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L’une des nombreuses façons de lancer ou de déclencher un processus basé sur l’utilisation de Forms consiste à utiliser des applications dans la boîte de réception AEM. Vous devez créer une application de processus pour rendre un processus Forms disponible en tant qu’application dans la boîte de réception. Pour plus d’informations sur l’application du processus et d’autres façons de lancer les processus Forms, voir Lancement d’un processus basé sur l’utilisation de Forms sur OSGi.

En outre, la boîte de réception AEM réunit les notifications et les tâches de différents composants AEM, notamment les processus Forms. Lorsqu’un processus Forms contenant une étape Affecter une tâche est déclenché, l’application associée est répertoriée comme une tâche dans la boîte de réception de la personne désignée. Si la personne désignée est un groupe, la tâche s’affiche dans la boîte de réception de tous les membres du groupe jusqu’à ce qu’un membre demande ou délègue la tâche.

L’interface utilisateur de la boîte de réception fournit la liste et les vues de calendrier pour afficher les tâches. Vous pouvez également configurer les paramètres d’affichage. Vous pouvez filtrer les tâches en fonction de divers paramètres. Pour plus d’informations sur la vue et les filtres, voir Votre boîte de réception

En résumé, la boîte de réception vous permet de créer une nouvelle application et de gérer les tâches affectées.

Remarque :

Vous devez être membre du groupe d’utilisateurs de processus pour pouvoir utiliser la boîte de réception AEM.

Création d’une application

  1. Accédez à la boîte de réception AEM à l’adresse http://[serveur]:[port]/aem/inbox.

  2. Dans l’interface utilisateur de la boîte de réception, appuyez sur Créer > Application. La page Sélectionner l’application s’affiche.

  3. Sélectionnez une application, puis cliquez sur Créer. Le formulaire adaptatif associé à l’application s’ouvre. Remplissez les formulaires et appuyez sur Envoyer. Cette action lance le processus associé et crée une tâche dans la boîte de réception de la personne désignée.

Gestion des tâches

Lorsqu’un processus Forms est déclenché et que vous êtes une personne désignée ou un membre du groupe de personnes désignées, une tâche s’affiche dans votre boîte de réception. Vous pouvez afficher les détails de la tâche et effectuer les actions disponibles pour la tâche depuis la boîte de réception.

Demande ou délégation de tâches

Les tâches affectées à un groupe s’affichent dans la boîte de réception de tous les membres du groupe. Tout membre du groupe peut demander cette tâche ou la déléguer à un autre membre du groupe. Procédez comme suit :

  1. Appuyez sur la vignette de la tâche pour la sélectionner. Les options pour ouvrir ou déléguer la tâche s’affichent en haut. 

    select-task
  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour déléguer la tâche, appuyez sur Déléguer. La boîte de dialogue Déléguer un élément s’ouvre. Sélectionnez un utilisateur (vous pouvez également ajouter un commentaire) puis appuyez sur OK
    delegate
    • Pour demander la tâche, appuyez sur Ouvrir. La boîte de dialogue Auto-affecter s’ouvre. Appuyez sur Continuer pour demander la tâche. La tâche demandée s’affiche avec vous en tant que personne désignée dans votre boîte de dialogue.
    claim

Affichage des détails et actions sur les tâches

Lorsque vous ouvrez une tâche, vous pouvez afficher les détails de la tâche et exécuter les actions disponibles. Les actions disponibles pour une tâche sont définies à l’étape Affecter une tâche du processus Forms associé.

  1. Appuyez sur la vignette de la tâche pour la sélectionner. Des options pour ouvrir ou déléguer la tâche sélectionnée s’affichent en haut. 

  2. Appuyez sur Ouvrir pour afficher les détails de la tâche et prendre des mesures. La vue détaillée de la tâche s’ouvre. Dans cette vue, vous pouvez afficher les détails de la tâche et agir sur la tâche.

    Remarque :

    Si une tâche est affectée à un groupe, vous devez d’abord la demander pour pouvoir l’ouvrir dans la vue détaillée.

task-details

La vue détaillée de tâche comprend les sections suivantes :

  • Détails de la tâche
  • Formulaire
  • Détails du processus
  • Barre d’outils Actions

Détails de la tâche

La section Détails de la tâche affiche des informations sur la tâche. Les informations affichées dépendent des paramètres de configuration de l’étape Affecter une tâche dans le processus. Dans l’exemple ci-dessus s’affichent la description, l’état, la date de début et le processus utilisé pour la tâche. Il permet également de joindre un fichier à la tâche.

Formulaire

L’onglet Formulaire dans la zone de contenu principale affiche le formulaire envoyé et les pièces jointes du champ, le cas échéant. 

Détails du processus

L’onglet Détails de processus en haut affiche la progression de la tâche via différentes étapes dans le processus. Il affiche les étapes terminées, en cours et en attente pour la tâche. Les étapes d’un processus sont définies à l’étape Affecter une tâche du processus associé.

En outre, l’onglet affiche l’historique de la tâche pour chaque étape terminée dans le processus. Vous pouvez appuyer sur Afficher les détails pour une étape terminée afin de connaître les détails de cette étape. Cette action permet d’afficher les détails de la tâche : les commentaires, les pièces jointes de formulaire et de tâches, l’état, les dates de début et de fin, etc.

workflow-details

Barre d’outils Actions

La barre d’outils Actions affiche toutes les options disponibles pour la tâche. Les actions Enregistrer, Réinitialiser et Déléguer sont des actions par défaut, mais d’autres actions disponibles sont configurées dans l’étape Affecter une tâche. Dans l’exemple ci-dessus, les options Approuver et Rejeter sont configurées dans le processus.

Lorsque vous agissez sur la tâche, elle se poursuit dans le processus.

Affichage des tâches terminées

La boîte de réception AEM affiche uniquement les tâches actives. Les tâches terminées n’apparaissent pas dans la liste. Cependant, vous pouvez utiliser les filtres de la boîte de réception pour filtrer les tâches en fonction de plusieurs paramètres, tels que le type de tâche, l’état, les dates de début et de fin, etc. Pour afficher les tâches terminées : 

  1. Dans la boîte de réception AEM, appuyez sur  pour ouvrir le sélecteur de filtres.

  2. Appuyez sur l’accordéon État de la tâche et choisissez Terminé. Toutes vos tâches terminées s’affichent.

    filter
  3. Appuyez pour sélectionner une tâche et cliquez sur Ouvrir

La tâche s’ouvre pour afficher le document ou le formulaire adaptatif associé à la tâche. Le formulaire adaptatif s’affiche en lecture seule ou son document PDF d’enregistrement s’affiche en tant que document configuré dans l’onglet Formulaire/Document de l’étape de processus Affecter une tâche.

La section de détails de la tâche affiche des informations telles qu’une mesure prise, l’état de la tâche, la date de début et la date de fin.

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L’onglet Détails du processus affiche chaque étape du processus. Appuyez sur Afficher les détails d’une étape pour obtenir des informations détaillées.

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