Configuration d’Adobe Sign en vue d’envoyer des accords à l’aide de l’application Chatter ou Salesforce1

Depuis le flux de page d’accueil, d’opportunité, de compte ou de contact, vous pouvez envoyer des accords pour signature via l’action d’éditeur Adobe Sign. La même action Adobe Sign est utilisée dans l’expérience de navigateur mobile ou l’application mobile Chatter et Salesforce1. 

Adobe Sign pour Chatter

Adobe Sign pour Salesforce est compatible avec Chatter. Vous pouvez obtenir des mises à jour Chatter en temps réel lorsque :

  • les accords sont envoyés, affichés, signés, refusés, annulés, non distribués ;
  • les accords arrivent à expiration ou des rappels sont envoyés ;
  • vous recevez un accord à signer.

Suivez les mises à jour Chatter sur les objets Accord, Compte, Contrat et Opportunité. Collaborez au sein de votre organisation pour conclure davantage de contrats.

Vous pouvez également envoyer des accords directement à partir des actions d’éditeur Chatter.

Instructions de configuration des mises à jour d’état Chatter

Après avoir installé l’application Adobe Sign pour Salesforce, vous pouvez configurer les mises à jour Chatter que vous souhaitez montrer aux utilisateurs.

1. Accédez à Configurer > Concevoir > Développer > Paramètres personnalisés.

○ Sélectionnez Adobe Sign Chatter Settings (Paramètres Chatter Adobe Sign).

○ Cliquez sur Gérer.

○ Cliquez sur Nouveau.

○ Configurez les paramètres qui vous intéressent (voir la liste des paramètres ci-dessous dans Paramètres Chatter personnalisés).

Vous ne devez définir qu’un seul ensemble de paramètres Chatter pour votre organisation et vous pouvez attribuer un nom aux paramètres. 

2. Activez Salesforce afin que les signataires de votre société puissent recevoir des messages Chatter personnels lorsqu’ils ont un document à signer. Pour ce faire, vous devez créer un nouveau site distant comme suit :

a. Accédez à Configurer > Administrer > Contrôles de sécurité > Paramètres du site distant.

b. Cliquez sur Nouveau site distant.

c. Saisissez un nom du site distant alphanumérique unique.

► Le nom doit commencer par une lettre.

► Le nom peut comporter des traits de soulignement mais ne peut pas se terminer par un trait de soulignement.

► Le nom ne peut pas comporter deux traits de soulignement consécutifs.

► Le nom ne peut pas contenir d’espaces.

d. Saisissez une URL du site distant en copiant la première partie de l’URL de votre page Web (par exemple, https://nomdhôteabc.salesforce.com) avec le domaine d’organisation Salesforce. Cette URL peut varier en fonction des organisations ; par conséquent, veillez à saisir l’URL spécifique à votre organisation.

Configurer l’URL du site distant

e. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

 

3. Assurez-vous que les flux Chatter sont activés pour l’enregistrement de l’accord en procédant comme suit :

a. Accédez à Configurer > Concevoir > Personnaliser > Chatter > Suivi des flux.

b. Cliquez sur Accord, puis cochez la case Activer le suivi des flux.

Activer le suivi des flux

c. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Chatter devrait maintenant être activé et les utilisateurs devraient commencer à recevoir les mises à jour Chatter afin de suivre l’état de leurs accords.

Envoyer à partir de Chatter

Depuis le flux de page d’accueil, d’opportunité, de compte ou de contact, vous pouvez envoyer des accords pour signature via l’action d’éditeur Adobe Sign. La même action Adobe Sign est utilisée dans l’expérience de navigateur mobile ou l’application mobile Salesforce1. Dans la mesure où l’envoi à partir de Chatter utilise la même action Adobe Sign que Salesforce, vous pouvez référencer les instructions de configuration Salesforce1 dans la section suivante pour configurer l’action Adobe Sign dans le flux Chatter, comme illustré ici.

Envoyer à partir de Chatter

Paramètres Chatter personnalisés

Accédez à Configurer > Concevoir > Développer > Paramètres personnalisés.

Les paramètres Chatter Adobe Sign s’affichent si l’application Adobe Sign pour Chatter est installée dans votre organisation. Ces paramètres déterminent où publier les mises à jour Chatter, et quels événements entraînent une publication Chatter. Vous ne devez définir qu’un seul ensemble de paramètres Chatter pour votre organisation et vous pouvez attribuer un nom aux paramètres.

  • Activer mises à jour Chatter Adobe Sign : activez ce paramètre pour activer les mises à jour Chatter pour les accords Adobe Sign.
  • Publier sur l’enregistrement du compte : activez ce paramètre pour publier les mises à jour Chatter pour les accords Adobe Sign sur l’enregistrement du compte associé.
  • Publier sur l’enregistrement de l’accord : activez ce paramètre pour publier les mises à jour Chatter pour les accords Adobe Sign sur l’enregistrement de l’accord.
  • Publier sur l’enregistrement du contrat : activez ce paramètre pour publier les mises à jour Chatter pour les accords Adobe Sign sur l’enregistrement du contrat associé.
  • Publier sur l’enregistrement de l’opportunité : activez ce paramètre pour publier les mises à jour Chatter pour les accords Adobe Sign sur l’enregistrement de l’opportunité associée.
  • Publier lors de l’annulation de l’accord : activez ce paramètre pour publier une mise à jour Chatter lors de l’annulation de l’accord.
  • Publier lors du refus de l’accord : activez ce paramètre pour publier une mise à jour Chatter lors du refus de l’accord.
  • Publier lors de l’expiration de l’accord : activez ce paramètre pour publier une mise à jour Chatter lors de l’expiration de l’accord.
  • Publier lors de l’envoi de l’accord : activez ce paramètre pour publier une mise à jour Chatter lors de l’envoi de l’accord.
  • Publier quand accord signé ou approuvé : activez ce paramètre pour publier une mise à jour Chatter lorsque l’accord est signé et approuvé.
  • Publier lorsque l’accord est visualisé : activez ce paramètre pour publier une mise à jour Chatter lorsque l’accord est visualisé.
  • Publier si retour expéditeur email : activez ce paramètre pour publier une mise à jour Chatter lorsque le message électronique adressé au destinataire est renvoyé à l’expéditeur et n’est pas distribué.
  • Publier lors de l’envoi des rappels : activez ce paramètre pour publier une mise à jour Chatter lorsque des rappels sont envoyés.
  • Envoyer notif. pour signer des accords : activez ce paramètre pour envoyer un message Chatter privé au signataire lorsque sa signature doit être apposée sur un accord.

Adobe Sign pour l’application mobile Salesforce1

Avant de pouvoir envoyer des accords à l’aide de Salesforce1, vous devez activer l’option et ajouter Adobe Sign en tant qu’action d’éditeur dans Dispositions d’éditeur globales et la disposition de l’objet (prospects, comptes, contacts, opportunités, par exemple).

Pour activer Salesforce1, procédez comme suit :

1. Accédez à Configurer > Administrer > Administration mobile > Salesforce1 > Paramètre Salesforce1.

a. Vérifiez que la case Activer l’application de navigateur mobile Salesforce1 est cochée.

b. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Activer l’application de navigateur mobile Salesforce1

Pour ajouter l’action d’éditeur Adobe Sign à la page d’accueil sur le flux Chatter et Salesforce1, procédez comme suit :

  1. Accédez à Configurer > Concevoir > Créer > Actions globales > Dispositions d’éditeur.
  2. Cliquez sur l’action Edit Modifier pour la disposition globale.
  3. L’option Actions rapides étant sélectionnés, faites glisser l’action Adobe Sign jusqu’à la section Actions rapides dans l’éditeur de la disposition.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
Dispositions d’éditeur

Pour ajouter l’action d’éditeur Adobe Sign aux objets d’opportunité, de compte ou contact, procédez comme suit :

  1. Accédez à Configurer >Concevoir > Personnaliser > {Object} > Mise en page.
    1.    Où {Object} correspond à Comptes, Contacts ou Opportunités.
  2. Cliquez sur l’action Modifier de la disposition {Object}.
  3. L’option Actions rapides étant sélectionnée, faites glisser Adobe Sign {Object}_Publisher_Action jusqu’à la section Actions rapides dans l’éditeur.
  4. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Action d’éditeur Adobe Sign

Utilisation des modèles d’accord avec l’action d’éditeur Envoyer

Vous pouvez utiliser les modèles d’accord avec l’action d’éditeur Gestionnaire Adobe Sign, qui permet l’utilisation de flux de tâches de bout en bout puissants à partir de l’application mobile et de l’expérience de navigateur mobile Salesforce1.

  • Dans un modèle d’accord, vous pouvez spécifier si le modèle d’accord doit être disponible lors de l’envoi à partir de Chatter en activant l’option Disponible pour les actions Editeur.
Activation du modèle comme Disponible pour les actions Editeur
  • Si cette option est activée, le modèle d’accord est disponible lors de l’envoi de l’accord à partir de l’action de l’éditeur Gestionnaire Adobe Sign depuis l’objet principal spécifié (par ex., Piste, Compte, Contact, Opportunité ou Contrat). Si plusieurs modèles d’accord sont activés pour cet objet, une liste déroulante permet à l’expéditeur de sélectionner le modèle de son choix. 
Exemple d’envoi à partir de Chatter
  • Si l’objet principal est vide dans le modèle, mais que vous activez l’option Disponible pour les actions Editeur, l’objet principal apparaît lorsque l’expéditeur utilise l’action Adobe Sign du flux de page d’accueil Chatter ou l’ensemble d’actions principal à partir de la page d’accueil de l’application Salesforce1.
  • Si vous avez activé Envoi automatique pour votre modèle d’accord, Adobe Sign envoie immédiatement l’accord lorsque vous cliquez sur le bouton Envoyer.

Utilisation de l’action Envoyer d’Adobe Sign à partir de l’application Salesforce1

Si vous avez activé l’action d’éditeur Adobe Sign, vous pouvez y accéder directement à partir de la page d’accueil ou de l’objet activé (par ex. Opportunité) dans l’application mobile Salesforce1 pour iOS ou Android. Il vous suffit de cliquer sur l’icône des points de suspension (...) dans Salesforce1, puis de cliquer sur l’icône du gestionnaire Adobe Sign pour afficher le nouvel enregistrement d’accord. 

Page principale de Salesforce1

Cliquez sur l’action Adobe eSign Manager pour générer un nouvel enregistrement d’accord. 

Sélection d’Adobe eSign Manager

Si un modèle d’accord a été configuré, le nouvel enregistrement est prérempli avec les informations du modèle d’accord. 

Adobe eSign Manager

Vous pouvez également obtenir des signatures en personne à partir de Salesforce1 en cliquant sur le bouton Héberger la signature de l’enregistrement de l’accord. Vous pouvez alors tendre votre appareil au signataire pour qu’il remplisse le document et y applique sa signature. Par ailleurs, toutes les mises à jour Chatter associées au processus d’accord peuvent être suivies dans l’application Salesforce1. 

Signature hébergée à partir de Salesforce1

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