaires également dans cette boîte de dialogue. 

Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez également modifier le profil des utilisateurs comme Responsable, Administrateur, Stagiaire et Auteur. 

Modifier les informations de connexion de l’utilisateur
Modifier les informations de connexion de l’utilisateur

États d'utilisateur internes (utilisateurs d'auto-inscription)

Les utilisateurs internes peuvent se trouver dans l'un des états suivants : 

  • Actif - dans cet état, les utilisateurs internes peuvent s'inscrire eux-mêmes et également se connecter à l'application Captivate Prime.
  • Suspendu - dans cet état, le processus d'enregistrement est bloqué pour les utilisateurs par auto-inscription. Toutefois, les utilisateurs existants peuvent toujours se connecter. 

Externe

Adobe Captivate Prime vous donne la possibilité d'inscrire des membres de services externes ou des collaborateurs externes à votre organisation dans l'application.

  1. En mode Administrateur, cliquez sur Utilisateurs dans le volet de gauche.
  2. Cliquez sur Externe dans le panneau gauche. 
  3. Cliquez sur Ajouter
    La boîte de dialogue Ajouter utilisateur que apparaît suivant les indications de l'instantané ci-dessous. 
  4. Ajoutez le nom de l'équipe/groupe, l'adresse électronique du Responsable, le nombre d'élèves qui peuvent s'inscrire sur les cours et la date d'expiration du groupe.
  5. Entrez le nom de domaine de votre choix dans le champ Domaines autorisés. Seuls les utilisateurs avec des noms de domaine spécifiques peuvent s’inscrire au compte.
  6. Si vous souhaitez qu’une vérification par courrier électronique soit envoyée aux utilisateurs, cochez la case Vérification du courrier électronique requise.
  7. Téléchargez l'image qui représente le groupe externe en cliquant sur Ajouter un champ image ou par glisser-déposer.
  8. Spécifiez le nombre de jours au cours desquels l’utilisateur doit se connecter avant d’être automatiquement supprimé dans le champ Limite d’inactivité.
  9. Cliquez sur Enregistrer.L’administrateur peut copier l’URL d’enregistrement et l’envoyer au groupe d’inscriptions externes.
Ajouter des utilisateurs externes à Captivate Prime
Ajouter des utilisateurs externes à Captivate Prime

Remarque :

Désormais, les utilisateurs externes peuvent s’enregistrer en suivant l’URL d’enregistrement et en fournissant des informations de base et un mot de passe. Les nouveaux utilisateurs peuvent se connecter à Captivate Prime à l’aide de leur adresse électronique et de leur mot de passe. Après la connexion, ils sont redirigés vers la page Catalogue.

Suspendre le groupe d'utilisateurs externes

Après avoir ajouté un groupe d'utilisateurs externes à Captivate Prime, vous pouvez également suspendre le processus d'enregistrement des utilisateurs externes. Lorsque vous mettez en pause, le processus d'enregistrement des utilisateurs externes est bloqué. Toutefois, ce processus fonctionne uniquement lorsque les utilisateurs ne se sont pas encore enregistrés en acceptant l'invitation. 

Pour suspendre les groupes d'utilisateurs externes, cliquez sur Actions du coin supérieur droit de la page et sélectionnez Pause.

Redémarrez

A tout moment, vous pouvez toujours révoquer le blocage (pause) en sélectionnant une option reprendre. Cliquez sur Actions dans le coin supérieur droit de la page et choisissez Reprendre

États d'utilisateur externe

Dans Captivate Prime, les états suivants s'appliquent à des utilisateurs externes : 

  • État inactif -dans cet état, l'enregistrement d'utilisateurs externes a expiré. Les administrateurs définissent la date d'expiration pour les utilisateurs externes lorsqu'ils les ajoutent au flux de production d'ajout de l'utilisateur. 
  • État actif - dans cet état, les utilisateurs externes peuvent s'enregistrer dans l'application de Captivate Prime, puis ouvrez une session également à l'application. 
  • Suspension - dans cet état, le processus d'enregistrement des utilisateurs externes est bloqué. Toutefois, les utilisateurs existants peuvent toujours se connecter. 

Affectation de rôles d’auteur/d’administrateur aux utilisateurs

Créez et gérez les comptes utilisateur des auteurs/administrateurs. Pour ajouter des utilisateurs en tant qu’auteurs/administrateurs effectuez les étapes ci-dessous :

  1. Commencez à saisir le nom de l’utilisateur auquel vous souhaitez affecter le rôle d’auteur/d’administrateur dans le champ de recherche (rechercher les stagiaires par nom, profil, etc.). 
  2. Sélectionnez un nom dans la liste déroulante qui s’affiche.
  3. Cliquez sur Actions dans le coin supérieur droit de la page et sélectionnez Assigner un rôle-> définir en tant qu'auteur ou Définir en tant qu'Admin.

Pour supprimer les rôles d’auteur ou d’administrateur affectés aux utilisateurs, sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs dans la liste des auteurs/administrateurs et cliquez sur Actions -> Supprimer le rôle -> Supprimer l’auteur ou Supprimer l’administrateur.

Affectation du rôle de responsable aux utilisateurs

Vous pouvez attribuer le rôle de responsable à un ou plusieurs utilisateurs existants à la fois à l’aide du téléchargement CSV. Un prérequis est que l’utilisateur doit superviser au moins un employé pour être considéré comme un Responsable. Dans le fichier CSV, ajoutez les informations d’identification du responsable dans la colonne parent de l’utilisateur comme indiqué dans l’instantané ci-dessous.

Référez-vous au FAQ pour plus d'informations sur le processus de téléchargement de CSV. 

Vous pouvez également modifier les rôles des utilisateurs en tant que Responsables à l'aide du workflow Modifier les utilisateurs comme indiqué dans la section Utilisateurs internes ci-dessus. 

Exemple de fichier CVS
Exemple de fichier CVS

Ajout de groupes d’utilisateurs

Un groupe d’utilisateurs est un ensemble d’utilisateurs appartenant à une catégorie définie. Les groupes d’utilisateurs permettent aux administrateurs de localiser n’importe quel élève dans l’entreprise rapidement, tout en assignant du contenu d’apprentissage aux utilisateurs. En outre, ces groupes d’utilisateurs permettent aux administrateurs d’affecter des logos et catalogues personnalisés aux élèves.

Captivate Prime est composé de groupes d’utilisateurs par défaut et personnalisés.

Groupes d'utilisateurs générés automatiquement

Par défaut, Captivate Prime crée certains groupes d’utilisateurs sur la base de propriétés communes. Par exemple : tous les élèves, tous les administrateurs, et tous les auteurs.

Cliquez sur Généré automatiquement dans le panneau de gauche pour afficher la liste de tous les groupes d'utilisateurs générés automatiquement fournis par application principale de Captivate Prime. 

Mise à jour automatique des groupes d'utilisateurs générés automatiquement. De nouveaux groupes générés automatiquement sont ajoutés à Captivate Prime à chaque fois qu'une action correspondante se produit. Par exemple, création d’un profil d’auto-inscription, création d’un profil d’inscription externe, et chargement CSV.

Vous ne pouvez pas modifier le nom et la description des groupes générés automatiquement.

Groupes d’utilisateurs personnalisés

En plus des groupes d’utilisateurs par défaut, vous pouvez créer vos propres groupes d’utilisateurs.

  1. Cliquez sur Utilisateurs dans le volet de gauche après vous être connecté en tant qu’administrateur.
  2. En page personnalisée de groupes d'utilisateurs, cliquez sur ajouter dans le coin supérieur droit.
Personnaliser les groupes d’utilisateurs
Personnaliser les groupes d’utilisateurs

  1. Saisissez le nom et la description du groupe. 
  2. Saisissez un nom d’utilisateur ou un profil dans le champ de recherche en temps réel et ajoutez des utilisateurs en les sélectionnant dans la liste déroulante.
  3. Cliquez Ajouter plus d'utilisateurs pour ajouter davantage d'élèves.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Envoie d’un courrier électronique de bienvenue

Les administrateurs peuvent renvoyer des courriers électroniques de bienvenue aux élèves dans le cas ou ces derniers ne les auraient pas reçus de l’administrateur de leur compte. Les élèves peuvent se connecter à leur compte Captivate Prime facilement en ajoutant à leurs favoris le lien sécurisé et les liens de connexion reçus dans le courrier électronique de bienvenue.

Pour envoyer des courriers électroniques de bienvenue aux élèves,

  1. cliquez sur Utilisateurs dans le volet de gauche
  2. sélectionnez un élève de la liste en cochant la case située en regard de son nom.
  3. Cliquez sur le menu déroulant Actions dans l’angle supérieur droit de la page
  4. Cliquez sur Envoyer un message de bienvenue

Le message contextuel de confirmation suivant s’affiche : Courrier électronique envoyé à l’élève avec succès

Avancé

Sources de données

Vous pouvez utiliser cette fonction lorsque vous souhaitez importer/synchroniser les données sur les utilisateurs ou les formations depuis la base de données de votre entreprise vers l'application Captivate Prime. Vous pouvez également configurer la fréquence de cette fonction. 

Cliquez sur les Sources de données sur le volet gauche sous Avancée

Source de date
Source de date

Sélectionnez le type de source de données dans le menu déroulant Source, sélectionnez la fréquence de mise à jour et cliquez sur Synchroniser maintenant si vous avez besoin d' une synchronisation immédiate, ou cliquez sur Enregistrer. Les types de source de données sont SFDC, FTP etc. pour les utilisateurs internes. 

Vous pouvez ajouter plusieurs sources de données. 

Champs actifs

Cette fonction permet aux administrateurs d'ajouter des champs supplémentaires en sus de ce qui a été fourni lors de l'enregistrement de l'utilisateur. 

Cliquez sur Champs actifs sur la page des utilisateurs.Les élèves ne peuvent choisir que les valeurs indiquées dans les valeurs personnalisées.

Champs actifs
Champs actifs

Ajoutez un champ de votre choix dans le cadre des informations utilisateur, et cliquez sur Enregistrer. Après avoir ajouté les champs, vous pouvez également vérifier la disponibilité de ces champs actifs dans la boîte de dialogue Modifier les utilisateurs

Après avoir ajouté les champs, vous pouvez noter que les champs repérés par une coche proviennent de la source de données ou de CSV, comme indiqué dans l'instantané ci-dessous. L'administrateur peut modifier ces champs de sources en activant ou en désactivant les champs. 

Modifier les champs de sources
Modifier les champs de sources

Valeurs des champs actifs dans Captivate Prime

Les valeurs des champs actifs seront récupérées à l'aide de l'une des manières suivantes : 

  1. L'application Captivate Prime importe les métadonnées depuis les sources de données associées à votre compte. 
  2. Les métadonnées sont capturées manuellement à partir du fichier CSV importé. 
  3. Les stagiaires renseignent les métadonnées lorsqu'ils ouvrent une session
  4. L'administrateur saisit des données pour les utilisateurs. 

L'application Captivate Prime crée des groupes d'utilisateurs automatiquement, à partir de ces métadonnées. 

Ajouter une valeur personnalisée

Vous pouvez ajouter une valeur personnalisée pour les champs d’utilisateur Interne et Externe.

Pour ajouter   des valeurs personnalisées, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Modifier la valeur pour l’utilisateurInterneou externe.La boîte de dialogue Valeurs dans le champ personnalisé s’affiche.

  2. Sélectionnez la valeur à ajouter dans le menu déroulant Champ sélectionné.

  3. Saisissez les nouvelles valeurs dans la zone Nouvelle valeur.

  4. Cliquez sur Terminé. La boîte de dialogue se ferme.

  5. Cliquez sur Enregistrer en haut à droite pour enregistrer les modifications.

Remarque :

Les champs personnalisés peuvent être ajoutés et supprimés, ils s'appliquent à tous les utilisateurs. Les champs CSV peut être activés ou désactivés, ils ne prennent effet que lorsque vous tentez de télécharger un fichier CSV après avoir apporté les modifications dans les champs actifs. Tous les champs actifs internes s'appliquent à tous les types d'utilisateurs internes. Les champs externes s'appliquent uniquement aux utilisateurs externes. Si un champ personnalisé est présent dans le fichier CSV, au prochain téléchargement, il est automatiquement converti en champ CSV et il est activé. 

Valeurs pour les champs CSV

Les utilisateurs peuvent choisir parmi les champs prédéfinis pour les champs CSV uniquement si la case Limiter la sélection est cochée.

Case Limiter la sélection
Case Limiter la sélection

Journaux d'importation

Dans cet espace, vous pouvez consulter l'historique d'importation CSV pour les utilisateurs que l'administrateur a ajoutés à l'aide de la fonction d'importation en bloc. Vous pouvez également cliquer sur Ajouter dans l'angle supérieur droit de la page pour ajouter des utilisateurs à l'aide de la fonction de téléchargement CSV. 

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