Présentation

Ce document fournit aux administrateurs Workday la procédure de personnalisation des processus métier Workday permettant d’associer Adobe Sign lorsque l’obtention d’une signature est nécessaire. Ce document est un guide de configuration. Il ne doit pas être considéré comme étant un manuel de formation exhaustif pour l’utilisation de Workday.

Pour utiliser Adobe Sign dans Workday, vous devez savoir comment créer et modifier des éléments Workday tels que : environnement des processus métier, installation et configuration du client, création de rapports et intégration de Workday. 

Étape de révision de document

Adobe Sign pour Workday est disponible pour l’étape Revoir document, que vous pouvez ajouter à chacun des 400 processus métier disponibles dans Workday. Ils comprennent notamment les processus « Offre », « Partager des documents ou affecter des tâches », et « Proposer une rémunération ».

Consultez la documentation complète de la communauté Workday concernant l’étape Revoir document à l’adresse suivante : https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Définition d’une étape de révision de document fonctionnelle

  1. Ajoutez l’étape Revoir document
  2. Spécifiez les groupes (rôles) qui peuvent effectuer une action lors de l’étape de révision de document.

Étapes des processus métier

Configuration de l’étape de révision de document :

  1. Sélectionnez eSign by Adobe pour le type d’intégration de signature électronique.
  2. Ajoutez des lignes à la grille de signatures
    • La grille de signatures spécifie l’ordre séquentiel dans lequel le document est envoyé pour signature. Chaque ligne peut contenir un ou plusieurs rôles et chaque ligne représente une étape du processus de signature.
    • Pour chaque étape spécifique, chaque personne associée au rôle est informée de l’évènement de signature en attente.
    • Une fois qu’une seule personne associée au rôle signe, l’étape est terminée et le document passe à l’étape suivante.
    • Lorsque toutes les lignes ont été signées, l’étape de révision de document est terminée.
  3. Spécifiez le document à signer. S’il s’agit d’un PM d’offre, vous pouvez utiliser le document à partir d’une étape de création de document. Sinon, sélectionnez un document ou un rapport existant.
    • Répétez l’étape 3 en fonction du nombre de documents nécessaire.
Configuration de l’étape de révision de document

Remarques concernant l’étape des processus métier

L’environnement des processus métier est très complet. C’est pourquoi nous ne pouvons fournir une explication concise dans ce document. Toutefois, il convient de souligner ces quelques informations :

  • Chaque processus métier doit comprendre une étape de fin.
    • Cette étape doit de préférence se trouver à la fin du processus métier.
  • La configuration d’une étape de fin n’est pas accessible dans le menu des actions de l’icône de recherche associé.
    • Cette action est uniquement possible lors de la visualisation du PM et ne l’est pas pendant la modification.
  • Chaque étape du processus métier est exécutée de manière séquentielle.
    • Vous pouvez modifier l’ordre d’une étape en modifiant sa valeur.
    • Pour insérer une étape entre les éléments « c » et « d », ajoutez-la en lui attribuant la valeur « ca ».

Exemple : offre

Le PM d’offre est un processus secondaire du PM dynamique de recrutement. Ce dernier doit être configuré pour permettre l’exécution du PM d’offre. Le déclenchement s’effectue lorsque « Offre » ou « Faire une offre » est sélectionné pour une candidature.

Dans cet exemple, l’étape de révision de document est associée à l’étape Document Dynamique pour l’Amérique du Nord et le Japon.

Exemple d’un processus métier Workday

Ce PM permet d’effectuer les opérations suivantes :

  • L’initiateur du PM sera invité à faire une proposition de rémunération pour le candidat (étape b).
  • Utilisation d’une condition d’étape pour déterminer si le pays n’est PAS le Japon
    • Si le résultat est vrai, l’étape « ba » est exécutée, et la langue du document utilisée est l’anglais.
    • Si le résultat est faux, l’étape « bb » est exécutée, et la langue du document utilisée est le japonais.
  • L’étape « bc » correspond à l’étape de révision de document.
    • C’est à ce moment précis que le processus de signature est défini.
  • L’étape « d » correspond au moment de prise de décision concernant l’offre.
    • Cette étape est requise et correspond à l’étape de fin.

Le document dynamique créé lors de l’étape « ba » est appelé Lettre d’offre, et contient un seul bloc de texte appelé Offre rapide. En fonction de vos besoins, vous pouvez ajouter plusieurs blocs de texte tels que l’en-tête, les salutations, la rémunération, les actions, la conclusion, les conditions, etc.

Page d’affichage du document Workday

La lettre d’offre dynamique ci-dessous a été créée dans l’éditeur de texte enrichi Workday.

Les éléments surlignés en gris sont les éléments fournis par Workday et qui font référence à des données contextuelles.

Les éléments entre {{accolades}} sont des balises de texte Adobe.

Exemple de formulaire dynamique

Dans l’étape Revoir Document, le document dynamique est référencé à partir de l’étape précédente et définit le processus séquentiel de signature via deux groupes de signature.

Dans l’exemple illustré ci-dessous, le document généré de façon dynamique est d’abord envoyé au responsable du recrutement, puis au candidat.

 

Définition des groupes de signature Workday

Exemple : distribution de documents

L’étape Partager des documents ou affecter des tâches comprend une étape obligatoire : Action Revoir le partage des documents. Ce PM est déclenché par la tâche Partager des documents ou affecter des tâches.

Vous pouvez ajouter une étape Revoir document à ce PM pour envoyer un document à plusieurs personnes afin qu’il soit signé de façon individuelle, mais vous ne pouvez pas supprimer l’étape Action Revoir le partage des documents.

Pour supprimer le comportement de ce PM, vous pouvez ajouter une condition d’étape qui permet d’évaluer Revoir le partage des documents comme étant faux.

Le document qui sera envoyé en vue de sa signature groupée est le document ou le rapport indiqué dans l’étape Revoir document.

Remarque :

En déclenchant cette tâche, vous indiquez le document à envoyer. Ce document sera uniquement acheminé vers l’étape Revoir le partage des documents et non vers l’étape Revoir la distribution

Processus métier Workday de révision du partage des documents

Exemple : création de rapports

Workday propose une puissante infrastructure de création de rapports. Pour obtenir un aperçu détaillé du processus d’Adobe Sign, consultez les informations concernant le processus Revoir l’évènement du document.

Vous trouverez ci-dessous un rapport simple et personnalisé pouvant être exécuté dans tous les PM pour rechercher les transactions ainsi que les états associés Adobe Sign.

 

Exemple d’un rapport personnalisé Workday

Le rapport suivant a été généré grâce à la recherche des PM suivants : Offre, Accueil et Intégration, et Proposer une rémunération dans le client d’implémentation.

Vous pouvez consulter :

  • Les documents envoyés en vue de leur signature
  • L’étape PM associée
  • La prochaine personne devant signer
Exemple d’un rapport Workday généré avec trois éléments

Documents signés

Le cycle de signature Workday supprime toutes les notifications électroniques d’Adobe Sign. Grâce à leur boîte de réception Workday, les utilisateurs sont informés des actions en attente.

Une fois que le document a été signé par tous les groupes de signature, une copie du document signé est envoyée par e-mail à tous les membres du groupe de signature.

Si vous le souhaitez, vous pouvez supprimer ce comportement (pour ce faire, contactez votre responsable du succès client Adobe Sign ou l’équipe du service clientèle Adobe Sign).

Pour accéder aux documents signés dans Workday, consultez le rapport complet des processus.

  • Les documents des employés sont consultables dans les profils des employés.
  • Les documents des candidats (lettres d’offre) se trouvent dans les profils des candidats

Voici un exemple de lettre d’offre signée pour le candidat Chris Foxx. 

Exemple de lettre d’offre Workday

Assistance technique

Assistance Workday

Propriétaire de l’intégration, Workday devra être votre premier point de contact pour toute question concernant l’intégration, les demandes relatives aux fonctionnalités ou les problèmes de fonctionnement général de l’intégration.

La communauté Workday propose de nombreux articles de qualité concernant le dépannage de l’intégration et la création de documents :

Dépannage des intégrations de signature électronique

https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/zhA~hYllD3Hv1wu0CvHH_g

Étape de révision de documents
https://doc.workday.com/#/reader/3DMnG~27o049IYFWETFtTQ/TboWWKQemecNipWgxLAjqg

Création de documents dynamiques

https://community.workday.com/node/176443

Conseils pour la configuration de la création de documents d’offre

https://community.workday.com/node/183242

Assistance Adobe Sign

En tant que partenaire de l’intégration, Adobe Sign doit être contacté lorsque l’intégration ne peut obtenir des signatures ou lorsque la notification de signatures en attente fait défaut.

Pour obtenir une assistance, les utilisateurs Adobe Sign doivent contacter leur responsable du succès client. Vous pouvez également contacter le support technique au 1-866-318-4100. Patientez jusqu’à l’annonce de la liste des produits, puis saisissez 4, puis 2 (lorsque vous y êtes invité).

Ajout de balises de texte Adobe sur des documents

https://helpx.adobe.com/content/dam/help/en/sign/adobesign_text_tags_guide.pdf

Telechargement

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